员工档案管理与归档规定

员工档案管理员工档案管理 一 员工档案是企业劳动 组织 人事等部门在招聘 调配 培训 考 核 奖惩 选拔和任用等工作过程中形成的有关职工个人经历 政治 思想 业务技术水平 工作表现以及工作变动等情况的文件材料 是 全面的考察员工的依据 是公司档案的组成部分 二 为加快建立现代企业制度 规范员工的档案管理 变静态的员工管 理为对员工成长过程的动态跟踪 避免因员工档案遗失或职工隐私泄 漏 给企业和员工带来的风险 有效的保护和利用档案 提高科学管 理水平 特制定本规定 三 本管理办法所指的员工档案指员工入本公司后的档案 不含员工进 入公司前的人事档案 以下资料纳入公司人事档案范围内 进行员工档案归档 以下资料纳入公司人事档案范围内 进行员工档案归档 应聘简历及面试评价表 身份证 学历证书 复印件 入职登记表 体检表 员工转正工作总结 考核表 劳动合同 岗位变动记录 薪资调整记录 奖惩记录 保险缴纳记录 与公司签订的其它合同 协议 其它有必要纳入档案的资料 辞职申请 培训档案单独管理 不纳入员工档案范围内 档案建立及维护档案建立及维护 人力资源管理人员负责员工档案的建立及维护工作 自员工入职第 一天起为员工建立档案 员工入职后转正 岗位变动 薪酬调整等资料在 调整后的一周内放入员工档案 为保证档案的时效性 要求员工每年 3 月 份填写一份最新的员工登记表并放入档案 原登记表继续保存 员工档案 管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理 并登记 档案存放登记表 建立 员工档案目录 以便查询 辞职 辞退员工的档案从原部门提 出 单独保管 员工档案涉及员工个人及家庭信息等资料 档案管理人员应严格做 好保密工作 不得随意翻阅 泄露员工档案内容 HR 经理因工作需要可以 查阅员工档案 本部门经理因工作需要可以查询本部门员工档案 其他人 因工作需要经人事部门经理同意后方可查询员工档案 以下是人事部门针对员工档案归档管理 以下是人事部门针对员工档案归档管理 公司人事部对员工进行考察 考核 培训 奖惩等所形成材料要及 时收集并进行整理 保持档案的完整 人事资料收集 归档后 人事管理专员在档案袋上详细填写员工姓 名及档案资料清单等内容 依据档案材料分类目录顺序排列 各种 资料分类装订并注明收集人的姓名 人力资源部档案管理人员负责将员工档案按部门编号统一管理 并 登记 档案存放登记表 建立 员工档案目录 以便在需要时能 及时查询 辞职 辞退员工的档案单独保管 凡是归档的材料必须经各部门认真考核 鉴别 保证材料的真实 文字清楚 手续齐备 材料须经各部门负责人和分管领导签字或盖 章后归档 按规定需要销毁档案材料时 必须经公司主管档案工作的领导批准 档案目录和档案袋的样式 规格实行公司统一的制作标准 严禁任何人以任何理由私自保存他人档案和利用档案材料营私舞弊 对违反规定者 视情节轻重 严肃处理 人力资源部档案管理人员做好档案管理工作以免出现档案丢失 损 毁等情况 对公司和员工个人造成损失 因工作需要查阅和借用档案 须经过部门负责人的同意 并签字或 盖章 档案除特殊情况外一般不借出查阅 如必须借出查阅时 应事先提 交报告说明理由 经部门领导批准 严格履行登记手续 并按期归 还 任何个人不得查阅或借用本人及亲属 包括父母 配偶 子女及兄 弟姐妹等 的档案 查阅档案必须严格遵守保密制度和阅档规定 严禁涂改 圈划 抽 取 撤换档案 查阅者不得泄漏或擅自向外公布档案内容 对违反 者 应视情节轻重予以批评教育甚至纪律处分 因工作需要从档案中取证的 须请示部门负责人批准后才能复制办 理 公司员工辞职 解除劳动合同或被开除 辞退等 员工人事档案的 保存期限为两年 从离职申请表中核准的日期为依据计算 对超出 保存期限的档案进行统一销毁 转递档案应遵循以下规定 通过专门渠道或专人送取 不准本人携 带 对转出的档案 必须按统一规定的企业职工档案转递通知单的项目 登记 并密封包装 对转出的档案不得扣留或分批转出 接收单位收到档案经核