公文写作格式及行文规范.ppt

公文格式 重点与难点 公文格式的含义公文的发文字号公文的标题公文的正文 为了使国家行政机关的公文处理工作不断适应改革开放的新形势 由国务院办公厅秘书局和国家质量技术监督局所属中国标准研究中心修订完成的国家标准 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 已由国家质量技术监督局于1999年12月27日正式发布 并已于2000年1月1日起实施 2000年8月24日 国务院发布了 国家行政机关公文处理办法 并规定从2001年1月l日起施行 第一节公文格式概述 一 公文格式的含义公文的格式 主要是指公文构成要素的书面表现形式 即文面格式 格式与结构同中有异 公文格式在文面上的排列有严格规定 因此 公文格式具有很强的规范性 这些规范性主要包括对文面的规格尺寸 文面的区域划分 公文的各构成要素的排列次序与编排式样 文字符号的形体及尺寸等等 在公文撰写和印制过程中 公文格式的各个组成部分的标注编排均需遵循一定的规范性要求 二 公文格式的内容中华人民共和国国家标准 国家行政机关公文格式 GB T9704 1999 将组成公文的各个要素划分为眉首 主体 版记三个部分 在三个部分中 共含有公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人 标题 主送机关 正文 附件 成文时间 公文生效标识 附注 主题词 抄送机关 印发机关和印发时间等项目 第二节公文的眉首 公文的眉首部分又称文头部分 主要标识公文份数序号 秘密等级和保密期限 紧急程度 发文机关标识 发文字号 签发人等要素 从文面来看 公文首页上的红线叫作 反线 一般又称 间隔线 反线以上部分的内容 就是眉首部分 一 公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 如果需要标识公文份数序号 就用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行 编制份数序号用阿拉伯数码 对编几位未作硬性规定 一般来说 应根据公文的份数来决定编几位 但是至少应该不少于两位 即 1 编为 01 如果单编 1 会使人不知其意 以为是误印上去的 二 秘密等级和保密期限 一 秘密等级按照有无保密要求的不同 可将公文分为无保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件两类 涉及国家秘密的公文应当按照国家秘密及其密级具体范围的规定分别标明 绝密 机密 和 秘密 绝密 是最重要的国家秘密 泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害 机密 是重要的国家秘密 泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害 秘密 是一般的国家秘密 泄露会使国家的安全和利益遭受损害 标识秘密等级时 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第1行 两字之间空1字 二 保密期限保密期限是对公文密级的时效加以规定的说明 如果公文制发机关能够知道保密期限 可按照国家保密局的要求在密级程度后标注保密期限 在秘密等级和保密期限间用 隔开 具体标识方法 例如 绝密 3个月 意味着该公文属于绝密等级 保密的期限为3个月 过期即可解密 三 紧急程度紧急程度是对公文送达时限的要求 公文按照紧急程度的不同 可分为紧急公文和普通公文 紧急文件又可分为 特急 和 急件 两种 紧急程度的标识位置居于版心右上角顶格第l行 如果需要同时标识秘密等级与紧急程度 秘密等级顶格标识在版心右上角第1行 紧急程度顶格标识在版心右上角第2行 凡电报都应按规定在指定的位置 分别标明 特提 特急 加急 平急 四种紧急程度 四 发文机关标识发文机关标识除明电外 用红色标识 即人们通常所称的 红头 又称公文版头 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称和 文件 二字组成 例如 省地方税务局文件联合行文时 主办机关名称排列在前 文件 二字置于发文机关名称右侧 上下居中排布 五 发文字号发文字号简称文号 又称公文编号 