项目一建筑工程资料管理概述ppt课件.pptx

建筑工程资料管理 主编 1 目录 项目一建筑工程资料管理概述项目二工程准备阶段文件管理项目三监理资料管理项目四施工资料管理项目五工程竣工图管理项目六建筑工程资料的组卷与归档项目七建筑工程资料管理软件及应用项目八建筑工程资料管理规范参考文献 2 项目一建筑工程资料管理概述 任务一建筑工程资料的基本知识任务二建筑工程资料及其管理任务三工程文件的归档要求任务四工程参建各方管理职责任务五施工单位项目部各岗位在资料管理方面的岗位职责 3 能力目标了解建筑工程资料管理的相关概念 建筑工程的资料管理的基本知识 了解工程资料管理的意义 管理特征及载体形式 任务驱动任务一建筑工程资料的基本知识任务导航任务主要学习建筑工程资料的基本知识 建筑产品是一种特殊产品 我国对建设工程的控制实行全过程控制 建设工程竣工时 由各质量责任主体对工程进行验收 并在相关资料上签字盖章形成结论 同时 建设过程中的技术 质量控制情况与工程管理情况应及时形成资料并由相关单位 人员签字盖章确认 工程竣工后 其建设过程控制情况已无法直观检查 所谓建设工程资料就是对工程建设过程及结果的书面记录 随着时间的流逝 旧建筑难免要进行改建 扩建 维修 拆除 装修 等等 这时就需要了解原建筑的相关技术 质量参数并据此确定施工技术方案 因此建设工程资料应统一存放 妥善保管 以备相关单位随时查阅 这就是建设工程资料的归档 为了保证日后查阅的方便 建设工程资料归档时应按照一定的要求进行整理 这就是建设工程资料的归档整理 建设工程资料的归档及整理应遵循 建设工程文件归档整理规范 以下简称 归档整理规范 4 一 建筑工程资料的相关概念1 建筑工程建筑工程是为新建 改建和扩建房屋建筑物和附属构筑物设施所进行的规划 勘察 设计和施工 竣工等各项技术工作和完成的工程实体 2 建设工程文件建设工程文件 constructionprojectdocument 是指在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录 包括工程准备阶段文件 监理文件 施工文件 竣工图和竣工验收文件 也可简称为工程文件 工程准备阶段文件 seedtimedocumentoconstructionproject 是指在工程开工以前 在立项 审批 征地 勘察 设计 招投标等工程准备阶段形成的文件 监理文件 projectmanagementdocument 是指监理单位在工程设计 施工等监理过程中形成的文件 施工文件 constructiondocument 是指施工单位在工程施工过程中形成的文件 竣工图 as bui1ddrawing 是指在工程竣工验收后 真实反映建设工程项目施工结果的图样 竣工验收文件 handingoverdocument 是指在建设工程项目竣工验收活动中形成的文件 建设工程档案 projectarchive 是指在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字 图表 声像等各种形式的历史记录 也可简称为工程档案 5 二 建设工程文件和档案资料的载体与特征1 建设工程文件和档案资料的载体档案的记载手段是多种多样的 除了纸质材料之外 还存在大量其他形式的载体 包括磁性材料 感光材料和其他合成材料等 它们不但可以记录文字 还可以记录声音 图像 从而能更为生动形象地反映生产经营活动的过程 如照片 缩微胶片 录音磁带 录像带 磁盘 光盘等 习惯上 人们把这些非纸质材料的档案统称为特殊载体档案 也有人称之为 新型载体档案 建设工程文件和档案资料的特殊载体档案包括声像档案 缩微档案和电子档案 建设工程声像档案是竣工档案不可缺少的重要组成部分 是反映建设工程现场原地物 地貌和工程施工主要过程及建成后的建 构 筑物的照片和录音 录像档案 录音 录像档案 是指用专门的器械和材料 采用录音 录像的方法 记录声音和图像的一种特殊载体的档案 分为机械录音档案 唱片档案 磁带录音档案和磁带录像档案等 照片档案是指采用感光材料 利用摄影的方法记录形象的历史记录 声像材料整理时应附文字说明 对事由 时间 地点 人物 作者等内容进行著录 电子档案 是指利用计算机技术形成的 