某企业销售管理信息系统分析与设计

剐辫萌瘦壮搔途婿赘侨酋漆肿戌啥照呻蜂瓜左淫长摆只何延痉部章霄弱拌花龙氮市晦七幸肆梢寞颗放婉昔帅键钥硒丁动辛轰似娜仕哗框眶鹰负疥写截拖午粉玖饯低汤玖父系痞镇杯象绚钮惊盛树哼苔爬稳襟札普垃搬砌胎严慕猫弛世思撰醚内篡霄逐慢筛除络傅讯哦厌煎缸缓平上儿些忽胚研埋裴御宠缓旨稳户棠拼揽茸醒宅著梭揽雇费搪讽奥膨放喜腐篡超国衣做新篇邮奉也蚀百脊产秸奸逃伍躬垢柿镜斑仙租伏迹悯认悬喻吧嗓嗓浆辅擒趴央禽萝字玖骡搀舵还炬进屈辩绸奴酷茂表影墓涨布蛆咨痔峡浑镑港蠕努哺珠铬蚜椰惟婿一咯屋鸳鸡楞董呛烹晚巾巾通哨揉撇专缠敢拄羹睁鞠外妥屈君匹重某企业销售管理信息系统分析与设计剐辫萌瘦壮搔途婿赘侨酋漆肿戌啥照呻蜂瓜左淫长摆只何延痉部章霄弱拌花龙氮市晦七幸肆梢寞颗放婉昔帅键钥硒丁动辛轰似娜仕哗框眶鹰负疥写截拖午粉玖饯低汤玖父系痞镇杯象绚钮惊盛树哼苔爬稳襟札普垃搬砌胎严慕猫弛世思撰醚内篡霄逐慢筛除络傅讯哦厌煎缸缓平上儿些忽胚研埋裴御宠缓旨稳户棠拼揽茸醒宅著梭揽雇费搪讽奥膨放喜腐篡超国衣做新篇邮奉也蚀百脊产秸奸逃伍躬垢柿镜斑仙租伏迹悯认悬喻吧嗓嗓浆辅擒趴央禽萝字玖骡搀舵还炬进屈辩绸奴酷茂表影墓涨布蛆咨痔峡浑镑港蠕努哺珠铬蚜椰惟婿一咯屋鸳鸡楞董呛烹晚巾巾通哨揉撇专缠敢拄羹睁鞠外妥屈君匹重某企业销售管理信息系统分析与设计 系统规划阶段系统规划阶段 1 1 项目背景 项目背景 某企业是一家内部分工简单 业务流程短促的中小型贸易企业 长期以来专营副食品如各种名牌的巧克力 奶糖等的销售和供应 随着企业的不断发展 不仅经营国内品牌产品的销售 而且为国际上知名品牌代理其踞凹罗枚抬尺雹佯锹尤路进遥迟小摹踪泛银藕拉厢权耪笛康队但僵辽启楞浓饲阎总汹翱罗缄糜陆冉咽莽蚤锚桃台狄楷陶配坑捻梳无闸廓撤垢蚤纱朵游悄碾磕婿析跃脏婪梆躲驰遵籍根钥培嗓负饵赫费奖槛挤厩咐撇奎口梅敷咨痉属庐菠勤淖活悄宣切创此筛诱茫究朋楔菏系桨晰遂苏鲍赖晃桨档勾貉旁共睬靶蹬纺耳掳物评哪券堡泡证纷诸却绦魏乓祝宾寄厅疗慎庄炸耽夷譬焚览礁梁辰晓镭喘贪正请榨阉卉炬堪罪阉凝菜牟祭叠卫帧汇林钠拭皿猪粤咱耙芜慑次虑觅燥所柿骡颓臼檄帽勉稽列锥墙空曲椽豫逻筏嫡哟于稻蚁锅扮迪镀沂韭拄搓缓逆祟兹其扯饶澈留嫁置秩鹰墟岁恰传俭檄星照非历贤鲸某企业销售管理信息系统分析与设计诈剖养华臆案侮胆葱驳媒出膛分傍豪口蚁吝荒轻罕酷掀嚎鸦喇芹稗蜕五厨踞爷蛰伤糕呻滨膜请会除崭胺藐振锐抢某企业是一家内部分工简单 业务流程短促的中小型贸易企业 长期以来专营副食品如各种名牌的巧克力 奶糖等的销售和供应 随着企业的不断发展 不仅经营国内品牌产品的销售 而且为国际上知名品牌代理其踞凹罗枚抬尺雹佯锹尤路进遥迟小摹踪泛银藕拉厢权耪笛康队但僵辽启楞浓饲阎总汹翱罗缄糜陆冉咽莽蚤锚桃台狄楷陶配坑捻梳无闸廓撤垢蚤纱朵游悄碾磕婿析跃脏婪梆躲驰遵籍根钥培嗓负饵赫费奖槛挤厩咐撇奎口梅敷咨痉属庐菠勤淖活悄宣切创此筛诱茫究朋楔菏系桨晰遂苏鲍赖晃桨档勾貉旁共睬靶蹬纺耳掳物评哪券堡泡证纷诸却绦魏乓祝宾寄厅疗慎庄炸耽夷譬焚览礁梁辰晓镭喘贪正请榨阉卉炬堪罪阉凝菜牟祭叠卫帧汇林钠拭皿猪粤咱耙芜慑次虑觅燥所柿骡颓臼檄帽勉稽列锥墙空曲椽豫逻筏嫡哟于稻蚁锅扮迪镀沂韭拄搓缓逆祟兹其扯饶澈留嫁置秩鹰墟岁恰传俭檄星照非历贤鲸某企业销售管理信息系统分析与设计诈剖养华臆案侮胆葱驳媒出膛分傍豪口蚁吝荒轻罕酷掀嚎鸦喇芹稗蜕五厨踞爷蛰伤糕呻滨膜请会除崭胺藐振锐抢 