基础工作规范

财务基础工作的一些规范要求 讨论版 财务基础工作的一些规范要求 讨论版 一 记账凭证摘要的规范书写 一 记账凭证摘要的规范书写 1 取现 列 xxx 一般是出纳 提取现金 2 差旅费报销 列 部 报销差旅费 将一次出差往返的路费 食宿费贴在一起 按公司规定的标准报销 如有机票 摘要特别写明 报 销机票等出差费用 因只有一张出差申请单 其他打车及食宿费与机票贴在一 起 特殊情况下出差住宿或者路费超标的 经领导同意 附呈批报告 3 汽油费 停车费 过路费等费用报销 摘要写 列 部 报销 汽油费 停车费 过路费 停车过路费等 4 劳保报销 列 部付职工 20 xx 年第 xx 季度劳保费用 5 工资奖金类 列计提职工 20 xx 年 月工资 奖金 防暑降温费 附上 工资快报 列付职工 20 xx 年 月工资 奖金 防暑降温费等 职工伙食费统 一写列 xx 人 报销 20 xx 年 月 x 日 20 xx 年 x 月 x 日食堂伙食费 列分配 20 xx 年 月 x 日 20 xx 年 x 月 x 日食堂伙食费 附件详见 20 xx 年 x 月 x 号凭证 6 社保类 集团转下来的 先 计提职工 20 xx 年 月三险 医疗保险 养老补储 住房公积金 住房补贴等 集团 后面只附相应计提表 不贴报 销单也不贴粘贴单 后 列付职工 20 xx 年 月三险 医疗 养老补储 住房公 积金 住房补贴等 集团 付款必须用报销审批单 必须经项目经理签字 贴内部银行回单 不用再贴社保 医保 公积金等明细单 在子公司缴纳的 先 计提职工 20 xx 年 月三险 医疗 养老补储 住房公积金 住房补贴等 华东工程 后面只附社保 医保 住房公积金等明细单 不附粘贴单或报 销单 后 列付职工 20 xx 年 月三险 医疗 养老补储 住房公积金 住房补 贴等 华东工程 付款必须用报销审批单 必须经项目经理签字 附内部银 行回单 7 付款 列付 公司简称 xxx 比如 临设 结构 装修等 劳 务 分包工程款 材料付款 列付 公司简称 xxxx 材料款 机械租 赁付款 列付 公司简称 xxxx 塔吊等 租赁款等 8 分包 劳务 机械及台班租赁类结算 预提时 列成本室结算 预提 公司简称 20 xx 年 月 比如 临设 结构 装修等 劳务工程款 分包工程款 机械工程款 台班费 9 材料采购类 列材料室点验 公司简称 材料 列销材料 时 列材料室消耗 20 xx 年 月材料 10 周转材料 临时设施类 周转材料采用一次摊销法 临时设施采用分 期摊销法 列材料室点验 公司简称 脚手架 碗口等 记入 周转 材料 库存 发料时 记入周转材料 在用 同时摊销周转材料 最后 结转周 转材料 临设摊销时 列结转本月消耗 材料 11 计提税金时 列计提 20 xx 年 月各项工程税金 12 收材料商或者劳务队押金 保证金 列收 xxx 交款单位 交来 xxxx 事项 保证金 押金 退保证金 押金的时候 列退回 xxx 交款单位 xxxx 事项 保证金 押金 13 废料处理 列收材料室交来 xxx 废钢筋 废模板等 处理款 款项 交到分公司之后 列 xxx 谁交写谁 上交 xxx 废钢筋 废模板等 处理款 14 房租押金 列 xx 人 付 xx 小区 xx 栋 xx 单元 xx 号房租押金 15 支付房租 列付 xx 小区 xx 号 xx 单元 xx 室 20 xx 年 xx 月 xx 日 20 xx 年 xx 月 xx 日房租 16 贷款 列收 xxx 分公司资金中心 集团资金中心 外部银行 贷款 还 款时 列还 xxx 分公司资金中心 集团资金中心 外部银行 贷款 17 安全生产费 按月计提安全生产费 列计提 20 xx 年 xx 月安全生产费 18 