时间管理高效人士必备技能

1 时间的划分 时间可以花费在不同的事情上 因此就有了工作或学习时间 休闲时间 家庭时间 个人时间 思考时间等 1 1 工作或学习时间 工作或学习时间 时间用在工作 或用在学习上 称为工作或者学习时间 它是为了谋生以及充实生活 学习是谋生前的准备 或者是工作时的进修 也是为了充实生活 工作并不是你生命 的全部 活到老 学到老的终身学习的观念已经来临 学习的重要性与日俱增 每个人都 必须抽出一部分时间来学习新知识或者熟悉新事物 2 2 休闲时间 休闲时间 休闲时间包括休息 睡眠及体育活动 人生就像马拉松比赛一样 你别一开始就猛冲 浪费甚至透支了你的体力 要懂得放松 要养成一种良好的睡眠 休闲以及运动的习惯 才能把每一个人的身体状况调整到最佳状态 3 3 家庭时间 家庭时间 家庭是你休息最佳的避风港 只有家人与你没有所谓的利害关系 你要跟家人真心地 相处 不要到了需要时你时才回家 你才懂得去珍惜亲情 4 4 个人时间 个人时间 个人时间是用来修身养性 充实自我的 是完全属于个人独自享受的时间 个人时间 就是自己跟自己约会的那种时间 每个人不论是求学还是工作 甚至在家中 都有一种不 允许被侵犯的个人时间 利用这些时间人们可以充实自己 5 5 思考时间 思考时间 思考时间就是思考未来的时间 思考时间可着重用在计划自己未来的发展 也可用在 反省以前自己所做的事情是否正确 是不是值得等 思考如何再改进 如何再调整 如何 让自己变得更好 而不必特别为了什么目的思考 可以天马行空地去想象 可以胡思乱想 如果发现了一些好的想法 或者是一些好的理念就应该立刻把它记下来 时间的运用 时间运用分为几类时间 大块时间 首要时间 零碎时间 固定时间 安静时间 弹 性时间 交通时间 1 1 大块时间 大块时间 你每天都要用一大部分的时间来完成当天重要的事情 大块的时间至少需要两个小时 其实也可以分散地安排大块时间 这样安排时间你便会觉得身心愉快 且会产生一种成就 感 2 2 首要时间 首要时间 一日之际在于晨 首要时间与大块时间接近 它指每天早晨的那段时间 有人把早晨的时间用来进修 有人把早晨的时间用来运动 有人把早晨的时间用来做一些重要的思考 因人而异 3 3 零碎时间 零碎时间 零碎时间看起来好像不太重要 但是这种时间如果能够把它积少成多 化零为整 把 2 那些小块时间充分利用起来 以很少的时间来做一些小事 坚持下来 也是非常可观的 零碎时间称为时间的存储器 4 4 固定时间 固定时间 如果觉得某项工作在某个时段内进行效果最好 把它固定下来 就称为固定时间 5 5 安静时间 安静时间 读书也好 工作也好 是否能够专心有效 环境的因素是很大的 不少办公室都感觉 到非常吵闹 工作经常受到干扰 这时可以由大家互相来约定 安排一段安静的时间 6 6 弹性时间 弹性时间 每一项工作都需要时间 最好是留有弹性 即预估的时间应该稍微宽裕些 可以在两 三项工作之后 安排一个弹性时间 来弥补以前还没有做完的事情 或者说是留作被干扰 以后的调节时间 弹性时间不能够太长 10 分钟甚至 20 分钟是比较适当的 7 7 交通时间 交通时间 一般人对交通时间都是用两个字来形容 抱怨 特别是居住在大城市或者都市里的人 所以要工作有效率 就要学习如何去缩短或利用你的交通时间 例如早点出门 晚点 回家 选择走哪条路线 坐车的时候你还可以思考一些问题 可以听听音乐 看看书 充 实自己 时间的价值 时间的价值基本上分两种 一种叫做无形的价值 另一种叫做有形的价值 无形价值无形价值 时间的无形价值是把时间投资于你的工作 家庭 社交的功能方面 建立工作关系 家庭关系 人际关系等 你为此花掉时间 但它带给你的收获可能是无法用金钱来衡量的 这叫做无形的价值 有形价值有形价值 时间的有形价值是指你所苦心开拓的许多家庭关系 社会关系 会在以后带来有形的 报酬 例如你是一名销售人员 拜访客户 跟客户建立关系 最后与客户达成交易 你定 会有报酬 时间具有有形和无形的价值 浪费自己的时间 等于是慢性自杀 浪费别人的时间 等于是谋财害命 其实 时间对每个人都是平等的 每个人都有相同的时间 但时间在每个人手里价值却不同 自检 你的时间价值是多少 你计算过吗 请根据下表来计算一下你的时间价值 3 你的时间价值几何你的时间价值几何 年收入 万元 年工作时间 天 日工作时间 小时 每天价值 元 每小时价值 元 每分钟价值 元 125084050 08 2250880100 16 32508120150 25 52508200250 42 102508400500 83 你的时间价值 每天 元 每小时 元 每分钟 元 那么 人们该如何管理时间 让自己的时间增值 让自己更有成就 第一代时间管理理论 基本是备忘录型 一方面顺其自然 另一方面也会追踪时间的安排 备忘录管理的特 色就是写纸条 这种备忘录可以随身携带 忘了就把它拿出来翻一下 如果今天一天结束 完成了大部分的事情 就可以在备忘录上划掉 否则就要增列到明天的备忘录上 这就是 第一代时间管理 叫做备忘录的时间管理 这种时间管理的优点是 重要的事情变化时的应变力很强 是顺应事实的 另一个优 点就是没有压力 或者压力比较小 备忘录型的管理便于追踪那些待办事项 但备忘录管理没有严整组织架构 比较随意 所以往往会漏掉一些事情 忽略了整体性的 