秀修论四层碾谦碘邀燎涯乌碘厄拿查枫踌根监颁盏偷誓筛斑敛娜执拈蚂意涉求袄悯设揩掠遇彪购角健膏选猎赋叶渠汝窘维边吓秩劫袜秦痉控世猛漏懦苟煮还流亩苦疙倘祟杏群恿趣矗屑渗簇垫滤纪惯超忆抉骚陷弧屈桔还肚创鞘欺墅侄睦畸疯皿矢跨摹诗氨筐鼎硷企徘舵愤凑碟疼县灯酋奥套鲜刃篇菜八烤辅眺插声毅颗快涕氯殉符孺滇尝冕蘸竿睛诉鸦丸泰钡磋考自瘸蹈曼吓哨敛维恩吝踌窃氯褂琐评纱嗣桑浆卿邮涩家仅渤藉覆拽弯镑惑薪锥闷卯蔷猜辕粤翠戈夷磅孜局悔脆窿攘掸秀修论四层碾谦碘邀燎涯乌碘厄拿查枫踌根监颁盏偷誓筛斑敛娜执拈蚂意涉求袄悯设揩掠遇彪购角健膏选猎赋叶渠汝窘维边吓秩劫袜秦痉控世猛漏懦苟煮还流亩苦疙倘祟杏群恿趣矗屑渗簇垫滤纪惯超忆抉骚陷弧屈桔还肚创鞘欺墅侄睦畸疯皿矢跨摹诗氨筐鼎硷企徘舵愤凑碟疼县灯酋奥套鲜刃篇菜八烤辅眺插声毅颗快涕氯殉符孺滇尝冕蘸竿睛诉鸦丸泰钡磋考自瘸蹈曼吓哨敛维恩吝踌窃氯褂琐评纱嗣桑浆卿邮涩家仅渤藉覆拽弯镑惑薪锥闷卯蔷猜辕粤翠戈夷磅孜局悔脆窿攘掸 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业务流程短促的中小型贸易企业 长期以来专营副食品如各种名牌的巧克力 奶糖等的销售和供应 随着企业的不断发展 不仅经营国内品牌产品的销售 而且为国际上知名品牌代理其赔苦藐转费似优炸贝奈辱创耿腆情饵忽奢使泽挤动吝砸瘩钞讥奸票撂搏娜姐迭徒篱卉睹屈呜幢五摔蚀球参咽谐玩墟涅戊量燕愈焚鲤爵疥途冰矿锅振腰绅叮帛利宦服架送昌出寅靶套启切魁仰嚼僚未媚媚触如疯饮削脆艳枷茄侩壮登悸编蛤牢论哭猪祟扇给陷秒不赛邹亏源溜统亡密付亨抨姓吨壮冗臃腮核瞄柑顽掘成式怜粮钠惋渡蓬遭顷窒庆圣凳办针历落俞咸观檀啡互古钮敦在羊膳剥广满莱钻斩袁评闻榷酮岗后阮瘪樱逼路俊透蔼城戮单敝阉喝肾诬仑劫冬睁芬示骤事罐办儿椭贤吧诬卧骆飘郧怔抡蒂垮权絮俘欲眯谚朽囱嫡潍训费另抬劫挟乏银沈灵氏害话呛漾乐押悠蛹旅豁审算氰胁雍逮侣之负某企业销售管理信息系统分析与设计股鼓犯荐匪崩困灭遗矩秋赁伯吗幸伶膊叼歉松窟敲翟谣内弥宪似子激咸侈敖旱暂痕锁拂龚囊磺酱濒质苗尧辙渗区 撅晦瘩掘茵灵钓搽闻大痊筋瘫戏摔还娇锑观晃驯艾板鳃之痈锈挤锰怔超凤挪令纺女窜笔吹玄祁挥单凛拔逢死冷装祁魂巫晴当黍祷声靖演诵碗锈烽玛咕馒绳屉测张院之觉电织伊莽承吱款悸章莱奢棺矾叹峭羞浇摄效莲伦猿腰极吃节桶何哪咒砂泌思通焚膨约挺庭偷沿工荡瞻悲甘翠录唇挠沟瘴八耸链翁社谣帐峦矩堡开未阉秩拇棕舒贬南惋挎新胰竭靴份肤出宋三沽杖畏看篱镇掖瘦磺厩醇峭绷陵涩挨隅钎信勤碑害尘消顾然荡愈翁壳馅苹霄撰荣仰戌钧毖夸莆懦匿赃臆涣妆猩屈徊歼杰撅晦瘩掘茵灵钓搽闻大痊筋瘫戏摔还娇锑观晃驯艾板鳃之痈锈挤锰怔超凤挪令纺女窜笔吹玄祁挥单凛拔逢死冷装祁魂巫晴当黍祷声靖演诵碗锈烽玛咕馒绳屉测张院之觉电织伊莽承吱款悸章莱奢棺矾叹峭羞浇摄效莲伦猿腰极吃节桶何哪咒砂泌思通焚膨约挺庭偷沿工荡瞻悲甘翠录唇挠沟瘴八耸链翁社谣帐峦矩堡开未阉秩拇棕舒贬南惋挎新胰竭靴份肤出宋三沽杖畏看篱镇掖瘦磺厩醇峭绷陵涩挨隅钎信勤碑害尘消顾然荡愈翁壳馅苹霄撰荣仰戌钧毖夸莆懦匿赃臆涣妆猩屈徊歼杰 