长文档排版基础知识

第第 2 章章 中文文字处理中文文字处理 Word 2003 的使用的使用 2 1 Word 的高级应用的高级应用 2 1 1样式样式 样式是一组已经编排好的字符格式和段落格式的组合 在对文档进行排版时 大多数时 间是在做重复性的工作 如设置标题样式 设置字符格式 段落格式等 使用样式可以一次 将一组排版命令应用到文档中 大大提高工作效率 一旦修改了某个样式 Word 会自动更 新整个文档中应用该样式的所有文本的格式 有助于保持格式的一致性 本节主要介绍如何 应用样式 编辑修改样式 创建新样式 删除样式的方法 1 应用样式应用样式 1 首先创建一篇文档 包括章标题和节标题 如图 2 1 所示 图 2 1 创建用于应用样式的新文档图 2 2 样式和格式 任务窗格 2 为章标题应用样式 为标题应用样式可通过 样式和格式 任务窗格来实现 操作方法如下 打开 样式和格式 任务窗格 选择 格式 菜单中的 样式和格式 命令 或单击 格式 工具栏上的 格式窗格 按钮 出现 样式和格式 任务窗格 如图 2 2 所示 样式和格式 任务窗格默认显示在屏幕的右侧 在 所选文字的格式 和 请选择要应用 的格式 两个框内显示当前插入点的段落样式名称 单击要应用一级标题样式的第 2 章的章标题段落 在 请选择要应用的样式 区中找 到所需的样式 如标题 1 单击该样式名 插入点所在段落即被修饰为标题 1 的样式 如图 2 3 所示 此时 格式 工具栏的 样式 框中显示当前段落的样式名称 标题 1 及标题 1 的样式 宋体 二号 加粗 两端对齐 94计算机应用基础 图 2 3 为章标题应用标题 1 样式 按照为章标题应用样式的方法 为节标题应用样式标题 2 为小节标题应用样式标题 3 2 修改样式修改样式 通过应用标题样式会发现 标题样式可能并不完全符合我们的要求 接下来 修改标题 1 的样式 改为黑体 三号 加粗 居中 修改样式的操作方法如下 在 样式和格式 任务窗格中 在 请选择要应用的格式 区中找到要修改的样式名 标题 1 单击该样式名右侧的下拉三角 在弹出的菜单中选择 修改 命令 如图 2 4 所 示 打开 修改样式 对话框 如图 2 5 所示 在 修改样式 对话框的 格式 区可以 直接修改字体 字号等 单击 格式 按钮 在弹出的菜单中选择 段落 选项 可以设置 标题的段落格式 完成修改后 单击 确定 按钮即可 图 2 4 标题样式下拉菜单图 2 5 修改样式 对话框 此外 修改样式也可以通过 格式 工具栏直接修改 修改后在任务窗格 标题 1 的 下方显示更新后的样式名 如图 2 6 所示 单击原样式名 标题 1 右侧的向下箭头 在弹 出的下拉菜单中选择 更新以匹配选择 命令 如图 2 7 所示 样式和格式 任务窗格中 新增的样式名自动消失 更新内容添加到原样式名标题 1 中 第 2 章 中文字处理系统 Word 2003 的使用95 图 2 6 修改后的标题 1 样式图 2 7 更新已有样式 3 3 创建新样式 1 利用 样式和格式 任务窗格创建新样式 从 样式 列表中可以看到 Word 默认显示了三级标题和一个正文段落样式 在 样 式和格式 任务窗格单击 显示 框右侧的向下箭头 从中选择所需的选项 有效格式 显示当前所有有效的格式 使用中的格式 显示当前文档中所有用到的格式 有效样式 显示当前所有有效的样式 所有样式 显示所有内置和自定义的样式 自定义 用于自 定义可见的显示内容 如果内置样式不能满足需要 可以建立自己的样式 如要创建一个名为 标题一 的新 样式 操作方法如下 在 样式和格式 任务窗格中单击 新样式 按钮 打开如图 2 8 所示的 新建样式 对话框 图 2 8 新建样式 对话框 在 