第12章采购管理ppt课件.pptVIP

第13次课采购管理 1 ERP系统结构 教学目标 理解和掌握采购作业计划的概念和特点熟练掌握采购作业流程的特点理解和掌握采购作业控制的内容 引例 个人采购家庭采购企业采购政府采购其他采购 Q A 请举出你的一次 特别 的采购经历 提纲 电子化采购优势 第一节概述 一 采购管理在ERP中层次二 采购管理的意义三 采购管理的概念四 采购管理解决的问题 一 采购管理在ERP中层次 第一节概述 一 采购管理在ERP中层次二 采购管理的意义三 采购管理的概念四 采购管理解决的问题 采购工作主要是适时 适量 适质 适价为生产部门提供生产所需要的原材料 或外加工件 保证生产的正常进行 案例 不同行业中采购金额占总成本的比例 企业如何赢利 技术领先 市场领先 品牌领先 成本领先 采购金额与利润 结论 采购成本降低2 与销售额增长10 对利润的影响是相同的 但是增加销售额则要多付出5倍于降低采购成本的努力 如果采购成本占总销量的比例越高 那么 两者的比例也就越明显 企业采购与消费市场采购 意义 有效的采购管理 有效的采购管理是降低企业经营成本的重要环节 在产品成本主要是由原材料 外购元器件构成的制造企业中 提高物料采购作业计划的准确率 降低物料的采购成本是采购管理的主要目标 如果物料采购数量过多或者到货时间过于提前 就会造成流动资金积压 物料闲置产生的丢失和变质 大量挤占有限的库房位置以及加大采购管理人员和库存管理人员的工作负荷等 如果物料采购数量过少或者到货时间延期 又会影响到正常的生产经营活动的进行 严重时造成生产停滞 会给企业带来不可估量的损失 在正确的时间 正确的地点 到达正确数量的正确物料是采购管理追求的目标 第一节概述 一 采购管理在ERP中层次二 采购管理的意义三 采购管理的概念四 采购管理解决的问题 三 采购管理的概念 二 采购管理概念 是对采购业务 从采购订单产生到货物收到的全过程进行组织 实施与控制 采购管理与采购的区别采购管理是对整个企业采购活动的计划 组织 指挥 协调和控制活动 是管理活动 采购只是指具体的采购业务活动 是作业活动 一 采购的含义 采购就是购买生产和生活所需的物资 其过程包括提出采购需求 选定供应商 谈妥价格 确定交货及相关条件 签订合同并按要求收货付款的过程 包括从采购订单产生到货物收到的全过程 第一节概述 一 采购管理在ERP中层次二 采购管理的意义三 采购管理的概念四 采购管理解决的问题 四 采购管理解决的问题 1 采购哪些物料 2 采购量 质量 价格 影响报价的特殊因素 3 物料到货期 从供应商到工厂的距离 4 采购资金 5 供应商 6 检验方式 7 付款方式 8 退货索赔方式 9 违约处理 10 经济纠纷的仲裁方式 在ERP系统的推广和应用中 采购部门是见效最快的部门之一 提纲 电子化采购优势 第二节采购业务流程分析 一 采购管理模块简介二 采购业务流程分析三 采购子系统与其他业务子系统的关系四 采购作业控制 企业生产场景 一 采购管理模块简介 1 接受采购管理部门制订年度或月份采购计划 制订供应商评估等业务规则 2 对所接受的采购申请 依据设定规则确定是立即采购或是累积批量采购 3 对已生成的订单 依据设定规则决定是立即发给供应商 或者是留待采购管理部门再次审核修改 4 所有订单 依据预设的发送途径向供应商发出 5 自动接受供应商或承运商提交的产品运输信息和到货信息 6 订购产品入库或服务完成后 系统自动邮件通知或采购管理部门电话通知申请者申请已执行完毕 7 订购物资入库或服务完成后 系统自动生成凭证向财务管理部门提交有关单据 8 依据设定规则 系统在发出订单时或者产品验收入库后 自动向供应商付款 或者采购管理部门依据有关收货单据人工通知财务部门对供应商付款 二 采购管理业务流程分析 通常的采购流程有以下7个步骤组成 1 采购申请 2 选择供应商 3 价格谈判 4 签发采购订单 5 跟踪订单 6 接受货物 7 确认供应商的支付发票 二 采购业务流程分析之一 通常的采购流程有以下7个步骤组成 