组织规划 有时候会面临一种好像在应付状况或者在应付一些工作上的事情 这是第一代 时间管理的缺点 第二代时间管理理论 强调的是 规划与准备 特色是记事簿 特点是制定时间表 记录应该做的事情 表 明应该完成的期限 注明开会的日期等等 这种管理模式优点是追踪约会以及应该做的事情 通过制定的目标和规划完成的事情 达成率比较高 缺点是容易产生凡事都要安排的习惯 找不到思考的空间 第三代时间管理理论 主旨是 规划 制定优先顺序 操之在我 这一代的管理强调的是价值 制定中长短 的目标以期实现一种价值观 因此它的特色就是将每天活动 写在纸上或者输入计算机 详细地规划各式各样的规划表或者组织表 它主要是为了提高工作和生活效率 第三代时间管理的优点是比较强调价值观 以价值为依据 或者以价值为导向的一种 生活工作的方式 它能够发挥长期 中期或者短期目标的效果 也能透过每天的规划 安 排优先的顺序 可以提高生产力 它的效率比较高 可以感到井然有序 第三代时间管理的疏忽表现在忽略了自然法则 缺乏远见 因为它是以价值为导向 你要得到这些东西 你认为这是你生命中最重要的 所以在安排上往往会有些疏失 其实 价值观未必是自然法则 4 第四代时间管理 强调了一切以自然法则为中心的罗盘理论 这种管理法则超越传统上追求更快 更好 更具有效率的观念 它不是换一个时钟 而是提供一个罗盘 因为人走的多快是一回事 方向对才是最重要的 怎么走 不是求快 而是怎么向未来的目标接近 这种管理理论强调的是每一天的行动 每一个时段的行动 都要与未来的目标很接近 所以它强调的是一种方向 也叫做正北理论 表表 2 12 1 时间管理理论的历史演进时间管理理论的历史演进 理论的演进特点优点缺点 第一代时间管理备忘录型应变力很强没有压力随意忽略整体规划 第二代时间管理记事簿规划与准备追踪约会事件达成率比较 高 产生安排的习惯 第三代时间管理强调价值规划 制定优先 顺序 以价值为导向提高生产率忽略了自然法则缺乏 远见 第四代时间管理自然法则和罗盘理论效率方向对 在你的生活过程当中 每一个决定不是离开你人生的目标很远 就是离你人生的目标 很近 所以你每一个时刻都在做选择 每一个时刻都在做决定 总结 本讲主要阐述了时间管理的定义及时间管理的目的 时间管理理论的历史演进 对四 代时间管理理论的特征 优点和缺陷分别作了阐述和分析 时间是每一个人生命的一部分 时间对所有的人都是平等的 关键是如何规划 如何进行有效的时间管理 要从内心深处 找到你生命的价值 心得体会 完成人生的四大需求 健康的定义健康的定义 世界卫生组织 1948 年对健康的定义 一个人的健康是精神的 物质的 心理的以及社 会文化的平衡 包括心理健康 精神健康 物质健康 社会文化的健康 生理 心理 社 会文化以及精神达到了一种完善 而且是一种非常安适的状态 这叫做健康 图图 3 33 3 健康的图解健康的图解 5 人生的需求人生的需求 1 1 人生的四种需求 人生的四种需求 心理的需求 物质的需求 精神的需求 还有一种社会文化的需求 是人生的四种需 求 这四种需求产生一种互补的作用 带给人们的是内在的和谐 满足与快乐 图图 3 43 4 人生的四种需求示意图人生的四种需求示意图 在学习时间管理的过程中 首先要建立一个全方位的概念 就是你的心理层面 社会 文化层面 精神层面一定要健康 同样物质层面也是能够满足的 只有这种健康满足了 才能够提升到和谐 快乐 所以要学习从工作中去寻找工作的意义 例如 为什么要做销售工作 销售工作是除了那种物质的满足外 还有什么 你可能 学到的是人际关系的拓展 学到了怎么样去跟别人沟通 同时也学到了怎么样去表达自己 如何去安排时间等等 也就是说 要从工作中去找到它的意义 从人际关系中 使自己能 够成熟或者成长 在人与人之间相处的过程中 学会接纳别人 学会尊重别人 自检 描述一下你的工作 从工作中你获得哪些收获 是否满足了你的物质需求 精神需求 社会文化需 求以及心理需求 2 2 宁静的心灵 宁静的心灵 人生的四种需求 是相互依存的 把物质的需求 精神的需求 心理的需求 社会文 化的需求 四个重叠 找到最重叠的那部分 就是心灵 图图 3 53 5 人生的四种需求重叠图人生的四种需求重叠图 追求成功之道里有宁静的心灵 健康与获利 爱的关系 财富的自由 自我肯定 自 我实现 自我目标设定等等 很多人都认为 追求成功最重要的是宁静的心灵 四种需求 重叠的部分其内在的力量就是一种心灵的平静 这种平静 好像是轴心点 以此扩散到四 大需求 又好像化学实验一样 既能够融合大家 又能够分散出去 产生一种由内而外的 燃烧 这就是生命过程中对自己生命的那种热忱 我热爱我的生命 我热爱我的工作 我愿意对我的生命负责 这些积极的自我对话 已经展现了内心的那颗火花 就是为生命平添了光亮的热情 以及冒险的精神 所以点燃内在心灵的能量的引线 是要发挥一技之长的精神需求 怎样 6 热爱我的生命 怎样展现在我热爱的工作之中 也就是一种个人的需求贡献的力量 我 热爱我的生命 我就会对我的生命负责 我热爱我的工作 我就会为我的工作目标去奋斗 而这时 金钱 健康 学识 感情等等都已经成了你的资源 让你更有能力去满足别人的 需求 社会人际关系里强调的是服务精神 假如你是一名领导 你对工作 对生命是热忱 的 对自己是负责的 同时在企业中 你把生命 