交税 列缴纳 20 xx 年 xx 月税金 如果只有一项税金 如个人所得税 写列缴纳 20 xx 年 xx 月个人所得税 抵税 列劳务分包开票抵扣税金 19 培训费 列 部 xxx 报销 xxx 事项 培训费 20 收汇票 列收甲方银行 商业承兑汇票 票号 用汇票付款 列 付 xxxx 单位名称 xxxx 材料 劳务 款 银行 商业承兑票号 汇票 到期 列收甲方银行 商业承兑汇票到期 票号 二 报销审批单的规范书写二 报销审批单的规范书写 1 报销审批单上的报销单位 按分公司统一规定的项目名称 盖章即可 2 年月日的书写 以实际报销记账日期为准 原则上票据日期和报销审批 单的日期应当一致 如果不一致 按实际记账日期填写 3 摘要的书写 详见以上细则 4 支出科目的书写 为使分公司在审核各项目凭证时能有统一的口径 支 出科目均写借方科目 由于报销审批单上支出科目只有三格 而记账科目可能 超过三级 所以书写时保持第一格为一级科目 第二格为二级科目 第三格为 末级科目 以求所有项目达到统一 例如 报销办公用品 即 工程施工 合 同成本 办公费 只有二级科目时 如管理费用 业务招待费 此时 第一格为管 理费用 第二格写业务招待费 无三级科目的 第三格留空 5 金额大小写 要求书写规范 字迹清晰 不能连笔 在报销审批单的左 下角有大写数字供参考 书写时不能有错别字 6 其他相关人员签字 财务主管要按签字的相关规定去执行 所有单据的 审批 由机关或者项目财务主管审核完后再由项目经理签字 7 报销单要求整洁干净 不能折角 信息的填写及相关人员签字要求使用 黑色签字笔 发票等附件均匀平整的粘贴在报销单上 8 记账凭证的封皮 按集团公司统一规定的格式打印 三 凭证附件三 凭证附件 1 汽油费 停车费 过路费等 以外部单位发票为附件 粘贴报销审批单 2 对外劳务 材料 分包单位 机械租赁付款 项目有外部银行的附件为 付款审批单 银行回单 报销单 项目没有外部银行的附件为 付款审批单 银行回单复印件 报销单 如果超过 200 万元 含 200 万元 另附集团资金申 请报告 2013 年 10 月 12 日前 付款单位出现委托的 必须有委托收款原件资 料 此处 材料发票因点验时与点验单等贴在一起 所以材料付款时不附发票 劳务分包的付款 前期发票按付款金额开具的 发票与付款单等附件一起粘贴 发票按结算金额开具的 与对应的结算单粘贴在一起 付款资料上注明发票见 20 xx 年 x 月 x 号凭证 3 职工聚餐报销 职工聚餐申请报告 主管领导签字 相应发票 报销 审批单 分配时 摘要用括号注明 附件见 年 月 号凭证 4 业务招待费 附件为业务招待费申请单 发票 报销审批单 5 差旅费 住宿费 出差途中餐费 必须有出差申请单 使用集团下发的 统一格式 内容填写完整 将一次出差往返的路费 食宿费等一起贴在报销审 批单上 在公司规定的标准内报销 住宿费金额较大 1000 以上要附明细 6 分包 劳务 机械及台班租赁类结算 成本室 项目经理签字齐全的造 价系统结算单 以及分包劳务盖章签字的结算清单 结算协议 按结算金额开 具发票的 7 材料采购类 材料室点验材料时附点验单 发票 物资接收单 混凝土 小票除外 由材料室单独保管 报销审批单 发票没有明细时候 要附清单 列销材料时 附当月材料报表 发料单 限额发料单 粘贴单 8 周转材料 临时设施类 材料室点验时 附件 点验单 发票 对账单 第一联 和对账单相关联的 物资接收清单 的第一联 报销审批单 无发票 的物资 预点单 对账单第一联 和对账单相关联的 物资接收清单 的第一 联 粘贴单 出库时候 发料单 摊销时 无附件 可在摘要上注明附件见某年 某月几号凭证 临时设施 按照费用归集 摊销时 