办公费用管理规定(第二版第2次修订)

办公费用管理规定 第二版第 2 次修订 1 文件修订履历 版本修订内容修订页次修订日期 办公费用管理规定 第二版第 2 次修订 1 办公费用管理规定办公费用管理规定 一 目的 为规范管理 使各项费用开支合理化 节约化 特制定本规定 二 适用范围 适用于公司各项行政费用 如电话费 办公用品 手机费用等 三 具体规定 一 办公电话费用 1 公司电话实行有偿使用原则 对于配备分机或直拨电话的人员 需承担该电话 费用的 5 电话费用按电信部门实际支出为依据 2 对于没有明确责任人的部门的公用电话 如服务部的服务热线等 部门负责人 以上人员承担该办公电话费用的 5 电话费用按电信部门实际支出为依据 3 供应部 财务部 服务部 办公室等部门的传真机只限用于传真接发 不扣个 人费用 如利用传真机拨打私人电话 一经发现罚款 30 元 二 办公用品费用 1 办公用品统一由办公室购买 保管及发放 2 公司为新入司的科室人员提供笔记本 1 本 签字笔 1 支 3 印制名片 扣除印制人名片费用的 20 月末由办公室提供扣费明细给人事部 由人事部在工资中扣除 4 领用大件 耐用或高价的办公用品和用量较大的办公用品 需部门负责人签字领 用 三 办公用品采购规定 1 办公用品采购分为网购和线下采购 根据 业网络集中采购业务流程 每月 10 号前 对于属于网购的办公用品统一报到西安基地所属的化建业采购基地进行网购 网购办公用品的采购和费用报销必须严格按照网购流程执行 2 不属于网购品种的由办公室自行采购 采购时对于同品牌同规格进行货比三家 原 则上选择采购价格较低的供应商进行采购 每个季度办公室对于供应商的采购价格进 行询价 价格高出市场价格时 办公室组织与供应商重新议价 若网上采购价格较低 时 办公室可自行在网上采购所需办公用品 按照报销流程进行费用报销 报销时发 办公费用管理规定 第二版第 2 次修订 2 票后随附网购订单 入库单 发货清单等信息资料 3 常用办公用品采购前需由办公室行政文员填写 材料采购申请单 注明采购数量 品牌规格 单价等信息 经办公室负责人签字后方可采购 非常用办公用品采购由所 需部门填写 材料采购申请单 经部门负责人 办公室负责人签字后交由行政文员进 行采购 4 办公用品到司后 办公室行政文员首先要根据送货清单核对送货品牌 规格 数量 是否与申请单所需物品一致 若核对无误 方可办理入库手续 填写 入库单 若送 货实物与所需物品不一致 需及时将异常情况反馈给供应商 由供应商按照所需物品 重新送货 属于化建业网购的 及时将异常情况根据网购流程的要求反馈给采购基地 以便及时进行退换货 5 办公用品办理完入库后 及时将实物放置在指定的办公用品区域 6 入库单 和 材料采购申请单 表单使用采购部规定格式 四 办公用品领用规定 1 常用办公用品 a 主要包括种类 中性笔 圆珠笔 笔芯 记号笔 白板笔 胶水 固体胶 修改 液 中财笔记本 回形针 订书针及 A4 纸 彩色打印纸 口取纸 美工刀 铅笔 橡 皮等 b 领用规定 此类办公用品以 常用办公用品领用标准 参见附件 1 为上限 由 各部门内勤或指定人员每月 26 28 日将本月各类用品所需数量交至办公室 并于 1 5 日到办公室按所报数量领取 具体的使用情况由部门自行支配 月底将实际使用 情况 详见附表 1 反馈给办公室 如经核查发现实际使用量与所报数量相差较大 办 公室可根据情况予以适当调整 此类用品原则上不予再领 如果有特殊情况须再领时 须由部门内勤或指定人员 填写 领料单 经部门负责人签字 办公室负责人审核同意后方可再领 且在 月底根据再领情况从个人或部门负责人的工资中扣减 30 的费用 其中扣部门负责人费 用的办公用品是指部门共同使用的办公用品 