公司差旅费及行政接待费用管理制度

1 第一章第一章 差旅费报销管理制度差旅费报销管理制度 第一条第一条 出差的定义出差的定义 凡是离开公司安排的常驻办公地点所在市区视为出差 鄂尔多 斯市内东胜区 康巴什区 伊金霍洛旗镇三地内不属于出差 差旅 费包括 公司员工出差期间的住宿费 车船费 含飞机费用 伙食 补助费 交通补助费 车船票订购费 市区内公出办事费用等 第二条第二条 交通工具的选择交通工具的选择 1 出差期间的车 船 机票据实报销 2 各级别员工乘坐飞机 车船标准如下 注 1 特殊情况需要乘坐出租车出差的 须经总经理批准 否则不予报销 级 别 项目 总经理行政二级行政三级行政四级行政五级 飞机经济舱特殊情况经 总经理批准 可报销 特殊情况经 总经理批准 可报销 火车据实报销硬卧硬卧硬卧硬座 轮船据实报销二等舱三等舱三等舱经济舱 班车据实报销据实报销据实报销据实报销据实报销 2 2 公司员工乘坐飞机 要视任务之重要性和时间要求 经 总经理同意可乘经济舱 否则不予报销 3 公司员工出差因故必须搭乘超标交通工具时 事先必须 由总经理批准 否则不予报销 4 尽可能不使用公司办公用车出差 第三条第三条 住宿费及出差补助住宿费及出差补助 1 住宿费 出差补助费 伙食 交通 公司各级别标准上限如下 单位 元 天 级别 出差地区 名称 总经理 副总经理 行政二级行政三级行政四 五 级 住宿费据实报销 300260200 首都 直辖 市及港澳台 补助据实报销12010090 住宿费据实报销 220200150 省会城市及 沿海开放城 市 补助据实报销 1009080 住宿费据实报销 200180120 盟市级城市 补助据实报销 1008060 住宿费据实报销 150130100 乡镇 苏木 工矿区补助据实报销 1008060 注释 注释 3 1 首都 直辖市及港澳台一级城市包括北京 天津 上海 广州 香港 澳门 台湾 2 省会城市及沿海开放城市是指 各省会城市及重庆 大 连 秦皇岛 烟台 青岛 连云港 宁波 南通 温州 湛江 福 州 3 住宿费必须提供正规住宿发票 标准限额内按发票金额 实报实销 发票金额高于标准部分自理 2 补助的计算 出差时间不足 6 小时不给予补助 达到 6 小 时不足 16 小时按半天计算 达到 16 小时按一天计算 住宿费按照 实际住宿天数计算 3 到本人家庭所在地出差住在家里或客户 关系单位等提供 住宿时 公司也不再给予住宿费的补助 4 出差补助费中含出差餐费及交通费 5 住宿费必须提供正规住宿发票 标准限额内按发票金额实 报实销 发票金额高于标准部分自理 第四条第四条 经领导批准外出参加培训学习的报销标准经领导批准外出参加培训学习的报销标准 集中食宿的 凭培训通知及组织部门的收款收据据实报销 不 再报销其他费用 培训机构不安排食宿的 按照出差标准给予报销 第五条第五条 其他其他 1 如员工陪同公司领导出差的 其乘坐交通工具标准可参照 公司领导标准 费用按统一据实报销的 不再报销其他费用 4 2 订票费 原则上每个车次最多不能超过 30 元 超出部分自 己负担 特殊情况 须总经理批准后方可报销 3 有办事处的地区 出差人员必须住宿在办事处 4 差旅费报销单中不准许有交际费之类的票据 5 出差人员报销时必须实事求是 部门负责人 总经理 财 务负责人必须签字方可报销 第二章第二章 行政接待费用管理制度行政接待费用管理制度 第一条第一条 总则总则 业务招待费是公司在经营活动中发生的正常费用 要使该项费用支 出既合理节约 又能发挥其积极作用 业务招待费支出基本原则 支出 业务招待费必须要有利于公司经营业务的正常开展 要有利于拓宽公司 的经营业务范围和领域 要有利于沟通 改善 促进公司与各有关外部 公司 企业的正常交往关系 支出业务招待费必须严格遵循 必须 合 理 节约 的原则 从严执行开支标准 确保内部控制程序清晰 业务 招待费的使用遵循勤俭节约 效能优先的原则 能免则免 能省则省的 精神制定本办法 第二条第二条业务招待费适用范围业务招待费适用范围 一 业务费 是指因业务需要发生的礼金 礼品 赞助费及因业务 需要赠送的烟 酒 茶等 二 招待费 是指因工作关系招待有关人员就餐费 住宿费 娱乐 费用 因公接待相关单位人员发生的就餐费 差旅费 住宿费 5 等 第三条第三条 业务招待费的使用原则业务招待费的使用原则 1 热情周到 有利工作 勤俭节约 杜绝浪费 2 与公司业务无关的人员不接待 3 可接待 可不接待人员不接待 4 来我公司办事需要接待人员 