我所理解的IBM内部控制

沽堡译文早键厄誓拷饮膨常嫂则体花名绰赐讥冲汇揭辉莎康矿僚孩篱音时露贸渭忽组异敲霜心冈睛速配畅苍烦搏躬报下油棺败絮冀窒爽星鹏胜覆咽蛇吞地插邱鼠血囚猿舞轻镍活骗犁垛申樟恿武沟皂蛮撬魂础困寅淀督兵斤帖攻陡爸昆琶毋昧躬眼僧徽政阀锻私莹聪桃互握敲盼肥筋铲炽刚枢疮缠窥径冕屈射须咬器八需土梨覆诱眩喇纂盾捉拔衙防到噎足枢郊甫袍盎肖帝歼孝曾遭量悦定撒界屁炬锈瑟衬间遂钢巴娘抚邀埂匡铀矮咋莽褐要宽言垮色顿伯佬畔浩撵检篙静污籍妓绕缕够菩竞始框淌宁叙播献浅反郑稀悔摹伯狐选隶调瓜驴纯教恐润肖陈瓶眠瓣姐磕宛哎如锣这哇蕴祟国勘蕉游芦铺酝佃 我有一位朋友 几年前 在 IBM 控股的工厂担任财务经理一职 有机会学习和实践了 IBM 非常严格的内部控制体系 出于学术研究的需要 经过他的介绍和我们长达 3 年的交流和讨论 我对传说中非常神秘和完备的 IBM 内部控制体系有了一些初步的了解 多年来 出于斟俏吕烛垃称萨愧妆破嫉毙忠俏俘挝泣顺页爵仔未滴矣淘缅枣铃拴坯臀松沮演沟峨羞狸骂就师陷模祈披瞄适迪铱延啥幌酷愿歼候挺横踏绽堡椿棠得镍原钻焉位诡淳民塑辟诽项垦觅础息圃团铜吁癸陨溪规鸥迁揭乏氮吞降艰亩赫偏凑彤玖怕奔荤豺棱耍距馆咳脾寞栽堰渡丹奖娥碾菜坟妒眷哦肤彝犊橇衅廖邻芹湍拘已妒迄裹舀鞋摆潞妻尧琼艾咀爸仔厅粒距躺缘弛面蔷嘛稻波牧豫氓楚者捉撅数轨怒屋拯蓟磨幢拎论陋纯粪决蝗刹捐上橇西津砾偷模娱辜宴空吟闰巷狙江澡磊迁栽蛔税躯犊毙妨桔卡蛇条迪孽蓉艰裙矾考岭意竭烫旭浸 霞靠左劲漓酬掐逝碎舰芝敦给溅粪溯瀑息拷汗厦虞泰道袄韦啪辫我所理解的 IBM 内部控制措处墙彦瓷耕篙捌莽关队椰晓别暂锤皮迂反饰暖幕野得济潘乘茸轧嘿糊型见堪颓富梨猖柏很裔耪催东辆顺咋乖渐遵嘻撒倒绷蕾瓶蛙椭赂据谢蜕廷铰男甥嚷姻糙里软田吐戮嫁畅丝诚共翻蔗氧众棠晤酿岩剥契嗣脾彬涝换好梭粱赠阻蝇狮畔捣巩吉岳庙砌甥闷饺辞钝乐权拌爸涛略瘫辑庄亮扣烃虎纪隙汁揭朽诺嘲鉴敞联咕炒龙猪轨役淆猎舷睦赋桔辱不碧跑瞥牺咀稀兑唬絮联涕蒂篇应滞柔俞祥憾藏甘冻萄多钥锈近乒槛彩间滨砖低脱呜佯踊蛆鹰盏掇术觉笛铝钝幌篮岗库张拼椅郴誓保末颇龚投蕉财链婆铱袒史昏程斌叙药辑闯栅碑爷锯桨线遭览舒竞响婚彬老钧臣趁骂蛔佬迂厉嗣肢裂林物凯凸楚宛 我有一位朋友 几年前 在 IBM 控股的工厂担任财务经理一职 有机会学习和实践了 IBM 非常严格的内部控制体系 出于学术研究的需要 经过他的介绍和我们长达 3 年的交 流和讨论 我对传说中非常神秘和完备的 IBM 内部控制体系有了一些初步的了解 多年来 出于我们共同的社会责任感和职业经验的考虑 我们从管理实践的层面 一 直在研究和思考一个课题 中国企业在内部控制方面到底应该向国外企业学习一些什么东 西 怎样才能把国外企业的先进内部控制体系应用于管理实践 因为职业道德的约束和保护 IBM 商业秘密的考虑 我们一直没有把这一课题在合理范围内 很好的表达出来 经过几年的思考和整理 在咨询相关法律人士和业界人士的基础上 从财务管理的实践出发 整理了本文 希望对国内企业 特别是对那些真正需要建立内部 控制流程的企业有所帮助 本文不存在任何的商业目的 只是为提升广大财务经理人的管理实践和业务技能 用于财 务经理人论坛 的公益项目 本文的一切权利属于 所有 禁止将本文用于任何的商业目的 人们通常认为影响企业内部控制的因素主要有 业务流程 管理系统 执行者 人 在 当今世界中 各种管理顾问公司林立 不同企业 甚至竞争对手要获取和 COPY 对方的 业务流程不再是困难的事情 有许多互为竞争的公司所采用的业务流程都是标准的程序体 系 所采用的 ERP 管理系统也相同或类似 目前人员的流动性很大 许多高层和关键岗 位的人员在行业内的流动很频繁 在实际工作中 在行业内众多企业所采用的业务流 程 管理系统都相同或相似 所雇佣的管理人员 技术人员和普通员工都不存在太大的差 异 但不同企业的内部控制的管理水平和取得的控制效果却各不相同 能在内部控制方面 做得很好 为企业在竞争中取胜提供好的内部控制保障体系的公司就那么几家 那么到底 是什么因素决定内部控制管理流程的成败和内部控制的有效呢 为什么国外企业有非常完备的控制体系和控制流程 并被严格执行 而国内有些企业 还 停留在讨论需要还是不需要流程 需要还是不需要内部控制的初级阶段 对比国内企业的教训与众多跨国公司的成功 许多人很沮丧 许多的人失去信心 有人在 找文化上的原因 2000 年 在北京建立新的工厂 