是发文机关同一年度公文排列的顺序号 由发文机关代字 年份 发文序号组成 如 府发 2006 12号 府发 指发文机关代字 2006 指年份 12号 指发文序号 机关代字一般可由两个层次组成 第一个层次是发文机关代字 第二个层次是发文机关主办文件的部门的代字 地税人发 2006 28号联合行文 只标明主办机关发文字号 国家发展改革委财政部海关总署国家税务总局公告发展改革委 2005 64号 六 签发人上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空l字 签发人用3号仿宋体字 签发人后标全角冒号 冒号后用3号楷体字标识签发人姓名 如果联合上报的公文有多个签发人 主办单位签发人姓名置于第1行 其他签发人从第2行起在与主办单位签发人姓名对齐处按发文机关顺序依次顺排 同时 使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行 并下移红色反线 使红色反线与发文字号继续保持为4mm 第三节公文的主体 公文的主体部分又称行文部分 主要标识公文标题 主送机关 正文 附件 成文日期 发文机关印章 附注等要素 从文面来看 主体部分在反线以下 主题词 不含主题词 以上 一 公文标题完整的公文标题一般由制发公文机关名称 事由和公文种类组成 它们又称为公文标题的三要素 另外 通过介词结构 关于 的 将制发公文机关名称 事由和公文种类这三要素连接起来成为一个句子 例如 国务院办公厅关于成立国家信息化工作领导小组的通知 公文标题有以下四种形式 一 制发公文机关名称 事由和公文种类三个要素全部具备的公文标题 例如 市地方税务局关于开展印花税纳税检查的通知 二 事由和公文种类两个要素构成的公文标题 版头本身就有发文机关标识 可以省略发文机关 例如 2005年全国出口退税工作会议纪要 三 由制发公文机关名称和公文种类两个要素构成的公文标题 公告性 权威性公文 可以省略事由 例如 中华人民共和国财政部公告 四 只标明文种的公文标题 主要是公告性的公文 泛行文 例如 公告 公文标题中除了法规 规章或转发的规范化文件标题名称加书名号之外 一般不使用标点符号 例如 国家税务总局关于印发 钻石交易增值税征收管理办法 的通知 转发上级机关的公文 不能引用上级机关公文的发文字号代替标题内容 如其标题过长 可以根据主要事由自拟标题 例如 国家税务总局关于转发 国家发展改革委关于降低增值税防伪税控系统专用产品价格的通知 的通知 联合发文 发文机关比较多 应该遵行主办机关排列在前的基本规定 此时 公文标题排列要讲究形式美 全国税务机关公文处理实施办法 规定 上报的公文和联合行文 一般不标明发文机关 例如 关于血液制品增值税政策的请示 二 主送机关主送机关指公文主要受理机关 是负有公文处理责任的受文机关 公文一般应当标明主送机关 书写时在标题下面空l行 左侧顶格 使用主送机关全称或规范化简称 同类型机关的统称 某些不具特指性 而具有广泛的公告性 知照性公文 如 公告 通告 也可不写主送机关 全国税务机关公文处理实施办法 规定 在主送和抄送中 税务机关的名称应当使用 国家税务局 地方税务局 不得使用简称 三 正文公文正文标识在主送机关名称下一行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 在一份比较复杂的公文中 正文一般包括开头 主体 结尾三个部分 一 开头公文正文的开头方式有许多种 常见的有 目的式 用表示目的的介词 为 为了 等领起下文 根据式 用介词 根据 遵照 按照 依照 等领起下文 缘由式 缘由式也叫原因式 即通过情况的介绍 问题的提出或意义的明确 使受文者了解行文的缘由 从而引起受文者对公文内容的重视 二 主体公文正文的主体部分是公文的核心 公文的主要事项或基本内容都是在这一部分中被表述的 如果需要引用公文 一般应先引标题 后引发文字号 例如 你局 关于股权转让取得违约金收入如何征收个人所得税问题的请示 川地税发 2006 48号 收悉 经研究 批复如下 公文的主体部分写作要求是 内容充实 中心突出 表意明确 条理清楚 三 结尾公文正文结尾的写法不尽相同 一般都要用该文种的习惯性结束语作结尾 例如 国家税务总局关于国家税务局代地方税务局征收城市维护建设税和教育费附加票据使用问题的通知 国税发 2005 