做分期摊销明细表 最后 摊销完临时设施时 结转摊销 无附件 9 租赁类 吊车 塔吊等施工机械租赁 钢管脚手架租赁 材料室点验或 者成本室结算时 点验 结算 单 租赁台班明细表 发票 报销审批单 10 预提费用类 成本室预提往来单位费用时 附预提费用结算单 明细 单 报销审批单 11 劳务 分包类发票附件 由于劳务 分包发票可以抵税 因此 该类 发票待抵完税后 留存一份发票复印件 原件贴在对应的付款报销审批单上 或者贴在结算单后面 抵税记账时 附件为抵税明细表 给甲方开具的发票 记账联复印件 劳务分包队本次抵税的发票复印件 劳务分包发票要求抵税后 将该发票及时扫描 电子版按不同的单位分类保存 做好劳务分包队发票台帐 抵税台账 12 为甲方开具建筑业发票 分为按验工计价开票和按收款开票两种情况 如果按验工计价开票 发票记账联贴在验工计价附件后面 如果是按照收款开 票 则发票记账联贴在收款凭证的后面 13 工资呈批报告 工资呈批报告是为领导审批之用 不放在凭证中 单 独保存 单独装订 正式工工资计提时 将工资快报作为计提的附件 将工资 表作为支付时的附件 外聘职工工资结算时 将加盖公章的工资表和发票作为 结算时的附件 将工资表复印件及签字版的工资表原件及银行回单作为付款时 的附件 14 电话费领用签字 调休假休假领用签字 签字表格不装订在凭证中 不作为记账凭证附件 15 会议费 后附会议通知 与会人员签字表 会议纪要等 16 食堂报销伙食费 1 项目部组建食堂时 应合理估计项目员工人数 制定用餐标准 形成书面预算报告 由项目部主管领导审批后执行 项目部食 堂费用实际开支不得超过年度职工工资总额的 6 2 食堂购入物资材料时应索取相应发票或者收据 每月月末 或者定期 管理食堂人员编制食堂伙食费支出明细表 经相关人员签字确认后送项目部 财务部门报销 项目部财务人员应核对明细表及相关发票收据的一致性 核对 无误后予以报销 统计表和发票及相关的票据作为入账的附件 考虑到自由农 贸市场大多数商贩没有发票 所以要求只要有内容详细 完整的收据就算合格 17 培训费 应附有发票 培训通知 培训纪要 发生的与培训相关的各 项费用 符合规定的均可计入培训费 18 项目部职工宿舍房租 租车费报销时 在第一笔报销入账时将房租合 同原件 租车合同原件及发票作为入账的依据 四 签字盖章类 四 签字盖章类 1 汽油费 停车费 过路费等 由报销人 审核人 财务主管 部门领导 主管领导签字 均为手写签字 缺一人签字不得付款 2 对外劳务 材料 分包单位 机械租赁付款 付款审批单由各个部门签 字 报销单由报销人 审核人 财务主管 部门领导 主管领导签字 报销人 为该审批单经办人 3 工资奖金类 在工资发放明细表上以及报销审批单上各相关人员签字 4 社保类 支付职工三险 医疗 养老补储 住房公积金 住房补贴等 尽管职工社保属于公司内部转帐 报销人 审核人 财务主管 主管领导都要 签字 5 职工福利类报销 报销人 审核人 财务主管 主管领导都要签字 6 业务招待费 招待费申请单申请人 主管领导签字 报销单报销人 部 门领导 审核人 财务主管 主管领导签字 7 差旅费 住宿费 出差途中餐费 出差申请单由申请人 主管领导签字 报销单由报销人 部门领导 审核人 财务主管 主管领导签字 8 分包 劳务 机械及台班租赁类结算 结算单由所有相关部门人员签字 报销审批单需经办人 审核人 部门领导 财务主管 主管领导签字 9 材料采购类 点验单 材料报表相关人员签字 报销审批单报销人 审 核人 部门领导 财务主管 主管领导签字 10 周转材料 临时设施类 点验单 材料报表相关人员签字 报销审批 单报销人 审核人 部门领导 财务主管 主管领导签字 11 租赁类 吊车 塔吊等施工机械租赁 