公司档案管理办法及实施细则

档档 案案 管管 理理 办办 法法 及及 实实 施施 细细 则则 为进一步完善公司的管理体系 建立有效的守信激励与失信惩戒机制 规范公司的经营行为 保护公民的合法权益 促进全公司的持续健康发展 依据有关法律 法规及政策规定 结合实际 制定本办法 总则总则 根根据据企企业业管管理理和和改改善善档档案案工工作作的的要要求求 为为进进一一步步加加强强 公公司司档档案案工工作作 更更好好地地为为公公司司提提高高经经济济效效益益服服务务 特特 制制定定本本规规定定 公公司司的的档档案案是是公公司司在在各各项项活活动动中中形形成成的的全全部部档档案案的的总总 和和 其构成是以科学技术型档案为主体 包括公司章 程 股东名簿 组织规程及办事细则 董事会及股东 会记录 行政类文件 政府机关核准文件 工程设计 图 工程预算决算书 计划统计 经营销售 物资供应 财务管理 劳动工资 各类合同和其他工作等方面档 案 公公司司档档案案工工作作是是企企业业管管理理基基础础工工作作的的组组成成部部分分 是是维维 护护公公司司经经济济利利益益 合合法法权权益益和和历历史史真真实实面面貌貌的的一一项项工工 作作 公公司司档档案案管管理理工工作作要要坚坚持持集集中中统统一一的的管管理理原原则则 文件材料的形成与文件材料的形成与归归档档 公公司司要要根根据据国国家家相相应应法法规规和和有有关关部部门门的的规规定定 制制定定文文 件件材材料料形形成成 积积累累 整整理理和和归归档档的的制制度度 文件材料的 运转要遵循计划 公司的发展 项目的进行 施工 技术 经营等项工作和文书处理的程序 公公司司生生产产 施施工工 活活动动中中形形成成的的办办公公用用品品及及文文件件等等材材 料料由由工工程程项项目目负负责责人人指指定定有有关关人人员员负负责责积积累累 整整理理后后 归归档档 各项管理工作中形成的文件材料 由各职能部门按其业务 范围 指定有关人员负责积累 整理后归档 然后交给公司档案 管理人员 1 公司指定专门的部门及专人负责文件材料的管理 按照 各部门的工作 此类型工作由行政部门统一管理 分类 存 档档案 2 文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理 交总经 理审阅后归档 3 一项工作由几个部门参与办理的 在工作中形成的文件材 料 由主办部门或人员收集 交行政部备案 会议文件由行政 部收集 公公司司文文件件材材料料归归档档的的基基本本要要求求 1 归档的文件材料必须完整 2 归档的文件材料必须准确地反映公司生产 基建和经营 管理等各项活动的真实内容和历史过程 3 归档的文件材料必须层次分明 符合其形成规律 第第八八条条 公公司司必必须须编编制制文文件件材材料料的的归归档档范范围围 企业文件材料的 归档范围主要有以下几个方面 1 经营销售方面 有公司经营决策和经销管理的各种记录 文件 合同 协议等文件材料 市场经济信息 广告宣传 和用户服务工作中形成的文件材料等 2 财务管理方面 有财务管理中的各种帐册 报表 凭证和 文件等 3 工程建设方面 涉及到的有关工程资料 项目合同 工程 图纸等 4 计划统计方面 有各种计划 统计报表和计划管理 统计 分析活动中形成的各种文件材料 5 劳动工资方面 有定额 定员和劳动调配以及劳动工资 劳动保护等工作中形成的各种文件材料 6 物资供应方面 有物资 原材料采购 库存保管 供应和 工具管理中形成的各种文件材料 7 宣传方面 有组织 宣传 通知 人事 保卫工作中的各 种文件材料 公司行政工作 共青团工作和董事会工作 中的各种文件材料等 8 其他方面 第第九九条条 档档案案级级别别的的划划分分 档案等级的划分标准根据档案文件的性质 重要性 档 案类型 及常用程度划分为四个等级 等级的划分 一级为绝密文件 二级为秘密文件 三级为机密文件 四级为普通文件 1 重要的会议材料 包括会议的通知 报告 决议 总结 典型 发言 会议记录等属于普通文件 划分等级为四级 2 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书 此类型文书属 秘密文件 划分等级为二级 3 本公司的各种工作计划 总结 报告 请示 批复 会议记录 统计报表及简报 属公司内部重要文件 为机密文件 划分等级 为三级 4 本公司与有关单位签订的合同 协议书等文件材料 属非常重 要的文件 此类型文件为绝密文件 其等级划分为一级 5 本公司职工劳动 工资 