地产公司工程付款管理细则

第 1 页 共 13 页 工程付款管理工程付款管理细则细则 一一 目目的的 规范公司付款管理 审查付款行为 合理确定并有效控制工程类价款的支付时间和 支付额度 提高资金的使用效率和投资效益 维护公司利益 二二 适适用用范范围围 集团公司范围内所有地产开发项目中与工程有关的 付款 具体包括 适用施工类总包 分包 采购类 设备 材料 服务类 设计 造价咨询 工程咨询 监理等的 工程类预付款 进度款 结算款 保修款 零星支付款项 三三 权权限限 根据集团公司授权权限执行 四 职责四 职责 职职能能中中心心 部部门门职职责责 集集 团团 1 制定前期的造价咨询合同 监理合同 工程施工合同 含维修合同 工程采购合同 营销工程类合同标准范本并下发至各项目公司 2 负责集团招标 采购工程合同的编制 签订 监督执行 3 审核各项目公司上报的月 季 年度资金计划 资金支付情况 4 全面审核各项目公司上报的权限外合同文本 抽查审核项目公司权 限内合同文本 5 负责合同执行过程中的监督 检查 发现合同履行中的风险及时指 导项目采取措施进行规避 成本控制中心 6 合同执行完毕后的归纳 总结 完善合同文本 法务部 审核合同内容的合法性 有效性及合同争议处理相关条款 财务中心 审核合同付款方式 与整体资金计划保持一致 与财务状况相匹配 1 审核合同工程范围 技术要求 工期 施工管理 奖罚等相关条款 及施工组织方案 2 编制集团招标 采购合同中关于工程范围 技术要求 工期 施工 管理 奖罚等相关条款及施工组织方案 项目管理中心 3 负责权限外设计变更 工程签证的审核 权限内的进行抽查 1 制定前期的设计类合同 地质勘察合同标准范本并下发至各项目公 司 研发设计中心 2 负责集团招标的设计类合同 地质勘察合同的编制 签订 监督执 行 第 2 页 共 13 页 3 审核各项目公司上报的设计类合同 地质勘察合同及与设计条件相 关的合同文本 4 负责权限外设计变更 工程签证的审核 权限内的进行抽查 1 制定土地 前期类合同 造价咨询 监理 设计 勘察合同除外 标准范本并下发至各项目公司 2 负责集团组织完成的土地 前期类合同 造价咨询 监理 设计 勘察合同除外 的编制 签订 监督执行 前期研发中心 3 审核各项目公司上报的土地 前期类合同 造价咨询 监理 设计 勘察合同除外 的审核 审计监察中心负责所有合同全过程审计 监察 区区 域域 公公 司司 项项 目目 公公 司司 总经理 是合同的第一负责人 对合同签署 履行进行全面把控 负责权限内 合同的最终签署权 特殊情况下可授权副总经理以上人员签署 权 限外合同审批后报集团审批 副总经理 全面审核合同条款 完成总经理委托合同的签署 对合同履行进行现 场监督 指导 控制 1 负责编制月 季 年合同签订计划 项目审批后报集团审批 2 负责前期的造价咨询合同 监理合同 工程施工合同 含维修合同 工程采购合同 营销工程类合同的编制 集团提供合同标准范本的按 范本编制 无范本的自行编制合同文本 初步定稿后的会审 修正 谈判 传签 签订 电子版备案 3 审核工程类合同 配合完成合同价款的确定 4 监督 控制施工过程中的合同相 关条款 在合同执行过程中发现 风险 及时签订补充协议 规避合同履约 风险 5 合同履约完毕后组织各部门完成 履约情况的总结 评价并上报集 团成本控制中心 成本控制部 6 建立项目合同台帐 并于每月完成与各部门合同签署情况的核对 截止每月 25 日 每月月底上报集团成本控制中心 工程部 1 负责编制确认合同中关于工程范围 技术要求 工期 施工管理 奖罚等相关条款及施工组织方案 第 3 页 共 13 页 2 负责对合同执行过程中发生的设计变更 工程洽商的审核 确认 3 负责合同执行过程中现场施工管理及合同履行完毕后的总结 评价 1 负责权限内设计类合同 地质勘察合同的编制 签订 执行 电 子版备案 2 负责合同中与设计相关的技术条款 含工程范围 答疑文件 图纸 附件等 的审核 确认 3 负责对合同执行过程中发生的设计变更 工程洽商进行审核 确认 总工办 设计部 4 审核与设计条件相关的 前期类 合同 如销售预测面积 产权实 测面积合同条件 及成果数据的复核确认 1 负责项目权限内开发前期合同 含土地 咨询 造价 咨询除外 测绘 地震评 环评 交评 招标代理服务 政府规费等 的签订 电子版备案 前期部 2 完成总包合同的招标备案及配合完成专业分包合同的二级市场备案 工作 财务部审核合同付款方式和进度 与整体资金计划保持一致 与财务状况相 匹配 法律顾问审核所有合同内容的合法性 有效性及合同争议处理相关条款 所有 合同须报集团法务审批 五五 合合同同编编制制 5 1 合同文本 5 1 1 