名称 框中输入要创建的新样式的名称 如 标题一 在 样式类型 框中 选择 段落 可以定义段落样式 选择 字符 可以定义字符样式 在此选择 段落 在 样式基于 框中选择一种样式名作为基准样式 如不想指定基准样式 可选择 无样式 96计算机应用基础 在 后续段落样式 框中选择将应用于下一段落的样式 通常情况下 在 后续段落样式 列表框中选择 正文 样式 单击 格式 按钮 在弹出的菜单中选择相应的选项为样式定义格式 如字体格式 段落格式等 单击 确定 按钮 完成新样式的创建 在右侧的样式区中便多了一个名为 标题一 的新样式 创建样式更快捷的方法是 在选中已设置好格式的段落后 在 格式 工具栏的 样式 框中直接输入新样式的名称 按回车键确认 新的样式名便出现在 样式和格式 任务窗格 中 3 删除样式删除样式 对于文档中不再需要的样式 可以将其从样式列表中删除 删除样式的操作方法如下 打开 样式和格式 任务窗格 在 请选择要应用的格式 区中找到要删除的样式名 如 标题一 单击该样式名 右侧的向下箭头 在弹出的菜单中选择 删除 命令 如图 2 9 所示 在弹出的对话框中确 认删除即可 图 2 9 删除样式 2 1 2编辑长文档编辑长文档 1 在大纲视图下创建文档在大纲视图下创建文档 要想编写长文档 首先要编写提纲 单击水平滚动条左侧的 大纲视图 按钮 或选 择 视图 菜单中的 大纲 命令切换到大纲视图 同时会出现 大纲 工具栏 如图 2 10 所示 图 2 10 大纲 工具栏 输入大纲的第一级标题 将自动套用标题 1 的样式 输入标题后 按回车键换行 依 第 2 章 中文字处理系统 Word 2003 的使用97 次输入所有的章 节标题 不必输入章节号 调整标题级别及前后位置 默认情况下 所有的标题都将自动套用标题 1 的样式 单 击选中二级标题 单击 大纲 工具栏上的 降低 按钮 使其标题级别由一级变为二级 在不改变标题级别的情况下 选定标题和其下折叠的从属文本 单击 大纲 工具栏上的 上移 按钮 或 下移 按钮 可平级移动标题及其内容 如图 2 11 所示 图 2 11 在大纲视图下调整标题级别 2 文档应用多级编号文档应用多级编号 为文档应用多级编号列表的操作步骤如下 选择 格式 菜单中的 项目符号和编号 命令 打开 项目符号和编号 对话框 选择 多级编号 选项卡 如图 2 12 所示 选定某个格式后 单击 自定义 按钮 打开 自定义多级编号列表 对话框 图 2 12 多级编号 选项卡图 2 13 自定义多级符号列表 设置第一个级别 在 级别 列表框中 选择级别 1 在 编号样式 框中选择一 种编号样式 1 2 3 在 编号格式 框中在灰色底纹 1 的前面输入 第 在在灰色 底纹 1 的后面输入 章 在 起始编号 框中指定起始编号 2 指定编号的对齐方式 为 居中 单击 高级 按钮 在 将级别连接到样式 下拉列表框中选择 标题 1 指 定编号与正文间的分隔标记为默认的制表位 第一个级别设置如图 2 13 所示 设置第二个级别 在 级别 列表框中 选择级别 2 编号格式 和 编号样式 98计算机应用基础 选择默认 2 1 在 起始编号 框中指定起始编号 1 指定编号的对齐方式及制表符的 位置 在 将级别连接到样式 下拉列表框中选择 标题 2 指定编号与正文间的分隔标 记为制表位 选中 在其后重新开始编号 复选框 设置如图 2 14 所示 图 2 14 设置第二个级别图 2 15 为文档应用多级编号的效果图 设置完毕后 单击 确定 按钮 依次退出 自定义多级符号列表 和 项目符号和 编号 对话框 设置好的多级符号便会自动应用到文档中 如图 2 15 所示 3 添加题注添加题注 如果经常在文档中插入图片 表格或图表等 