1 采购申请 2 选择供应商 3 价格谈判 4 签发采购订单 5 跟踪订单 6 接受货物 7 确认供应商的支付发票 1 采购申请模块 采购申请这一模块主要应实现以下一些功能 1 接受生产部门和关键原材料供应部门提交的采购申请 2 接受企业ERP系统自动提交的原材料采购申请 3 接受管理人员 后勤服务人员提出的采购低值易耗品 电脑软硬件或服务方面的申请等 采购审批模块 采购审批模块应主要完成以下功能 1 系统能根据预设的审批规则自动审核并批准所接收到的各种申请 2 对接收到的采购低值易耗品的申请 直接向仓库管理系统检查库存 如库存已有 立即通知申请者领用 如库存没有 用E mail通知申请者 申请已批准 正在采购中 3 对于被自动审批未获通过的申请 立即通知或邮件通知申请者 申请由于何种原因未获批准 请修改申请或重新申请 4 通过自动审批无法确定是否批准或否决的申请 邮件通知申请者的主管领导 由领导登录采购系统 审批申请 5 对于已通过的采购申请 邮件通知申请者 并提交给采购管理模块 生成采购作业计划 采购作业计划的主要属性包括采购物料编码 名称 采购批次 采购数量 技术性能要求 采购作业开始日期 物料到货日期 审批人和审批日期等 采购作业计划应该遵循近期详细且确认 远期粗略且未确认的特点 对于没有包括在BOM结构中的生产辅料 办公用品 劳动保护用品等物料 由需求部门或者库管部门提出采购申请 经有关人员审核后才能进行采购 请购单则是这种采购申请的表现形式 二 采购业务流程分析之二 通常的采购流程有以下7个步骤组成 1 采购申请 2 选择供应商 3 价格谈判 4 签发采购订单 5 跟踪订单 6 接受货物 7 确认供应商的支付发票 一 供应商选择的步骤 1 成立供应商评估和选择小组供应商的选择涉及到企业的生产 技术 计划 财务 物流 市场部门等 对于技术要求高 重要的采购项目来说特别需要设立跨职能部门的供应商选择工作小组 供应商选择小组应由各部门有关人员组成 包括研究与开发部 技术支持部 采购部 物流管理部 市场部 计划部等 一 供应商选择的步骤 2 确定全部的供应商名单通过供应商信息数据库 以及采购人员 销售人员或行业杂志 网站等媒介渠道了解市场上能提所需物品的供应商 3 列出评估指标并确定权重确定代表供应商服务水平的有关因素 据此提出评估指标 评估指标和权重对于不同行业和产品的供应商是不尽相同的 目前的物料处理系统可分为机械化 半自动 全自动系统 一 供应商选择的一般步骤 4 逐项评估每个供应商的履行能力技术部门进行技术考察 对企业的设备 技术人员进行分析 考虑将来质量是否能够保证 以及是否能够跟上企业所需技术的发展 满足企业变动的要求 生产部门考查生产制造系统 了解人员素质 设备配置水平 生产能力 生产稳定性等 财务部门进行财务考核 了解供应商的历史背景和发展前景 审计供应商并购 被收购的可能 了解供应商经营状况 信用状况 分析价格是否合理 以及能否获得优先权 5 综合评分并确定供应商综合多方面的重要因素给每个供应商打出综合评分 选择合格的供应商 二 供应商选择的评估要素 对供应商作评估的最基本指标应该包括以下几项 1 技术水平 2 产品质量 3 供应能力 4 价格 5 地理位置 6 可靠性 信誉 7 售后服务 8 提前期 9 交货准确率 10 快速响应能力 二 供应商选择的评估要素 1 技术水平是指供应商提供商品的技术参数是否能达到要求 供应商具有一支技术队伍和能力去制造或供应所需的产品吗 供应商有产品开发和改进项目吗 供应商能够帮助改进产品吗 2 产品质量供应商的产品必须能够持续稳定地达到产品说明书的要求 供应商必须有一个良好的质量控制体系 对供应商提供的产品除了在工厂内作质量检验以外 还要考察实际使用效果 即检查在实际环境中使用的质量情况 降落伞故事 二 供应商选择的评估要素 3 供应能力即供应商的生产能力 企业需要确准供应商是否具备相当的生产规模与发展潜力 这意味着供应商的制造设备必须能够在数量上达到一定的规模 能够保证供应所需数量的产品 