时间奉献给这个团队 这种付出既是一 种热忱 又是一种服务 而这种服务就是去满足别人的需求 你自身的需求获得了满足以 后 就能够去奉献给别人 因为你热爱你的工作 你的生命 你知道对自己的责任感 以 及对团队的奉献 对人际关系的服务 生活的品质自然会提升与改变 自然法则 著名心理学家马斯洛认为生理的需求 安全的需求 自尊的需求 社会的需求一直到 自我实现的需求 构成了人的需求体系 他把自我实现视为最高层次的人生经验 但是在 晚年的时候他做了一个修正 认为人生最高层次的经验不是自我实现 而是自我的超越 也就是生活的目标是超越自我 第四代的时间管理 强调的是自然原则 原则不包括做事的原则 工作的原则 或者 说对什么采取信念的原则 同样原则不等于价值 原则不等于惯例 原则也不等于宗教 原则仅是一种播种收割定律 叫做农场法则 原原 则则 1 1 原则不等于价值 原则不等于价值 以价值观为基础的观念是传统时间管理最空幻的地方 它只是纯有价值观 就是知道 时间管理是实现它的价值 只知道描绘人生的蓝图 而没有目标 缺乏的是一种真正的方 向 所以原则不等于价值 而第四代时间管理的一个非常重要的观念是客观的 不受个人价值观影响 要有高品 质的生活 需将客观上的最重要的事变成主观上最重要的事 高品质的生活不是一个人能 够独立完成的 唯有真诚地与他人合作才能够丰富创造你的生活 2 2 原则不等于惯例 原则不等于惯例 现代生活瞬息万变 你更容易抱着那种旧有的惯例 制度 希望它预测出万中不变的 一面 但是新的挑战渐渐地会抹煞掉旧的方法和功效 由此导致了旧有惯例 制度的失灵 掌握原则不仅要更有效地解决问题 更重要的是 你所做的每一件事情 都要能够适应未 来的生活情景 3 3 原则不等于宗教 原则不等于宗教 原则不等于宗教 而是一种追求生命高品质 导求真理的途径和规则 通过这些原则 你才能够成长 这些观念提升了 你才能够持续地追求永恒的发展 自然法则自然法则 农场法则农场法则 在农业上有一种播种收割定律 耕作的时序以及收割多寡 都受自然法则影响 但在 谈到社会以及企业文化时 你却自以为可以顽固延续自己的传统法则 借此欺骗自己 并 希望最后获得胜利 但这是行不通的 你今天真正应该做的 是为未来做准备 而不是临 时抱佛脚 况且那是没有效的 所以平时就要付出努力 无论是国家或者是个人 常常不知道自己的均衡点 这是因为很多人 不知道人与社 会之间 与群体之间那种相互依存 相互依赖的关系 而正是这种相互依存 相互依赖的 关系能从你自己的心灵深处 满足你心理的需求 物质的需求 精神的需求 以及社会文 化的需求 只有把四个需求结合起来 把内心里那种热忱释放出来 才能够找到你真正的 自己 7 时间管理的心理建设与优先矩阵 本讲要点 心理建设 时间管理优先矩阵 心理建设 心理建设的重要性社心理建设的重要性社 会文化的需求如人际关系 是以某些原则为基础的 其中最重要的就是人与人之间的 互相信赖 这种互相信赖 源自于宽容 或者负责 体贴 归属感等等 甚至可以说是无 私的爱 在心理需求方面 很多人追求一种临时抱佛脚的幻觉 而不按部就班地让自己逐 渐地成长 多数人有一种幻觉 以为人生的意义是一种以自我为中心的 追求的是自信 自我发展 自我修养 重点都是我要什么 我要做什么 而千百年来的哲学告诉人们 实 现最大自我满足感来自于帮助别人 美国一位著名的激励大师金克拉曾经说过 你的成就建筑在你能够服务别人的基础上 如果你能够协助别人实现梦想 你才能够让你自己美梦成真 所以 生命的意义就是为了奉献 帮助别人 很多时间管理重视的都是头痛医头 脚 痛医脚的方法 只能达到临时抱佛脚的效果 而内心深处的需求 却没有达到真正的满足 美满的人生是建立在一种成功的结果之上的 付出了多少才会有结果 不是棉花糖式短暂 的满足 或者是短暂的成功 要把时间管理好 首先要做的就是自己的心理建设 如果心理建设不能管理好 却去 谈时间管理 是毫无意义的 怎样进行心理建设怎样进行心理建设 1 1 学会自觉 学会自觉 自觉是治疗的开始 自己首先要觉醒 也就是将自己抽身出来 检查自己的思想 自己的动机 自己的过 去 还有自己的先天条件 自己的行为 习惯 同时看清楚自己的社会倾向以及心理发展 的轨迹 进而拉长这种刺激与汇映的时差 2 2 透过良知倾听心灵内在的声音 透过良知倾听心灵内在的声音 倾听自己内心深处的声音 这一辈子到底要的是什么 希望过的是一种什么样的生活 3 3 独立的意志 独立的意志 你在掌握你的生命 你必须要有一种独立的意志力 心理建设的策略心理建设的策略 1 1 进行心理建设的原因 进行心理建设的原因 世界在不断变化和更新 每天都有新的事物 新的领导者 新的发明 新的教育方法 新的市场 新的书籍 新的文学 新的电视节目 新的电影等等 每一天都在更新 你要 跟得上这个时代 关键在于自己 因为人生就是你怎么样来看待你自己的 人生就注定于 你对未来做决定的那一刻 环境不会改变 改变之道就是你自己能不能改变你自己 不是环境在创造人 而是人在创造环境 8 2 2 进行心理建设的策略 进行心理建设的策略 1 如何追求持久改变 环境不会改变 改变之道就是自己能否改变自己 人有追求快乐的选择与决定 那么 怎样追求这种持久的改变呢 提高你的期待 目标要高 目光要远 抛开心理方面那些消极的因素 要有一种积极的 乐观的 热忱的信念 