18号文件中的有关规定与本通知不符的 以本通知为准 特此通知 二 六年八月二十九日 以下几种结尾方式用得比较多 归结式今年初召开的市十二届三次人代会上 韩正市长代表市政府明确提出 要拓宽政府信息公开的范围 加快建立监督 评议制度 完善便民利民的公开渠道 进一步完善政府部门新闻发言人制度 继续推动政府信息公开全面规范 健康有序地开展 这项工作也是贯彻落实国务院发布的 全面推进依法行政实施纲要 的重要抓手 各部门 各单位要按照韩正市长的要求和市政府信息公开联席会议制订的 2005年上海市政府信息公开工作要点 进一步坚定信心 提高认识 完善制度 使本市政府信息公开工作深入推进 取得更大成效 说明式上述以清包工形式提供的装饰劳务是指 工程所需的主要原材料和设备由客户自行采购 纳税人只向客户收取人工费 管理费及辅助材料费等费用的装饰劳务 申明式资源综合利用是我国经济和社会发展中一项长远的战略方针 也是一项重大的技术经济政策 对提高资源利用效率 发展循环经济 建设节约型社会具有十分重要的意义 各地要加强对资源综合利用认定工作的管理 落实好国家对资源综合利用的鼓励和扶持政策 促进资源综合利用事业健康发展 在执行中有何意见和建议 请及时报告我们 祈请式经研究决定 自2006年9月1日起 将你省煤炭资源税适用税额标准统一提高至每吨2 5元 请遵照执行 期望式本次升级过程中 如有问题 请及时向总局 信息中心 反映 四 附件附件是附在主件之后 对公文内容起说明和补充作用的文字材料 主要包括随文转发 报送的文件 随文颁发的规章 制度 以及文件中的报表 统计数字 人员名单等等 公文如有附件 标识在正文下一行左空2字 后用冒号 再标附件名称 例如 附件 消费税纳税申报表公文附件如有序号 用阿拉伯数码 名称后不用标点符号 例如 附件 1 出口合同备案受理回执2 出口合同备案审核结果回执3 出口合同备案申报审核系统升级设计方案 五 成文日期公文的成文日期以机关负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 经会议批准的公文以会议通过日期为准 法规性公文以通过或者批准日期为准 电报以发出日期为准 成文日期需要完整写出年 月 日 而且必须用汉字书写 其中 零 写作 六 公文生效标识公文生效标识即发文机关印章 公文除了会议纪要和以电报形式发出的加盖发报专用章外 其它公文一律加盖印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 盖印的位置一般应上距正文2mm 4mm 以端正 居中 下压成文时间为标准 联合上报的公文 应由主办机关加盖印章 联合下发的公文 联合发文机关都应加盖印章 七 附注附注一般是对公文的发放范围 使用时需注意的事项加以说明 如 此件发至县团级 此件可见报 等 不是对公文的内容作出解释或注释 对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决 公文如有附注 用3号仿宋体字 居左空2字加圆括号标识在成文日期的下一行 版记之上 第四节公文的版记 公文的版记部分又称文尾部分 主要标识主题词 抄送机关 印发机关和印发时间等要素 从文面来看 版记中的各要素之间均应加上一条反线 宽度同版心 一 主题词主题词是用规范的词或词组来标引公文的主要内容 是进行文献标引 存储 检索等工作的工具 位于附注之下 抄送机关之上 一般排列次序为 第一个词表示公文内容的类别 中间的词用表示公文关键内容的类属词 提示公文最关键的内容 最后一个词表示公文的种类 一份公文的主题词一般为3至5个词 最多不超过6个词 每个主题词一般为2字 最多不超过4字 例如 国务院关于加强水土保持工作的通知 先标类别词 农业 再标类属词 水土保持 最后标上 通知 主题词 农业水土保持通知 2006年 国家税务总局下发了 关于税务系统内部停止使用公文主题词的通知 国税函 2006 14号 认为 随着计算机技术的发展 公文存贮和检索手段日益丰富 公文主题词已失去原有意义 为适应形势发展需要 提高公文处理的效率 决定自2006年1月1日起 1 税务系统内发送的公文 不再使用税务公文主题词 2 各级税务机关上报税务系统外的上行文 是否填写公文主题词 应按上级机关的有关规定执行 二 抄送机关抄送机关是指除了主送机关之外需要协办或者了解 掌握公文事项的其他机