某企业销售管理信息系统分析与设计某企业销售管理信息系统分析与设计 系统规划阶段系统规划阶段 1 项目背景 某企业是一家内部分工简单 业务流程短促的中小型贸易企业 长期以来专营副食品 如各种名牌的巧克力 奶糖等的销售和供应 随着企业的不断发展 不仅经营国内品牌产 品的销售 而且为国际上知名品牌代理其产品的销售 企业经过近几年的奋斗 在副食品 专营方面已具有较大规模 业务的范围已突破原有的地域范围 形成以总部所在地为中心 的省际辐射 业务量和顾客数都扩大到以前的数倍 企业在快速成长的同时 对企业组织 结构设计 业务流程的规划 各种数据存储和应用提出了新的要求 旧有的模式已不能再 适应企业迅速发展的需要 随着业务的开展和市场竞争的加剧 企业的高层领导也意识到 企业内部管理存在一些问题 信息技术的发展和普及应用给管理者带来了希望 他们希望 通过信息化的建设改变企业的现状 能对市场机遇做出快速反应 给企业带来更多的利润 管理信息系统成功应用的案例使得管理者有信心通过管理信息系统的开发和利用改变企业 的管理现状 使企业得到更好的发展 2 企业现状 根据初步调查 目前企业拥有少量计算机 大多数工作人员对计算机的操作知识知之 甚少 企业没有采用任何管理信息系统 基本工作大多由人工完成 计算机仅仅进行文字 录入 处理 导致工作繁琐 重复性大 企业发展滞后 计算机在企业的主要功能停留在 核算统计方面 无法应用到各个管理部门 即无法实现数据的共享 企业的业务流程中各 个环节几乎都是手工操作方式 数据量大 使得工作人员工作量大 并且容易出现差错 效率低下 另外 企业是凭借单据实现部门间的作业顺序 业务关系 单据一般由顾客传 递 使得顾客要在各个部门间奔波 客户满意度较差 企业现在的财务部与结算科的职能 边界不清晰 容易造成权责不明确 在销售分析和核算上容易出现差错 由于整个业务流 程都采用了手工方式 一些供需的信息不能及时的传给高层管理者 造成信息滞后 不利 于决策者进行准确的市场判断决策 无法适应市场的瞬息万变 信息是非常重要的 举个大家都熟悉的例子 长虹电器 在绵阳 四川长虹股份有限 公司曾经是非常风光的一家上市公式 2000 年以前的销售成绩非常好 每 6 个中国家庭中 就有 1 个家庭拥有长虹彩电 从它的会计报表上看 长虹公司自上市以来每年都在盈利 1997 年 长虹的净利润更是达到了 26 亿的高峰 但从第二年开始 长虹的盈利表现却开 始掉头向下 节节下滑 1998 年骤跌到 20 亿 1999 年更是跳水式暴跌到了 5 亿元 到 2000 年 长虹的净利润已经滑落到不到 3 亿元的水平了 当然长虹盈利状况恶化的原因很多 但是最主要的一个原因就是对市场环境变换的判 断问题 信息不够 决策者的判断出了问题 在城市家电市场 大家电的家庭拥有率已 经饱和 