从现在开始 改变你的策略 即改变你做事情的方法 2 如何改变策略 进行心理建设 改变策略 需要在情绪方面 健康方面 人际关系方面 钱财方面 时间方面改变策略 情绪方面 要学会改变情绪 因为新的事物 新的发展 会影响你的情绪 健康方面 你能否做一个控制情绪的人 你的未来会不会很好 来自你的身体健康 因此你要改变的是怎样去关注你的身体健康 人际关系方面 未来的发展有一个群体协作的趋势 所以你要学会怎样去跟别人相 处 要寻求一种策略 钱财方面 在这个社会里 要活得更好 需要工作 工作要得到报酬 而报酬得到 的是钱财 所以如何理财 也很重要 时间方面 以上 4 方面的完成只靠一样东西 就是时间 锻炼身体需时间 投资人 际关系需时间 理财也需时间 所以时间的运用 掌握的方向是至关重要的 心理建设的过程心理建设的过程 1 1 过程 过程 进行心理建设的过程 首先是目标 当目标确定以后 必须去行动 然后进一步端正 态度 这就是成功的 3A 模式 强调目标 行动 态度 成功的成功的 3A3A 模式模式 目标 AIM 行动 ACTION 态度 ATTITUDE 2 2 时间管理是一种态度 时间管理是一种态度 大趋势 的作者约翰 艾兹彼特 曾经说过这么一句话 我们正站在一个新的起点 两千年 即 2000 年 这重要的一年 象征着未来 是人 们为之奋斗的里程碑 变化的速度加快 知道的事情增多 因而我们不得不重省自身 再 悟自己的价值观和传统习惯 而这一切 都是个人所为 个人试图改变这个社会之前 首 先要改变自己 这就是一种心理建设的过程 其实这句话 早在 1905 年 一位非常有名的哲学家威 廉 詹姆斯就说过 我们这一代最伟大的革命就是发现 一个人可以由改变调整内在的 心态来改变外在的环境 所有的结果是行动造成的 所有的行动是思考造成的 所有的思考是来自于你一念之 间 因此所有的改变是由自己的思考和意念来决定的 它这里包括哪些东西呢 欲望 你要把事情做好 时间管理好 欲望是不是很强烈 决定 决定做或时间管理的目标是什么 要把时间管理做好 你的目标价值 人生 的方向很重要 行动 时间管理是一种技巧 也是一种观念 跟行为有一定差距 必须不断地去练 习 才能养成一种良好的习惯 决心 时间管理也是一种决心 你下决心持续地学习 直到运用自如 如果你把时 间管理好 就能够达到自我的理想 建立自我的形象 进一步提升自我价值 每个人应该 9 把自己当成一个时间管理的门外汉 而努力不断学习 如果每天你能够让自己节省两个小时 一个星期就能够节省 10 个小时 一年就能节省 500 个小时 这种生产力就能提升到至少 25 以上 所有有成就的人 或是有成就的企业 总会把时间用在高深产业的地方 源自于他们知道时间大于金钱 时间就是他们生活追寻 的一种方向 成就感成就感 让自己更快乐 引发内心的动机 关键就是追求成就感 要成就一件事情 一定要以 目标为导向 才能够把事情做好 要把握现在 专注今天 每一分 每一秒都要好好把握 假如你是一名销售员 这个月要做到多少业绩 那是你的目标 为实现这个目标 你 必须去拜访多少位顾客 所以你的工作就是 把时间安排在产品知识和顾客的访问上 必 须把每一分钟 每一秒钟利用好 作为一名领导人物 有两个关键 工作表现 有能力去完成工作 而非只强调其努力是否够 重视结果 在目标导向上 还要重视结果 凡事以结果定出成绩 所以作为领导人 或者渴求有所成就的人 首先为自己把时间管理好 在时间管理上 怎样去做到更好的服务 让更多的人感到满足 让大家都感到快乐 你就有办法去赚到更 多的钱 这就如美国的激励大师金克拉所说一句话 如果你想实现梦想 你必须学习帮 助别人实现梦想 你才能够让自己美梦成真 在时间管理的过程中 要从内心散发出诚恳 热忱 充满着快乐 喜悦 从人与人之间了解协作的重要性出发 满足别人 这些做到了 你就能得到财富 当然你的自我价值也会提高 运用时间时应注意的层面运用时间时应注意的层面 运用时间时应注意的层面主要有 1 确定我们行动的目标 2 确定时间管理的目标 3 善用时间管理的技巧 成为优秀领导人物的关键在于以下两点 1 工作表现 2 重视结果 所以 一个职业经理人 需要做的是 把你的时间管理好 你怎么能更好的去 服务 让更多的人感到满足 能让大家都感到快乐 这样你就有办法 去赚取更多的财富 美国激励大师金克拉曾说过 如果你想实现梦想 你必须学习帮别人实现梦 想 你才能够让自己美梦成真 时间管理优先矩阵 新一代的时间管理理论 把时间按其紧迫性和重要性分成 ABCD 四类 形成时间管理的 优先矩阵 如下所示 紧迫性是指必须立即处理的事情 不能拖延 重要性与目标是息息相关的 有利于实 现目标的事物都称为重要 越有利于实现核心目标 就越重要 10 有些事情紧迫又重要 如有限期压力的计划 可能有些事情是紧迫但不重要 如有不 速之客 或者某些电话 有些事重要 但是不紧迫 如学习新技能 建立人际关系 保持 身体健康等 当然有很多事情不重要 又不紧迫 如琐碎的杂事 无聊的谈话等 如图 4 2 所示 不同类的事情要如何去安排 时间如何加以调整 加以运用 这些事情让你去做一个 什么样的人 有四种可以参考 压力人 A 认为每样事情都很重要 很紧迫 应该做的是有条有理 有条不紊地去 完成你的工作 你应该学习投资你的时间 去做一个从容不迫的人 B 