对于集团已制定并颁发合同范本的合同 经办人 须使用该范本与合作单位签 署合同 并且不能擅自修改或删除合同范本的实质条款 如 合作方对该合同范本相 关条款有不同意见 可根据实际情况加以改变的须在合同 电子评审单中加以说明 5 1 2 对于集团尚未制定合同范本的合同 可参照国家统一的合同文本格式自行草拟 工程合同文本 必须维护公司利益 若由对方单位提供 合同经办部门须从公司利 益出发进行审查 修改 5 1 3 双方有关的工程洽商 变更等书面协议或文件 作为合同的组成部分 5 1 4 合同的承包方式 计价原则 工期 付款方式等主要条款 由经办部门根据工 第 4 页 共 13 页 程实际情况征求各相关部门意见后在招标立项时提出 根据审批权限进行最终确定 并编制在招标文件内 若条件具备 提倡采用清单计价固定总价包干的方式签订合 同 5 2 合同编号 工程类合同 含营销工程类合同 由 成本控制部负责统一编号 营销 物业 行政 财务等与项目开发的其他合同由对口部门按以下原则自行编号 建立统一的合同 台帐 5 2 1 工程类合同各部门主办人向成本控制部索要编号 根据索要编号自行打印或 填写合同编号 5 2 2 合同编号格式 公司名称编号 合同 HT 开发期数 区 合同类别编号 合同号 明细号 年号 1 公司名称编号 原则上公司名称编号用签订合同单位的中文名称的汉语拼音的前两个声母 表示 现将成立的各公司企业名称代码规则明确如下 未来新开公司 项目将 依此规则编制 公司名称所辖项目 公司名 称编号 公司名称项目 公司名 称编号 北京东方龙济总部 LJDC 天津 TJ 遵化 ZH 唐山 TS 广元 GY 2 合同类别编号 公司将房地产开发涉及的合同分为十类 各类合同进行了明确分类 现对 合同类别编号规则明确如下 序 号 合同类别明细分类合同类别编号 一土地类合同 TD 前期合同 不含监理 造价 咨询 地质勘察 设计类合 同 QQ1 二前期类合同 监理 造价咨询合同 QQ2 第 5 页 共 13 页 地质勘察 设计 设计咨询 审图合同 QQ3 三建安类合同 JA 四 红线内基础设施合 同 JS 五公共配套类合同 GP 广告 宣传 XS1 代理 佣金 XS2 工程类销售合同 XS3 六销售类合同 客服类合同 XS4 七管理类合同 GL 八财务类合同 CW 九其他 QT 3 合同号 合同按签订的先后顺序进行排序 以阿拉伯数字表示 如 001 002 如不能按此原则编写 须提前与集团成本控制中心沟通 4 明细号 在一份合同的基础上 另行签订补充协议的 须按 先后顺序以阿拉 伯数字并加注 表示 如 01 02 5 2 3 合同编号举例 例如 天津项目一期工程 2010 年签订的第一份建安施工总承包合同的第二份 补充协议 TJ HT 一期 JA 001 02 2010 例如 遵化区域公司龙凤二期 2010 年签订的第二份建安施工合同的第二份补 充协议 ZH HT 龙凤二期 JA 002 02 2010 5 3 合同标准格式 1 页眉 左上角合同名称 宋体五号字 右上角合同编号 宋体五号字 2 正文 大标题 宋体三号字 正文内容 宋体小四号字 正文内小标题 宋体四号字 3 页角 第 页 共 页 宋体五号字居中 5 4 合同份数及签署 第 6 页 共 13 页 1 合同份数 正本 签订的是两方合同 贰份 项目公司 合作单位各壹份 签订的是三方合同 叁份 项目公司 各合作单位各壹份 副本 项目公司贰份 合作单位根据其要求确定副本份数 2 合同签署时须填写合同签订日期 3 合同经办人根据审批后的合同报批单填写盖章申请表 执行公司盖章流程 六 合同审批流程六 合同审批流程 合同审批分合同文本电子版评审及合同文本正式报批两步 营销工程类合同审批 时需营销部门确认 6 1 合同文本电子版评审 1 为加快合同文本审核效率及节约成本 合同文本评审采用电子版形式进行逐级 流转 审核 2 内部评审流程 项目权限以内合同 经办起草人报部门负责人审批 修订后将合同文本电子版 附电子评审单 发至项目各相关部门进行审核 各部门将审核意见返馈经办部 门 经办人根据所提的意见修订合同文本 同时将建议采纳情况反馈各部门确认 项目各部门完成确认后将修订版发至项目副总经理 总经理进行审核 项目副总 经理 总经理将审核意见反馈经办部门 经办人修订并经区域 项目 总经理确 认 项目权限以外合同 项目完成修订经区域 项目 总经理确认后 经办人发至集 团各职能中心进行审核 各职能中心将审核意见反馈经办部门及项目对口部门 项目对口部门将集团各职能中心的审核意见认真推敲 不能采纳的及时与对应 职能中心沟通 确认后将采纳意见回复经办部门 经办人进行修订并将建议采 纳情况反馈各职能中心确认后报集团副总经理审核 集团副总经理将审核意见反 