4 价格价格是考虑了供应商按照所需的时间 所需数量 质量和服务后确定的 供应商还应有能力向购买方提供改进产品成本的方案 二 供应商选择的评估要素 5 地理位置购买方期望供应商离自己近一些 或至少要求供应商在当地建立库存 地理位置近送货时间就短 紧急缺货时 可以快速送到 6 可靠性 信誉 应该选择一家有较高声誉 经营稳定 财务状况良好的供应商 双方应该相互信任 讲究信誉 并能把这种关系保持下去 7 售后服务如果需要供应商提供可替代元器件 或者需要能够提供某些技术支持 好的供应商应该能够提供这些服务 自动决定其他合适的标准 以 衡量 供应商总评分 价格 质量 交货 其他 其他 其他 其他 准时交货 质量可靠性 发货通知 技术 收货检验 车间投诉 质量审核 价格水平 价格行为 服务 供应商评估 三 评估与选择方法 供应商评估与选择是一个多对象多因素 指标 的综合评价问题 此类问题决策的几种数学模型的基本思路 先对各个评估指标确定权重 然后对每个评估指标打分 再对所得分数乘以该指标的权重 进行综合处理后得到一个总分 最后根据每个供应商的总得分进行排序 比较和选择 评估举例1 B需求方按如下分数分配比例来评价本地的各供应商 产品质量占40分 价格占35分 合同完成率占25分 根据上期统计资料 如下表 从中选择出最合适的供应商 根据上表数据 按以下计算可得出各供应商的综合分数如下 甲 1920 2000 40 86 89 35 0 98 25 96 7乙 2200 2400 40 86 86 35 0 92 25 94 7丙 480 600 40 86 93 35 0 95 25 88 1丁 900 1000 40 86 90 35 1 25 94 4得分最高者是甲 因此甲供应商是最终选定的合适供应商 四 供应商管理 供应商管理主要采取分类管理模式 不同类型的供应商采取不同的管理模式 但是 分类管理模式的关键在于如何确定分类方式 例如根据供应商的信誉和质量来分类 根据供应商所供物料的市场特性来分类以及根据企业与供应商之间的紧密关系来分类等等 垄断物料市场供应商 垄断物料市场供应商是指那些完全垄断或几乎垄断市场上某种物料供应的供应商 例如 中国电力 电信 铁路 特殊钢材和微软Office系统等供应商都是特殊供应商 企业往往没有能力和办法去选择其他供应商 或者说 企业选择其他供应商的成本高昂 在计划经济体制下和不完全的市场经济体制下 在市场上的物料供应不充分等环境下 这种类型供应商的存在往往是不可避免的 对于这些特殊的供应商 企业应该采取密切供需关系的管理方式 有显著差异物料供应商 有显著差异物料供应商是指这些供应商之间 不同的供应商供应的物料具有质量上的差异 价格上的差异 服务上的差异 品牌上的差异和技术性能上的差异等 并且这些物料构成了企业产品的主要成本 或者说 与企业产品的质量和性能密切相关 例如 对于自行车制造企业来说 自行车制造厂需要的管材 丝材 轴承和轮胎等物料供应商就属于典型的有显著差异物料供应商 无论是从数量上 还是从管理投入方面 这些供应商都是企业供应商管理的重点 因此 可以把这些供应商分为A B和C类供应商 不同类别的供应商具有不同的供货优先级 无显著差异物料供应商 无显著差异物料供应商是指这些供应满足下列条件的物料供应商 这些物料不是企业主要产品的构成部分 这些物料与企业产品的质量和性能关系不大 这些物料的价值相对来说比较低 对于这些物料的管理应该尽可能地采用简化的管理方式 这些物料往往包括生产用辅助物料 办公用品和劳动保护用品等 一般情况下 在无显著差异物料供应商的管理中 可以采取标准化采购管理方式和定额采购管理方式 选择供应商时还应注意的问题 1 自制与 外包 采购 2 单一供应商与多家供应商3 国内采购与国际采购4 直接采购与间接采购 案例 西尔斯表扬供应商西尔斯每年都要表扬150名最好的供应商 是他们坚持不懈地支持了西尔斯的成功 那些自高自大的供应商不会出现在我们前进中的伙伴名单中 西尔斯持续获得成功 满意的消费者一次又一次地回头购买我们独特的产品和服务 