物业管理处组织架构及工作职责

管理工作手册版 号 01 管理处组织架构及工作职责 修改状态 A 第 1 页 共 11页 拟制 审核 批准 1 工作关系图工作关系图 2 物业管理处的职能物业管理处的职能 2 1 物业管理处是物业管理机构 在物业公司的具体指导下 依据有关物业管理政策 法 规 按照 物业管理委托合同 实施全方位的管理 服务和经营 2 2 认真抓好各项措施的落实 贯彻执行 业主的满意就是我们的追求 的服务宗旨 竭 诚为广大用户和业主提供全面服务 2 3 按规章制度的要求执行各项工作 严格按作业文件完成各项工作任务 做好质量记录 2 4 文件 资料及质量记录的管理 3 物业管理处的工作职责范围物业管理处的工作职责范围 3 1 对所承接的物业进行验收 接管对所承接的物业进行验收 接管 3 2 房屋及共用设施的管理房屋及共用设施的管理 3 2 1 负责业主入伙手续的办理 管理处经理 办公室安管队长事务主管工程主管 经理助理 管 理 员 保 洁 班 长 司 机 出 纳 安 管 班 长 安 管 班 长 保 洁 员 绿 化 工 维 修 工 管理工作手册版 号 01 管理处组织架构及工作职责 修改状态 A 第 2 页 共 11页 拟制 审核 批准 3 2 2 受理装修申报 组织装修审批 对装修进行过程跟踪 监督 验收 制止违章 装 修资料归档 3 2 3 对房屋 共用设施 如天面 楼梯 墙 地 天花 信报箱 宣传栏等 进行巡视检 查 如有故障申报维修 3 2 4 对小区所有共用照明 包括设备房内照明 应急灯 进行管理维修 3 3 水电管理水电管理 3 3 1 对业主的用电 水进行管理 违章用电 水的日常检查 协调处理 3 4 来访接待来访接待 3 4 1 负责门岗接待与把关 做好出入人员的监管 有效控制外来人员进入 3 5 清洁 绿化 消杀 垃圾清运清洁 绿化 消杀 垃圾清运 3 5 1 负责小区公共部位的清洁卫生 3 5 2 负责小区内绿化的保养 保证植物完好 3 5 3 负责垃圾及时清运 定期安排环境消杀 3 6 日常巡检与管理日常巡检与管理 3 6 1 巡视小区 检查共用设施的运行 使用情况 发现异常及时跟进处理 3 6 2 保证公共场地合理使用 维护公共秩序 及时发现和处理有损于业主公共利益的行 为 3 6 3 定期检查空置房屋 空置楼层 并组织清扫 安排维护 3 6 4 注意人员的流动情况 即时清除推销人员 3 6 5 检查二次装修户的装修秩序及消防安全 3 6 6 妥善管理物业内各种钥匙 建立业主档案资料 3 7 公共区域标识公共区域标识 3 7 1 负责公共区域标识的设置 维护与管理 3 7 2 统一管理告示牌 3 8 组织对业主服务组织对业主服务 3 8 1 办理装修申报与验收手续 物资出入放行手续 3 8 2 负责提供有偿服务 维修 保洁等 3 8 3 统一受理业主需求 投诉 并组织落实 整改 3 8 4 负责组织小区业主联谊会和社区文化活动的实施 3 8 5 定期公布物业管理服务费用收支帐目 并接受业主委员会和业主的监督 3 8 6 负责受理业主投诉 组织业主意见征询活动 定期走访业主 了解业主对管理处各 项服务的意见及建议 管理工作手册版 号 01 管理处组织架构及工作职责 修改状态 A 第 3 页 共 11页 拟制 审核 批准 3 8 7 协同有关部门迅速 妥善处理各类突发事件 并积极消除因此而带来的不良影响 3 8 8 负责派发各类对业主函件及政府公文 对维修 保养等影响相应服务提供的活动 做好事前通知 当事安排及事后恢复工作 3 9 消防管理消防管理 3 