档案职称考试复习题精华版

1 一 概述一 概述 档案的特点 档案的特点 1 直接形成于社会实践活动的原始记录 这种特征是档案区别于图书和报刊资料的标志之一 2 是由文件有条件地转化来的 3 来源广泛 内容丰富 形式多样 文件转化为档案的条件文件转化为档案的条件 1 办理完毕的文件才能作为档案保存 办理完毕是相对的概念 指履行当时的职责而直接使用材料的工作告 一段落 即完成了文书处理程序 一般有三种情况 一是文件中所说 的事情需要近期办理的已经办理完毕 二是文件中所列事情需要较长 时间才能完成或需要长期执行的 只要经过文件签收 传阅 研究讨 论和贯彻执行 也算办理完毕 三是不需要具体承办的文件 只要登 记 收发 传阅等文书处理程序结束 就算办理完毕 2 对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案 保存 3 按照一定规律集中保存起来的文件 档案的分类档案的分类 文书档案 科技档案 专门档案 档案的作用 档案的作用 凭证作用 参考作用 档案业务工作内容档案业务工作内容 六个环节 收集 整理 鉴定 保管 统计 利用 八个环节 再加上编目工作 编研工作 档案业务工作组成 档案业务工作组成 基础业务工作 档案提供利用工作 档案保管工作 档案保管工作 由于自然和社会原因 档案处于渐变性自毁过程 甚 至是突变性的破坏 为了延长档案寿命 对其采取保护措施 进行妥 善管理 就是保管 档案工作基本原则 档案工作基本原则 实行统一领导 分级管理的原则 维护档案完整 与安全 便于社会各方面的利用 档案工作基本含义解释 档案工作基本含义解释 2 1 实行统一领导 分级管理 是组织原则 2 维护档案的完整与安全 是基本要求 3 便于社会各方面的利用 是根本目的 全宗全宗 是由一个独立的机关 社会组织或个人形成的全部档案所组成 的有机整体 全宗原则 全宗原则 同一全宗的档案不能分散 不同全宗的档案不能混杂 全 宗是档案馆 室对档案进行日常管理的基本单位 立档单位 立档单位 其档案能够构成档案全宗的机关 社会组织或个人 构成立档单位的条件 构成立档单位的条件 1 可以独立行使职权 对外单独行文 2 是一个会计或经济核算单位 自己可以编造预算或财务计划 3 设有人事机构或人员 有人事任免权 我国现存最古老的档案我国现存最古老的档案 甲骨档案 在河南省安阳小屯村出土的甲骨 卜辞 二 公文管理二 公文管理 公文与私人文书的根本区别公文与私人文书的根本区别 公文在公务活动中产生 不是任何人可 以随意制发的 只能由法定作者制成和发布 公文的划分公文的划分 1 从行文关系和运行方向 上行文 平行文 下行文 2 从机密程度和阅读范围 公布文 内部文 机密文 机密公文分为机密公文分为 绝密 机密 秘密 文种 命令 决定 决议 公报 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 纪要 定稿 定稿 已经履行法定批准程序的公文文稿 是经过负责人签发或经过 会议讨论通过的最后完成稿 反映了公文起草 审核修改 签发的全 过程 是印制公文正本的依据和标准 能产生正是法定效用 任何公 文在制发过程中必须形成定稿 必须归档保存 3 正本 正本 向受文者制发的具有法定效用的公文文本 是依据定稿并按规 范格式要求制作的正式文本 代表发文机关或部门的法定权威性和正 式意图 是受文者办理公务 解决问题的依据 应归档保存 公文整理含义 公文整理含义 指将办理完毕的 具有查考利用价值的公文 按照一 定原则对其进行系统分类 组合 排列 编号和基本编目 使之有序 化的过程 公文整理原则 公文整理原则 1 遵循公文形成规律 2 保持公文之间的有机联系 有机联系表现在公文的来源 内容 时间 形式等方面 3 区分不同价值 4 便于保管和利用 这是公文整理归档的最终目的 公文整理方法 公文整理方法 案卷级公文 文件级公文 案卷级公文整理方法案卷级公文整理方法 1 主要特征立卷 问题特征 时间特征 责任者特征 公文名称特 征 2 主要类型立卷 