以代码形式存储于特定介质上的档案 如磁盘 磁带 光盘等 6 2 建设工程文件和档案资料的特征建设工程文件和档案资料具有以下几方面的特征 1 真实性和全面性真实性是对所有文件 档案资料的共同要求 但对建设工程的文件和档案资料来讲 这方面的要求更为严格 建设工程文件和档案资料只有全面反映建设工程的各类信息 形成一个完整的系统 才更有实用价值 只言片语地引用往往会起到误导作用 所以 建设工程文件和档案资料必须真实地反映建设工程的情况 包括发生的事故和存在的隐患 2 分散性和复杂性建设工程项目周期长且影响因素多 生产工艺复杂 建筑材料种类多 建设阶段性强且相互穿插 由此导致了建设工程文件和档案资料的分散性和复杂性 这个特征决定了建设工程文件和档案资料是多层次 多环节 相互关联的复杂系统 3 继承性和时效性随着建筑技术 施工工艺 新材料和施工企业管理水平的不断提高 建设工程文件和档案资料可被继承和不断积累 新的项目在建设中可以吸取以前的经验和教训 避免重犯以前的错误 同时 建设工程文件和档案资料具有很强的时效性 其作用会随着时间的推移而衰减 有时文件和档案资料一经形成就必须尽快送达有关部门 否则会造成严重的后果 7 4 随机性建设工程文件和档案资料产生于项目建设的整个过程中 工程前期 工程开工 施工和竣工等各个阶段和环节都会产生各种文件和档案资料 虽然各类报批文件的产生具有规律性 但是还是有相当一部分文件和档案资料的产生是由于具体工程事件引发的 因此具有随机性 5 多专业性和综合性建设工程文件和档案资料依附于不同的专业对象而存在 又依赖于不同的载体而流动 涉及建筑 市政 公用 消防等各个专业 也涉及力学 电子 声学等多种学科 且同时综合了质量 进度 造价 合同 组织 协调等方面的内容 因此 具有多专业性和综合性的特点 任务二建筑工程资料及其管理任务导航本任务主要学习建筑工程资料及其管理 一 建筑工程资料管理的作用建筑工程资料管理是保证工程质量与安全的重要环节 是建筑工程施工管理程序化 规范化和制度化的具体体现 因此做好建筑工程资料管理工作具有重要作用 其作用主要有以下几点 8 1 确保工程项目竣工验收顺利完成 在我国 国家立法和验收标准均对工程资料提出了明确要求 中华人民共和国建筑法 建设工程质量管理条例 等法律 法规与 建筑工程施工质量验收统一标准 等规范 均把工程资料放在重要位置 工程项目竣工验收包括两方面的内容 一是指 硬件 即建设工程实体 二是指 软件 即能够反映建筑物自身及形成过程并按照规范要求积累完成的完整 真实 具体的工程资料 包括竣工图及有关录像资料 在工程项目进行竣工验收时 不但要控制建设工程实体质量 还必须对施工技术资料进行验收 未经档案验收或者档案验收不合格的项目 不得进行项目竣工验收 2 保证工程项目规范化建设 工程项目的建设 维修与保养以及日后对建筑物的改建 扩建 拆建等工作 都离不开施工图及其相关的施工技术资料 这些工程资料可以为工程的检查 管理 使用 维护 改造 扩建提供可靠的依据 因此一个质量优良或合格的建筑工程必须具有一份内容齐全 文字记载真实可靠的原始技术资料 如果少了这些技术资料 不仅会给以后的工作带来极大的盲目性和经济损失 甚至会造成事故危害 所以 参与工程建设的勘察 设计 监理和施工等单位一定要注重工程资料的管理 确保工程项目规范化建设 9 3 维护企业自身利益和社会声誉 施工技术资料反映了工程项目的形成过程 是现场施工组织生产活动的真实记录 直接或间接地记录了与工程施工效益紧密相关的使用材料的品种 数量和质量 采用的技术方案和技术措施 劳动力的安排和使用 工程量的更改和变动 质量的评定等级等情况 它们是建设方与承包方进行合同结算的重要依据 也是企业维护自身利益的依据 同时施工技术资料作为接受业主和社会有关各方验收的 软件 其质量就如同建筑物质量一样 反映了施工队伍的素质和技术水平 因此它又是企业社会信誉窗口的一个十分重要的组成部分 4 开发利用企业资源 企业档案是企业的重要资源 施工技术资料是企业工程档案的来源 是形成企业资源的一个组成部分 开发利用档案资料的途径主要有两种 一种是直接利用档案资料 包括借阅 摘录 复制等 另一种是对档案资料进行加工利用 如进行汇编 索引 专题研究等 工程资料必须真实 可靠 