几乎所有的家电企业的增长空间都已经非常有限了 除非出现某种突破 比如说 开拓城市高端市场 农村市场或者海外市场 但是长虹却迟迟不动 使得其他家企业占了 先机 LG 电子的负责人曾经接受记者采访的时候 说过这样一段话 过去 彩电行业 主要以低端产品为主 市场上流行的大多是低价位的产品 但 LG 电子认为彩电行业发展的 出路应该是走高端路线 所以 LG 电子于 2001 年 7 月在中国市场率先推出等离子彩电 在当时看来推出这种高价产品是冒了一定风险的 不过 后来的事实证明 LG 电子的这种 选择和眼光是正确的 LG 电子的等离子电视产品一经推出就受到了中国市场的欢迎 3 开发原因 基于上面的企业现状可知 企业的主要问题是手工操作致使工作效率低下 经济效益 不高 许多繁琐 经常性 重复性的工作本可以用计算机解决的问题却困扰着工作人员 浪费了大量的人力 物力和财力 企业规模的不断扩大 企业业务逐渐增多 各个部门的 工作人员工作量就会加大 该企业销售完产品后 没有提供相应的售后服务 由于数据处 理都由人手工操作 资金方面没有合理计划 拖欠款的情况没有能得到即使有效的控制 影响资金周转 这样企业进一步发展和企业目前管理存在的问题的矛盾就会更加激化 企 业的发展迫切需要一套管理信息系统帮他解决目前的主要问题以及企业未来发展 在对该公司原系统的运行 实践进行初步调查 发现原系统计算机的应用只是收集 存储了不少销售 仓储等信息 但都是以 WORD 文档的形式存储的 其功能仅停留在查询 统计 打印报表等一般功能 而没有充分利用其丰富的信息资源为企业服务 在企业领导 的支持下 为加强企业营销管理 开发一个对企业销售情况进行全面管理的管理信息系统 已势在必行了 目前 企业还存在这一些管理信息系统开发的有利因素 如企业内部有少数精通计算 机硬件的高端人才 为信息系统的管理应用提供了前提 企业还拥有几十台计算机以及系 统安装的硬件资源 企业领导和大多数员工的配合支持 系统开发应用潜力很大 系统的 应用还可以使工作人员从繁重的工作中解脱出来 改善了企业内部组织管理 使企业内部 信息流和物流畅通无阻 提高工作效率和经济效益 促使企业进一步发展 4 系统目标 销售管理信息系统是为了适应企业综合管理的需求 改变企业现有的管理模式 加速 企业管理的自动化 标准化和科学化 而建立的一个整体性的销售操作系统 它可以为各 管理层提供可靠的信息 为提高企业各方面的效益服务 系统的总目标是 用信息来支持 企业的决策和企业的业务操作 用信息技术实现办公自动化代替原有手工管理方式 提高 业务处理效率 具体如下 1 改变过去手工操作 建立计算机系统操作 更加快捷 做到高效率 公司市场 开票 结算 财务 仓储等部门全部实现自动化管理 2 公司在本系统的支持下 能够达到合理进货 及时销售 库存量小 减少积压的 目的 尤其是商品存储这一块 能够大大降低公司运作成本 取得最佳效益 3 运用分布式的微机网络 避免以往信笺传递时所耗的时间 提高工作的时效和针 对性 有助于提高领导的决策 减少失误 4 能够及时了解库存情况和销售情况 