会议文件 案件材料 信访材料 简报刊物 案卷题名案卷题名 即案卷标题 是用简洁的文字对卷内一组公文的高度概括 应包括 责任者 主要内容 公文名称 文种 件件 的概念的概念 一般以每份文件的不同稿本合为一件 包括文件的正 本 定稿 附件 被转发文 复制件 发文稿纸及有领导重要批示或 有处理结果的文件处理单 报表 名称 图册等一册 本 为一件 归档工作归档工作作为一项制度 各单位都必须要贯彻执行 归档制度包括归档制度包括 归档范围 归档时间 归档案卷质量要求等 归档范围归档范围三要素 本机关的职能活动 公文办理完毕 具有查考利用 价值 归档时间归档时间 指文书处理部门和业务部门将需要归档的公文向档案部门 移交的时间 应在第二年 6 月底之前 4 三 文书档案三 文书档案 文书档案收集工作文书档案收集工作 指该单位的档案部门按照国家的规定 通过归档 接收等办法 把分散在本单位内部机构和个人手中的文书档案集中到 档案室 实行集中统一管理的工作 文书档案收集工作要求 文书档案收集工作要求 1 归档文件材料齐全完整 符合长期保管质量要求 2 归档文件材料精炼准确 反映立档单位主要职能 3 档案部门加强收集工作的调查和指导 文书档案收集工作方法 文书档案收集工作方法 86 1 按照本单位归档制度有关规定进行接收 2 建立相关制度 加强对零散文件的收集 如领导及有关业务人员学习 参观 考察或参加各种会议待会的有价 值的文件材料 要建立制度 采取措施 确保零散文件齐全归档 在实际工作中 可采取的作法 一是将文件材料的形成 积累工作纳 入有关部门和人员的岗位职责 并与经济责任制挂钩 确保各部门形 成的文件 尤其是未经收发文登记的文件能够齐全 完整地向档案部 门移交 二是对于外出学习或开会的人员 应规定只有将带回的文件 向档案部门移交归档后 才可到财务部门办理报销手续 三是对于工 作变动的人员 应规定只有将手中保管的文件向有关人员移交后 才 能到人事部门办理调动手续 3 明确具体人员职责 保证归档文件齐全完整 具体到人 一是对于通过公文处理程序运转的文件 无论收文还是发文 应明确 规定由文书人员负责文件的收集 二是对于各种会议文件 包括本单 位召开的党 政会议等 应由秘书或办公室主任负责收集并按规定向 档案部门移交 三是对于本单位形成的综合性文件 如规章制度 计 划 总结 各类报表等 应由文书人员随时收集 四是对于各部门形 成的文件 应由该部门制定的兼职档案人员负责收集并向档案部门移 5 交 文书档案整理工作的原则文书档案整理工作的原则 充分利用原有的整理基础 保持文件之间 的历史联系 便于保管和利用 1 充分利用原有的整理基础 2 保持文件之间的历史联系 表现在文件在来源 时间 内容 形 式上的联系 3 便于保管与利用 文书档案整理工作的分类 文书档案整理工作的分类 一 一般方法 一 一般方法 1 年度分类法 根据形成和处理文件的年度 将全宗内的文书档案 分成各个类别 2 组织机构分类法 根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位 进行分类 特点 能够较好地保持文件在产生和形成过程中的来 源联系 客观地反映出各个组织机构历史活动的真是面貌 3 问题分类法 按照文件内容所反映的问题或事由将文书档案划分 成各个类别 二 复式结构分类法 二 复式结构分类法 1 年度 组织机构 优点 简单易行 分类客观自然 不受机构变动 影响 缺点 按问题查询不便 2 年度 问题 优点 将各年度的文书档案集中在一起 便于按年度 排列和查找档案 3 年度 机构 保管期限 优点 不用倒架 便于档案实体查找 4 保管期限 年度 机构 优点 便于档案移交进馆 缺点 排架时 每个保管期限要预留空间 档号 档号 是用来反映和固定全宗内案卷以及案卷内文件的排列顺序的一 组符号 文书档案的档号是文书档案实体管理编号的总称 包括 包括 全 宗号 案卷目录号 案卷号 件号和页 张 号 档号编制原则档号编制原则 唯一性 合理性 稳定性 简明性 6 案卷目录案卷目录 也称案卷名册 