档案管理制度

档案管理制度档案管理制度 第一条 目的 对公司档案进行集中管理 便于收集 保存 利用档案 第二条 范围 各类档案资料 第三条 责任者 公司行政办公室 各职能部门档案管理者 第四条 机构设置与人员配备 一 档案工作实行统一领导 分级管理 公司成立综合档案室 配备一名 高学历 并经档案管理培训的档案管理人员 公司档案工作由公司行政办公室 负责 档案管理人员履行各项具体职责 二 各职能部门应明确兼职档案员 负责本部门档案的收集整理和临时保 管 由各职能部门负责人分管 第五条 收集和归档范围及保管期限 见附件 第六条 归档时间和要求 一 党群行政类 经营管理类 生产技术类档案在次年 3 月底前移交公司 档案室 二 基础建设类 产品 科学技术研究类等材料在项目完成后 3 个月内移 交公司档案室 三 设备类则在开箱验收后由工程部 职能部门 收集 交付验收后一个 月内 移交公司档案室 四 特种载体类做到随时收集归档 五 财务 EHS 类实行部门立卷 定期移交到公司档案室 第七条 档案的保管和利用 一 公司应建立健全 档案员岗位职责 兼职档案员岗位职责 档案 库房管理制度 档案查 借 阅利用制度 会计档案管理制度 档案保 密制度 档案统计制度 档案的鉴定销毁制度 文件材料的归档制度 等档案管理制度 二 办公室与库房应该分开 并配备计算机 逐步采用现代化技术管理档 案 三 档案库房应配备相应的设施 达到防火 防盗 防光 防尘 防鼠 防潮 防高温 防有害生物 八防 要求 温度控制在 14 度至 24 度之间 相 对湿度控制在 45 度至 60 度之间 四 企业内部人员对重要档案如营业执照 印章 组织机构代码证等的查 阅或利用 查档人必须出具书面请示 报分管领导审批 五 档案管理的分类管理和责任人 1 文书类档案 1 各部门 车间 在办理完毕当年工作活动中 形成的具有保存价值的 文件后 由公司的档案管理人员收集整理立卷 于次年 3 月底前归档 2 凡由上级下发各部门承办的文件及由公司名义形成的各部门工作文件 等由公司行政办公室负责收集 整理 立卷 归档 3 文书档案材料不完整 不准确 不系统 不及时归档和发生问题时 由公司行政办公室和档案管理人员负责 2 经营管理类档案 1 各部门对当年工作活动中形成的具有保存价值的经营管理工作文件材 料 工作结束后 由经营部门收集齐全 整理立卷 于次年二季度前向公司档 案室归档 2 凡是上级下发或公司自行形成的有关经营工作的文件等均由经营工作 管理部门的档案员收集 整理立卷归档 其它部门不得自行保存 3 经营档案材料不完整 不准确 不系统 不及时归档和发生问题时 由经营工作管理部门负责人和档案管理人员负责 3 基础建设类档案 1 基建工程竣工档案的编制 审核 交接验收工作 要在施工 设计合 同 协议 中 做出明确规定 竣工图和竣工文件的验收 要作为工程验收的 内容之一 2 基建档案材料不完整 不准确 不系统 不及时归档和发生问题时 由基建科负责人和档案管理人员负责 4 科学技术研究类档案 1 本公司自己进行的或与其它单位联合进行科研项目的技术文件材料在 阶段性工作结束后 都要整理存档 2 技术档案材料不完整 不准确 不系统 不及时归档和发生问题时由 项目负责人 研发中心分管负责人和档案管理人员负责 5 财务类档案 1 财务部门每年形成的财务档案 应当由财务部按照归档要求 负责整 理立卷 装订成册 编制财务档案保管清册 可暂由财务部保管一年后 移交 到公司档案室 2 财务档案材料不完整 不准确 不系统 不及时归档和发生问题时 由财务部负责人和经办人负责 6 设备仪器类档案 1 引进技术 设备项目在签订引进合同 协议 时要把档案资料的完整 准确内容列入 作出明确规定 2 设备材料不完整 不准确 不系统 不及时归档和发生问题时 由各 中心 各事业部设备科负责人和档案管理人员负责 7 生产类档案 1 生产类档案包括生产批记录 质量检测记录等文件 2 生产类档案材料不完整 不准确 不系统 不及时归档和发生问题时 由各事业部负责人和档案管理人员负责 