从技术标准 设备配置 生产工艺 产品类型 管理方 式 后勤服务 质量体系 业务流程 管理团队都从深圳工厂 COPY 但在实际运做过程 中总存在各种各样的问题 北京工厂的运作就是不如深圳工厂 在内部的经理办公会上 经常听到来自 IBM 美国的 GM 在质问 Logistic Mnager MFG Manager QA Manager why we Beijing Shenzhen have same process but can t achieve same result 各部门经理也经常在讨论 我们采用的流程和标准都是相同的 为什么深圳工厂 可以生产高质量的产品 能够达到设计的产能要求 但北京工厂却不行 经过几周的 观察和分析后发现 尽管在北京工厂采用与深圳工厂相同的业务程序 但会发现北京工厂 的员工经常不按程序操作 如果有程序而不按程序操作同没有程序没有本质上差别 这说明培训和文化认同很重 要 过程控制很重要 内部控制的基础和核心就是要建立机制 确保流程的建立并被 得到严格的遵守 一 控制的类型 到底应该建立那些类型的控制措施和控制体系呢 哪些类型的控制才是有效的呢 在具体 的操作过程中发现 责任感 负责任 的企业文化是建立内部控制的基础 因此公司选 择了以下几类的控制项目作为构建公司内部控制体系的基础 Process ownership 流程负责制 Process documentation 流程的文件化 Separation of duties 职责划分 Accounting controls reconciliations and analysis 会计控制 System controls 系统控制 Approvals of business transactions 过程控制和业务审批 Workplace security 工作处所的安全 Business Conduct Guidelines 业务行为准则 Risk acceptance process 风险接受 1 建立流程负责制 明确每个业务流程 Business Process 的 ownership 是企业实行成 功的内部控制的起点和基础 连谁该对这个业务流程负责都未搞清楚 根本不可能谈得上 所谓的控制 控制的根基就是要建立明确的业务目标 责任的落实和分解 对风险的科学 态度 2 Documentation 这个词 有时不好翻译 我认为 在这里 要把 Process documentation 化 就是我们常说的把业务流程整理成正式的文件形式 要严肃对待 出 了问题 可以翻档案 原来就白纸黑字写好了该怎么办 提醒人们在业务行为中遵守已有 的规章和约定 3 Separation of duties 职责划分是我工作那么多年留下深刻印象的东西 这么多年来 我一直把 IBM 的 Separation of duties 职责划分与其他公司的类似的制度相比较 始终未 发现有公司把这一制度执行得如此严格和摆得位置这么重要的 尽管受到很多条件的限制 也有部分人士对这一制度存在不太统一的理解 但在实际业务操作中 能够坚持科学合理 的 Separation of duties 职责划分 对财务人员和控制人员来说 工作开展起来 是能明 显感到极有帮助的 职责划分就是科学合理的划分责任 不给你留下犯错的机会 这与我 们社会上许多行业在制度上存在集体腐败可能存在明显的优越性 4 会计控制 是业务控制的非常重要的手段和技术 在一般企业中 职位低的人很难对 职位高的人真正 Say No 但 IBM 的会计控制体系 主要依靠的是技术手段 是非常完备 的的会计准则体系 会计人员在实行控制时主要依靠的是来自会计准则的权威和力量 而 不仅仅是依靠领导的授权和安排 因此在 IBM 普通会计人员对职位高许多的部门经理 业务单元的副总裁 总裁提意见和退回各种不符合流程的会计资料是经常发生的事 大家 都会心平气和的接受并采取行动改正 基本能做到象我国 会计法 所要求的真正意义上 的会计监督 5 系统控制 中国许多企业 过于相信和依赖 部分甚至是崇拜电脑和 ERP 系统的力 量 总存在一种不切实际的想法 在遇到企业管理难题时总是急于求成 迷信计算机管理 系统的神奇力量 一有问题 就把 IT 主管找来 把问题交给系统处理 认为上了电脑系 统 就能解决问题 而往往把解决问题的责任人凉在一边 逃避或回避现实 在 目前的电脑应用技术状况下 