是著录案卷内容和成分并按一定次序编排 的一览表 是档案室最基本的检索工具 案卷目录的作用 案卷目录的作用 1 固定文书档案的分类体系和案卷排列顺序 2 概括地介绍案卷的内容和成分 是查找利用档案最基本的检索工 具 3 是文书档案登记的基本形式 是对文书档案进行统计和检查的重 要依据 文书档案鉴定工作基本内容 文书档案鉴定工作基本内容 制定文书档案价值鉴定的标准和编制文 书档案保管期限表 鉴别文书档案的保存价值并确定其保管期限 提 出无保存价值的档案予以销毁或做相应处理 以及围绕上述工作开展 的一系列鉴定组织工作 文书档案鉴定工作原则 文书档案鉴定工作原则 从社会的总体需求出发 用全面的 历史的 发展的观点来判定档案的价值 文书档案价值鉴定的标准 文书档案价值鉴定的标准 1 档案的来源标准 通常指档案的形成者 形成者地位越高 档案 价值越大 2 档案的内容标准 应依据档案的内容的重要性 真实性 客观性 独特性 时效性等因素进行价值判断 3 档案的形式特征标准 指档案的名称 形成时间 稿本 外形特 点 4 相对价值标准 5 效益标准 文书档案鉴定工作方法 文书档案鉴定工作方法 直接鉴定法 直接 具体地审查档案 四 科技文件四 科技文件 科技档案的特点科技档案的特点 专业技术性 成套性 更改性 通用性 现实性 科技文件编号要求科技文件编号要求 7 1 每份科技文件必须有独立的编号 同一个代号不能代表两份以上 的科技文件 2 编号与所反映的对象代号相对应 3 首先应编制科技文件编号方案 4 编号由代字和代号组成 代字用汉语拼音字母 代号用阿拉伯数 字 科技文件编号方法 科技文件编号方法 1 项目结构编号法 包括产品隶属编号法和工程结构编号法 2 分类编号法 将一个专业 一个系统或一个企业的全部科技文 件按其性质 特征 用途 专业采用十进位制分类方法进行编 号 底图的更改方法底图的更改方法 划改 刮改 更换底图 底图以张为单位保管 科技文件管理措施科技文件管理措施 1 实行三纳入 四同步管理 三纳入 将科技文件的形成和积累纳入工作计划 程序纳入工作 纳 入部门和人员职责范围 2 将科技文件的形成 积累列入经济责任制考核范围 3 档案部门要按价各项生产 技术的鉴定 验收 创优 评奖活动 以确保科技文件材料的完整 准确 系统 4 应从归档的角度对科技文件标准执行情况进行监督和检查 科技文件整理工作主要内容及程序科技文件整理工作主要内容及程序 对形成的科技文件进行鉴别 把 鉴别后应归档的科技文件组成保管单位 对组成的保管单位进行编目 和装订 科技文件的鉴别主要内容科技文件的鉴别主要内容 完整性鉴别 准确性鉴别 科技文件案卷题名科技文件案卷题名 即案卷标题 应简明 完整 准确揭示科技文件 的内容 科技文件案卷题名组成 科技文件案卷题名组成 1 项目名称 代字 代号 8 2 项目的组件 部件 专业 阶段的名称 代号 文件材料内容特 征 3 科技文件的名称 案卷题名举例分析 案卷题名举例分析 144 科技文件归档制度内容包括 科技文件归档制度内容包括 归档范围 归档时间 归档份数 归档 要求 归档手续 科技文件归档时间科技文件归档时间 在项目全部结束时间归档 在项目工作阶段或项 目子项结束时间归档 科技文件归档份数科技文件归档份数 指同一项科技文件应归档几份 一般是归档一份 但重要的 使用频繁的应归档两份以上 五 科技档案五 科技档案 科技档案定义 科技档案定义 企事业单位和国家机构 社会组织及个人从事生产 科研 基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档 保存的科技文件材料 基层档案部门开展科技档案收集工作的方法和措施 基层档案部门开展科技档案收集工作的方法和措施 1 按照归档制度的规定接受科技文件材料归档 2 纳入管理计划 实行多种方式结合的收集方法 3 确定和疏通科技档案收集渠道 定向 定内容收集 4 抓住重要环节和关键阶段进行收集 162 1 产品档案 抓住样机鉴定阶段 抓住产品小批试制鉴定或产品 定型阶段 2 工程设计档案 