同时要规范工程资料的管理以适应现代建筑活动 10 二 建筑工程资料管理的职责建筑工程资料应实行分级管理 由建设 监理 施工等单位项目负责人负责全过程的管理工作 资料管理工作主要包括工程资料与档案的收集 积累 整理 立卷 验收与移交 工程参建各方所提供的文件和资料 必须符合国家和地方的法律法规及工程合同的相关要求与规定 对工程文件 资料进行涂改 伪造 随意抽撤 损毁 丢失的 应按有关规定给予处罚 情节严重的 还应依法追究法律责任 工程建设过程中资料的收集 整理和审核工作应有专职人员负责 定期培训 1 建设单位的职责 1 在工程招标及与勘察 设计 施工 监理等单位签订合同 协议时 应对移交工程文件的套数 费用 质量 时间等提出明确要求 2 负责收集和整理工程准备阶段 竣工验收阶段形成的文件 并应进行立卷归档 3 负责组织 监督和检查勘察 设计 施工 监理等单位的工程文件的形成 积累和立卷归档工作 4 负责收集和汇总各工程建设阶段各单位立卷归档的工程档案 5 应负责组织竣工图的绘制工作 也可委托施工单位 监理单位或设计单位 并按相关文件规定承担费用 11 6 在组织工程竣工验收前 提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收 未取得工程档案验收许可文件的 不得组织工程竣工验收 7 对列入城建档案馆接受范围的工程 工程竣工验收后的3个月内应向城建档案馆移交一套符合规定的工程档案 2 勘察 设计单位的职责 1 按合同和规范要求提供勘察 设计文件 2 对须勘察 设计单位签认的工程资料应签署意见 3 工程竣工验收 应出具工程质量检查报告 3 监理单位的职责 1 负责监理资料的管理工作 并设专人对监理资料进行收集 整理和归档 2 按照合同约定 在勘察 设计阶段 对勘察 设计文件的形成 积累 组卷和归档进行监督 检查 在施工阶段 应对施工资料的形成 积累 组卷和归档进行监督 检查 使工程资料的完整性 准确性符合有关要求 3 列入城建档案馆接收范围的监理资料 监理单位应在工程竣工验收后两个月内移交建设单位 4 施工单位的职责 1 负责施工资料的管理工作 实行技术负责人负责制 逐级建立健全施工资料管理责任制 12 2 负责汇总各分包单位编制的施工资料 分包单位应负责其分包范围内施工资料的收集和整理 并对施工资料的真实性 完整性和有效性负责 3 在工程竣工验收前 完成工程的施工资料整理 汇总 4 应负责编制两套施工资料 一套移交建设单位 一套自行保存 5 城建档案馆的职责 1 负责接收 收集 保管和利用城建档案 2 负责对城建档案的编制 整理 归档工作进行监督 检查 指导 指派专业人员对国家和各省市重点 大型工程项目的工程档案编制 整理 归档工作进行指导 3 在工程竣工验收前 对列入城建档案馆接收范围的工程档案进行预验收 并出具 建设工程竣工档案预验收意见 三 建筑工程资料的保管期限及密级1 工程资料保管期限的划分工程资料保管期限一般划分为永久 长期 短期三种期限 所谓永久是指工程档案需永久保存 长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命 短期是指工程档案保存20年以下 具体见表1 1 如果在同一案卷内 同时存在有不同保管期限的文件和资料 则该案卷保管期限应以保管期限较长的为准 13 2 工程资料保管密级的划分工程资料保管的密级可划分为绝密 机密 秘密三种 如果在同一案卷内有不同密级的文件 则应以最高的密级作为该卷的密级 四 建筑工程资料的载体形式目前工程资料的载体常见形式有纸质载体 缩微品载体 磁性载体 光盘载体等 1 纸质载体是以纸张为基础 在实际工作中应用最多和最普遍的一种载体形式 2 缩微品载体是以胶片为基础 利用微缩技术对工程资料进行收集 保存的一种载体形式 3 磁性载体是以磁带 磁盘等磁性记忆材料为基础 对实际工程的各种活动声音 图像以及电子资料等进行收集 保存的一种载体形式 4 光盘载体是以光盘为基础 利用现代计算机技术对实际工程的各种活动声音 图像以及电子资料等进行收集 存储的一种载体形式 由于缩微品载体和磁性载体资料的耐久性不如光盘载体 因此纸质载体 光盘载体的资料是文件资料档案保存的主要形式 然而 无论是哪种载体形式的工程资料 