9 1 根据公安消防部门的有关规定和要求 结合实际情况 编制应急防火预案和紧急疏 散示意图 从专业管理的角度搞好消防安全管理 建立防火管理档案 3 9 2 对物业内各种消防设备的使用进行监督 定期检查消防器材 确保使用正常 3 9 3 做好所辖物业的员工业务培训工作与业主宣传工作 按计划组织消防演习 3 9 4 做好消防安全日检 月检及节假日前安全检查工作 对火险隐患及时限期整改 3 10 安全防范管理安全防范管理 3 10 1 结合物业实际 制定安全管理总体方案和各种防范措施 3 10 2 保护公共区域和要害部位的安全 维护物业内的公共秩序 3 10 3 做好重点监控录像的登记工作 3 11 停车场管理停车场管理 3 11 1 引导车辆按指定位置 整齐停放 不得阻塞通道 杜绝交通事故发生 3 11 2 负责停放车辆的收费工作 严格执行收费制度 规范操作 保证服务质量 3 11 3 负责停车场的使用 维护与管理 4 各岗位职责与工作责任各岗位职责与工作责任 4 1 管理处经理管理处经理 4 1 1 负责管理处全面工作 对物业公司经理和业主负责 4 1 2 负责对小区物业实施一体化综合管理 贯彻执行物业管理的有关法规 政策 完成 与公司签订的管理目标和经营指标 4 1 3 负责制订管理处年度物业管理方案 财务预算 审核各工作计划 培训计划及设备 维修保养计划 并组织实施 控制管理成本 4 1 4 落实岗位责任制及各项管理制度 质量运作的执行情况 4 1 5 每月月底 组织主持召开管理处例会 总结本月工作完成情况 讨论编制下月工作 计划 4 1 6 每周组织一次对水 电 气 房屋 共用设施 小区环境等综合性检查 对不合格 服务及发现的问题 制定纠正预防措施 限期整改 4 1 7 负责每月向物业公司提交 物业管理状况月报表 汇报质量管理情况 为管理评 审提供依据 从而持续改进 提高服务水平 4 1 8 负责管理处日常管理的对外联络事务 保持良好的公共关系 定期组织召开业主联 管理工作手册版 号 01 管理处组织架构及工作职责 修改状态 A 第 4 页 共 11页 拟制 审核 批准 谊活动 4 1 9 负责对二次装修的审批 落实安全 防火管理措施 4 1 10布置管理处每日工作 并负责检查 落实工作执行情况 4 1 11每日对小区管理日志等进行检查 对当日发生的问题及处理方法进行评定或提出有 效建议 4 1 12负责组织管理处例会和非固定性会议 并组织对业主意见征询活动 对业主投诉和 有建设性的建议须上门回访 4 1 13 完成上级交办的其他工作任务 4 2 工程主管工程主管 4 2 1 直接向管理处经理负责 确保小区系统设备的安全运行 4 2 2 负责制定小区设施 设备月度维修保养计划以及年度维修保养计划 4 2 3 每日工作每日工作 A 热情接待业主来电 来访 文明用语 耐心解答业主问题 B 规范执行岗位责任制 操作规程 员工守则和各项规章制度 承上启下 及时完成 上级下达的各项工作任务 C 检查下属岗位纪律及精神状态 发现不对及时纠正 D 负责业主二次装修申报工程方面的审批手续 并做好装修监督管理工作 E 对业主的报修项目及时进行维修和处理 做到零修 小修不过夜 大修 3 天之内有 解决 如无法解决及时向领导汇报 并向业主及时作出解释 同时对处理结果进行 回访及相关记录 F 查看运行 巡视值班记录 核对前一天未完成工作 做好当天工作安排 为业主提 供快捷 方便服务 G 管理好 使用好小区设施 设备 使之处于良好的运行状态 设备保持高效 低耗 安全运行 做到 三干净 设备干净 机房干净 