你千万不要去做那 种很紧急 但不重要的 那种叫做没有用的人 C 你总在应付一些杂事 做不重要又不紧 迫的事的人称之为懒人 D 注重哪一类事务 你就成为哪一类人 你要成为一名从容不迫的人 成为一名压力很重的人 成为一名无用的人 甚至要成为一名懒人的话 选择权在于你 决定权在于你 上述的情形都是决定于人们的心态 应如何看待自己 以及怎样决定让自 己成为一名什么样的人 才能够适应这个社会 能够让你的未来活得更潇洒 活得更有意义 2 你是否是一名目标明确的人 来一起来玩个游戏 现在给每个人都发 500 元钱 你可以用这些钱去买下列的每一种商品 直到把钱 花完为止 同时买完商品以后 不能退货 请慎重考虑 看得见的看不见的 事业成功 50 元 知识 经验 50 元 房子 50 元 车子 50 元 周游世界 50 元 你的名誉 50 元 你的名誉 50 元 爱情 150 元 快乐 150 元 健康 150 元 友情 150 元 家庭和谐 150 元 时光倒流 200 元 如果你经过认真思考 把它记下来 因为他们就是你要的东西 这些都是您的时间与精力所实现的人 生目标 你来想一想看一下 这 500 元钱你会买什么 相信每个人一定会想 时光倒流 200 元 当然愿意买 时间大于金钱 时间比金钱更 重要 你应该重新地检讨自己 确立你人生的目标 因此你对时间的安排应该是针对性的投入与完成 能够直接帮助你在人生奋斗目标中 或者是日常生活中具体的目标 也可以帮助实现人生的目标 所以时间管理中一定要对时 间善加运用或投资 因为时间永远没有办法倒流 第五讲 目标设定与时间管理 目标设定与时间管理 本讲要点 目标的设定 目标的分析 我要什么 目标的搜寻 目标的设定 11 目标目标 目标是一种未来的远景 为了实现它 人们愿意做些努力 如果说你没有去做努力 那只不过是一个企图 案例 1953 年 美国耶鲁大学对应届毕业生做了一项研究调查 他们发现有 3 的同学还没有 毕业就设定了他们人生的目标 20 年后 也就是 1973 年 这 3 的同学比其他 97 的同学 更显得富裕 这 3 的同学 他们做了 7 件事情 他们曾经很确实地写下了他们想做的事情 他们列出了达成目标所得到的好处 他们列出达成目标要克服的障碍 他们列出了达成目标必须必备的知识以及信息 他们列出了达成目标需要共同协力的团队 人员或者组织 他们总结出一套行动计划 他们写出了达成目标的具体时间 另外 97 的人他们没有去设定目标 原因在于 他们对目标不了解 他们不知道如何去设立目标 对失败有一种恐惧感 害怕被拒绝 自我形象不佳 他们对自己缺乏热忱 要想在你的一生或者未来实现你的梦想 你必须做一件事情 那就是设定目标 目标设定的理由目标设定的理由 成功是什么 成功就是目标 一个人之所以会成功 是因为他设定了目标 他也有信 心完成他的目标 设定目标的理由 让生活的方向有一种目标感 克服懒惰的心态 专心致志 产生热忱 区分事情的轻重缓急 节省很多时间 把时间摆在最有生产力的地方 可以省钱 确认价值重要性 有了目标以后 会提高效率 有助于成长和进步 目标设定的指导原则目标设定的指导原则 时间管理跟目标的设定是一体两面的 那边是时间管理 这边是目标 目标的完成必 须依靠时间去完成 有效目标的特征 可以实现 具体可以衡量 完成有期限 请教完成目标的人 12 白纸黑字写下来 注明完成时间表 具备弹性 设定目标的五个原则设定目标的五个原则 设定有效目标的原则可以用 SMART 来表示 设定目标的设定目标的 SMARTSMART 原则原则 Specific 具体的 Measurable 可以计量的 Attainment 可以达到的 Reasonable 合理的 Time 有时间性的 目标设定的方法目标设定的方法 目标设定是一个持续的过程 因为目标不是永恒不变的 而是有可能随时改变的 如 果目标设定的内容错误或者要求太高或太低的时候 就需要重新修订 目标的修订过程中 要有意识地针对特定的准绳与方向 1 1 重视书面目标 重视书面目标 设定目标最好用白纸黑字写下来 当你的目标是白纸黑字的时候 你一定加倍地重视 自己的承诺 当你重视承诺的时候 你的思考是独立的 你也在锻炼你的信心 同时 你 的目标明确 会减低不必要的矛盾心理 你的目标明确 会增强你的自尊心 你的目标明 确 还会使你的注意力更为专注 集中 你的目标明确 你就会做良性的决策 你有了这 个良性决策以后 你才能更进一步地去创造你人生的预期 当你这些都有了 你就会得到 高价值的提升 图图 5 15 1 书面目标的设定书面目标的设定 2 2 目标设定要用文字描述出来 目标设定要用文字描述出来 在设定目标的时候 最好的方法就是找出 10 个理由 重要的不是做什么 而是为什么 要做这些事情 目标是一种挑战 它能激发你的行动 目标是成绩判断标准 没有目标 就缺乏评估标准 没有目标 即使最好的工作方法也没有用 目标设定是把你存在或者潜在的需要 兴趣 愿望或者任务 都以明确的意愿表达出 来 并且用文字精确地描述出来 同时你的所作所为都瞄准这个目标 这个目标可以让你 预见到未来 当你集中力量对着这个目标时 就容易产生专注 专注可以把目标变为现实 目标作为一种描写结果 重要的不是你做什么 而是为什么要做这些事 目标的分析 我要什么 目标的分类目标的分类 目标是一种未来的远景 为了实现它 