8 研发中心类文件档案 研发中心的文件每年 3 月底 必须将上一年的档案文件目录整理好送交至 公司档案室 第八条 本管理制度由行政办公室负责最终解释 附件 档案收集和归档范围及保管期限 一 行政办公室 序 号 收集和归档范围 保 管 期 限 1 与本企业单位有关的上级重要的来文 来函 永久 2 本公司机构设立 合并 撤销 更改名称 启用印等文件材料 永久 3 干部任免 晋升技术职称 奖惩的资料 永久 4 公司长远规划 年度计划 工作思路 工作总结 永久 5 公司制订的重要文件 规章制度的修改稿 定稿 永久 6 公司的沿革 大事记及宣传本公司活动的剪报 永久 7 介绍本公司的书籍 画册及其原稿 永久 8 公司出版的手册定稿及底稿 永久 9 各种重要的会议记要 永久 10 企业涉外活动 永久 11 上级领导人视察 参观等活动的书面材料 题词 录音 录像 照片 永久 12 各种一般的合同 协议 短期 13 上级未批准本公司的各项请示 短期 14 档案的申报 验收 永久 15 推广企业品牌形成的有关资料 长期 16 省 市对口业务主管机关印发的一般工作文件 短期 17 省 市对口业务主管发的专业工作会议的参考性文件 短期 18 市级业务主管机关发的专业工作会议的重要文件 短期 19 市级业务主管机关印发的业务工作文件 短期 20 上级党政机关颁发的属于本公司主管业务并要执行的文件 短期 21 上级 同级和非隶属机关颁发的非本公司主管业务 但须执行的有关人事 劳动 工资 计划生育 财务开支 基建等方面的条例 规定 通知等文件 短期 22 本公司编制的生产月计划 统计月报表和计划管理 统计分析活动形成的各种材 料 产值台帐 长期 23 其它对企业生产经营有利用价值的资料 长期 24 其它列入保密范围的相关资料 长期 25 各种企业荣誉证书 奖牌 奖杯等 永久 26 公司请示 批复的文件报告等 永久 二 人力资源部 序 号 收集和归档范围 保 管 期 限 1 干部 职工花名册 劳动工资表 永久 2 职工招聘 录用 调动 转正 调资 退休 病残 离职 考核等文件资料 劳 动和保密合同 长期 3 薪资改革有关资料 永久 4 员工申报职称评定材料及结果 永久 5 年度在职培训的计划 总结 个人培训资料 长期 6 其它对企业生产经营有利用价值的资料 长期 7 考勤表 短期 8 其它列入保密范围的相关资料 长期 三 财务部 序 号 收集和归档范围 保 管 期 限 1 会计凭证 原始 记账 汇总 15 年 2 会计账册 日记总账 明细账 固定资产卡片 辅助账本 15 年 3 日记账 现金和银行存款日记 25 年 4 各种财务报表 永久 5 预决算 永久 6 财务分析 永久 7 税务报表等相关材料 短期 8 银行对账单 5 年 9 各种统计报表 企业综合性统计分析工作等 长期 10 其它对企业生产经营有利用价值的资料 长期 11 其它列入保密范围的相关资料 长期 四 信息网络管理 序 号 收集和归档范围 保 管 期 限 1 设备使用说明书 装箱单 合格证等随机文件 长期 2 设备安装任务书 验收记录 长期 3 设备维修报告 记录 长期 4 信息化项目内 包括项目的调研 设计 实施 竣工验收的全过程 长期 5 网络申请资料 长期 6 技术性合同 长期 五 资金 财务部 序 号 收集和归档范围 保 管 期 限 1 提供给各银行的报表 经营报告等成套资料原件 外送材料清单 永久 2 各大银行客户来访接待信息 永久 3 资金的贷款合同 资金管理 永久 4 各类申请 批复 4 各银行各类信用等级证书 长期 5 其它对企业生产经营有利用价值的资料 长期 6 其它列入保密范围的相关资料 长期 六 序 号 收集和归档范围 保 管 期 限 1 同一工程项目内 包括工程的勘探测绘 设计 施工 竣工验收和工程创优的 全过程 永久 2 工程设计的来往文书 会议记录 重要的 永久 3 设计任务书 委托书及报批文件 永久 4 企业地址选择报告 批准书 地形图 永久 5 扩建 改建工程初步设计 设计预 决算 施工图 永久 6 