馈经办部门 经办人进行修订 3 合同经办人 部门负责人按审核后的合同文本与中标单位洽谈合同条款 谈后条 款与审核文本存在的差异逐级上报 项目予以逐级落实 权限以外合同文本无 法达成共识的条款予以说明上报集团 4 各部门及职能中心的电子版意见反馈经办部门 经办人将所有意见进行汇总 注明各部门及职能中心 并将意见采纳情况予以说明 工程类合同评审单 第 7 页 共 13 页 电子版传签 在纸板合同传签时进行打印一同上报 作为合同电子会签的书 面依据 格式见附件一 6 2 合同文本正式报批 合同双方确认的合同文本经项目 权限以外报集团 审核无异议后 由项目经办 部门填写合同文本正式报批单 纸板合同文本 附件齐全 定标审批单作为附件 逐 级审批后再按集团相关制度与合作单位签订合同文件 6 3 合同文本正式审批完成盖章前 由经办人及公司专人负责 行政 对合同文本内 容进行核对 保证盖章版本与审批通过版本内容的一致性 6 4 流程图 第 8 页 共 13 页 合合同同评评审审流流程程图图 电电子子版版文文件件 合同经办部门负责人 合同经办人 合作单位谈判 确认合同文本 第 9 页 共 13 页 总 工 办 财 务 负 责 人 法 律 顾 问 成 本 负 责 人 项目副总 总工 研 发 设 计 中 心 成 本 控 制 中 心 财 务 中 心 法 务 部 项 目 管 理 中 心 集团副总经理 权限以外报集团 审 计 监 察 中 心 工 程 负 责 人 区域 项目总经理 合合同同报报批批流流程程图图 纸纸板板文文件件报报批批 第 10 页 共 13 页 合同经办部门负责人 总 工 办 成本 负责 人 财务 负责 人 法 务 负 责 人 项目副总 总工 区域 项目总经理 权限以外报集团 研 发 设 计 中 心 项 目 管 理 中 心 成 本 控 制 中 心 财 务 中 心 法 务 部 集团副总经理 集团副总裁 合同经办人 集团董事长 总裁 审 计 监 察 中 心 工程 负责 人 七 合同备案七 合同备案 7 1 各项目公司相关对口合同管理部门 行政部 留存壹份正本 项目公司财务部留 存壹份副本 集团法务部留存壹份副本 项目公司成本控制部及相关部门留存复印件 第 11 页 共 13 页 集团公司成本控制中心留存复印件 7 2 合同签署生效后 由各项目公司相关对口合同管理部门 行政部 负责于签订合 同后 48 小时之内复印 发放至项目公司相关部门 7 3 各项目公司相关对口合同管理部门 行政部 以月度为单位完成对集团纸板文件 的备案 移交 即每月 5 日前完成上月已签合同及相关资料纸板的备案 移交 合同 电子版于合同正式签订后三日内由经办部门报至项目成本控制部及集团对口的中心 项目成本控制部于收到经办部门的电子版合同三日内报至集团成本控制中心备案 7 4 备案移交要求 1 各项目上报的纸制版资料均应为原件 须确保归档文件的清晰 齐全和完整 对 于已破损的文件应及时予以修整 字迹模糊或易退变的文件应予以复制 2 各项目上报电子档案时须确保与相应的纸质合同文本条款内容完全一致 做好电 子文档的备份 确保文件无病毒 3 各项目合同备案同时建立目录及编号 应按类别 文号 时间顺序进行整理装 订成册 整理完毕后方可移交 且移交单位应将每月移交的合同及相关文件按合同编 号排列 并按顺序编写 移交清单 移交时移交人应仔细填写 档案移交收进登记 表 移交完成双方各存一份以备查考 7 5 备案合同规范性要求 1 项目公司权限内合同备案时 合同装订顺序 项目公司权限内合同报批单 合同 文本 合同附件 招标文件 2 项目公司权限外合同备案时 合同装订顺序 项目公司权限内合同报批单 项目 公司权限外合同报批单 合同电子会签单 合同文本 合同附件 3 总部及项目公司的合同管理人员要做好合同借阅的登记工作 确保合同的完整性 杜绝合同原件丢失情况的出现 八 借阅手续八 借阅手续 8 1 各项目合同管理人员负责对本项目各部门提供合同的借阅支持 原则上不外借原件 资料 只能将复印件借出 8 2 若确因工作需要借阅原件资料 应经过本公司主管副总审批后 再向本公司合同相 关管理部门办理借出手续 且原件资料必须在 5 日内归还 九 合同执行跟踪九 合同执行跟踪 第 12 页 共 13 页 9 1 合同执行过程中 成本控制部每月末填写 项目合同完成情况表 具体 详见成本系统月报表 与财务部核对完毕 并经 成本控制部经理审核后报集团成 本控制中心 9 2 合同执行过程中 由于设计变更 现场签证等因素 引起合同造价发生变化 1 按设计变更 现场签证制度流程执行 成本控制部每月月底前将上月 截至 25 日 生效的设计变更 现场签证报集团 研发设计中心 项目工程管理中心 成本 控制中心 2 成本控制部每月月底前将核对