02档案业务基本知识

1 第二部分第二部分 档案业务基本知识档案业务基本知识 一 单项选择题一 单项选择题 1 档案管理最基本的要求是 A A 维护档案的完整与安全 B 便于社会各方面的利用 C 统一领导 D 分级管理 2 档案工作的根本目的是 B A 维护档案的完整与安全 B 便于社会各方面的利用 C 统一领导 D 分级管理 3 我国档案工作的组织原则是 C A 维护档案的完整与安全 B 便于社会各方面的利用 C 统一领导 分级管理 D 统一领导 统一管理 4 介于文件形成机构和档案馆之间的中间性或过渡性文件管理机构是 C A 档案室 B 办公室 C 文件中心 D 文件寄存中心 5 归档的文件一般 A 重要的 利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数 A 一式一份 B 一式两份 C 一式三份 D 一式四份 6 档案整理过程中 可作为档案分类依据的是 D A 分类标准 B 保管期限表 C 归档范围 D 分类方案 7 保持文件之间的有机联系 首要的是保持文件在 A 的联系 A 来源上 B 时间上 C 内容上 D 形式上 8 下列不属于档案检索工具的是 D A 目录 B 索引 C 指南 D 专题概要 9 A 既能用于组织馆藏和进行档案统计 又可用于检索 A 案卷目录 B 分类目录 C 主题目录 D 专题目录 10 档案著录标引的结果是形成 D A 指南 B 目录 C 索引 D 条目 11 B 应定期对已到保管期限的档案进行鉴定 A 档案部门 B 档案鉴定委员会 C 保密部门 D 文件形成部门 12 销毁档案时必须指派 A 以上监销 A 两人 B 三人 C 四人 D 多人 2 13 下列 C 不属于档案统计的基本要求 A 准确性 B 科学性 C 针对性 D 时效性 14 中国石化档案分类规则 将生产企业档案划分为 C 个一级类目 A 9 B 10 C 11 D 12 15 2013 年 2 月 1 日起施行的 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 由国家档案局第 C 号令颁布实施 A 8 B 9 C 10 D 11 16 下面关于企业档案信息化描述不正确的是 D A 企业各信息系统的开发与实施应充分考虑档案管理的要求 B 企业档案信息化应坚持技术与管理并重 与企业信息化协调同步原则 C 加密的电子文件归档时一般应解密 必须加密归档的电子文件应与其解密软件和说明 文件一并归档 D 在资金 人才等条件保障满足时 企业档案信息化建设是可以很快完成的 17 对历史负责 为现实服务 替未来着想 是 B 为中央档案馆四十年馆庆题词 A 邓颖超 B 李瑞环 C 王刚 D 杨冬权 18 国家档案局现任局长是 B A 王刚 B 杨冬权 C 毛福民 D 冯子直 二 多项选择题二 多项选择题 1 档案法 规定的档案工作基本原则包括 ABC A 统一领导 分级管理 B 维护档案完整与安全 C 便于社会各方面的利用 D 区分不同保管期限 2 档案实体分类是根据档案的 ABCD 等特征对档案实体进行的分类 A 来源 B 形成时间 C 内容 D 形式 3 档案业务工作 六环节 包括 AB A 收集 B 整理 C 审核 D 销毁 4 企业档案部门除常规接收各部门形成文件外 还应注意接收以下档案资料 ABCD A 所属单位因产权变动后属本企业所有的档案 B 根据资产管理权限接收无法人资格的所属单位档案 3 C 宣传报道本单位的新闻资料 D 向社会 离退休人员征集的档案资料 5 企业下列哪些文件材料可不归档 ABD A 供工作参考的抄件 B 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 C 社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料 D 所属和控股企业报送的供参阅的一般性简报 情况反映 6 文本指同一文件由于作用不同而形成不同的版本 包括 ABCD 等 A 正本 B 副本 C 试行本 D 各种文字文本 7 档号编制原则包括 ABCD A 唯一性 B 合理性 C 简单性 D 扩充性 8 电子档案应归档范围包括 ABCD A 电子文件 B 元数据 C 背景信息 D 支持软件 9 元数据指描述电子文件数据属性的数据 包括 ACD A 文件的格式 B 文件的背景信息 C 文件的编排结构 D 文件的硬件和软件环境 10 下列关于 件 的描述正确的说法有 ABD A 文件正本与定稿为一件 B 转发文与被转发文为一件 C 总结与计划为一件 D 正文与附件为一件 11 企业档案鉴定委员会由 ABCD 人员组成 A 主管领导 B 职能部门 C 专业技术人员 D 档案人员 12 档案修复工作应遵循的原则包括 ABC A 适宜性 B 相似性 C 可逆性 D 稳定性 13 档案工作统计台帐的主要内容包括 ABCD A 年度档案入出库情况统计 B 档案利用情况统计 C 档案设备 设施情况统计 D 档案鉴定销毁情况统计 14 档案利用方式包括 ABCD 等 A 档案查阅服务 B 档案展览与陈列服务 C 档案证明服务 D 档案咨询服务 4 15 以下属于中国石化核心档案管理范畴的是 ABCD A 专有技术档案 B 合同协议 C 权证档案 D 员工档案 16 中国石化档案工作评价指标 包括 ABCD A 组织领导 B 资源建设 C 开发与利用 D 境外机构指导工作 17 国有企业资产与产权变动档案处置要遵循的原则是 ABCD A 维护国家安全和国家利益 保守国家机密和企业商业秘密 防止档案散失 B 区别情况 依法 