钢管脚手架租赁 点验单 结 算单签字 报销审批单 由报销人 审核人 部门领导 财务主管 主管领导 签字 12 预提费用类 成本室预提往来单位费用时 预提费用结算单以及报销 审批单 各相关部门签字齐全 五 各类申请单 审批单规范统一五 各类申请单 审批单规范统一 1 统一使用业务招待费审批单 出差审批单 付款申请审批单 办公用品 申请单 固定资产申请单等 审批单不得随意更改格式 所有需上交分公司的 相关资料 项目名称要统一 比如 一项目 4 连云港北固山庄搬迁扩建工程 4 指的是第一项目的第四个工程 2 工会经费 职工社保 固定资产折旧等统一使用集团或分公司规定格式 的表格 3 集团转各项目车辆使用费 测量仪器折旧按照季度转帐 分公司从其规 定 4 集团转社保 按月计提社保 住房公积金 住房补贴 分公司从其规定 5 分公司计提工会经费 所有项目均按照月份计提 6 收入 利润 税金确认 所有项目均按照月份确认 7 分公司计提固定资产折旧 按季度转到各项目 各项目每季度末记账 8 分公司代付各项目的款项 按照分公司往来逐笔记账 不得随意拆分 合并记账 9 各项目职工出差 必须有出差申请单 内容填写完整 方可报销 对不 在此期间出差的车票 发票 不予报销 10 对甲方及劳务 分包队的结算 除附上相关附件外 必须填写报销审 批单 报销审批单上签字完整 六 各类报销严格执行集团公司规定六 各类报销严格执行集团公司规定 1 职工住集团单身公寓 由个人承担部分 在工资中扣除 2 在集团有住宅的职工 由个人承担的住宅电话费 按照报销标准报销 超过标准部分 由个人承担 在次月工资中扣除 物业费由个人承担 在次月 工资中扣除 凭证附件后附报销审批单 由项目经理签字确认 3 职工报销取暖费 物业费 在集团工作 6 年以上 按照岗位标准报销 七 发票类规定七 发票类规定 1 凡是计入成本的 必须有发票 国家财务专用收据 所有发票信息必须 填写完整 因食堂在农贸市场购买菜 米 肉无法提供发票 故用收据报销 但必须有食堂验收明细 审核签字 收据 汇总表等 2 甲方代扣代缴水电费 有发票 提供发票 若不能提供发票 必须有电 力公司 自来水公司提供给对方单位复印件 加盖对方单位公章 对方开具财 务收据并盖章 附结算明细 3 各类发票内容必须填写完整 单位信息 日期 摘要 数量 单价 盖 章等必须齐全 注意发票的真实性 发票禁止涂改 禁止正反面涂画写字 4 各类发票均需加盖发票专用章 开具国税 地税发票时注意区分提供完 整信息 5 劳务 分包发票 必须在工程所在地开票 方可抵税 劳务 分包 材 料发票 统一使用和甲方签订合同的抬头 否则不能抵税 6 租房 租车等发票 按照合同章开具发票 如 中铁建设集团有限公司 或者中铁建设集团有限公司华东分公司 7 烟酒 礼品 娱乐类发票禁止报销入账 8 职工宿舍水电 煤气 物业费 职工个人名字开具的通讯费发票 因不 是公司抬头 一律不予报销 八 建造合同规定八 建造合同规定 1 建造合同按照完工百分比法确认入账 分公司统一建造合同模版 勾稽 公式设置好了 各项目不得改变建造合同公式 不得改变建造合同格式 2 建造合同 每次确认都必须有预计合同总收入 预计合同总成本表及附 表 3 建造合同核算表 预计总收入是含税的 预计总成本是不含税的 预算 部门在做预计总合同成本表里面 必须有税金这一项 财务预算总成本 预计总 成本 税金 4 未有确切资料证明亏损时 项目不得确认合同损失费用 项目在开工初 期 不能确认预计合同损失费用 5 其他规定 九 工程税金规定九 工程税金规定 1 分公司确认税金 统一按在月末 季度末确认 统一使用分公司税金核 算表 核算税金分为三部分 第一部分为按照建造合同计提营业税金及附加 