工作场地干净 四不漏 不 漏电 不漏油 不漏气 不漏水 五良好 使用性良好 密封良好 润滑良好 紧固良好 调整良好 严格检查和督导下属 H 做好日常工作安排 做到维修迅速及时 保证质量 不留问题 设备发生故障时 有效地组织力量抢修 保证小区的正常运作 I 每天至少抽查 1 遍小区内的共用照明 开关 电梯机房 水泵房 发电机房 供水 消防设施 监控中心设备等运作情况 发现问题及时处理 并作好记录 遇不能解 管理工作手册版 号 01 管理处组织架构及工作职责 修改状态 A 第 5 页 共 11页 拟制 审核 批准 决的问题 及时转递相关部门 或向经理汇报 J 对各类设备技术安装资料 说明书 质量记录等进行分门别类 存档备案 K 参加下班后突发性事件的处理 L 完成上级交办的其它工作 4 2 4 每周工作每周工作 A 汇报上周工作情况 提出本周工作计划及急需协调的事项 B 参加周五上午对小区环境卫生组织进行的一次较全面的检查 对检查中发现的有关 小区设施 设备的问题作好记录 并及时进行整改 C 参加特别情况下值班和节假日轮值班 4 2 5 每月工作每月工作 A 参加管理处办公例会 汇报上周工作情况 提出本周工作计划及急需协调的事项 B 参加管理处组织的全面检查 负责解决本职范围内的问题 C 负责实施小区设施 设备月度维修保养计划 解决技术疑难问题 D 每月 26 日前向管理处经理提交工程班下月度工作计划和物资采购计划 E 每月 30 日前向事务管理员提交本班员工考勤和加 值班报表 F 每月 30 日盘点库存 包括工具 材料等 G 每月底将本班各种质量记录汇总交事务管理员存档 4 2 6 每年工作每年工作 A 负责实施小区设施 设备年度维修保养计划 解决技术疑难问题 B 五月检查化粪池 污水井 提出抽粪方案 并做过程记录 C 每年 6 月和 12 月底 组织消毒清洗水池 提取水质化验报告 记录并存档 4 3 维修工维修工 运行工运行工 4 3 1 热情接待业主来电 来访 文明用语 耐心解答业主问题 4 3 2 负责保管各设备机房 水池及配套设施的钥匙 一套 4 3 3 熟悉电梯的性能 构造和使用方法 确保电梯正常运行 4 3 4 熟悉小区内进户线 配电线及室内布线 并负责用电线路 电器维修和更换工作 4 3 5 出现下列情况之一时 应提请乘梯人员不得使用电梯 A 人员超载 B 携带超长 超重物品者 管理工作手册版 号 01 管理处组织架构及工作职责 修改状态 A 第 6 页 共 11页 拟制 审核 批准 C 携带易对轿厢造成损坏的表面尖锐物件者 D 携带易对轿厢造成污染的物品者 E 在客梯内装运建筑材料和建筑垃圾者 F 赤膊者 4 3 6 每日工作每日工作 A 为入伙业主统计水 电 煤气读数 开通水电 B 每日巡视 1 遍装修户 如有违章行为须及时处理 并提出整改意见 C 妥善保管电梯门和电梯机房钥匙 不得随便交与他人 电梯停运或检修时 应放置 正在检修警示牌 并使电梯处理检修状态 关闭电梯门 D 配合监督外来施工队对共用配套设施的检修 并做好相关记录 E 受理业主报修 接到任务后 10 分钟内赶到现场 及时修复或约定维修时间 维修 完成后配合业主清理现场 不吃 不喝 不抽 不拿 不收小费 规范用语 F 根据前一天未完成工作以及值班 巡视记录 安排好当天的工作 为业主提供快捷 方便服务 G 每天巡视 1 遍小区内的共用照明 开关 电梯机房 电梯轿厢 发电机房 水泵房 供水 消防设施 监控中心设备等运作情况 发现问题及时处理 并作好记录 遇 不能解决的问题 及时报告上级 H 遇突发事件 