你愿意为它做些努力 如果没有努力 它只是 13 一种企图 所以目标设定永远是以未来为取向的思考 目标可以按照时间的长短和目标的对象进行分类 1 1 以目标时间的长短分类 以目标时间的长短分类 长期目标 中期目标 短期目标 2 2 根据目标的对象进行分类 根据目标的对象进行分类 家庭目标 健康目标 工作目标 财务目标 人际关系目标 学习成长目标 娱乐目标 公益目标 目标在时间管理中的作用目标在时间管理中的作用 有很多的目标都等你去完成 每一天都是那么多的时间 有的人越做越好 有的人原 地踏步 关键是你有没有好好地规划你的各种目标 你的人际关系目标 学习目标 家庭 目标 公益目标等有没有去完善 目标将有助于把力量集中在真正的重点上 如果你有意识地有目标 会将你潜意识的力量转化到你的行动上 目标可以让你了解自己的目标并执著地追求 把精力集中在最重要的事情上 而不会把精力浪费在不重要的事情上 可以引发你对工作强烈的自我驱动力量 图图 5 25 2 目标设定图目标设定图 目标的搜寻 目标分析的原则目标分析的原则 设定可以立刻转化成行动的目标 努力使目标清晰 目标搜寻的四个阶段目标搜寻的四个阶段 14 1 1 勾勒出生命远景 勾勒出生命远景 首先勾划出你的生命远景是什么 这一生到底想完成哪些事情 2 2 依据时间标准区分远景目标及生命体系 依据时间标准区分远景目标及生命体系 依据一个时间标准区分出自已的愿望和人生目标 一开始 个人的想法是否可以实现 或者是空想并不重要 这个观点以后再作检讨 3 3 职业理想的推拟 职业理想的推拟 重要的是要找出什么是求生存 什么是生存决定性的准绳 进行职业推拟 4 4 目标清单 目标清单 开列列出清单 筛选出你认为最重要职位 这些职位是你要达到人生目标或事业目标 的一个标准 第二 想一想 你的愿望和年轻时的梦 与目标是不是符合 第三 再想一 下 往后推算 5 年到 10 年 有没有可能让这些目标不再是幻想 而是让它美梦成真 自检 根据自己的实际情况填写下表 明确你的目标是什么 把你的目标进行排序 在你设定目标的时候 要考虑 SMART 原则 同时说明如何才能达到你的目标 目标你的目标 SMART 标准 排序如何达到你的目标 目标的长短 长期目标 中期目标 短期目标 目标的对象 家庭目标 健康目标 工作目标 财务目标 人际关系目标 学习成长目标 娱乐目标 公益目标 1 你的第一目标是什么 2 你的目标彼此之间是否协调 是 不是 3 向目标迈进时 是否有最高目标与特定的中期目标 是 不是 4 这些目标中 哪些是你自己能够做的 哪些是你必须加强的 5 请你根据目标搜寻的 4 个阶段来设定你的目标 时间管理的 80 20 法则 15 本讲要点 决策的必要性 帕雷托 PARETO 时间原则 运用 ABC 分析法来设定优先顺序 决策的必要性 优先顺序优先顺序 优先顺序就是决定哪件事情必须先做 哪件事情只能摆在第二位 哪些事情可以延缓 来处理 即要有意识地设定明确的有限顺序 以便执着 系统地依照这个顺序处理计划里 的任务 决策的必要性决策的必要性 设定优先顺序的好处设定优先顺序的好处 1 1 只做重要而且是必要的任务 只做重要而且是必要的任务 在生活中 不管是工作 学习 人际关系等 你只做重要而且是必要的任务 作为一名职业经理人 他的工作大部分时间是用在规划 组织 用人 指导 控制 上 作为一名销售经理 他的工作可能就是把产品的知识传授给属下 统计整个单位的 业绩 走访一些重要的顾客 把下级的一些意见反映给上级等 作为一个销售人员 他的优先顺序就是打电话约见客户 然后准备销售的工具以及 材料 到客户那去 向客户介绍产品 最后签订定单 所以每一个人 因为他工作的角色不同 只做重要及必要的任务 2 2 每一次只集中在一件 每一次只集中在一件 事情上每个人的角色不同 在当时的状况之下设定目标 应以每一次仍能够最完美的 完成目标为原则 这样在计划周期结束时 每个人至少都处理了重要事情 帕雷托 PARETO 时间原则 19 世纪意大利经济学家帕雷托 PARETO 发现 80 的财富掌握在 20 的人手中 从此 这种 80 20 规则在许多情况下得到广泛应用 一般表述为 在一个特定的组群或团体内 这组群中一个较小的部分比相对的大部分拥有更多的价值 在时间管理中 在优先顺序里 也有一个 PARETO 时间原则 也称 80 20 法则 假定工 作项目是以某价值序列排定的 那么 80 的价值来自于 20 的项目 而 20 的价值则来自于 80 的项目 时间管理的重要意义在于能经常以 20 的付出取得 80 的成果 最后的结果占了 80 的 大部分 因此 在你的工作或生活中 你应该把十分重要的项目挑选出来 专心致志地去 完成 即把时间用在更有意义的事情上 表表 7 17 1 ParetoPareto 时间原则时间原则 80 80 2020 原则原则 16 你使用或准备的时间占 80 即次要的多数问题占 80 造成的成果只占所有成果的 20 而使用或投入的时间占 20 即重要的少数问题 造成的成果却占 80 例如 作为 销售人员推销时 你打 50 个电话 可能只有 5 个顾客给你相约见面 就是说你花了 80 的 时间在约见客户 但是只有 20 的客户跟你见面 作为一个职业经理 可能你花了两个小 时的时间做准备 但是会议进行可能不到 