福利方面的文件材料 属于人事方面 的档案 为绝密文件 其划分级别为一级 6 本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报 照片 录音 录像等 属于秘密文件 其等级为三级 附表格如下 文件等级文件类型归档管理 及期限 调阅管理 一级 绝密文 件 公司与有关单位签订的合同 协议书等文件材料 公司职工劳动 工资 福利 方面的文件材料 在材料 合同 形成确立一个 月内进行归档 归档为一式一 份 原件及扫 描件 原则上不可 调阅 但因 特殊情况要 经过总经办 领导的批准 并由行政部 主管及部门 经理 公司 领导三级签 字确认 二级 秘密文 件 公司对外的正式的发文与有关 单位来往的文书 在材料 合同 形成确立一个 月内进行归档 归档为一式一 份 原件及扫 描件 原则上不可 调阅 但因 特殊情况要 经过总经办 领导的批准 并由行政部 主管及部门 经理 公司 第第十十条条 归归档档时时间间 1 工程项目或其他项目 在任务完成后或告一段落时 要 将应归档的文件材料组成保管单位 由项目负责人审定 后 向档案管理部归档 2 各项管理工作中形成的文件材料 在一个月内 要将应 归档的文件材料组成保管单位 由各职能部门负责人审 定后 向档案部门归档 第第十十一一条条 公公司司各各类类文文件件材材料料一一般般归归档档一一式式一一份份原原件件及及扫扫描描件件 比比较较重重要要的的和和利利用用频频繁繁的的文文件件材材料料要要适适当当增增加加归归档档份份数数 第第十十二二条条 公公司司文文件件材材料料的的形形成成 积积累累 整整理理和和归归档档工工作作要要列列 入入基基建建 经经营营等等各各项项管管理理程程序序 列列入入基基建建和和经经营营等等各各项项活活动动的的 工工作作计计划划 列列入入公公司司有有关关部部门门的的职职责责范范围围和和有有关关人人员员岗岗位位责责任任 制制 第第十十三三条条 公公司司档档案案管管理理要要对对公公司司文文件件材材料料的的形形成成 积积累累 整整 领导三级签 字确认 三级 机密文 件 各种工作计划 总结 报告 请示 批复 会议记录 统 计报表及简报 公司的大事记及反映本公司 重要活动的剪报 照片 录 音 录像等 形成文件的半 个月内进行归 档 归档为一 式一份 原件 及扫描件或电 子文档 要办理调阅 手续 并由 行政部主管 及部门经理 公司领导三 级签字确认 四级 普通文 件 会议材料 包括会议的通知 报告 决议 总结 典型发言 会议记录 形成文件的一 个星期内进行 归档 归档为 一式一份 原 件及扫描件或 电子文档 要办理调阅 手续 并由 行政部主管 档案负责人 两级签字确 认 理理和和归归档档工工作作进进行行指指导导 监监督督 检检查查 a 档案管理 归档要求 1 档案质量总的要求是 遵循文件的形成规律和特点 保持文件 之间的有机联系 区别不同的价值 便于保管和利用 2 归档的文件材料种数 份数以及每份文件的页数均应齐全 完整 3 在归档的文件材料中 应将每份文件的正件 原件 与附件 复印件 扫描件 分别立在一起 不得分开 文电应合一归 档 4 不同年度的文件一般不得放在一起立卷 跨年度的总结放 在针对的最后一年立卷 跨年度的会议文件放在会议开幕 年 5 档案文件材料应区别不同情况进行排列 密不可分的文件 材料应依序排列在一起 即批复在前 请示在后 正件在前 附件在后 印件在前 定稿在后 其它文件材料依其形成规 律或特点 应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列 6 案卷封面 应逐项按规定用钢笔书写 字迹要工整 清晰 第第十十四四条条 公公司司要要建建立立健健全全各各项项档档案案管管理理制制度度 列列入入公公司司的的经经 济济责责任任制制体体系系 并并制制定定严严格格的的奖奖惩惩办办法法 第第十十五五条条 各部各部门门保管文件的档案范保管文件的档案范围围及相关及相关规规定定 1 各部门的档案管理必须按规定的等级分级 分类存档 其一级 二级存档的文件均为复印件及扫描件 原件交 由公司档案室存档管理 2 各部门的档案管理由各部门相应负责人进行管理 不设 置专职岗位 需各部门的档案管理自行安排 a 部门存档文件的范围 1 部门例会纪要 业务函件 往来文件 2 客户业务信息 资料 销售报表 3 公司及各部门的规章管理细则 4 原始财务资料 会计凭证 账册 财务报表 月度年度财 务报表 薪酬发放 不动产所有权及其它债权凭证等涉 