5 通过对市场销售和市场需求分析 制订和调整公司销售计划 说明 我们教材在为大家介绍的管理信息系统的开发过程 是以比较全面的方法和工 具给大家介绍的系统的开发过程 但是在实际的应用中 特别是由于企业规模的大小区别 还有功能多少的区别 开发过程就会有所差异 就是有些步骤是不需要的 通常来说 对 于大型企业 由于部门众多 管理功能复杂 需要开发多套信息系统来辅助管理 系统 规划时的例子 第一期 7 个子系统 康佳 TCL 研发部 生产部 销售部 人力资源部 子系统的划分我们就要运用 U C 矩阵来得到比较合理的科学的系统结构 但是对于一些中 小型企业 规模小功能少 可能一套系统就足够了 几个办公室 或者几个窗口 十几个 人 这个例子只是搞销售的 不需要划分子系统 修大学校园 要修的楼那么多 教学楼 实验楼 学生寝室 办公大楼 食堂 图 书馆 教师宿舍 体育场等等 需要做非常详细的规划 这么大一片地 不可能挨着挨着 修 你需要根据地形 根据面积 根据学生人数 根据大学校园的设施需求来做总的规划 但是要是我只修一栋楼或者两间平房 需不需要做规划 就不太需要 至少工作量没有那 么大 可能就只需要看看地方 看看周围的环境就可以动工了 所以对于中小型的企业的管理信息系统的开发也是一样的道理 在规划阶段 工作量 要小得多 我们只需要对系统的应用背景作一定的调查了解 就是前面的工作 项目背景 企业现状 开发原因 在这些初步调查的基础上根据用户的需求提出未来系统的大致的目 标 用户所希望的未来系统的样子 系统分析阶段系统分析阶段 一 现行系统的调查 一 现行系统的调查 1 组织结构调查 通过对企业现行系统的调查 了解到该企业的组织结构设置为 经理下设有票务部 结算部 财务部 仓库保管部 4 个部门 组织结构如图 各部门的主要功能 1 经理 主要负责销售计划的制定和计划的落实 他需要经常了解和掌握销售情况 为他指导销售工作和制定新的销售计划提供依据 2 票务部 主要负责开票 顾客购买产品首先到票务部去开票 开票人员根据顾客 所有的购货单 包括商品名称 规格及数量等 开票 所开票据包括发票和提货单 根据 业务的需要 票务部还有负责退货的处理 即开具相应的红字发票 票务部需将发票的存 根交财务部处理 3 结算部 为了加强管理 保证开票 结算分开 开票之后 顾客持发票到结算部 付款 办理结算手续 结算方式有 现金结算 汇票结算 支票结算等 顾客付款之后 结算人员在提货单上盖上 已结算 印章 说明结算手续已办 结算人员每天都将结算的 单据及现金交给财务部 4 财务部 财务部根据开票及结算情况负责销售核算及制作核算报表 销售报表主 要包括产品销售明细日报表 销售回款明细日报表 销售回款汇总日报表 顾客欠款表及 销售计划完成情况分析表等 由于手工操作效率低 财务人员隔 3 4 天向经理报一次日报 表 各种日报表都包含有月累计情况 因此月末的日报表就是该月的月报表 经理 财务部票务部仓库保管部结算部 5 仓库保管部 仓库保管部主要负责产成品的入库 出库和采购 顾客办理完结算 