重大问题或疑难问题及时汇报 并提出解决方案 I 参加下班后突发性事件的处理 J 完成上级交办的其它工作 4 3 7 每周工作每周工作 A 每周五对水泵房 发电机房 电梯机房等机房进行保洁 1 次 B 楼道灯和小区共用照明每星期检查 1 次 有坏灯泡立即更换 C 对共用设施 配套系统安排一次较全面的检查 并做好记录 D 参加特别情况下值班和节假日轮值班 4 3 8 每月工作每月工作 A 统计公用水 电表读数 报事务管理员核对 B 参加管理处办公例会 C 参加管理处组织的全面检查 负责解决本职范围内的问题 管理工作手册版 号 01 管理处组织架构及工作职责 修改状态 A 第 7 页 共 11页 拟制 审核 批准 D 小区进水总阀和分支阀每月维修 1 次 E 雨水管 污水管 井道每月检查 1 次 做到井 沟 渠畅通 4 3 9 每年工作每年工作 A 每年 12 月下旬 举行一次消防系统测试 对测试结果形成报告 B 负责实施小区设施 设备年度维修保养计划 解决技术疑难问题 C 五月检查化粪池 污水井 提出抽粪方案 并做过程记录 D 每年 6 月和 12 月底 组织消毒清洗水池 提取水质化验报告 记录并存档 4 4 事务管理员事务管理员 4 4 1 直接向管理处主任负责 协助完成管理处的目标任务 4 4 2 遵守公司各项规章制度 具有 业主的满意就是我们的追求 的理念 敬业 服务 创新的精神 4 4 3 负责管理处办公用品的保管和收发 收缴各种费用 收集信息 整理文书档案 员 工考勤等工作 4 4 4 负责对保洁员与绿化工进行管理 4 4 5 每日工作每日工作 A 热情接待业主来电 来访 文明用语 耐心解答业主问题 B 负责办理入伙手续 对房屋进行交验 并负责办理业主物资出入放行手续 C 负责办理二次装修申报手续 并做好装修监督管理工作 D 受理业主要求 投诉或报修项目并及时组织落实 同时对处理结果进行回访及相关 记录 E 核对前一天未完成工作 做好当天工作安排 为业主提供快捷 方便服务 F 记录 汇报当天日常事务和第二天工作安排 提出合理计划和建议 G 每天至少巡视小区 1 遍 检查 楼宇 道路 灯 开关 消防 天台 共用设施及安全防范因素 发现问题及时 处理 并作好记录 遇不能解决的问题 及时向主任汇报 对环境卫生 绿化等工作进行检查 监督 对于不合格项及时组织整改 并进行 处罚 H 主要负责各项费用的收取 并向业主做好解释工作 I 负责分发收费单及各类通知通告 布置好宣传栏 J 负责保管各楼栋大门和未入伙户的房门 信报箱以及各设备房等钥匙 标识清晰 K 对所需的来文 报告 对外发放的通知通告 业主档案 收费凭证 装修档案 质 量记录等进行分门别类 存档备案 管理工作手册版 号 01 管理处组织架构及工作职责 修改状态 A 第 8 页 共 11页 拟制 审核 批准 L 完成上级交办的其它工作 4 4 6 每周工作每周工作 A 向管理处主任提出本周工作计划及急需处理的事项 B 参加周五上午对小区环境卫生组织进行的一次较全面的检查 包括楼道及配套设施 卫生 外墙及附属物 草坪 停车场以及其它共用设施 并作好记录 及时进行整 改 C 参加特别情况下值班和节假日轮值班 4 4 7 每月工作每月工作 A 参加管理处例会 汇报上月工作情况 提出急需处理的事项 B 参加管理处组织的全面检查 负责解决本职范围内的问题 C 如遇收取物业管理费的月份 提前 15 天发出收费通知 具体负责收缴工作 D 每月 30 日前提交管理处员工考勤和加 值班报表交公司 E 每月 30 日盘点库存 包括办公用品 工具等 4 4 8 