及公司财务方面的文件档案由财务部保管 b 文件档案分类整理保存 第第十十六六条条 档档案案分分类类 行政部负责文件档案要的分类 归档 整理 编写检索 清单 保 存 调阅使用 1 根据国家和有关部门档案分类编号的规定 编制公司文 件档案分类编号方法 2 分类编号要遵循文件材料的形成规律 并且要便于保管 和提供利用 3 常用的分类方法有 1 按工程项目分类 2 按专业性质 分类 3 按组织机构分类 4 按时间分类 可按文书的 性质分类 可分为橱窗大类别 再从大类别下分到小类 别 再从小类别细分种类 年份等 4 文件档案要根据内容及重要性分为 普通 与 加密 两大级 别 加密 还分为绝密 秘密和机密三类 不能随便以个人 名义或是部门名义查阅及调阅的文件属于加密的文件 其 重要性归档文件时自行确认 第第十十七七条条 档档案案编编目目 要要编编制制档档案案总总目目录录 档档案案分分类类目目录录 第第十十八八条条 档案管理人档案管理人员职责员职责 1 按照 有关规定做好 文件材料的收集 整理 分类 归档等工 作 2 按照归档范围 要求 将文件材料按时归档 3 工作人员应当遵纪守法 忠于职守 努力维护公司档案的完整 与安全 第第十十九九条条 档档案案保保管管 1 接收档案必须认真验收 并办理接交手续 2 存放档案必须有专用柜 架 排架方法要科学和便于查 找 3 要定期进行档案室的清理核对工作 做到目录 文档相 符 对破损或载体变质的档案 要及时进行修补和复制 档案室的档案因移交 作废 遗失等注销时 要查明原因 保存依据 a 文件档案保存期限 永久保存 1 公司章程 2 股东名 册 3 组织规程及办事细则 4 董事会及股东会纪录 5 财 务报表 6 政府机关核准文件 7 不动产所有权及其它债 权凭证 8 工程设计图 建筑档案 设计档案 技术图纸 9 其 它经核定须永久保存的文书 10 年保存 1 预算 决算书类 2 人事档案 会计凭证 3 事业计划资料 4 其它经核定须保存 10 年的文书 在 目前公司文件档案建制初期 不涉及文件档案的清理销毁 相关规定另行规定 第二十条第二十条 人事档案的人事档案的归归档档 内部人事基础档案的建立 在员工入职一周内建立统一的基础档案 基础档案包括 1 应聘申请表 要求各项已填写完整 含一寸免冠彩色照片 2 面试评价表 3 体检结果或身体健康等证明 4 身份证查询记录 5 身份证复印件 6 学历查询录 7 学位 学历证书复印件 8 职称查询记录 9 职称证书复印件 10 专业技术等该岗位所需要的相关证书复印件 11 个人简历 12 薪酬福利确认书 13 离职证明 达到上述要求的人员资料方可归档 建立内部人事基础档案 形成内 部人事档案袋 二 内部人事后续档案的归档 在员工的内部基础档案建立之后 根据个人的异动 调动 转正 调薪 离职等 绩效管理 培训 职业生涯规划和满意度调查及奖惩等分别由各 专业模块负责人建立内部人事后续档案 并在规定的时间集中移交给人事 档案指定管理人人事专员 一 异动 当调动 转正 调薪 离职等异动发生时 人事专员于各项手续办理完 毕的当日把相关手续归档 装入员工内部人事档案袋 并做好目录的填写 异动档案包括 1 调动 员工异动审批表 异动手续汇签表 任命通知 管理人员任命 试用期转正审批表 管理人员任命试用期考核评定表 2 转正 转正申请书 管理人员试用期考核评定表 管理人员转正审批 表 员工试用期考核评定表 员工转正审批表 面谈记录 3 调薪 员工薪酬调整审批表 4 离职 离职申请表 面谈记录 工作交接记录 离职手续汇签表 二 绩效管理 依据公司的绩效管理制度 目前的绩效考核周期为周度 月度 季度和 年度 因此 人力资源部绩效管理负责人应按照月度 季度和年度及时收集 各部门员工的绩效考核评价表 并结合人力资源的相关分析和总结一起归 档 形成绩效管理档案 并于年末集中移交给人事专员 分别装入员工内部 人事档案袋 形成员工的绩效管理档案 绩效管理档案包括 1 周度 月度 季度 年度绩效考核评定表 2 其他 三 培训 外训及内部的公司级培训 行业线培训和跨部门培训由人力资源部培 训负责人负责收集 整理培训记录及相关总结 形成公司培训档案并于年 末集中移交给人事专员 其中员工培训记录 包括培训项目 培训学时 培 训费用 培训协议等记录 装入员工内部人事档案袋 形成员工培训档案 部门内的培训由部门培训接口人负责收集整理和归档 形成部门培训 档案 并于年末集中移交给人力资源部培训负责人由其移交给人事专员 人力资源部培训负责人定期稽核检查部门培训档案 