为了便于查阅 经常在其上方或下方添加 如 表 1 1 或 图 1 1 等解释说明性文字 可以通过 Word 提供的插入题注的方法实现 使用题注 可以保证文档中的图片 表格等项目连续且按顺序地自动编号 如果移动 添加 或删除带题注的某个项目 Word 会自动更新题注编号 为文档中已有图片添加题注的操作方法如下 单击选定要添加题注的图片 选择 插入 菜单中的 引用 命令 在级联菜单中选 择 题注 选项 或右击图片 在弹出的快捷菜单中选择 题注 命令 打开如图 2 16 所 示的 题注 对话框 图 2 16 题注 对话框图 2 17 新建标签图 2 18 设置题注编号 在 标签 框中选择要插入题注的标签名称 如果在标签列表框中没有所需的标签名 称 可单击 新建标签 按钮 打开 新建标签 对话框 输入新的标签名称 如图 2 17 所示 在 位置 框中选择题注出现的位置 如选择 所选项目下方 单击 编号 按钮 打开 题注编号 对话框 如图 2 18 所示 设置题注编号的格 第 2 章 中文字处理系统 Word 2003 的使用99 式 可以选定包含章节号及分隔符的类型 单击 确定 按钮 返回 题注 对话框 在 题注 框中出现要插入题注的内容 单击 确定 按钮 即可将题注插入在项目的指定位置 在文档中插入的图片是作为正文插入的 默认居左 单击 格式 工具栏上的 居中 按钮 可使图片在页面居中对齐 插入题注后 题注会采用默认的题注样式 如果不满意 可以使用 格式 工具栏修改题注的样式 4 交叉引用交叉引用 创建一篇长文档时 经常遇到 如图 1 1 所示 如表 1 1 所示 之类的说明性文字 可以直接输入这些文字 但当在图 1 2 之前插入或删除了其他图片后 该图的编号便不再是 图 1 2 了 就需要在所有提及该图的地方手工进行修改 既麻烦又容易出错 通过 Word 提 供的交叉引用功能 可以在同一文档的其它地方引用带有编号的项目 如题注 表格等 在文档中插入交叉引用的操作方法如下 单击要插入交叉引用的位置 选择 插入 菜单中的 引用 命令 在级联菜单中选 择 交叉引用 选项 打开 交叉引用 对话框 如图 2 19 所示 图 2 19 交叉引用 对话框 在 引用类型 框中选择要在当前位置上使用交叉引用的类型 如选择 图 在 引用内容 框中选择要在文档中插入的信息 如 只有标签和编号 在 引用哪一个题注 列表框中选择要引用的特定项目 如果选中 以超链接的形式插入 复选框 引用内容会以超链接的方式插入到文档中 单击它即可直接跳到引用的内容处 单击 插入 按钮即可 5 提取目录提取目录 在目录中通常显示文档的各级标题以及每个标题所在的页码 便于迅速了解整个文档 提取目录成为长文档编辑过程中一项非常重要的工作 Word 具有自动提取目录的功能 提 取目录的操作方法如下 单击要添加目录的位置 选择 插入 菜单中的 引用 命令 在级联菜单中选择 索引和目录 选项 打开 索引和目录 对话框 选择 目录 选项卡 如图 2 20 所示 100计算机应用基础 图 2 20 为文档提取目录图 2 21 为文档提取的目录 在 格式 下拉列表框中选择一种目录风格 从预览框中可以查看设置结果 在 显示级别 框中可指定目录中显示标题级别的数目 默认采用三级标题生成目录 选中 显示页码 复选框 将在目录中的每一个标题后面显示页码 选中 页码右对齐 复 选框 将使目录中的页码右对齐 在 制表符前导符 框中可指定标题与页码之间的连接符 号 单击 确定 按钮 Word 将搜索整个文档的标题 以及标题所在的页码 并将它们 编制成目录 目录编制好后就插入到文档中指定的位置 如图 2 21 所示 Word 创建的每个目录项都是一个超级链接 按住 Ctrl 键单击