企业档案信息资源开发与利用

企业档案信息资源开发与利用 摘要 企业档案工作除收集 整理 保管外 要 把重点放在开发利用上 文章分析影响企业档案信息资源 开发利用的因素 提出了解决办法 使企业档案信息资源 能有效地开发利用 更好地为企业生产经营和经济建设服 务 关键词 企业档案 信息资源 开发利用 一 档案信息资源开发的必要性 档案是人类活动的真实记录 是人们认识和把握客观 规律的重要依据 借助档案信息资源能够更好地了解过去 把握现在 预见未来 国家的大政方针的制定是这样 企 业发展战略的规划也是如此 对于企业来说 开发档案信 息资源 转变档案信息 知识利用服务方式 方法和途径 使之更好地为企业经济建设和精神文明建设服务 已成为 档案部门的重要任务 二 影响企业档案信息资源开发利用的因素 现在企业还没有很好地开发利用其资源 没有将企业 的档案信息资源转化为企业的优势 为企业的经济发展服 务 而是仍然存在着很多问题 改革开放以来 企业档案 馆的馆藏内容 载体均不断增多 由过去的以文书档案为 主 扩大到科技档案 会计档案 声像档案 工程档案等 档案载体也向电子 声像等多门类发展 但是 馆藏档案 利用多限于工作查考 编史修志 学术研究等 在利用服 务中可以看到三种情况 一是受到档案资源的制约 虽然 有利用者 但缺乏所需要的信息 二是由于技术条件的原 因 虽有所需信息 但利用不方便 三是受传统观念的影 响 人们对档案馆的服务性认识不足 虽有档案资源 但 利用者少 档案馆的服务范围 内容 方式 手段未能转 型 使得档案文化的储存与传播功能难以充分发挥 档案 文化在企业文化建设的主体地位得不到体现 三 合理开发和科学利用档案信息资源 一 丰富档案资源 在市场经济条件下 对企业开 发档案信息提出了更高的要求 丰富的馆 室 藏结构及 其内容的高质量是企业档案信息开发与利用的前提 注意 收集 积累企业档案信息 做好立卷归档工作是基础 同时要严把档案进馆的质量关 保证档案的完整性 准确 性 系统性 以便提高被开发信息的可靠性与准确率 立 卷归档工作的完成是变无源之水为有源之水 为使有源之 水能源源不断的造福于企业 我们还要对档案信息进行筛 选和深加工 对内 外部信息都要全面而详细地收集 一 旦获得准确信息 就能使企业走出低谷 二 实现档案管理自动化 档案信息管理自动化 是多媒体计算机 光电扫描仪 光盘机通信网络等高新技 术 将载体为纸张 胶片和磁性记录介质的档案转换成电 子信息 建立起一个能对档案文献和档案目录中图 文 声各种形态的一 二次信息存贮 处理 检输出复制 融 档案保护与信息处理于一体并能实现信息近 远程传递 现代企业要推广计算机的应用是企业档案现代化管理 的主要手段 因为计算机系统的科学化 先进性是手工劳 动所无法比拟的 计算机可以实现档案工作准确无误的分 类归档 存储管理 统计 检索 编目 编卡 保密 缩 微复制等项工作并能够保证工作效率与质量 勿庸质疑 计算机的推广应用能加速档案信息的开发利用 对企业的 发展和社会的进步都起着巨大的推动作用 三 完善管理体制 原有的依靠主管部门对企业档 案工作采取行政手段实现的宏观管理的管理体制已不适应 新形势需要 它是计划经济体制下的产物 随着现代企业 制度的逐步建立 企业成为独立的市场主体 企业的所有 制 形式和产权结构趋于多样化 档案行政管理部门原有 的对国有企业的这套管理方法 思想和体制越来越明显地 与企业追求最大利润的目标和新的运行机制发生碰撞 1 在实现档案资源开发利用价值的诸多重要因素中 人 是第一要素 而人的积极性 创造性的调动和发挥 关键 又在于体制和机制 因此 创新有利于激发档案管理人员 潜能的机制体制尤为重要 2 优化档案行业文化建设 开展档案工作者誓词征集评 选 举办档案论坛 知识竞赛 书法摄影比赛等群众性文 化活动 运用目标激励 信任激励 典型激励 关怀激励 等方式 凝聚档案人的共识 鼓舞档案人的斗志 激励档 案人把更多的精力投入到档案开发与利用中去 发挥自己 的聪明才智 3 实施档案工作目标考核制度 定期对档案专业技术人 员进行专业知识理论考试及年终测评 通过考试 考核 督促他们不断更新知识 提高技术业务素质 适应企业档 案资源开发与利用的新形势 新要求 四 结束语 做好企业档案信息开发利用工作 是对企业档案部门 和人员的基本要求 企业档案部门及其人员要积极创造条 件 大力开发企业档案信息资源 为企业发展服务 提升 档案开发利用效能是企业档案工作发展与进步的重点工作 应当尊崇 科学为本 原则 紧密结合企业发展中长期战 略目标和企业文化建设的具体实际 创新思路 整体规划 认真实践 不断探索和总结 就会