为了赞扬供应商们对西尔斯整体顾客满意承诺的突出贡献 西尔斯授予优秀供应商 前进的伙伴 的荣誉 这些入选者从10000多家供应商中选出 他们在产品创新 质量和服务方面处于领先地位 他们帮助西尔斯将其自有品牌带给了全国范围内数以百万计的西尔斯顾客 对这个非凡的群体 我们怀着十分特别和感激的心情向他们道一声 谢谢 二 采购业务流程分析之三 通常的采购流程有以下7个步骤组成 1 采购申请 2 选择供应商 3 价格谈判 4 签发采购订单 5 跟踪订单 6 接受货物 7 确认供应商的支付发票 询价和洽谈 当采购作业计划生成之后 采购人员应该按照作业计划的要求 依照供应商供货推荐目录 根据供货商的资历和供货档案 选择和联系供应商 并且针对采购作业计划中物料的具体要求洽谈物料的价格 质量 技术性能要求和供货日期等 一般情况下 这种询价和洽谈的过程比较复杂 可以通过询价单和报价单的方式完成 询价单是企业向初步选中的供应商发出的请求其提供报价的单据 这种单据详细列出了需要采购的物料名称 数量 技术性能要求和到货日期等信息 报价单是供应商在接到询价单后提供的物料供应价格 技术性能特点等信息 价格谈判价格一直是采购中的敏感问题 价格谈判成为采购员的一项重要任务 谈判也发展成一项技能 从长远角度看 需要指出 1 价格由市场供需矛盾决定 任何一方都不可能随意要价 2 采购不仅仅是单一的价格问题 还有质量问题 交货时间与批量问题 包装与运输方式 售后服务问题等 需要综合权衡利弊 绝不能在价格上占点小便宜 而在其他方面损失很大 二 采购业务流程分析之四 通常的采购流程有以下7个步骤组成 1 采购申请 2 选择供应商 3 价格谈判 4 签发采购订单 5 跟踪订单 6 接受货物 7 确认供应商的支付发票 4 生成和下达采购订单 按照采购订单的生成 下达 执行和完成的过程 可以把采购订单划分为多个不同的状态 常用的采购订单的状态是 生成 生成确认 下达 下达确认 取消 完成 超量完成和欠量完成等 签发采购订单采购订单相当于合同文本 具有法律效力 签发采购订单必须十分仔细 对于采购的每项物品的规格 数量 价格 质量标准 交货时间与地点 包装标准 运输方式 检验形式 索赔条件与标准等都应该一一审定 二 采购业务流程分析之五 通常的采购流程有以下7个步骤组成 1 采购申请 2 选择供应商 3 价格谈判 4 签发采购订单 5 跟踪订单 6 接受货物 7 确认供应商的支付发票 5 订单跟踪和到货验收 订单跟踪是指通过ERP系统可以随时查看已下达的采购订单到达的位置和被供应商处理的状态 订单跟踪的主要目的是确认供应商接收到订单 了解采购订单是否能被按时处理和传递采购订单的变化信息 到货验收是指所采购的物料到达物料送交地点时采取的验收作业和对验收结果的处理措施 物料到达以后 应该通知有关人员进行物料到货登记 开始物料验收 不同的物料可以采取不同的物料验收方式 二 采购业务流程分析之六 通常的采购流程有以下7个步骤组成 1 采购申请 2 选择供应商 3 价格谈判 4 签发采购订单 5 跟踪订单 6 接受货物 7 确认供应商的支付发票 6 接受货物验收是按订单上的条款进行的 应该逐条进行 仔细查对 除此以外 还要查对货损情况 如货损超标 要查明原因 分清责任 为提出索赔提供证据 货物验收完毕才能签字认可 7 确认供应商的支付发票 支付以前必须查对支付发票与验收的货物清单是否一致 确认没有差错以后才能签字付款 一般说来 企业按照上述的采购步骤不会发生大的失误 当然 要提高采购水平与质量 使企业在采购环节发掘更大的利润源泉 还有许多事情要做 其中 供应商管理是最令人感兴趣的一项工作 6 确认供应商的支付发票 采用ERP供应商管理的功能 利用ERP系统的供应商管理可实现以下功能 通过标准的评分体系 减少主观印象的影响 客观反映各供应商的能力 保证采购目标的精确达成 采购经理可根据不同的采购需求平衡评分标准 如价格 质量 交货 服务等 为弹性选择货源提供基础 采购经理可以决定何时以更详细的基础评估 