打印纸及部门专用打印纸除外 如有人数变动或其它情况需更改标准的 须由内勤或指定人员写出书面申请 经 部门负责人签字 并由办公室审核通过后方可按新标准领取 办公费用管理规定 第二版第 2 次修订 3 c A4 纸及彩色打印纸使用规定 纸张使用本着节约的目的 需双面使用 外报资 料或正式签批文件可使用单面纸 日常用纸都需双面使用 禁止浪费纸张的情况出现 对于使用过的废旧纸张 纸箱由各部门统一放置在食堂小卖部隔壁的垃圾房 不 允许随意扔在办公室垃圾桶或卫生间垃圾桶 办公室每月不定期检查各部门废纸处理 情况 一经发现有浪费纸张情况 办公室将统一进行通报处理 2 非常用办公用品 主要包括 计算器 订书机 剪刀 长尾夹 电池 笔筒 文件夹 袋 文件框及 部门使用的色带 碳带 收款收据 流水账本 员工卡套 档案袋 盒 印台 印油 木板夹 A4 印胶套 双面胶 白板擦 复写纸等 a 领用规定 此类办公用品由内勤或指定人员在需要时填写 西安中财领料单 经部门负责人签字后直接到办公室领取 b 个人领用 个人领用的须注明领料人 月底由办公室统计个人的领用情况 并 从当月工资中扣减 10 的费用 c 部门领用 根据公司关于办公用品的内控标准 此类办公用品原则上以 各部 门非常用类办公用品领用限额 详见附件 2 为上限 各部门内勤或指定人员应参照 规定限额进行领取 领取时填写 领料单 及 非常用类领用登记表 见附表 2 以便于财务报账及办公室对于各部门领用情况的统计 d 对于部门领用超出 非常用类办公用品领用限额 规定的部分 月底从部门负 责人工资中扣除 10 其中扣部门负责人费用的办公用品是指部门共同使用的办公用 品 e 对于部门一次性领用非常用类办公用品单项金额超出 50 元 经领用部门负责人 领用部门主管领导签字确认后 确属于部门公共使用 当月可不予以扣款 例如 A4 胶套 档案盒等 办公室在提交财务部的表格中注明领用用途 3 墨盒 硒鼓类 此类耗材因需要循环加墨 每次用完之后内勤或指定人员直接到企管部登记领用 即可 需要填写 领料单 但不扣取任何费用 4 其它 此类办公用品指因特殊事项或项目 一般只领用一到两次 或上述三种情况中未 办公费用管理规定 第二版第 2 次修订 4 涉及的 需内勤或相关负责人提前通知办公室备库 并填写 西安中财领料单 经部 门负责人签字后到办公室领取 五 手机使用费用 1 报销标准 每月实际使用手机费用的 40 由公司承担 60 由个人承担 1 报销人员范围 凡经理助理及以上人员 驾驶员 五金采购员 享受经理助理及以 上工资标准的 均可享受 新入司人员 转正后符合标准的 从转正当月开始享受 新提拔人员 亦从提拔当月开始享受 2 报销方式 委托公司办公室办理托收的 个人承担部分在每月工资中扣除 持通讯 费发票直接报销的 报销凭证为各运营商盖章的正规通信发票 应附费用清单 报销 流程参照 有限公司财务审批程序管理制度 中的条款执行 2 报销标准 每月实际使用手机费用的 40 由公司承担 60 由个人承担 但报销费 用超过 50 元的 按 50 元报销 不足 50 元的 按实际额度报销 1 报销人员范围 供应部内勤 采购部原料采购员 采购部仓库主管 财务部出纳 融资专员等 2 报销方式 持通讯费发票直接报销 3 报销时间 电话费每半年报销一次 报销时间 1 月 7 月 其中 1 月份报销上年 7 12 月话费 7 月报销本年 1 6 月份话费 超出规定报销时间一月未报销的默认为放弃 此次报销 报销之前需到办公室确认人员名单 办公室每半年确认一次话费报销人员 名单 报销名单需总经理签字批准 4 托收要求 由于岗位调整需办理手机托收业务 需由申请人填写 手机托收申请表 附表 3 经部门负责人 办公室负责人 主管领导 总经理审核后方可办理 报销 