货币资金内部控制2

1 企业内部控制问题分析 内容摘要 在企业的各项经济活动中 货币资金起着非常重要的作用 是企业生存与发展的基础 会 计理论中货币资金包括现金 银行存款 其他货币资金 外埠存款 银行本票存款 信用证存 款 银行汇票存款 信用卡存款 在途货币资金 存出投资款 货币资金的会计核算并不复 杂 涉及会计科目也不多 但是货币资金是企业资产中流动性最强 控制风险最高的资产 因此 货币资金也最容易发生差错或被人为挪用或侵占 所以 必须加强对企业货币资金的管理和控 制 建立健全货币资金的内部控制制度 确保经营管理活动合法而有效 关键词 关键词 内部控制 货币资金 会计核算 2 1 我国企业货币资金内部控制现状 瑞安市会计学会企业内部会计控制课题组对浙江省瑞安市 12 家企业 这 12 家企业均具有 一定规模 财务管理比较规范 其经营范围涉及商业零售批发 机械工业 建筑业及房地产等 在行业中具有比较广泛的代表性 进行了问卷调查 调查的内容涉及 执行评估 岗位分离 授权审批 货币资金管理 和 印章管理 5 个方面近 40 个问题 1 发现在中央政府的引 导和推动下 内部会计控制的内容得到了广泛宣传 也受到各企业的重视 内部会计控制的基 本观念和思路已渗透到企业日常工作当中 但从执行情况来看 企业的实践与财政部门的预期 之间尚存在较大差距 当前我国企业货币资金内部控制主要有以下一些问题 1 1 我国企业货币资金业务的岗位分工制度不合理 目前 基本上的单位一般都能做到出纳不兼管相容帐户 做到钱帐分离 但是出纳定期轮 换要求几乎没有落实 银行对账单的传递工作都是由出纳到银行索取的 有超过 50 的企业 银行余额调节表 是由出纳人员来编制 货币资金内部控制相关部门和岗位的职责 权限很 不明确 办理货币资金业务不相容岗位之间缺乏制约和监督 甚至稽核机制行同虚设 导致一 些企业货币资金的挪用 占用 流失问题相当严重 岗位分工中存在的问题是由于企业对于岗 位分离的理解不够透彻 也没有强调岗位之间的监督和制衡 1 2 我国企业普遍缺乏有力的货币开支审批权制衡制度 我国多数企业在货币资金开支审批权限分配上 采用的是一种权能分设 表现为一个现金 开支业务 由于其业务性质和金额的不同而由不同部门审批 例如费用开支 常规限额内由财 务部门审批 超出限额外的由企业各级领导按各自权限分别审批 这样做 表面上现金开支审 批权岗位设置划分清楚 便于各负其责 也便于货币资金的内部控制 但实际上 由于缺乏对 这些岗位职责行使的必要制约 容易导致各种审批权的滥用 显而易见 上述规定能取得积极 效果的一个基本前提是各个现金开支审批权的行使者能克尽职守 然而 在缺乏必要的制约监 督措施和存在信息不对称现象条件下 这一基本前提是很难成立的 在毫无制约监督且越权审 批一般不容易被发现的条件下 会产生审批权被过度使用甚至滥用的可能 这样 货币资金内 部控制也就不存在了 1 3 我国企业现金开支审批权限的设置没有充分考虑自身特有的治理结构 导致货币资 金内部控制在实践中不能真正发挥作用 事实上 内部控制构架与公司治理结构机制的关系是内部管理监控系统与制度环境的关系 在我国目前的公司治理结构条件下 由于企业缺乏一个真正保障所有者利益和经营者利益的机 制 因此现金开支的审批权不论是集中在董事会或经理手中 还是由董事长 经理 总会计师 财务处长分别行使 都会产生货币资金失控问题 这在很大程度上是由企业的控制环境带来的 1 4 内部银行没有充分发挥作用 内部银行被实践证明是实现货币资金内部控制目标的有效手段 但我国企业对这种制度的 实践发展很不平衡 一些企业只是停留在资金调度这一传统的功能上 企业内部资金流量 流 3 向 流程的控制没有得到应有的重视 这表明我国企业还不明确企业货币资金内部控制制度有 效性的标准 控制目标也不明确 1 5 货币资金管理不够重视 现金库存限额管理不重视 现金坐支内部控制不严格 由于现在很多企业都认为现金库存 限额管理是原来计划经济的需求 现在市场经济了 对这点就不重视了 收到现金马上交存银 行也就不太可能了 坐支现金的情况也就很普遍了 而且 一些单位在货币资金管理上只对 外 而放松了对 内 的管理 从支付手段来看 本应使用转账方式支付的款项 却采用 现金进行支付也较多 这也是内部现金管理中存在的较普遍的问题 2 制约企业货币资金内部控制发挥效果的因素分析 1985 年 美国注册会计师协会颁布第 55 号审计公告 第一次将控制环境确立为内部控制 