30 分钟 也就是说用 80 的时间做准备 造成的 结果是 20 但是这 20 的准备造成了 80 的结果 也可用下图来表示 图图 7 17 1 80 2080 20 原则原则 成果产出的过程中 使用时间的前 20 投入 造就了 80 的成果 产出 相对的 使用其余 80 的时间 只有 20 的效果 自检 一天里 你怎样去运用时间管理的 80 20 原则 运用 ABC 分析法来设定优先顺序 ABCABC 分析法分析法 ABC 分析法 这个技术是来自于经验 也就是重要和次重要的任务 在所有任务的 集合中 由不同任务所组成的百分比通常是固定的 字母 A B C 将不同的任务 依照它 们对达成职业与个人目标的重要性分成三个等级 特别重要的称为 A 比较重要的为 B 不 重要的为 C ABCABC 分析法基础分析法基础 图图 7 27 2 ABCABC 分析法分析法 一天里最重要的一件事情 可能占很少数 称为 A 级任务 次等重要的 B 级任务不多 其他都是不重要的 是 C 级任务 从功能有效的达成角度去看 C 级任务的成果比较低 次要任务成果平平 而重要任务的成果比较大 这就是 ABC 法则 仔细回想一下 一天里实际上做的最有意义 最有成果的事情也许只有 20 大部分 的时间 即 80 的时间做的都不是特别重要的事情 17 任务价值观任务价值观 图图 7 37 3 任务价值观任务价值观 消耗了 20 的时间可创造 80 的效益 可有时往往消耗了 80 的时间 只创造了 20 的 效益 这叫做 80 20 的任务价值图 也就是说当你从事最重要的任务 用最少的作为就能 够达到最大的成果 最重要的任务 A 占 15 因为作为领导人的任务总和差不多是 15 而这些任务的本身 价值就占达成目标贡献的 65 一个单位经理是很少的 他是关键的少数 决定了关键多 数的事情 这也就是 80 20 规则中的 A 级任务 中等任务 B 任务 占一个领导人的综合的 比例是 20 相当于它也只有 20 的价值 较不重要的 C 任务 反而占到 65 的时间 但是 他的价值很小 只有 15 C 任务 虽然数量多但是它的贡献很小 所以对于 A 任务 是必 须做的 应该投入更多的时间 B 任务是应该做的 而 C 类任务是不值得做的 自检 A B C 事件的顺序是通过比较来确认的 对于待办的许多事项 首先分析其重要性 排出优先顺 序 然后分配时间 是一项有效时间管理的方法 针对你要做的事情 利用 ABC 分析法来管理时间 重要性待办事项 ABC 计划用时完成确认 总结 本讲主要阐述了时间管理的 80 20 法则 决策就是设定优先顺序 80 20 时间法则是 时间管理的重要原则 时间管理的重要意义在于你能经常以 20 的付出取得 80 的成果 因 此 在你的工作或生活中 你应该把十分重要的项目挑选出来 专心致志地去完成 即把 时间用在更有意义的事情上 要运用 ABC 分析法来设定优先顺序 心得体会 18 时间管理的策略 何谓快 准 空 多 闲 快快 快是指加快工作速度 等工作干了一段以后 才回头斟酌 必须放弃旧时代的那种慢 工出细活的思想 因为网络时代的信息更新得太快了 例如网络中的新闻是随时可以更新的 不像过去 新闻是一天才换一次 报纸一天才出一次 任何事情都可能影响到商业活动 因此 现在 高科技行业中的管理人员 首先你的任务就是把产品和信息推出 再通过网络不断地把改 进的产品 信息给顾客 对于公司内部的管理也是一样 首先是要有进展 然后再利用快 速的网络不断改进工作的质量 如果认为产品一经推出就完善无缺 而将产品压在公司内 那么在信息发达的今天 等你这个产品产出的时候 你就会发现 市场上已经有了跟你很 接近或者同类的产品 他们质量可能不如你 但市场却是他们的 因此快是一种秘诀 工作要快 在时间安排上应有一个密集 超进度 不拘小节的时 段 再有一段缓和 释放产品和修改产品的时间 准准 准有两个意思 1 1 对准目标 对准目标 在许多事情同时开展时 不管事情的先后顺序和形态 而要对准你心中的那个核心目 标 这个目标不一定是长远的 也可以只是短时间的 因此必须克服时间的顺序和事情的 大小 只有一句话 对准目标 2 2 准许每一周的一到两天 没有任何的计划 准许每一周的一到两天 没有任何的计划 在这一天到两天你可以处理一些重要的事情 这是由于在集中精力赶工作进度和计划 的时候 一些重要的事情被搁置一边 但如果每一周有一天到两天作为灵活性 机动性的 时间 你就可以处理与当前工作进度无关 但却是重要的事情 例如公司需要赶着做产品 的市场推广 也不能推卸投资人的约谈 空空 空就是每一周空出一天不做任何与工作有关的事情 因为在无关的领域中去探索的时 候 你的思维框框就会被打破 这一天要上网去寻找任何未知领域的信息 任何无关于公 司现行日常业务领域的信息 可能会产生思维的亮光 因为在无关领域探索时 有的思维 框框完全被打破 在未知领域中 企业强人特有的骄傲也消失了 当人怀有谦虚的心态在 未经的住处相遇时 发明的光芒就会出现 多多 多是指要多用电子邮件 传真 信件 E mail 的好处 可以随时查阅 而不需要你的秘书送到案头 可以使你更好地安排时间 不像电话要随时接听 可以随时收发信息 闲闲 闲就是留出时间 让自己闲下来 不做任何事情 只做休闲的事 这点短时期内不重 要 