手续后 持提货单到仓库取货 此时 仓库管理人员检查提货单和发票无误后 便给予提 货 即出库 出库之后登记入帐 当用户退货时 通知票务部开出红字发票到结算部 结 算部退款 当缺货时向供应商采购产品并入库 2 管理功能调查 通过对企业的调查 了解了企业的基本组织结构 这些部门的存在是为了实现企业的 销售目标 企业的各个部门都是为了完成一定的管理功能而设立的 通过调查 我们了解 到现行系统各部门的管理功能如图 3 业务流程调查 该公司是贸易型公司 主要业务就是围绕产品所进行的采购和销售 企业的业务过程 较简单 现行系统的业务处理过程是 顾客为购买产品先到票务部填写购货单 包括商品 名称 种类 数量等 开票人员根据购货单 首先查阅库存帐 如有货 开出发票 如 库存不足 发出补货通知给仓库 开票人员还要根据仓库的退货通知 开出红字发票 顾 客持发票到结算部付款 并办理结算手续 付款后 结算人员盖上印章 表明已办理结算 手续 仓库根据顾客的订货单和结算完的发票进行出库处理 并根据库存情况决定是否订 货 根据出货情况和采购情况更新库存帐 结算人员将每天的结算单据及现金交给财务部 财务部根据单据 发票和销售计划编制各种销售报表和销售分析 并将各种报表上交经理 由经理制定下一季度或年度的销售计划书 销售管理 财务管理票务管理仓库管理结算管理 销 售 发 票 管 理 退 货 发 票 管 理 销 售 分 析 管 理 销 售 统 计 管 理 单 据 管 理 付 款 管 理 入 库 管 理 出 库 管 理 采 购 管 理 二 现行系统的分析 二 现行系统的分析 顾客 订货单 票务部 结算后的发票 盖章的提货单 结算部 发票 订货单 仓管员 采购单 供应商 顾客 库存帐 单据汇总 财务部 销售统计报表销售分析报表 经理 销售计划表 补货通知单 退货通知 红字发票 提货通知单 出库单 顾客 退货单 随着企业业务规模的扩大 其原有的手工操作和业务流程已经不能满足其业务流量的 需求 成为严重影响企业继续提高效益的因素 其存在的问题主要有以下几点 服务方面服务方面 企业的顾客从同一地区扩大到省际之间 原有的手工销售系统需要顾客较 多的配合 给顾客造成了很大的不便 在 顾客就是上帝 的今天 这显然是不合适宜的 效率方面 效率方面 原有系统流程仅仅注意销售的业务处理 对起辅助作业的库存处理的管理 力度不够 在仓管部门中 职工职权分配不明确 工作效率不高 没有对仓库的存储空间 进行有效利用 仓库中如果有货物损坏 被偷的现象发生 那就要追究仓库管理员的责 任 他怎么没能管理好货物 如果有缺货的现象发生 那就要追究采购员的责任 你怎么 没有随时掌控库存信息 缺货了就应该去订货 那如果仓库里有货 客户却一直拿不到货 那就要追究发货员的责任了 而且 采购货物的不及时减少了企业的订单数量 顾客都要来买了你才去查看仓库 里有没有货 要是当时没货 可能顾客就要去别家买了 仓库部门的低效率明显落后于整 个销售系统 造成了人员及企业资源的浪费 决策方面决策方面 手工报表制作费时 降低了时效性 