的三大构成要素之一 COSO 报告中指出 企业控制环境决定其他控制要素能否发挥作用 是 内部控制其他要素发挥作用的基础 直接关系到企业内部控制的贯彻和执行以及企业内部控制 目标的实现 是企业内部控制的核心 2 对于货币资金内部控制而言 它所面临的环境因素至 少包括以下几个方面 一 企业内部的其他控制系统 货币资金是企业营运的血液 它流 经企业活动的每一环节 因此它必然和企业内部的应收帐款 存货 产品生产 产品销售 对 外投资 固定资产等其他内部控制系统紧密相连 离开了其他方面的整体协调和帮助 货币资 金内部控制机制是无法正常运转的 二 公司治理结构 这是现代企业中 影响货币资金内 部控制效果的最重要因素 公司经营者并不是公司财产的所有者 他们只是接受所有者的委托 对企业的生产经营活动负责 根据委托代理理论 所有者和经理人员之间存在信息不对称 极 易发生逆向选择和道德危机 为了最大限度的维护所有者利益 就必须对经理人员进行有效的 监控和制约 而公司治理结构中股东对自身利益的关切度 董事会的强弱 宏观经济环境中配 套机制的健全与否直接决定了经理人员受货币资金内部控制系统制约的程度 三 公司员工 素质和他们对货币资金内部控制的态度 公司全体工作人员既是内部控制系统的设计 执行和 考核评价的主体 同时也是被控制的对象 因此 他们的业务素质和道德素养直接决定了货币 资金内部控制效果的好坏 任何内部控制系统都不可能完全防止所有的舞弊行为 它只能起到 尽早发现舞弊行为并限制其不利影响的作用 一个不尽完善的货币资金内部控制系统 如果有 了认真负责的有能力的人员也会产生好的效果 而一个设计良好的货币资金内部控制系统 也 会因为有意舞弊者或无能之辈失去作用 结合我国实际情况制约我国货币资金内部控制发展的因素主要体现在以下几个方面 2 1 企业的规模和实力影响了不相容职务的设置原则的贯彻 不相容职务的设置 要消耗人力 物力 财力 并且 内部控制越复杂 控制成本就越高 花费的时间也越多 一些规模较小的公司出于成本收益原则的考虑 只能雇佣有限的人手进行 控制活动 例如 有些单位 特别一些小型私营企业中 常常会发现一笔经济业务的多项业务 甚至是全部过程都由同一人负责的现象 由此可见 企业的规模和实力常常制约了货币资金内 4 部控制的质量 2 2 人员的业务素质和道德素质比较差 对货币资金内部控制的重要性认识不足 从而影 响了货币资金内部控制的流程设计和控制活动的进行 人员的业务素质和道德素质直接关系到货币资金内部控制的效果 但是 一些单位领导将 忠 听话 作为他们选人的首要准则 业务素质则成为可有可无的点缀 道德素质也只是单 纯的以是否 忠诚 听话 做标准 结果 有的单位领导人员不能设计出符合各单位的行业 经营对象 组织规模和构架等特点的控制流程 有些单位 并非没有货币资金内部控制系统 问题是 企业内部从领导人到基层工作人员从思想上不重视 有章不循 进一步恶化了货币资 金内部控制的软环境 2 3 董事会成员内部化 老龄化严重 目前 我们企业的董事会成员很大一部分是企业由企业元老组成 学历较低 理论水平较 低 专业素养也不够 对货币资金内部控制重视不足 也是一个重要的制约因素 2 4 监事会监督不力 3 完善货币资金内部控制的对策 综上所述 我国企业在货币资金内部控制方面存在许多问题 我们应对症下药 完善货币 资金内部控制 内部控制是在企业的经营过程中逐步发展和完善起来的 从我国企业目前的管 理现状来看 在建立和完善货币资金内部控制过程中我们应该抓住关键因素 有层次 有步骤 地构建货币资金内部控制构架 首先应该解决好那些关键控制环节 以实现基本的控制目标 比如合理的岗位设置与分工 现金审批制度及制约与监督机制 在此基础上再扩展控制环节 逐步完善对货币资金的内部控制 我们认为 建立健全我国企业货币资金内部控制可以从以下 方面着手 3 1 明确企业货币资金的控制目标 目前 我国企业货币资金内部控制的基本目标应为实现企业货币资金业务的效益性 会计 信息的可靠性和合法性 货币资金的安全可靠和完整性 当然这些目标并不是一下子就可以实 现的 对于那些会计核算混乱 货币资金管理薄弱的企业 首先要达到的目标是货币资金的安 全性 以后随着企业的发展 管理的完善再逐步提高目标 而对于那些管理基础较好 人员素 质较高的企业而言 现在就可以按效益性的要求构建货币资金内部控制 他们的目标不能仅仅 停留在建立货币资金内部控制制度上 而应该是完善控制制度并改善制度运行的效果 3 