会议室管理制度

会议室规范简章会议室规范简章 1 1 目的目的 为了合理管控 规范及维护公司会议资源的使用 特制定该流程作业指 导 2 范围范围 鹤壁天海所有会议资源 3 关键角色及应负责任关键角色及应负责任 序号角色应负责任 001会议室管理员 1 统筹管理公司会议资源 指导并监控各部门会 议资源的使用 2 负责对公司所有会议资源进行统一管理 对会 议资源进行例行化以及非例行检查 并相应做 好记录 对于违规记录进行登记和月度汇总 3 负责日常会议资源协调 设备整理 纠纷调节 等管理工作 002其他情况 1 会议资源钥匙由会议管理员 保卫科 清洁工 各保管一套 2 清洁工负责清扫时间会议室开关门 3 保卫科负责节假日及 17 30 分以后会议需求 的开关门 003 会议资源预定者 文员 助理 1 会议资源预订者 对部门内部会议资源需求协 调 填写会议资源申请 2 对部门内部会议时间进行建议与控制 3 对部门内部进行会议室使用规范宣传与设备操 作指导 4 与部门员工沟通 对不需要的资源及时释放 004会议室使用人 1 会议资源维护者之一 会前会后会议室 6S 整理 会议设备爱护者 2 合理使用会议室 时间管理 设备等 会后 及时关闭投影 电脑等 3 会议资源使用人协助监督者 对会议室前后使 用情况进行监控 005IT 设备管理员 IT 部相关责任人对会议室设备进行全面检查 每 周一次 4 内容描述内容描述 4 1 会议资源申请会议资源申请 4 1 1 根据部门业务需求 通过行政部进行会议资源预定 4 1 2 预定者预定成功后向需求人反馈预定情况 并指导部门员工对会议 设备的正确操作方法 提醒其遵守会议资源使用管理规定 并督促会议 组织者在会议结束后做好会议室 6S 工作 4 1 3 如遇紧急会议或接待需协调会议资源 由部门文员负责资源协调 4 1 4 日常会议资源预定可提前三天填写申请表 适用于内部会议 公司 级会议 接待 电话会议等会议 4 1 5 预定视频会议 请请按需求选择第三会议室 并在会前通知 IT 进 行技术指导 4 1 6 预定电话会议 请按需求选择第二第三会议室 4 1 7 请尽量预定没有门禁限制的第一会议室 第二会议室 4 1 8 会议室优先权 展厅会议室 展厅会议室 优先政府接待及重大接待使用 第三会议室 第三会议室 原则上只用于视频会议 为缓解日常会议和接待所需 会议室 可临时供所有会议使用 但如果有视频会议需要召开 必 须由优先视频会议使用 第四会议室 第四会议室 优先研发项目使用且仅限研发锁定使用 4 2 会议资源使用会议资源使用 4 2 1 会议前 会议前 4 2 1 1 会前 10 分钟到会议室进行确认准备 若会议室没开门则向管理 员申请打开门锁或借用钥匙开门 4 2 1 2 当会议室椅子不够用时 可借用员工椅 但会议结束后务必将椅 子归还至员工椅区相应的位置并摆放整齐 4 2 1 3 会议如需使用较大的设备仪器 请对会议桌面做好保护措施 如 在桌面上放置较厚的胶皮等 轻拿轻放 搬动时不能在桌面上拖拉挪动 避免划伤桌面 4 2 1 4 如会议不能正常召开 请在原计划会议时间前告知文员对会议资 源进行释放 4 2 1 5 当会议资源发生协调时 会议室预定人应该及时反馈管理员对预 定信息进行更改 否则会议室使用时发生的不良记录 将记录原预定人 部门 4 2 2 会议中 会议中 4 2 2 1 使用会议室时 所有与会人员必须自觉遵守会议资源使用管理相 关规定 4 2 2 2 与会人员应保持会议室整洁 不乱丢垃圾 不用在桌椅上乱写乱 画 不用坚硬的物品划花桌面和皮椅 4 2 2 3 与会人员应做好时间管理 在自己所预定的时间内完成会议 不 能占用和延用他人资源时间 4 2 3 会议后 会议后 4 2 3 1 会议结束后 必须关闭投影仪 电脑电源 将遥控摆放好 关闭 会议室照明灯 不带走会议室线材 遥控 白板笔及白板擦等会议室标 配物质 4 2 3 2 将借来的员工椅归还到原来的位置 并摆放整齐 4 2 3 3 会议提前结束 较预定时间提前 30 分钟以上 请及时通知部门 文员对资源信息进行释放 4 34 3 会议室设备配置表 楼层楼层 会议室会议室 名名 称称 投影投影电视电视电脑电脑 VGAVGA 视频链接线视频链接线 电话会议电话会议 二套 二套 视频会议视频会议 一套 一套 一一楼展厅 按需 按需 第一 按需 按需 第二 按需 第三 二楼 第四 按需 按需 4 4 巡查及惩处办法巡查及惩处办法 4 4 1 管理员不定期对会议室使用情况进行巡查 以上所有内容 并对 检查情况根据表 02 会议室检查表 日常使用情况 进行登记记录 4 4 2 会议室清洁人员协助监控 以上所有内容 4 4 3 管理员对会议室物质进行检查 保障基本设备的基本配置 并对检 查情况根据表 01 会议室巡查表 硬件设施 进行登记记录 4 4 4 IT 设备管理员每周对 IT 设备例行巡查一次 并做好相应的记录 4 4 5 所有人员都有权对会议室使用情况进行监督 对因会议资源影响到 会议正常召开的情况均可反馈到管理员邮箱 4 4 6 上述人员反馈的信息经核实属违规行为后 将记当次会议资源预定 人员不良一次 如当天预定多个会议室均未使用且未通知释放 将按会 议室个数记不良次数 4 4 7