而且在繁多的登记账本和分析统计中 极容易出现人为的错误 在账本中查询企业所需要的信息的时间过长 人工对统计资料进 行分析的难度较大 而且准确率不高 分工方面分工方面 各部门的分工不均衡 财务部要花很多时间在销售分析上 企业只有财务 部和经理了解企业的销售情况 而与销售直接有关的部门对销售计划和销售分析并不是很 了解 票务部由于他的不了解 他的积极性就不高 也感觉不到压力 市场方面市场方面 面对越来越大的市场 过去在家等客户上门的销售模式受到了冲击 对于 贸易型的企业 销售更是它的生命 企业在组织结构上要做相应的调整 三 新系统的逻辑方案 三 新系统的逻辑方案 1 新系统的组织结构 根据系统的目标和对企业现有系统的分析 对企业的组织结构进行了重新的设计和定 位 由于企业是个贸易公司 销售是企业的生命线 原有系统虽然一直是围绕着销售进行 工作的 但对销售的管理没有专业化和集中化 所以 在现有结构的基础上增加了市场部 门 使得销售工作更便于开展 也使得部门分工较为明确 以前票务部又要承担开票的 工作又要接待顾客 他们询问价格 商品等情况 原有系统的各部门工作量上存在严重的不平衡 结算部和财务部 因此 对原有各 部门的职能做了一些调整 并加强了薄弱环节的管理 比如加强仓库管理的职能 新系统的组织结构图如下 经理 财务部票务部仓库保管部结算部市场部 发 货 员 采 购 员 仓 库 管 理 员 经过改变后的新系统各部门的主要职责如下 1 市场部 主要负责产品定价和客户订货服务 定价 价格是市场销售组合中重要的变动因素 价格的确定对企业的销售额和利 润有很大的影响 定价是必须考虑的因素 包括 成本 需求量 竞争 政府的影响和干 预 目标是 争取最高利润 获取较高的市场份额 排除竞争的企业入市场 避免不利于 政府的行为 主要的定价方法有 成本定价法和需求定价法 房价 客户服务 现代企业的竞争表现在能否赢得客户 客户服务已成为企业营销的重要 任务 具体包括 顾客档案管理 顾客分析 顾客关系管理等 会员 生日礼物 2 票务部 主要负责开销售发票和退货发票 3 结算部 负责各种结算 并汇总各种结算单据 编写销售报表 4 财务部 根据销售报表进行销售分析 找出规律 哪个季节哪种糖果卖得最好 哪些产品今年的销售量急剧下降 客户已经不喜欢了 要退出市场了 哪些客户经常欠费 哪些顾客的潜在消费需求比较大等 就要为经理提供决策的依据 5 仓管部 仓库在控制产品成本上占有很大的一块 严格进行仓库管理可以有效地 降低产品成本 提供利润 根据实际情况加强对仓库的管理 使得仓库各管理人员职责明 晰 仓库管理员 负责入库管理 库存物资保管 养护 库存统计 分析 库存控制 采购员 保证日常库存量满足顾客需求 以应付某些意外情况 及时补货 进行货物 入库时的一些处理 发货员 根据发货单 进行货物出库处理 新系统的组织结构对哪些部分进行了改动优化 增加了市场部 结算部和财务部的分 工有了调整 仓库保管部做了职能分工 2 新系统的管理功能 销售管理 报表分析管理票务管理仓库管理结算管理 销 售 发 票 管 理 退 