第二部分为验工计价 或者收款 确认应交税费 第三部分为递延税金 2 分公司使用验工计价 或者收款 确认应交税费 对劳务 分包 按照 结算数或者付款数开发票 为了提前抵扣税金 减少公司税负 避免付款时被 动索票 要求劳务分包队按结算金额开票 针对这种情况各项目应出制度来约 束对方 3 各项目完成缴纳营业税等税金后 记入应交税费 若有劳务 分包抵扣 税金情况 同时记账 借方 营业税金及附加 贷方 应交税费 分别为负数 4 建筑业附加个人所得税 部分项目缴纳建筑业附加个税 金额保留在借 方 发放工资时 予以冲销 工程完工后 借方仍有余额 结转成本 5 对实施个人所得税查账征收的项目 每月 1 15 日或者按当地税务局规 定日期 按时缴纳个人所得税 直至工程发票开完 财务工作标准 补充细则 财务工作标准 补充细则 1 收据管理统一 所有收据须视作支票来管理 建立收据登记 本 使用完的收据留存 从 2012 年 1 月 1 日执行 收据须出纳与财 务主任同时签字 开具收据后必须入账 不允许挪作他用 其他科 室不允许收取现金和开具收据 对于工程上的处罚通知常写 处 罚 xx 队伍 1000 元现金交财务 就必须执行 否则不要让 工程上这么写 另外职工还款所开收据也做出了统一规定 举例 张三借款 1 万元 财务已入账 5 天后拿报销单 8000 元和现金 2000 元来还款 开收据金额应为 10000 元 摘要写明收到差旅费票据 8000 元现金 2000 元 2 代扣代缴的建议在签订分包 劳务合同合同中约定按结算来 开发票 到后期因人员的调动或地方税务政策的变动 容易出现少 抵税金或后期未付款部分所含的税费金额纠纷 武汉分公司统一规 定如下 代扣代缴的劳务发票必须跟结算保持一致 新余 2 3 个月集中开一次发票 发票后附清单 包含日期 凭证号 结算额 等信息 在记账凭证的摘要中体现已开票金额便于查询 非代扣代 缴的劳务发票尽量要求跟结算保持一致 若确有困难 至少跟付款 一致 每次付款前取得与付款额一致的发票 材料或租赁发票也 尽量要求与点验额一致 若确有困难 至少跟付款一致 每次付款 前取得与付款额一致的发票 甲供材发票较不规律 不能跟点验 一致也不能跟扣款一致 像这种情况需要在点验确权的那笔凭证摘 要中写明本次开具发票的金额 且必须附一个发票台账 台账至少 包含每笔点验 发票 付款的详细情况 通过这个台账能明确看出 开累点验 开累付款及尚欠发票金额 3 印花税统一规定 日记账及明细账必须贴花 印花税暂时按 照总包合同足额交税 要求 12 月 31 日前补齐 4 部分项目部存在工会经费计提滞后 损益类不结转现象 统 一规定 每月结账需要做工会经费计提 损益类科目结转 5 价格调节基金取消掉的地方 将现在的余额做原分录负数冲 回 6 甲供材料 水电费的的发票未及时收集 统一规定 甲供材 发票要尽早催收并及时与甲方核对已收和未收发票金额 水电费若 不能提供正式发票的话至少取得发票复印件及分割单 7 建造合同的附件 分公司是按月确认收入成本 但只有季度 月末的时候有附件 尤其是预计总成本中已发生成本和预计将发生 的成本数据肯定是有变化的 建议每月把建造合同的附件附在凭证 后面 而分公司目前建造合同后面的附件部分项目是由财务人员做 的 此部分应由预算成本部门编制并签字提供给财务人员 这样才 能真正反映实际情况 也便于督促预算部门同财务部门的及时对帐 统一规定如下 每月督促成本部门出具建造合同预计总收入 总成本的附件 且签字齐全 分公司造价物资部将给予不配合的成 本经理处罚 8 罚款收入统一规定 必须开具正规收据 入财务账 可以做 营业外收入 9 权限设置统一规定 浪潮制单人须是项目会计 会计凭证制 单和复核不能是同一个人 