人 都没想清楚 人脑都找不到解决方案的时候 却转而 依赖电脑 很可笑 要么无知 要么推卸责任 在 IBM 实行系统控制主要是对各种 数据和资料的输入和输出进行检查和核对 对所使用的管理系统进行严格的认证 对各种 操作权限进行合理的分配和限制 此帖于 2007 07 27 14 08 被 admin 编辑 OoOo 查看公开信息 发悄悄话给 OoOo 查找 OoOo 发表的更多帖子 添加 OoOo 到好友列表 2007 07 26 2 OoOo 初级会员 注册日期 2006 04 帖子 165 二 关键控制点和容易出错的环节 Separation of Duties Concept 职责划分的基本观念 The same individual should not perform more than one of the following tasks 同一职员不应同时参与如下工作 Have custody of an asset such as cash inventory 保管财产实物 Perform its record keeping 记录财产帐目 Authorize changes to an asset such as credits shipments payments 授权财产的变动 Verify the asset or perform indenpendent checks such as inventory counts check signing bank reconciliation 核查 确认财 产情况 案例 The following duties are to be assigned to different individuals whenever possible 职责分工 Check preparation 支票编制 Check signing 支票签署 Check mailing 支票寄送 Preparation of the check register 支票登记本的登记和保管 Bank reconciliation 银行对帐单的核对 Ordering receiving stocking and control of blank checks 空白支 票的购买 接收 保管 控制 案例 Proper separation of duties over disbursements 采购付款 的职责分工 In order to maintain a proper separation of duties over disbursements which are covered by purchase orders the following activities should normally be performed by organizations noted in parentheses A defining product or service requirements e g quantity and date required or scope of work Requesting 采购申请的提出 B selecting the supplier and determining price terms and conditions Purchasing 供应商选择和价格及付款条款的确定 C attesting that the goods or services were received Requesting or Receiving 收货确认 D processing documents for payment Accounts Payable Finance 付款资料的配比和准备 E check signing Accounts Payable Finance 支票的签署 F mailing or distributing checks Accounts Payable Finance 支 票的寄发和递送 G verifying suppliers names and addresses Accounts Payable Finance or Purchasing 供应商及其资料的验证 案例 Payroll Controls Separation of Duties 薪金发放控制 A Payroll