何时进行简单的处理以节省时间和费用 对供应商进行综合分析 并以此为基础确定固定货源 在某一时段优先的供应商 和有效货源 在某一时点优先的供应商 通过对供应商的跟踪 分析 加强供应链管理 达到质量 时效 成本的最优化 采用ERP的供应商管理的效益 优化采购流程和供应链管理 节省采购时间和成本 支持最通用的收货 发货和存货调配业务流程 并能帮助管理特殊存货 提高发票校验效率 集成采购管理业务流程 自动预警报告采购管理中的异常现象 第二节采购业务流程分析 一 采购管理模块简介二 采购业务流程分析三 采购子系统与其他业务子系统的关系 采购子系统与其他业务子系统的关系 四 采购作业控制 采购作业控制是指通过设置与采购作业相关的参数 将采购物料的数量和质量控制在预定范围内的风险防范措施 常用的采购作业控制措施包括预算控制措施 物料选用目录控制措施 采购订单控制措施 质量控制措施和财务付款控制措施等 4 1预算控制措施 预算控制措施是指通过制定采购预算防止实际采购金额超过预算金额的控制方式 预算控制也是企业管理人员审核采购订单时判定该计划是否合理的一个重要依据 在ERP系统中 有两种常用的采购预算控制方式 根据总账科目控制采购预算 根据部门 业务类型和采购物料类型控制采购预算 4 2物料选用目录控制措施 物料选用目录控制措施是指某些物料的采购必须从批准的物料选用目录中选择 不能随意选择目录之外的物料 物料选用目录的确定过程是 设计 工艺 采购 质量和标准化等职能部门和技术人员 基于国家标准 行业标准 国际标准 地方标准和企业标准等要求 根据供应商的供货历史状况 按照规定的程序确定 4 3采购订单控制措施 采购订单控制措施主要控制采购到货的物料数量 采购价格以及到货日期应该满足采购订单中的要求 实际中的数据和采购订单上的数据之差应该在事先规定好的误差范围内 4 4质量控制措施 质量控制措施是确保采购物料满足设计和工艺提出的技术性能指标要求的措施 如果物料的技术性能指标达到或超过了设计和工艺提出的技术性能指标基准 就认为该物料达到了质量要求 质量控制措施主要表现在下面几个方面 在供应商的选择方面 确保只有那些提供合格物料的供应商才可以作为选择的对象 把好供应商的选择关 在物料到货时 加强物料的验收管理 不合格的物料不允许入库 做好供应商的评价 对供应商的每一次供货交易都进行评价 根据供应商的动态评价结果确定供应商的保留和删除 4 5财务付款控制措施 财务付款控制措施是指在采购付款时设置付款条件 只有满足指定的付款条件才可以付款 在ERP系统中 既可以控制对某个供应商的所有付款 也可以控制该供应商的某一笔付款 通过在采购订单中增加付款条件限制 可以实现在付款时提供付款警告 确保只有满足付款条件才可以付款 4 6采购预警 为了灵活起见 当采购作业过程中发生与控制内容冲突的事件时 系统应该自动报警 或者提供警告信息 或者锁定当前的状态 系统报警后 只有具有特定权限的人员才可以解除这种报警状态 系统报警状态解除之后 才可以执行正常的操作 这种在采购管理中操作 报警 报警解除和操作的过程就是采购作业控制的过程 提纲 电子化采购优势 自学 第三节 第三节电子商务采购的优越性 显著降低采购成本有效提高采购效率优化采购管理保证采购质量增加交易的透明度加强供求双方之间的业务联系适应电子商务发展大潮 1显著降低采购成本 据美国全国采购管理协会称 使用电子化采购系统可以节省大量成本 采用传统方式每生成一份订单所需要的平均费用为150美元 使用电子化采购可以将这一费用降低到30美元 早在数年前 IBM公司就已开始了由传统采购方式向电子化采购方式的转变 电子化采购使IBM的运营成本不断降低 自1995年以来 平均每年节约采购成本约20亿美元 我国成熟企业率先实施管理创新 如海尔 TCL在今年都成立了物流中心 投巨资上网 预计通过网上采购可以降低采购成本15 2有效提高采购效率 电子化采购使得以前漫长而艰难的信息收集 认证 商务谈判 资金结算等工作流程大大简化 采购人员可在很短的时间内得到比