第二十一条第二十一条 公司培公司培训训档案包括 档案包括 1 培训签到表 2 员工培训课前调查表 3 培训效果调查问卷 4 培训总结 5 部门培训档案管理工作稽核检查记录 6 内部讲师推荐表 7 内部讲师资格评审表 8 内部讲师半年考核表 部门培训档案包括 1 培训签到表 2 培训效果调查问卷 3 培训总结 员工培训档案包括 1 员工培训记录 3 培训协议 四 职业生涯规划和满意度调查 公司年度由总经理带领人力资源部做管理职业生涯规划及满意度访谈 访谈记录由人力资源部相关人员整理后 即时移交给人事专员 分别装入 员工内部人事档案袋 形成员工的职业生涯规划和满意度调查档案 五 其他 除上述记录之外的和员工个人相关的奖惩 其他需要归档的记录等也 将由人力资源部人事专员即时归档 装入员工内部人事档案袋 形成员工 档案的一部分 第二十二条第二十二条 内部档案内部档案分分类类及及编编号号 内部档案分类及编号办法 建立档案案卷目录 序号序号案卷案卷题题名名案卷号案卷号件数件数页页数数备备注注 公司文件公司文件XDCT HR Fi 云南旅游产业城项目文件XDCT HR Fi 1 公司文件XDCT HR Fi 2 1 其它XDCT HR Fi 3 人事管理文件人事管理文件XDCT HR Ps 制度XDCT HR Ps 1 人事档案XDCT HR Ps 2 请示 报告XDCT HR Ps 3 考勤相关记录XDCT HR Ps 4 劳动仲裁文件和记录XDCT HR Ps 5 社保档案XDCT HR Ps 6 2 其他文件XDCT HR Ps 7 绩绩效管理文件效管理文件XDCT HR Pf 制度XDCT HR Pf 1 请示 报告XDCT HR Pf 2 绩效管理记录XDCT HR Pf 3 3 其他文件XDCT HR Pf 4 薪酬管理文件薪酬管理文件XDCT HR Sa 制度XDCT HR Sa 1 请示报告XDCT HR Sa 2 相关记录XDCT HR Sa 3 4 其他文件XDCT HR Sa 4 招聘管理文件招聘管理文件XDCT HR Re 制度XDCT HR Re 1 5人才库XDCT HR Re 2 相关记录XDCT HR Re 3 其他文件XDCT HR Re 4 培培训训管理文件管理文件XDCT HR Tr 制度XDCT HR Tr 1 培训项目XDCT HR Tr 2 相关活动记录XDCT HR Tr 3 6 其他文件XDCT HR Tr 4 合同文件合同文件XDCT HR Co 招聘类XDCT HR Co 1 薪酬类XDCT HR Co 2 培训类XDCT HR Co 3 7 其他文件XDCT HR Co 4 其他文件其他文件XDCT HR Ot 相关部相关部门备门备案文件案文件XDCT HR Ot 18 其他其他 文件档案文件档案调阅调阅管理管理 第二十三条第二十三条 公司档案只有公司内部人公司档案只有公司内部人员员可以借可以借阅阅 调阅文件档案要 履行调阅手续 填写 档案调阅单 而后交给部门主管或是部门经理及总 经办领导批准签字才能进行调阅 调阅之前要填写 档案调阅记录 方可进 入档案室查阅或调阅资料 1 普通文件档案 要办理调阅手续 并由行政部主管 档案负责人两 级签字确认 2 调阅 加密 的文件档案 要办理调阅手续 并由行政部主管及部门 经理 公司领导三级签字确认 3 人事的档案的调阅管理 查阅权限 公司领导 人力资源部负责人 人事业务负责人可查阅 所有员工的人事档案 各部门负责人在经过分管领导和人力资源部 审批后可查阅其本部门内的员工档案 员工没有查阅其本人及他人 人事档案的权利 原则上不得摘抄或者复印员工人事档案 如由于工作原因确需摘 抄或者复印的 经公司领导 部门经理和人力资源部负责人批准后 交由档案管理人员复印 档案管理人员应当对复印或者摘抄的情况如 实做好登记 员工人事档案不得借出查阅 如必须借出查阅时 应提交申请 由 主管领导及人力资源部审批后方可执行 并严格履行登记手续 借阅人事档案必须严格遵守保密制度 并严禁涂改 抽取和撤换档 案 调阅自己的相关资料需要三级以上签字确认方可调阅 4 调阅档案的人员必须爱护档案 保持整洁 要保护档案的安全与保 密 不得转借 拆卸 调换 污损所借的档案 不得在文件上圈点 画 线和涂改 未经批准不得复印档案 5 一 二级类型的档案的调阅只可在公司档案管理部门调阅复印件及 扫描件 且其它各部门不可复印及留存扫描件 6 必须严格保密 不准泄露档案材料内容 如发现遗失必须及时汇报 追求责任