业务外包管理制度

业务外包管理制度业务外包管理制度 1 1 总则总则 1 1为了加强业务外包管理 规范业务外包行为 防范业务外 包风险 根据有关法律法规和 企业内部控制基本规范 制定本制 度 1 2业务外包 是指公司利用专业化分工优势 将日常经营中 的部分业务委托给本公司以外的专业服务机构或其他经济组织 以 下简称承包方 完成的经营行为 本制度不涉及工程项目外包 1 3外包业务通常包括 研发 资信调查 可行性研究 委托 加工 物业管理 客户服务 IT 服务等 2 2 部门职责部门职责 需进一步明确 3 3 不相容岗位不相容岗位 3 1外包方案的立项与审批 3 2外包方的选择与审批 3 3外包的执行与验收 4 4 业务外包管理风险业务外包管理风险 4 1外包范围不合理 核心业务外包 可能导致公司失去竞争 优势 4 2外包价格确定不合理 承包方选择不当 可能导致公司遭 受损失 4 3业务外包监控不严 服务质量低劣 可能导致公司难以发 挥业务外包的优势 4 4业务外包存在商业贿赂等舞弊行为 可能导致公司相关人 员涉案 5 5 工作流程工作流程 2 5 1制定及审核外包实施方案 5 1 1公司业务外包包括贴牌生产 IT 服务 资信调查 可 行性研究 研发等 5 1 2公司应当根据各类业务与核心主业的关联度 对外包 制定外包实施方案 选择承包方 组织实施业务外包 派员现场管理 验收 验收入库 认可服务 审核批准 外包过程是否 违约 终止合同 办理追偿 是否合格 会计核算及财务控 制 通过 是 否 是 否 未通过 合同管理 招标 3 业务的控制程度以及外部市场成熟度等标准 合理确 定业务外包范围 制定外包实施方案 并根据是否对 公司生产经营有重大影响对外包业务实施分类管理 以突出管控重点 5 1 3公司应根据年度预算以及生产经营计划 对实施方案 的重要方面进行深入评估以及复核 包括承包方的选 择方案 外包业务的成本效益及风险 外包合同期限 外包方式 员工培训计划等 确保方案的可行性 外 包方案包括但不仅限于业务外包范围 方式 条件 程序和实施等内容 避免将核心业务外包 同时确保 方案的完整性 5 1 4公司制定外包方案时 应听取外部专业人员对业务外 包的意见 并根据其合理化建议完善实施方案 5 1 5公司应建立完善业务外包审核批准制度 明确授权批 准的方式 权限 程序 责任和相关控制措施 规定 各层级人员应当在授权范围内进行审批 不得超越权 限审批 5 1 6在对业务外包实施方案进行审查和评价时 应当着重 对比分析该业务项目在自营与外包情况下的风险和收 益 确定外包的合理性和可行性 5 2招标及选择承包方 5 2 1公司应根据不同业务范围 组成有相应专业人员构成 的承包方评估小组 并对外发布投标公告 与候选承 包商建立联系 发放外包项目竞标邀请书及相关材料 5 2 2参与竞标的候选承包商应在指定期限之内提交投标书 及相关材料 主要内容包括项目解决方案 实施计划 资源配置 报价等 公司应引入竞争机制 按照有关 法律法规 遵循公开 公平 公正的原则 采用招标 方式等适当方式 择优选择承包方 4 5 2 3评估小组应通过实地调研等多种方法 调查候选承包 方的合法性 专业资质 技术实力 质量环保意识等 情况 并考察候选承包方从事类似项目的成功案例 业界评价和口碑 同时综合考虑公司内外部因素 对 业务外包的成本进行测算分析 合理确定外包价格 严格控制业务外包成本 5 2 4调研结束后 评估小组应编制考核报告 提交公司领 导审批 5 2 5公司应根据评估小组反馈的各种信息 从候选承包方 中做出选择 并建立严格的回避制度和监督处罚制度 避免相关人员在选择承包方过程中出现受贿和舞弊行 为 5 3签订业务外包合同 5 3 1在订立外包合同前 充分考虑业务外包方案中识别出 的重要风险因素 并通过合同条款予以有效规避或降 低 5 3 2在合同的内容和范围方面 明确承包方提供的服务类 型 数量 成本 以及明确界定服务的环节 作业方 式 作业时间 服务费用等细节 5 3 3在合同的权利和义务方面 明确企业有权督促承包方 改进服务流程和方法 承包方有责任按照合同协议规 定的方式和频率 将外包实施的进度和现状告知企业 并对存在问题进行有效沟通 5 3 4在合同的服务和质量标准方面 应当规定外包商最低 的服务水平要求以及如果未能满足标准实施的补救措 施 5 3 5在合同的保密事项方面 应具体约定对于涉及本企业 机密的业务和事项 承包方有责任履行保密义务 5 3 6在费用结算标准方面 综合考虑内外部因素 合理确 定外包价格 严格控制业务外包成本 5 5 3 7在违约责任方面 制定既具原则性又体现一定灵活性 的合同条款 以适应环境 技术和企业自身业务的变 化 5 3 8业务外包合同的评审及签订流程参见合同管理制度 5 4组织实施业务外包 5 4 1对于贴牌生产 公司应至少派驻两名员工到贴牌厂进 行现场管理 在承包方提供服务或制造产品的过程中 公司应密切关注重大业务外包承包方的履约能力 采 取承包方动态管理方式 对承包方开展日常绩效评价 和定期考核 5 4 2建立即时监控机制 一旦发现偏离合同目标等情况 应及时要求承包方调整改进 5 4 3对重大业务外包的各种意外情况做出充分预计 建立 相应的应急机制 制定临时替代方案 避免业务外包 失败造成企业生产经营活动中断 5 4 4有确凿证据表明承包方存在重大违约行为 并导致业 务外包合同无法履行的 应当及时终止合同 并指定 有关部门按照法律程序向承包方索赔 5 4 5切实加强对业务外包过程中形成的商业信息资料的管 理 5 5验收 5 5 1质量管理部门应对贴牌生产活动的全过程进行控制 确保业务外包产品质量符合规定要求 保证产品质量 质量管理部门负责贴牌产品的进厂检验 负责对贴牌 产品质量证明资料的收集 整理及归档 建立质量档 案 负责对贴牌厂家质量保证能力和业绩进行评价 5 5 2产品进厂后 库管员应对贴牌产品的 型号 规格 数量 质量证明书等相关信息进行审查 确保送货单 上的型号 数量等内容与实物相一致 确保质量证明 资料完整无误 6 5 5 3进厂检验员按 产品检验和试验控制程序 及相关的 技术条件实施检验 检验结果应及时通知库房 5 5 4需到现场验收的产品由质量管理