抓好初步设计完成阶段 设计结束和总结阶段 的收集工作 3 纪检档案 抓住工程竣工验收阶段 4 设备档案 抓住设备开箱验收 安装和调试完毕阶段 5 科 研档案 抓住年度总结和成果鉴定阶段 科技档案整理科技档案整理 包括系统整理和科学编目 9 科技档案整理工作原则 科技档案整理工作原则 遵循科技档案的自然形成规律 保持科技档 案材料之间的有机联系 充分利用档案原有的整理基础 对科技档案 进行分门别类的整理 便于保管和利用 科技档案分类方法 科技档案分类方法 第一步 对库藏的全部档案 按种类划分打类 第二步 对每种科技档案进行分类 1 工程项目分类法 适用于基本建设档案 2 型号分类法 适用于产品档案盒设备档案 3 课题分类法 适用于对科研档案进行分类 4 专业分类法 适用于对其对象和内容标准化 通用化或互换性较 强的科技档案 5 时间分类法 相同时间内形成的或反映相同时间的科技档案集中 归类 6 地域分类法 比如气象档案 水文档案 地质 地震档案 科技档号的编制要求 科技档号的编制要求 1 要反映科技档案系统整理后的科学只需 同科技档案的分类方法 和分类方案的结构层次一致 2 由代字和代号组成 代字用汉语拼音字母 代号用阿拉伯数字 3 力求简明 不要过于复杂繁琐 最好设置 3 个层次 科技档案种类代字表案例科技档案种类代字表案例 175 确定科技档案保管期限的原则 确定科技档案保管期限的原则 1 永久 凡是在工作查考 经验总结 科学研究等方面具有长远利 用价值的科技档案 都应该永久保存 2 长期或短期 凡是在一定时期内具有利用价值的科技档案 都可 以定期保存 3 凡是介于两种保管期限之间的科技档案 其保管期限一律从长 价值鉴定的方法价值鉴定的方法 直接鉴定法 要求鉴定人员在依据科技档案保管期 限表判定科技档案价值和确定保管期限的同时 对每个科技文件进行 10 具体研究分析 从其本身的具体情况出发 一个一个地制定保管期限 科技档案的销毁 科技档案的销毁 由档案部门执行 应同本单位保密 保卫部门取得 联系 并指定专人销毁和监销 销毁人和监销人都要在销毁清册上签 字 六 会计档案六 会计档案 会计档案的概念会计档案的概念 会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务报告等会 计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 会计档案的特点 会计档案的特点 形成范围广泛 档案类别稳定 外在形式多样 会计档案归档时间会计档案归档时间 是指会计机构将会计核算材料整理后向本单位档 案机构移交的时间 要求 当年形成的会计档案 在会计年度终了后 可暂由会计机构保管一年 期满之后 应当由会计机构编制移交清册 移交本单位档案机构统一保管 会计档案整理 会计档案整理 要符合会计工作的专业要求 遵循其专业管理的规律 坚持由会计部门或会计人员负责整理的制度 根据会计法的规定 会 计核算材料的整理 本身就是会计工作的一部分 会计档案的案卷题名 会计档案的案卷题名 结构分为三部分 单位名称 会计年度或时间 会计核算材料的名称 案例案例 204 会计档案分类会计档案分类 1 会计年度 类别 保管期限 适用于会计档案形成量较大的单位 2 类别 会计年度 保管期限 适用于大多数的中 小单位 会计档案保管期限 会计档案保管期限 永久 定期 定期分为 3 年 5 年 10 年 15 年 25 年 声像档案的特点声像档案的特点 直观的形象性 收集 保管的特殊性 是其他载体 档案的必要补充 声像材料归档时间 声像材料归档时间 11 1 随时归档 工作活动结束 照片冲印加工后或录音 录像磁带录 制完毕后 承办部门或承办人员辅以文字说明 将其及时向档案 部门进行归档 2 部门年终归档 可随同纸质载体一起 年终 声像材料归档要求 声像材料归档要求 1 力求是原地片 原件 2 齐全完整 3 进行选择和鉴别 照片档案的结构照片档案的结构 底片 照片及文字说明 照片的文字说明照片的文字说明 是照片档案的重要组成部分 有总说明和分说 