但长期却十分重要 你可以加以思考 怎样把你的一天变成 48 小时 19 时间管理策略的运用 如何运用快 准 空 多 闲 案例 1 美国财富杂志曾经有一个报道高级主管是如何分身乏术的例子 高级主管的一天经常 是十分忙碌的 一个接一个的会议 电话不断 甚至于舟车矛盾 很多的研讨会甚至于吃 饭时都有人给你汇报 这叫早餐汇报 或者叫做午餐汇报 这些高级的主管们 既要有宏 观的眼光思考公司的长远大计 又要聚精会神地盯着公司的那些营运的琐事 前任的惠普 总裁 还有东南航空的最高执行长官 天美时钟表的最高执行长官 这些名人几乎都是常 年在外 他们没有时间跟顾客沟通 要接受采访 甚至还要跟总统开会 他们有什么秘诀 来管理时间呢 报告指出 时间管理其实就是做决策 是决定哪些事情重要 哪些事情不重要 前任惠普公司的总裁格拉特把自己的时间划分得清清楚楚 他花 20 的时间和顾客沟 通 35 的时间用在会议上 10 的时间在电话上 5 的时间看公司的文件 剩下的时间用 在和公司没有直接或间接关系 但却有利于公司的活动上 例如接待记者采访 预备业界 共同开发的技术专案 或者总统召集他们参加有关贸易协商的咨询委员会 当然每天要留 下一些空档的时间来处理那些突发事件 例如接受新闻界的采访 案例 2 美国第二大电脑公司的总裁库拉特 每年有 2 3 的时间都不在公司 他怎么会有时间 和顾客沟通 关键在于授权 他聘用了一些退休的主管来担任这项工作 他把与顾客的电 脑沟通工作都授权出去了 所以虽然他不与客户直接沟通 仍然可以掌握到顾客需求 库 拉特还授权别人来替代他到外界去演讲 因为他有授权 所以他才有更多的时间 越来越多的高级主管 让别人来掌握自己的时间表 这并不代表主管失去了自我控制 相反地 主管可以自由地针对目标和策略做更广阔的思考 当然 这必须有一位得力的助 手才行 美国东南航空公司的最高执行长官凯勒赫 他授权一位副总裁 是他的法律秘书 全权管理他的时间表 每天副总裁都会给他一张待处理的单子 里面的事情分成两类 一 类必须立刻完成 一类是最迟可以延长到明天早上完成的 这个效果非常的神奇 所以高级主管管理时间的方式各有不同 但目的都是一样的 让自己有时间去思考全 局 大部分的主管都同意 在日理万机之余让身心有适度的休息是必要的 常年在外旅行 的美国天美时装公司的最高执行长管杰克 彼有个原则 旅行期间一天晚上安排和顾客共 进晚餐 另一天晚上休息 像这样把时间做适度调整的方法也可以供大家参考 在高科技发展的今天 如何让自己过得更有意义 如何让自己的工作更具有生产效益 如何让你自己有更多的时间来思考未来的事情 甚至去做更正确的决策 如何去快 如何 去准 如何要去空 如何去多 甚至如何去闲 好像都是非常简单的事情 但是关键就在 于你怎么样去用 快快 制定计划要快 行动要快 准准 准是永远在瞄准你的目标 每做一件事情 你就要去思考 这个决定是不是离你的目 标很近 这个决定会不会浪费你的时间或者说会不会浪费你团队的时间 你要永远对准目标 一个企业之所以生存是因为它有更多的顾客 或者说他能够获取 更多满意的顾客 准就是有更多的满意顾客 空空 对于一般人来讲 有时候要让自己暂时地把脑袋清空 去接受一些新的事物 这样才 能够引发更多想象以及创造的空间 同时你也可以获得你的竞争对手更多的信息 20 多多 多休息 多进修 多与人沟通 多反省自己 如果你没有经常地反省自己 如果你没 有经常地去接受新的事物 如果你没有经常地去跟别人沟通 你可能就是一个高科技时代 的孤独人 闲闲 休息是为了走更长远的路 工作也好 生活也好 永远要让你的心境处在最佳的状态 所以应该在你的人生规划 目标规划里 安排一段属于你自己的时间 让自己有更多的独 立思考空间 案例 某家公司在企业精神方面的三句话 快 不管做任何事情 强调积极的行动 认真 你永远是认真地对待自己 认真地对待顾客 认真地对待你周边的每一个人 甚至要认真地对待你的工作 全力以赴 不管在任何时间 处理任何事情的时候 你永远是强调专注 这种专注 叫做全力以赴 自检 时间管理其实就是做决策 是决定哪些事情重要 哪些事情不重要 在你的时间管理中 是否做到 了快 准 空 多 闲 如何把这些思想应用到实践中去 请结合你的具体情况谈一下你的感想 快 准 空 多 闲 总结 因应高科技竞争的时间管理的策略 制定计划要快 行动要快 永远在瞄准你的目标 把脑袋清空 去接受一些新的事物 多休息 多进修 多与人沟通 多反省自己 安排一 段属于自己的时间 要让你的心境处在最佳的状态 心得体会 管理时间等于管理自己 本讲要点 管理时间 管理自己 时间管理的步骤 管理时间 管理自己 时间管理的意义时间管理的意义 首先把人生的几个领域来重新给予定义 或赋予一种解释 这八个领域包括健康 家 庭 工作 人际关系 理财 心智 休闲以及心灵 21 图图 14 114 1 人生的领域人生的领域 自检 检查一下你的人生目标是什么 检查日期 年 月 日 1 健康 2 家庭 3 工作 4 人际 5 理财 6 心智 7 休闲 8 心灵 每个人都希望自己生命有意义 都希望你的家庭健康 工作满意人际关系和谐 希望 自己生命充满喜悦 但是你应该怎么样来对待它 才能达到人生的目标呢 每个人的人生 目标是不同的 如果你浪费时间 你可能就得不到健康 好的家庭 在工作上也没有好的 发展 甚至在人际关系