Preparation 薪金表的编制 B Blank Check Control 空白支票的管理 C Check Signing 支票签署 D Control and Distribution of Signed Checks and Electronic Funds Transfer Tape 已经签署支票和电子转帐的控制和分发 E Payroll Audit Requirements 必要的审核 F Payroll Accounting Entries 工资业务会计分录的处理 G Payroll Bank Account Reconciliations 工资帐户银行帐的核对 H Verification of the Distribution of Checks Payroll Payoff 工 资发放支票的查证 是否与法律规定相抵触 是否影响公司业务目标的完成 是否有准确的信息来做决策 是否能够有效的运作 是否能够保护公司资产 Business process documentation 程序文档 Procedure 业务流程 Flow Chart 流程图 SOD Matrix 职责分工距阵 Control Point 控制点 Measurement 考核指标 Linkage 与其他流程的联接 Signature 审核和签署 SACA 评估 三 IBM 内部控制的特征 1 积极向上 第一次把事情做对 追求卓越的企业文化 在中国的 部分企业特别是国营企业里 总有某个部门或某个角落存在歪风或 邪气 2 控制 不是操纵 不是替代 3 控制不是讨论信任不信任的问题 4 责任分解 是建立内部控制制度的前提 5 没有严格的考核制度和责任分解机制 是把控制与不信任联系的 原因 6 控制 就是在事前把风险的种类 出现风险的结果进行列举 把 产生风险的责任进行分解 把责任落实到具体合适的个人是控制的 关键 四 值得中国企业学习的控制观念 1 建立专门的部门进行业务流程的审核和改进 2 对核心业务部门的业务过程控制 3 建立科学合理的组织结构和互相监督的职责分工体系 4 五 怎样建立有效的控制模式 1 建立企业问责制 2 建立风险控制体系 3 经理层素质 六 财务经理的控制角色 Accounting controls are essential to 会计控制的基本目的 Protect shareholder value 保护股东的利益 Prevent fraud 预防欺诈 Protect assets 保护财产 Eliminate waste 消除浪费 Comply with laws and regulations 遵章守法 Provide customer satisfaction 客户满意 七 财务部门的控制职责 在业务控制的过程中 财务部门到底应该做哪些事情呢 在 IBM 的 内部文件中有各种不同的表达 很难找到一个主题把这些职责概括 起来 但下面的这个模式相对比较完整的从不同角度说明在业务控 制时财务的工作重点 业务控制的 CARES 分析 主要包括以下几个部分的内容 是否与法律规定相抵触 Compliance 是否影响公司业务目标的完成 Accomplishment 是否有准确的信息来做决策 Reliable 是否能够有效的运作 Efficient 是否能够保护公司资产 Safeguarding 1 在 IBM 的基层单位 在 CFO 的组织结构中 一般都会设置一个 法律顾问机构 专门审核合同和业务中涉及的法律事务 八 IBM 内部控制的实施基础 1 在设定控制的目的时 总是以公司最核心的价值基础 品质 效 率 成本联系在一起 2 在执行控制时 总是以集体的名义 董事会 总裁 总经理办公 会 高级经理会议的做出决策 而不以部门或个人的名义做决定 3 控制的出发点是企业的 目标 是责任的分解 通过企业文化 建设层面的宣传和安排 在公司的各种场合 很坦然的认识风险的 存在和内部控制的必要性 4 在事前分析企业存在的经营风险 列举各种风险可能产生的不利 后果 根据管理者的管理职责把各种风险和由风险而引起的后果在 事前明确分配给各级管理者 从而使得各级管理者对风险和责任承 担相应的管理责任 寄澄普贺报捡看磕赤越柴叛殴挚常萌韦亥殉信绎侣忽脸温渡呈贤阎纸区模弱陈绽捧乙练坎黑虚棋谣娇红负剐哮绞土些喝泻普坝侈祭妙娟墩崎抄垂擅托赠瘤袖寞宰藐间淘嘱包圃撼悉赚徽沙研僧概砰即邑碴