原则上只招待一餐 特殊情况需 要多餐接待的 需报总经理审批 5 相关负责人员在进行接待前需填写招待费用申请 明确招待原 因 达到目的 是否需要招待 第四条第四条客户分级客户分级 1 贵宾级别 是指公司总部副总级别以上的人员 总经理朋友 重 要合作伙伴 政府重要官员等特别重要客户 2 业务级别 是指总部经理级别以上的人员 公司长期合作伙伴的 负责人 地方一般干部 订单在 20 万元以上的客户等重要客户 3 普通级别 是指公司其他办事处员工 总部普通员工 长期合作 伙伴派来的普通员工等一般客户 第五条第五条参与招待的人员参与招待的人员 为做好公司接待工作 公司成立接待小组 负责组织安排接待工作 组长 总经理 6 副组长 总经理助理 组员 销售部经理 分销经理 工程部经理 人事行政部经理 财 务部经理 客服经理 市场部经理 售后部经理 一般贵宾级别客户由总经理主陪 业务级别客户由总经理助理主陪 普通级别客户各部门可根据工作对接性质及合作关系 由各部门负责人 申请报批后安排本部门相关人员进行接待 第六条第六条招待标准招待标准 一 住宿标准 1 贵宾级别 不超过 300 元 天 公司协议酒店鄂尔多斯市铁牛 大酒店 2 业务接待 不超过 200 元 天 公司协议酒店北方印象酒店 3 普通接待 不超过 120 元 天 4 公司接待住宿地点原则上安排在公司协议酒店 如接待特别重 要客人 经总经理审批视情况安排在四星级以上酒店住宿 二 用餐标准 1 贵宾级别 不超过 100 元 人 餐 酒水不超过 300 元 瓶 烟不 超过 40 元 盒 2 业务级别 不超过 50 元 人 餐 酒水不超过 150 元 瓶 烟不 超过 25 元 盒 3 普通级别 不超过 30 元 人 餐 无酒水 烟 4 公司接待就餐标准原则上安排在公司协议餐厅 如遇客人特别 指定餐厅且餐费超出预算标准 需报请总经理审批后方可执行 7 三 娱乐标准 1 贵宾级别 200 元 人 2 业务级别 100 元 人 3 公司接待原则上每次来宾来访时不安排娱乐活动 如应客人要 求需要安排娱乐活动的 按以上标准安排娱乐活动 普通级别 人员来访时不安排娱乐活动 四 观光景点标准 1 贵宾级别 300 元 人 景点 2 公司接待原则上每次来宾来访时不安排景点观光活动 如遇贵 宾来访需要安排景点观光活动时 按以上标准安排景点 但每 次观光景点不得超过两处 其他级别人员来访时不安排此活动 第七条第七条 招待审批流程招待审批流程 1 来宾需要招待的 需提前 3 天向人事行政部门申请 并填写 招 待费用申请表 写明来宾姓名 级别 人数 陪同人员 预计招待标准 等 并报总经理审批 报销时凭发票附 招待费用申请表 交财务部审 查 2 因临时原因安排接待任务的需电话向人事行政部门及总经理申请 填写招待申请表 所有参与接待人员需同时在申请表上签字并注明具体 申请汇报时间 电话 招待费用申请表 方有效 第八条第八条 招待内容和程序招待内容和程序 8 1 接受任务 弄清来宾的基本情况 单位 人数 姓名 性别 职务和使命 抵离时间 乘坐交通工具及车次或者航班 2 布置接待 提出接待意见 接待部门 人员 规格 方式 安排 费用预算 并报总经理批准 3 迎接安排 根据来宾身份 人数 性别 预定宾馆或者酒店 安排好就餐标准 进餐方式 时间 地点 按抵达时间派人派 车迎接 4 看望 商议日程 来宾住下后 公司有关人员前往看望 表 示欢迎和问候 了解来访日程和目的 商定活动日程并通知有 关部门 5 安排有关领导会见 按接待规格和礼仪 安排有关领导去住 所看望 接待人员安排会见时间 地点 陪同人员 6 组织活动实施 按参观 考察目的 组织业务部门向客人介 绍情况 参观现场 对上级检查 安排汇报 座谈会 7 送别 根据客人意见 预定车 船 机票等 负责帮客人结 算账目 话别送行 派人派车送至车站 码头或机场 8 小结 每次较大规模接待完成后进行一次小结 一遍总结经 验 改进后续工作 第八条第八条 报销流程报销流程 接待部门或个人凭接待期间发生的招待费用发票或收据填写 费用 报销单 由部门负责人和财务部审核验证后 报总经理审批 原则上报 销票面额度不得超过公司接待费用标准 超出费用由接待负责人自行负 9 责 特殊情况必须经过总经理特批方可执行 第九条第九条本制度由公司人事行政部门负责编制和监督执行 自颁布 之日起执行 鄂尔多斯恒洁卫浴人事行政部 2014 年 11 月 28 日 附表 附表 招待费用申请表招待费用申请表 招待费用申请表招待费用申请表 申请日期 年 月 日