费用比例按照相关岗位规定进行报销 5 报销要求 只允许报销一个手机号 发票上姓名必须是本人 并以公司通讯录上号 码为准 四 附件 附件 1 常用办公用品领用标准 附件 2 各部门非常用类领用限额 附件 3 各部门总费用控制标准 办公费用管理规定 第二版第 2 次修订 5 五 附表 附表 1 Q XZC 015 001 非常用类领用登记表 附表 2 Q XZC 015 002 常用办公用品领用登记表 附表 3 Q XZC 015 003 手机托收申请表 办公费用管理规定 第二版第 2 次修订 6 附件 1 常用办公用品领用标准常用办公用品领用标准 调整后预算调整后预算 新 新 部门部门办公用品名称办公用品名称单价单价 领用上限领用上限预算 元 预算 元 备备 注注 中性笔 中性笔芯公司领导公司领导 中财本 小计小计 A4 纸 订书针 圆珠笔 圆珠笔芯 固体胶 胶水 中性笔 中性笔芯 中财本 办公室办公室 回形针 小计小计 A4 纸 圆珠笔 中性笔 中性笔芯 固体胶 铅笔 订书针 黄河总部黄河总部 回形针 小计小计 A4 纸 铅笔 中性笔 胶水 固体胶 中性笔芯 圆珠笔 圆珠笔芯 中财本 回形针 大头针 橡皮 财务部财务部 订书针 办公费用管理规定 第二版第 2 次修订 7 小计小计 绿天章打印纸 A4 纸 订书针 固体胶 中性笔 中性笔芯 圆珠笔 圆珠笔芯 标签纸 供应部供应部 白板笔 小计小计 A4 纸 固体胶 胶水 中性笔 中性笔芯 固定台笔 回形针 大头针 人事部人事部 订书针 小计小计 A4 纸 大头针 固体胶 回形针 中性笔 中性笔芯 标签纸 圆珠笔 采购部采购部 白板笔 小计小计 A4 纸 订书针 回形针 固体胶 中性笔 中性笔芯 中财本 白板笔 型材生产部型材生产部 圆珠笔 办公费用管理规定 第二版第 2 次修订 8 圆珠笔芯 美工刀 美工刀片 口取纸 小计小计 A4 纸 中财本 订书针 回形针 固体胶 中性笔 中性笔芯 白板笔 圆珠笔 圆珠笔芯 管材生产部管材生产部 标签纸 小计小计 A4 纸 中财本 订书针 回形针 固体胶 中性笔 中性笔芯 白板笔 圆珠笔 铅笔 橡皮 标签纸 生产综合生产综合 管理部管理部 美工刀片 小计小计 A4 纸 白板笔 订书针 回形针 中财本 中性笔 中性笔芯 圆珠笔 圆珠笔芯 固体胶 设备动力部设备动力部 铅笔 办公费用管理规定 第二版第 2 次修订 9 小计小计 A4 纸 订书针 固体胶 回形针 中性笔 中性笔芯 圆珠笔 圆珠笔芯 标签纸 中财本 胶水 橡皮 铅笔 白板笔 美工刀 质管部质管部 美工刀片 小计小计 A4 纸 中性笔 回形针 中性笔芯 中财本 订书针 铅笔 橡皮 固体胶 企管部企管部 胶水 小计小计 A4 纸 订书针 固体胶 回形针 中性笔 中性笔芯 圆珠笔 铅笔 服务部服务部 橡皮 小计小计 A4 纸 中性笔市场部市场部 中性笔芯 办公费用管理规定 第二版第 2 次修订 10 铅笔 橡皮 胶水 固体胶 回形针 订书针 小计小计 A4 纸 标签纸 铅笔 中性笔 中性笔芯 圆珠笔芯 圆珠笔 中财本 美工刀 刀片 胶水 固体胶 研发部研发部 回形针 订书针 小计小计 A4 纸 中性笔 中性笔芯 圆珠笔芯 圆珠笔 中财本 白板笔 订书针 美工刀 工模部工模部 美工刀片 小计小计 办公费用管理规定 第二版第 2 次修订 11 附件 2 各部门非常用类领用限额 分 配 方 案 部门 控制月份限 额 年领用量 年领用量 年领用量 年领用量 月领用量 3 10 月 月领用量 3 12 月 月领用量 3 12 月 月领用量 3 12 月 月领用量 3 12 月 附件 3 各部门 2016 年总费用控制标准 元 月 内控标准 元 月 部门部门 月均领月均领 用上限用上限 办公费用管理规定 第二版第 2 次修订