设计审查会议决定 记录 纪要等 永久 7 施工记录 永久 8 工程竣工验收报告 批示 预决算 图纸 文件 永久 9 工程设计的来往文书 会议记录 一般的 长期 10 零星基建工程的申请 批示 预决算 图纸 文件 长期 11 工程设计的来往文书 会议记录 一般的 长期 12 零星基建工程的申请 批示 预决算 图纸 文件 长期 13 招投标过程中产生的各类资料 14 其它对企业生产经营有利用价值的资料 15 其它列入保密范围的相关资料 七 工程部 序 号 收集和归档范围 保 管 期 限 1 设备使用说明书 装箱单 合格证等随机文件 长期 2 设备安装任务书 工艺规程 验收记录 试车记录 长期 3 设备计划购买申请书 协议书 长期 4 设备维修报告 记录 检验材料等 长期 5 招投标过程中产生的各类资料 长期 6 设备台帐 长期 7 其它对企业生产经营有利用价值的资料 长期 8 其它列入保密范围的相关资料 长期 八 销售部 序 号 收集和归档范围 保 管 期 限 1 各种合同纠纷处理结果等成套资料 长期 2 其它对企业生产经营有利用价值的资料 长期 3 其它列入保密范围的相关资料 长期 4 各种销售合同 台帐等重要的 长期 5 各种销售合同 台帐等一般的 短期 6 市场分析 用户调查 广告宣传 售后服务工作等 短期 7 客户及相关方面反馈信息 长期 8 其它对企业生产经营有利用价值的资料 长期 9 其它列入保密范围的相关资料 长期 10 合同制备项目外商来访年统计目录 会议纪要 图片 永久 11 合同制备项目外商客户档案 永久 12 合同制备项目进展 长期 13 外贸公司保密协议 长期 14 各类会展 广告宣传等资料 长期 15 其它列入保密范围的相关资料 长期 九 供应部 序 号 收集和归档范围 保 管 期 限 1 采购计划 短期 2 采购合同 台帐等重要的 长期 3 采购合同 台帐等一般的 短期 4 企业标准化管理工作 管理制度和操作规程 长期 5 其它对企业生产经营有利用价值的资料 长期 6 其它列入保密范围的相关资料 长期 十 EHS 部 序 号 收集和归档范围 保 管 期 限 1 安全生产 工伤事故处理 职工安全教育等 长期 2 公司安全事故的调查处理材料 重要事故 长期 3 安评资料 消防审核和验收资料 防雷防静电检测和其它 长期 4 上级重要领导对公司提出意见的原件 长期 5 环境保护检测与控制 污染治理等资料 长期 6 各种环评报告及批复 长期 7 环境管理体系认证 ESH 认证的成套资料 证书 长期 8 其它对企业生产经营有利用价值的资料 长期 9 其它列入保密范围的相关资料 长期 10 公司员工体检结果 长期 十一 质检部 序 号 收集和归档范围 保 管 期 限 1 企业全面质量管理 长期 2 产品质量检测 长期 3 质量控制工作 长期 4 质量体系认证 长期 5 企业标准化管理工作 长期 6 其它对企业生产经营有利用价值的资料 长期 7 其它列入保密范围的相关资料 长期 十二 技术中心 序 号 收集和归档范围 保 管 期 限 1 科研专题计划 方案及审批文件 永久 2 产品设计任务书 说明书 试制计划 调研资料 试样记录 总结 报告 评 审表 试制样品 永久 3 产品理化测试报告 永久 4 技术合作协议 合同 永久 5 工艺文件 操作文件 永久 6 注册商标 专利申报的成套资料 永久 7 新产品 项目申报 鉴定 验收 批复等成套资料 永久 8 各种申报先进等成套资料 永久 9 科技成果管理 技术引进 技术革新和采用新技术 永久 10 其它对企业生产经营有利用价值的资料 长期 11 其它列入保密范围的相关资料 长期 十三 党总支 序 号 收集和归档范围 保 管 期 限 1 党员代表大会或党组织其他有关会议记录 永久 2 党组织计划 总结 统计报表 党员花名册 永久 3 党组织的各种活动 永久 4 党组织综合性工作及其他事务性工作 永久 5 新党员吸收 转正 接收通知书 长期 6 组织建设 整党建党 党员和党员干部管理 党费管理等 永久 7 党组织形成的其