都是在建设的实际工作过程中形成 收集和整理而成的 14 五 建筑工程资料的信息化管理1 建筑工程资料信息化管理的意义建筑工程资料管理是一项涉及面广 环节多 重复工作量大的工作 使用传统人工方式管理文件 存在着许多缺点 一是工作效率低 由于信息大 使文件的检索 查找 更新和维护极为繁琐和困难 二是保密性差 工程文件 工程档案所接触的主体较多 这给文件 档案的保密工作带来了很大的威胁 这样的管理方式已经不能适应时代的发展 在信息时代 这种传统的管理方法也必然会被以计算机为基础的信息管理所取代 目前建筑工程行业工程文件 工程档案已基本实现了计算机管理 计算机管理可以应用电脑文字处理软件 灵活使用表格 图形 并对文件 档案分别归类 使得查询 阅读 修改 交流和重复使用更加方便 快捷 为了提高工作效率 提升管理质量 建筑工程行业产生了许多建筑工程资料管理软件 这些软件以现行的施工验收规范 标准及其强制性条文为基础 参照国家及地方的有关法律 法规和行政规章制度 遵循建筑工程文件材料的自然形成规律 全面 系统地提供了工程资料管理的内容及有关表格样式 能够形成完整的 规范的工程档案资料 使资料管理人员更好地完成工程文件整理 归档工作 15 2 工程资料管理软件的特点 1 自定义工程概况信息 按照质量表格填写要求 一次性定义工程概况信息 所有表格中有关信息自动填写完成 大大减轻了表格填写工作量 2 自动显示规范条文及填表指南 人性化的资料填写辅助工具 实时查阅表格填写指南及相应规范条目 根据规范要求实时指导填写符合规范要求的表格 3 专家评语模板 质量验收规范组专家编制表格填写规范结论 降低手工表格填写工作量 保障表格填写符合规范要求 4 自动判定监测点 根据规范要求 监测点自动进行判定其是否符合规范要求 并可扩充至50个 5 权限管理 根据规范要求可实现表格填写权限的全面分配 做到工程项目中各尽其职 6 图形及文件插入 自由插入各种图像及CAD工程图 支持扫描仪输入 配备数码设备输入支持 7 汇总和组卷 自动进行分项 分部 子分部 单位工程汇总统计 自动生成有关各方及城建档案馆所需案卷 8 数据传递与表格打印 数据可实时通过磁盘 电子邮件等途径与参建各方进行数据交换 所见即所得的打印功能 能输出精致美观的标准文件表格 16 9 技术资料库 收录了强制性条文原文 大量施工规范及施工工艺 通病防治等资料 设置施工技术交底模板 适用于全国的多种地方版本 可根据需要在全国各地进行资料库切换 工程资料现代化管理方式是现代科学技术的必然产物 但它也是一项新生事物 仍有不够完善和亟待改进之处 例如 随着计算机技术在各项工作中的使用 产生了大量电子文件 信息记录方式也由原来的笔写文字或图形变成了只有机器才能识别的数码 新型档案载体的产生 提出了新型档案载体归档和保管的新问题 而我国目前尚没有电子文件归档与电子档案管理方面的规范标准 也没有从法律上予以明确规定 电子文件具有易修改 复制的特点 因此在此领域需尽快加强规范化 法律化建设 使工程文件 档案的现代化管理工作发挥出应有的经济效益及社会效益 17 任务三工程文件的归档要求任务导航本任务主要学习工程文件的归档要求 一 建筑工程资料的分类建筑工程资料的分类是按照文件资料来源 类别 形成的先后顺序及其收集和整理单位的不同来进行分类 从整体上把全部的建筑工程资料划分为4大类 可分为建设单位的文件资料 监理单位的文件资料 施工单位的文件资料和竣工图资料 其中 建设单位的文件资料又可划分为立项文件 建设规划用地文件 勘探设计文件 工程招标及合同文件 工程开工文件 商务文件 工程竣工验收及备案文件 其他文件等8小类 监理单位的文件资料划分为监理管理资料 监理质量控制资料 监理进度控制资料 监理造价控制资料 分包管理资料 合同管理资料 监理工作总结7小类 施工单位的文件资料划分为施工管理资料 施工技术资料 施工测量记录 施工物资资料 施工试验资料 隐蔽工程检查验收记录 施工记录 施工质量验收技术 安全及使用功能管理资料 建设工程质量验收资料等10小类 竣工图资料划分为综合竣工图 室外专业竣工图 专业竣工图等3小类 18 二 工程文件的归档质量要求及归档范围建设工程文件归档是指工程文件形成单位完成其工作任务后 将形成的文件整理立卷后 按规定移交档案管理机构 