2 企业的控制环境 控制环境是内部控制的核心组成要素 是其他四个组成要素发挥作用的基础 董事会是控 制环境的核心内容 因为董事会在公司制企业管理中居于核心地位 董事会应该对企业货币资 金内部控制制度的建立 完善及有效运行负责 但在我国 相当一部分公司制企业的董事会形 同虚设并未真正发挥其应起的作用 因此 首先必须强化董事会在企业治理结构中的主导地位 其次 实行独立董事制度 通过对董事会这一内部机构的适当外部化引入外部的独立董事 特 别是一定数量的专业知识扎实 工作经验丰富并且有独立判断能力的独立董事 以期对内部人 形成监督 制约 有效地避免内部人控制现象的发生 5 3 3 进行全面的风险评估 环境控制和风险评估是提高企业货币资金内部控制有效性的关键 现在企业竞争越来越激 烈 企业经营风险不断提高 导致货币资金内部控制过程也深受影响 这样 企业应该全面评 估自身货币资金内部控制的风险 如岗位不合理风险 审批权限滥用风险等 只有通过分析自 身的长处与短处 优势与劣势以及应变能力的强弱 并把这些融入企业的日常经营管理过程中 去 才能最大限度地降低货币资金内部控制目标无法实现的风险 3 4 设置合理的控制活动 即根据企业自身特点设置科学的货币资金内部控制规范流程 政策与程序 控制活动是针对企业关键控制点而制定的 因此 企业制定控制活动时要确定关键控制点 再根据关键控制点来设置控制活动的政策与程序 而关键控制点的确定则来自于企业对期望达 成目标及风险评估的结果 3 5 加强信息与沟通 如前所述 信息与沟通应当适应企业的要求 一个良好的信息系统应能够确保组织中每个 人都清楚地知道其所承担的特定职务 每位员工还必须了解货币资金内部控制制度的有关方面 这些方面如何生效 以及在控制制度中所扮演的角色 所担负的责任等 一个良好的信息沟通 系统不仅要有向下的沟通 还应该有向上的和横向的沟通 因此 货币资金业务各岗位上下级 之间及同级之间应有信息沟通的机制 货币资金审批权制度也应该增加透明度 尽量减少信息 的不对称 3 6 加强企业的内部监督 在货币资金内部控制过程中 有两项职能发挥着重要作用 A 内部审计 它是监督货币 资金内部控制其他环节的重要力量 通过内部审计 持续或个别的 来审核岗位分工设置合理 与否 审计授权审批制度的严格性 有效性 以完善货币资金内部控制 要注意的是避免内部 审计部门形同虚设的现象 B 评估自身的控制 即企业定期不定期地对自身的内部控制系统 进行评估 通过评估货币资金内部控制的有效性及执行的效率与效果以期能更好的达成货币资 金内部控制的目标 3 7 明确内部控制的局限性 由于内部控制的成本效益限制及人为因素等先天限制 内部控制存在很大的局限性 我们 不可能一劳永逸的找到最适合企业的货币资金内部控制制度 事实上 再完善的制度也是要由 人来完成的 没有人能保证永远不犯错误 企业在建立健全货币资金内部控制制度的同时也要 明白 货币资金的管理不能单纯的依靠货币资金内部控制制度 3 8 提高会计人员素质 所谓 管财先管人 治标先治本 搞好货币资金管理的关键是会计人员的素质 目前会 计人员素质参差不齐 知识结构单一老化 远远不能满足企业货币资金管理的要求 因此 会 计人员素质的提高迫在眉睫 我们可以 1 组织会计人员深入学习 会计法 以强化会计人 员的会计内部监督意识 2 加强会计职业道德建设 完善会计职业道德守则 强化会计道 德教育 3 把住继续教育关 要合理安排继续教育的形式和内容 每当新的规定制度出台 6 要作为继续教育的必修内容 4 鼓励会计从业人员学习企业经营管理第二专业 增加相关知 识 丰富知识面 扩大视野 同时还要鼓励会计人员了解企业内部的生产流程 作业场所 生 产所用原材料 半成品和产成品情况 了解主要固定资产的性能现状 为正确进行会计判断和 会计估计奠定基础 5 严格会计人员管理 提高财会人员素质 建立健全持证上岗制度 年 度考核制度 建立能上能下的用人机制 培养职业道德和积极向上的从业精神 6 提高各高 校会计教学的质量 为会计职业输送更为优秀的后备力量 7 各单位在聘用会计人员时不 仅要注重职业技能 同时也要注意人品方面的选择 3 9 设立内部银行方式 内部银行是将社会银行的基本职能与管理方式引入企业内部管理机制而建立起来的一种内 部资金管理机构 主要职责是进行企业或集团内部日常的往来结算和资金调拨 运筹 应当指出的是建立健全货币资金内部控制并不是短期内就能完成的 也不是仅仅依靠企业 自身的努力就可以实现的