需要财务人员签字的地方必须签字齐全 记账凭证盖章尽量整齐一条线不得随意乱盖 10 发票抬头统一规定 日常审核业务应加强各类发票抬头的 审核 要写全称 不要简写或不写 对于简写严重或不写抬头的不 予报销 例如武汉项目部发票抬头应为 中铁建设集团有限公司长 沙分公司 11 销售费用统一规定 分公司机关取消 销售费用 科目的 使用 需要核算各工程的经营费用可以建立辅助台账来核算并分摊 成本 建议利用好摘要可以节省登记台账 例如 列付 12 日记账统一标准 日记账格式从 2012 年 1 月 1 日起要求按 照如下标准登记 每日结出余额 现金必须控制在 5000 元以内 不得坐支现金 日记账可以依据实际业务进行登记但不填写编号 待浪潮记账完后 将浪潮帐凭证号抄在日记账上 必须登记票据 号码 每页结出月发生额 过此页 承前页 月底结出本月和本年 发生额 所有修改不允许刮 涂 正确的方法是用红笔直尺将错误 的刚掉 把正确的内容写在正上方且加盖修改人印章 13 贴票粘贴统一标准 平铺整齐 均匀 能贴正不能贴歪 预留装订线 所有票据统一粘贴在 A4 白纸上 不得用旧纸 原来印 刷的单据粘贴单用完后停用 所有凭证装订不允许压字 14 盘点表及银行余额调节表统一规定 银行余额调节表由出 纳以外的财务人员编制并由财务主管人员审核 即使没有差异也要 做零差异调节表 现金盘点每周一次 出纳盘点会计复核 15 签字流程统一规定 所有入成本 资金支出 确权以及重 要的附件均需相关人员签字 不得打印签名 手签章无效 例如 银行手续费 保险摊销入成本及支付 重要附件等 16 原材料 自购周转材料采购附件依据统一 原材料 周转 材料点验入库需要有项目物资采购确认单 签字齐全 点验单 发 票 发票明细和销货小票 或与外部单位的确认单 17 材料消耗附件依据统一 材料消耗附件需要当月材料消耗 汇总表 签字齐全 发料单 18 周转材料租赁的核算和核算依据统一 项目周转材料租赁 确认单 签字齐全 点验 发料单 发票齐全后一次性进材料成 本 而不过度周转材料科目 19 机械租赁的核算和附件依据统一 机械租赁应有项目机械 租赁确认单 签字齐全 点验单 发票和机械费结算单齐全后直 接进机械费成本 20 废料处理附件统一 招投标记录 签订协议 出门条 磅 单 结算单 双方确认的数量和金额 21 职工薪酬科目账务处理统一 伙食费等补助按先发放后分 配进成本方式核算 工资和工资保险类 五险两金 及工资附加费 按先计提后上交方式核算 22 会议费附件统一规定 会议纪要 见样本 会议签到表 或者主要人员签字 发票 23 房屋租赁费附件统一规定 租赁合同复印件 收款收据 发票 房产证复印件 24 汽车租赁费附件统一规定 租赁合同复印件 发票 25 非零星办公费用附件统一规定 办公费采购计划 发票 发票明细 26 大额劳保用品附件统一规定 采购报告 发票 发票明细 发放记录 27 付款后签收统一规定 现金报销的 须在备注栏内签 款 已收到 XXX 领取支票 电汇或承兑的也必须在收款方处签字 另 承兑汇票复印件上也需有汇票领取人签字 请仔细核对领取 人的授权委托书 28 汽油卡统一规定 所有汽车均办理加油卡 必须是指定车 牌号的油卡 办卡后非特殊情况不予报销零星汽油票 29 电话费报销统一规定 电话费补贴项目部应出台相关制度 确定岗位 补贴标准等 能提供正规发票的可以走报销流程 目前 除新余项目部 发票正规 外其他项目部和机关均不能提供正规发 票故做入工资 不再另行报销 实报实销人员除外 建议 为少交 个税 由办公室集中统计采购电话卡发放走报销流程 30 入账工资表统一规定 工资表需要分公司审批后入账 实 际发放须打印包含姓名 卡号 金额的明细单 最好取得银行盖章 31 凭证装订的统一