对电算化会计信息系统内部控制的探析

1 对电算化会计信息系统内部控制的一些探析对电算化会计信息系统内部控制的一些探析 孙孙明明 1976 2 男男 上海上海 水利部太湖流域管理局水利部太湖流域管理局 本科本科 会会计师计师 从事行政事从事行政事业单业单位位财务财务 上海上海纪纪念路念路 480 号号 406 室室 TEL Email smnj8888 摘要 文章论述了电算化会计信息系统对内部控制的影响 探析了电算 化会计信息系统内部控制存在的问题 并在此基础上提出完善电算化会计信息 系统内部控制的有关对策 关键词 会计 电算化 内部控制 随着会计电算化工作的普及和深入 有关计算机系统的作 弊经济案件时有发生 这迫切要求建立和加强会计电算化下的内 部控制体系 以适应电算化会计信息系统的特点 探析计算机应 用对会计内部控制的影响 对建立健全电算化会计的内部控制制 度和措施有重要意义 电算化会计信息系统对内部控制的影响 1 内部控制的重点发生变化 实现会计电算化后 会计数据一般都集中由计算机数据处理 部门进行处理 而财务部门人员往往只负责原始数据的收集 审 核 并对计算机输出的各种会计报表进行分析 2 控制的实现方式变化 2 手工会计系统的内部控制是以人工控制实现 电算化会计系 统的内部控制则具有人工控制与程序控制相结合的特点 电算化 系统许多应用程序中包含了内部控制功能 3 交易授权执行与手工会计系统存在差异 授权批准控制是一种常见的 基础的内部控制 在手工会计 系统中 对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权 限人员的签章 但在电算化会计信息系统中 业务人员可利用特 殊的授权文件或口令 获得某种权利或运行特定程序进行业务处 理 由此引起失控而造成损失的案例数不胜数 4 交易处理痕迹变化 手工会计系统中严格的凭证制度 保留了交易处理的痕迹 但在电算化会计系统中它的控制功能弱化 部分交易几乎没有痕 迹给控制带来一定的难度 5 控制的范围扩大 传统的内部控制主要针对交易处理 而电算化会计系统下 由于系统建立和运行的复杂性 内部控制的范围相应扩大 包含 了传统手工会计系统没有的内容 如系统权限的控制 修改程序 的控制等 二 电算化会计信息系统内部控制存在的问题 1 数据处理的集中性削减了传统的内部控制制度 在会计电算化信息系统中 所有的数据处理都是由会计软件 在计算机中自动处理 任何会计人员甚至外部人员都可在计算机 3 上浏览会计信息 甚至可以修改 破坏会计信息资料和系统数据 这就给数据的安全带来了一定的威胁 虽然每个操作员都设置了 权限和口令 并且各自的口令都应保密 但是有的单位对操作员 的权限管理比较松懈 一个操作员可以以不同的身份进入系统并 进行不同的操作 使岗位责任制名存实亡 在电算化会计信息系 统中 原来的人与人之间的联系 部分的转变为人与计算机的联 系 通过计算机使犯罪更加隐蔽 后果更严重 2 会计电算化系统的安全和保密性差 财务资料是单位的绝对秘密文件 在很大程度上关系单位 的发展和存亡 在会计电算化系统中 所有的会计数据和程序文 件都保存在计算机中 会计工作的正常运行也完全依赖于计算机 系统的稳定和安全 一旦出现病毒发作 错误操作 水火灾 盗窃 等意外事故 就会造成数据丢失 甚至系统瘫痪 后果不堪设想 3 会计档案的管理没有落实到位 实行电算化后的会计档案除包括凭证 账簿 报表外 还包 括软盘 光盘等存储介质 目前大多单位对磁性存储介质的管理 还不重视 认为会计档案主要是凭证 账表等直观的资料 完善电算化会计信息系统内部控制 内部控制制度是一个单位的内部各个子系统为了保护财产 的安全完整 保证会计及其他数据正确可靠 利用系统内部分工 而产生相互联系的关系 形成的具有控制职能的方法 措施 程 序的一种管理制度 建立和健全会计电算化内部控制应坚持明确 4 分工 相互独立 相互制约的安全管理原则 建立系统的人工与 机器相结合的控制机制 使会计电算化运行的每一个过程都处于 严密控制之中 电算化会计信息系统的内部控制一般包括一般控制和应用 控制 它们均是计算机应用于会计信息系统所产生的特殊控制 用来预防 发现和纠正系统中所发生的错误 舞弊和故障 使系 统能正常运行 1 一般控制对策 一般控制又称普通控制 主要内容有 在会计电算化信息系 统中 通过划分不同的职能部门实施内部控制 通过限制会计电 算化信息系统有关人员业务处理的权限 实施内部控制 建立岗 位责任制 各工作岗位的职责范围应明确规定不相容职务相分离 2 应用控制对策 应用控制又称运行控制 是为了使会计电算化信息系统能适 应电算化环境下会计处理的特殊要求而建立的各种能防止 检测 及更正错误和处置舞弊行为的控制制度和措施 是为保证会计系 统运行安全 可靠的内部控制制度和措施 其目的是确保会计数 据的安全 完整和有效 主要内容包括输入控制 处理控制和输 出控制三方面 输入控制主要对输入数据的真实性 准确性进行 控制 如平衡校验 总数校验等 处理控制主要对业务处理程序 方法进行控制 如输入计算机中记账凭证未经审核不得记账等 5 3 其它对策 内部控制的质量可能会在很多方面受到不利影响 包括缺乏 遵从性等 为了确保会计信息系统的内部控制被切实执行并能够 随时适应新情况 内部控制必须被监督 在完善电算化会计信系统内部控制的过程中 我们还应注意 多方面的问题 应在各部门配合下由财会部门具体负责电算化会 计信息系统内部控制制度的制定 要遵守 企业会计准则 会计 电算化工作规范 等国家的有关规章制度 应结合单位并考