明两种 总说明指一组照片的说明 分说明指每张照片的说明 总说明的编写总说明的编写 时间 地点 事由 人物 背景 摄影者 6 要素 照片档案价值的鉴定依据照片档案价值的鉴定依据 照片的形成年代 反映的内容 制成 材料和技术质量 七 档案的保管与保护七 档案的保管与保护 档案保管工作内容档案保管工作内容 1 档案的库房管理 2 档案流动过程中的保护 3 保护档案的技术措施 档案保护工作内容档案保护工作内容 防 治 两方面 1 改善档案保管条件 即采取一定措施防止或减缓自然环境中各种有害因素对档案的破 坏 基本内容是建造合乎要求的库房 安置必要的设备 采取经 常性的技术管理措施等 2 档案的修复 即对已经损坏或存在有不 利于永久保存因素的档案进行处理 尽力恢复其历史面貌 提高 其耐久性 档案库房要求档案库房要求 1 要有足够使用面积 2 屋顶墙壁要具有隔热 防 潮 防雨雪浸漏性能 3 库房门窗应密封 牢固 耐火 具有防强 光和防封杀功能 4 档案库房远离易燃 易爆场所和腐蚀性起源 5 在交通条件方面 既要方便利用 又要便于必要时档案的疏散搬 12 迁 库房设备库房设备 温湿度监控调节装置 库房防火防盗监控装置 空调 设备 吸湿 加湿 设备 空气净化装置 全宗卷全宗卷 是档案馆 室 管理某一全宗过程中形成的 能够说明 该全宗历史情况的文件材料专卷 全宗卷性质和特点全宗卷性质和特点 全宗卷不是该全宗内文件的组成部分 而是 档案馆 室 在本身工作活动中形成的一种档案 它不是固定地 保存在形成全宗卷的档案馆 室 而是随着全宗的流动相应地保 存在全宗档案所在的档案馆 室 档案保护的目的档案保护的目的 最大限度地延长档案寿命 若档案被水浸湿 只能风干 晾干 决不能在阳光下晒干若档案被水浸湿 只能风干 晾干 决不能在阳光下晒干 色素与纸张的结合方式色素与纸张的结合方式 结膜方式 最耐久 墨 墨汁 油墨 印泥 吸收方式 比较耐久 墨水 圆珠笔 复写纸 印台油 蓝图 粘附方式 不耐久 铅笔 耐久性评价 最耐久 墨 墨汁 黑色油墨 比较耐久 彩色油墨 蓝黑墨水 印泥 铁盐蓝图 不耐久 纯蓝墨水 复写纸 圆珠笔 印台油 重氮盐蓝图 档案库房保护 档案库房保护 八防 防火 防盗 防潮 防光 防鼠 防 虫 防尘 防污染 档案库房温湿度 档案库房温湿度 温度 14 24 摄氏度 湿度 45 60 防光防光 包括太阳光和各种灯光 八 档案利用八 档案利用 档案利用工作的意义和要求 论述 档案利用工作的意义和要求 论述 262 意义 意义 1 提供利用是档案工作的根本目的 13 2 利用工作对整个档案工作的发展有决定性影响 要求 要求 1 明确服务方向 端正服务态度 2 熟悉档案 了解需要 3 正确处理利用和保密的关系 4 正确处理利用工作于基础工作的关系 5 注重被动服务与主动服务并举 6 注意掌握档案利用效果 档案利用的方式档案利用的方式 开设阅览室 档案外借 制发档案复制本 出 具档案证明 提供咨询服务 印发档案目录 编写档案参考资料 按档案展览 创建爱国注意教育基地 档案信息上网 电子档案 利用 大事记的体例和结构大事记的体例和结构 一般采用编年体 以年月为经 以事实为 纬 将大事条目按照时间顺序排列 以便反映同时期中大事之间 的联系 一部独立编印的叙述式大事记的组成一部独立编印的叙述式大事记的组成 题名 编辑说明 序言 目录 正文 按语和注释 附录 组织机构沿革组织机构沿革 是系统记载一个机关 企业 地区或专业系统的 体质 组织机构和人员编制变革情况的一种编研材料 组织机构沿革内容 组织机构沿革内容 机关 企业 地区 系统 概况 机构名称 改变 地址迁移 成立 撤销或合并时间 隶属关系 性质和任 务 职权范围 领导人员变动 编制扩大与缩小 以及内部机构 设置等方面变化情况 组织机构严格体例 组织机构严格体例 1 时期 年度或阶段 为主线 先将材料分成 若干阶段 然后在每个时期下面再分别叙述其内容 2 以题目为主 线 先将材料按其叙述的内容分成若干题目 然后在每个题目下 面再逐年或逐阶段叙述 开放档案 开