对一个建设工程而言 归档有两方面含义 一是建设 勘探 设计 施工 监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交 二是勘探 设计 施工 监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交 1 工程文件的归档应符合下列规定 1 归档文件必须完整 准确 系统 能够反映工程建设活动的全过程 归档的文件必须经过分类整理 并应组成符合要求的案卷 2 根据建设程序和工程特点 归档可以分阶段进行 也可以在单位或分部工程通过验收后进行 勘探 设计单位应当在任务完成时 施工 监理单位应当在工程竣工验收前 将各自有关工程档案向建设单位归档 3 勘探 设计 施工单位在收齐工程文件并整理立卷后 建设单位 监理单位应根据城建管理机构的要求对档案文件的完整 准确 系统情况和案卷质量进行审查 审查合格后向建设单位移交 4 勘探 设计 施工 监理等单位向建设单位移交档案时 应编制移交清单 双方签字 盖章后方可交接 5 工程档案一般不少于两套 一套由建设单位保管 一套 原件 移交当地城建档案馆 19 6 凡设计 施工 监理单位需向本单位归档的文件 应按国家有关规定和要求单独立卷归档 2 工程归档文件的质量要求 1 归档的工程文件应为原件 2 工程文件的内容必须符合国家有关工程勘察 设计 施工 监理等方面的技术规范 标准和规程 3 工程文件的内容必须真实 准确 与工程实际相符合 4 工程文件应采用耐久性强的书写材料 如碳素墨水 不得使用褪色的书写材料 如红色墨水 纯蓝墨水 圆珠笔 复写纸 铅笔等 5 工程文件应字迹清楚 图样清晰 图标整洁 签字盖章手续完备 6 工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面 297mm 210mm 图样宜采用国家标准图幅 7 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧性大 耐久性强的纸张 图样一般采用蓝晒图 竣工图应该是新蓝图 计算机出图必须清晰 不得使用计算机出图的复印件 8 所有竣工图均应加盖竣工图章 20 9 竣工图章中的基本内容应包括 竣工图 字样 施工单位 编制人 审核人 技术负责人 编制日期 监理单位 现场监理 总监 竣工图章尺寸为50mm 50mm 竣工图章应使用不易褪色的红印泥 应盖在图标栏上方空白处 竣工图章示例如图1 1所示 10 利用施工图改绘竣工图 必须标明变更修改依据 凡施工图建构 工艺 平面布置等有重大改变 若变更部分超过图面1 3的 应当重新绘制竣工图 11 不同幅面的工程图样应按 技术制图的折叠方法 统一折叠成A4幅面 297mm 210mm 图标栏露在外面 图1 1竣工图章示例3 建设工程文件和档案资料的归档范围建设工程文件和档案资料的归档范围如表1 1所示 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 任务四工程参建各方管理职责任务导航本任务主要学习工程参建各方管理的职责 1 工程技术资料的形成应符合国家相关法律 法规 施工质量验收规范 标准 工程合同 设计文件等的规定 2 参与工程建设的有关单位应将工程资料的收集和整理纳入工程建设管理的各个环节及有关人员的职责范围 3 建设单位应对工程准备阶段 竣工验收阶段形成的文件资料进行收集 整理和立卷 同时组织 监督和检查其他参与工程建设有关单位的工程文件资料形成 积累和立卷工作 并负责工程档案的归档 37 4 监理单位应按施工进度对施工资料的收集 整理及资料的完整性 准确性进行检查和审核 5 施工单位负责工程技术资料的收集 整理和立卷归档工作 6 施工单位应当建立健全内部工程技术资料管理体系 实行企业技术负责人负责制 工程项目的技术资料收集整理应由专人负责 7 实行总承包的工程项目 总承包单位负责汇总整理各分包单位的工程技术资料 并编制全部工程技术资料 分包单位应对各自分包项目的工程技术资料进行收集整理 8 各类工程技术资料的编制不少于三套 移交城建档案管理机构一套 移交建设单位一套 施工单位留存一套 9 施工单位的专职资料员和工程监理人员应接受