每年工作每年工作 A 每季度的最后一月 要求绿化工修剪花草 施肥 B 每年 6 月和 12 月底 组织开展业主意见征询活动 统计结果 对业主提出的建议 和结果须形成报告并予以公布 C 不定期举办社区文化活动或业主联谊会 4 5 保洁员保洁员 详见 保洁工作检查 考核标准 4 6 绿化工绿化工 详见 绿化工作检查 考核标准 4 7 护管队长护管队长 4 7 1 直接向管理处主任负责 确保小区安全运作 4 7 2 遵守公司各项规章制度 具有 业主的满意就是我们的追求 的理念 敬业 服务 创新的精神 4 7 3 每日工作每日工作 A 热情接待业主来电 来访 文明用语 耐心解答业主问题 B 规范执行岗位责任制 操作规程 员工守则和各项规章制度 承上启下 及时完成 上级下达的各项工作任务 C 检查下属岗位纪律及精神状态 发现不对及时纠正 并严格落实作息时间制度 检 查包括出勤 制服穿戴 仪容仪表 训练 出操及工作态度等 管理工作手册版 号 01 管理处组织架构及工作职责 修改状态 A 第 9 页 共 11页 拟制 审核 批准 D 查看各岗位值班记录 核对前一天未完成工作 做好当天工作安排 E 巡视小区 1 遍 检查消防设施 设备完好 消防通道是否阻塞 检查公共设施是否 完好 发现问题及时处理或上报管理处主任 F 每日对护管宿舍的内务卫生进行检查 发现不合格及时要求改进或进行处理 G 参加下班后突发性事件的处理 H 完成上级交办的其它工作 4 7 4 每周工作每周工作 A 主持护管工作例会 总结本周工作情况 提出存在的问题和预防措施 B 每周夜间查岗不少于 2 次 其中零点过后 1 次 防止安全隐患出现 C 参加周五上午对小区环境卫生组织进行的一次较全面的检查 对检查中发现的有关 小区安全防范设施的问题作好记录 并及时进行整改 D 参加特别情况下值班和节假日轮值班 4 7 5 每月工作每月工作 A 参加管理处例会 汇报上周工作情况 提出本周工作计划及急需处理的事项 B 参加管理处组织的全面检查 负责解决本职范围内的问题 C 负责制定并组织实施全体队员的岗位培训 军事训练及日常考核工作 D 每月 26 日前向管理处主任提交护管队下月度工作计划 E 每月 30 日前向事务管理员提交本队员工考勤 F 每月底将本队各种质量记录汇总交事务管理员存档 4 8门岗门岗 4 8 1 遵守公司各项规章制度 具有 业主的满意就是我们的追求 的理念 敬业 服务 创新的精神 4 8 2 本岗位是小区的主要入口及门面 护管员要保持良好的形象及精神状态 注意仪容 仪表 礼节礼貌 4 8 3 实行 24 小时值班制度 按规定着装 佩戴工牌 武装带和执勤器材 严格交接班 手续 做好详细的值班记录 4 8 4 维护好大门口的交通秩序 引导行人及车辆出入 保障车辆及行人安全 使门前畅 通无阻 并做好值班记录 4 8 5 熟悉小区基本情况 了解各业主的情况 掌握人员流动情况 严防未经许可人员 车辆 物资擅自进入小区 做好出入登记 4 8 6 做好车辆进出登记 引导车主停放车辆 保障车辆及行人安全 使共用道路畅通无 阻 管理工作手册版 号 01 管理处组织架构及工作职责 修改状态 A 第 10 页 共 11页 拟制 审核 批准 4 8 7 按市物价局核定标准 对进入小区的车辆收取临时车位或固定车位停放费用 对多 收费 收费不给票据或收费私自侵吞者 一经发现按 奖惩制度 处理 4 8 8 严格控制违禁品和违反二次装饰装修规则的工具 材料进入小区 4 8 9 服务热情周到 做到文明执勤 有求必应 有问必答 切不可推诿搪塞或答 不知 道 4