合理处置 C 维护档案的安全 便于有关方面对档案的利用 D 有利于企业保持经营管理的连续性 18 国有企业资产与产权变动档案处置中 CD 随其实体归属 A 会计档案 B 党群档案 C 基建档案 D 设备仪器档案 19 国有企业资产与产权变动档案处置中 CD 应移交企业主管部门或寄存所在地国家 档案馆 A 基建档案 B 设备仪器档案 C 党群工作档案 D 行政管理档案 三三 填空题填空题 1 档案的本质属性是 原始记录性 2 企业档案工作是企业研发 生产 经营和管理活动的 基础性 管理工作 3 企业档案工作规范 规定 企业档案工作应以 企业资产关系 为纽带 实行统一领导 统一管理 统一制度 统一标准 4 企业应维护档案的完整 准确 系统 与安全 5 中国石化生产企业档案的一级类目名称 排列顺序统一使用 中国石化档案分类表 标记 代码根据企业分类情况以 英文字母 或阿拉伯数字顺序标记 6 档案收集以接收为主 征集 为辅 后者是对前者的有效补充 7 整理 是按照一定原则对档案实体进行系统分类 组合 排列 编号和基本编目 使之 有序化的过程 8 编目 是按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程 9 档号 是存取档案的标记 并具有统计检索作用 10 案卷 是由互有联系的若干个文件组合成的档案保管单位 11 全宗 是一个国家机构 社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体 5 12 全宗卷 是档案馆 室 在管理某一全宗过程中形成的 能够说明该全宗历史情况的有 关文件材料组成的专门案卷 13 案卷目录 以全宗为单位登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档 案目录 14 卷内文件目录是登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格 排列在 卷内 文件 之前 15 卷内备考表 是卷内文件状况的记录单 排列在卷内文件之后 16 来源原则 是把同一机构 组织或个人形成的档案作为一个整体加以管理的原则 17 立卷 是将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程 18 组织沿革 是系统记述一个机构 地区 行业 体制 职能等基本状况变迁过程的一种 档案参考资料 19 保管期限一般分为永久和定期两种 定期保管档案的年限可根据其参考利用价值分为 30 年和 10 年 四 判断题四 判断题 1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分 2 中国石化实行 谁形成 谁归档 的归档整理制度 3 中国石化档案工作评价一般两年组织 1 次 4 企业应归档纸质文件材料中 有重要修改意见和批示的修改稿及有发文稿纸或文件处理单 的 应与文件正本 定稿一并归档 5 档案统计报表是由档案业务部门下达的具有统一制式 用于档案数据统计的表册 6 正本是有规范格式的正式文本 7 归档的文件应为原件 因故无原件的可将具有凭证作用的复制件归档 8 档案复制件载有档案部门负责人签名或档案部门印章标记 也不具有与档案原件同等的效 力 9 归档是指办理完毕且具有保存价值的文件交档案室或档案馆保存的过程 10 整理是档案部门按照一定原则对档案实体进行系统分类 组合 排列 编号和基本编目 使之有序化的过程 11 物理归档是指在计算机网络上进行 不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理 6 权限向档案部门移交的过程 12 档案部门应对每个全宗建立全宗卷 全宗卷可单独管理 13 录入协议 会议纪要题名时 照实抄录文件题名即可 14 鉴定是判定档案真伪和价值的过程 15 档案销毁清册应永久保存 16 外文 或少数民族文字 材料若有中译文的 应一并归档 无译文的只需要译出标题后归 档 17 磁性载体档案应平放在有磁屏蔽的容器或防磁柜中 18 企业各信息系统生成的文本 图形 图像 数据等类型电子文件归档范围应参照纸质文件 归档范围确定 五五 简答题简答题 1 1 档案的定义是什么 档案的定义是什么 答 档案是国家机构 社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历 史记录 2 2 国家档案局提出建立国家档案局提出建立 三个体系三个体系 是指什么 是指什么 答 建立覆盖人民群众的档案资源体系 方便人民群众的档案利用体系和确保档案安全 保密的档案安全体系 3 3 判断一个单位是否是立档单位 主要看它是否具备哪三方面条件 判断一个单位是否是立档单位 主要看它是否具备哪三方面条件 答 1 可以独立行使职权 并能以自己的名义单独对外行文 2 是一个会计单位或 经济 核算单位 独立编制预算 3 设有管理人事的机构或人员 有一定的人事任免权 4 4 中国石化档案工作评价机制是什么 中国石化档案工作评价机制是什么 答 档案工作评价机制通过企事业单位 股份公司分 子 公司 以下统称各单位 的 年度自查和总部检查 实现各单位档案工作总体评价排序 油品销售企业单独排序 以多种 方式进行评价通报 1 年度整体评价排序和单项评价排序前列的单位 通过一定形式在全系统总结推广经 验 整体评价排序和单项评价排序后位的 要提出整改目标和措施 2 连续两年排序前列的 将作为全国和中国石化档案工作先进集体和先进个人推荐评 选的重要依据 排序后位的请单位上报整改报告 3 如出现档案损毁 失泄密 丢失等重大安