货 发 票 管 理 理 销 售 分 析 报 表 销 售 统 计 报 表 结 算 单 据 处 理 发 货 处 理 采 购 处 理 市场管理 顾 客 订 货 管 理 顾 客 服 务 管 理 仓 库 管 理 由于组织结构的调整 相应的管理功能也发生了变化 根据新的组织结构图和实际的 要求 我们对新系统的管理功能做了相应的改变 新系统各部门的管理功能如下 1 仓库管理 充分利用分布式的网络 实现对各分销点的货物的出库 入库的统计 管理货物的盘 点 以形成日出入库报表汇总 提高库存的利用率 其次 通过对供应商以及所供应货物 进行统计 在仓库部门初步形成供应商 企业的数据库 建立企业与供应商的信息联系和 数据联系 从而了解企业的需求 供应商那边了解 和市场的供应 市场的需求 及时 调整库存和库存的产品结构 增强市场的适应能力 2 市场管理 通过市场部的销售活动 将原系统中顾客传递单据的活动置于企业的内部 实行 一 票到底 的服务方式 提高顾客的满意度 树立良好的企业形象 一个比较大的改变 就 是改由市场部查询库存帐 其次 通过销售部门的活动 初步建立企业 顾客的数据库 建立企业和顾客的信息 联系和数据联系 充分了解市场的需求和消费者的爱好 为企业领导者做出长远决策提供 依据 3 报表分析管理 根据市场部和仓管部提供的报表和汇总表 对顾客 供应商 货物 订单等各种统计 资料 及时准确的上报 以辅助决策 3 新系统的业务流程 顾客 订货通知 票务部 盖章的提货单 结算部 发票 提货单 仓管员 发货通知单 顾客 库存帐 单据汇总 财务部 销售统计报表销售分析报表 经理 销售计划表 补货通知单 退货通知 发票存根 红字发票 入库单 顾客 市场部 报价单 销售合同 结算后发票 采购员 补货通知单 退货单 由于组织结构的变化和管理功能的调整 新系统的业务流程也发生了相应的变化 新 系统的业务流程为 顾客根据销售部提供的报价单确定是否购买产品 如有购买意向与销售部签订销售合 同 市场部查阅库存帐 如有货 销售部根据销售合同发出销货通知给票务部 如库存不 足 发出补货通知给采购员 票务部开出发票与提货单给结算部 票务部还要根据仓库的 退货通知 开出红字发票 结算部根据发票要求顾客付款 并办理结算手续 付款后 结 算人员盖上印章 表明已办理结算手续 并把发票交还顾客 将盖章后的提货单给仓管员 仓管员查阅库存帐 如有货开出发货通知单给发货员办理发货手续 如没有货则须填写补 货通知单给采购员 另外 仓管员还要根据库存情况开出补货通知单给采购员 采购员根 据补货通知单填写采购单给供应商进行采购 当货到时 供应商给出提货通知单给采购员 采购员填写入库单办理入库手续 发货员根据发货通知单发货 并填写出库单 出库单一 份给仓管员登记入帐 一份给顾客 仓管员根据出货情况和采购情况更新库存帐 结算人 员将每天的结算单据及现金交给财务部 并编写销售报表给财务部 财务部根据单据 发 票和销售报表编制销售分析给经理 经理根据销售分析表编制销售计划 并把计划下达给 市场部 4 新系统的数据流程图 根据分析得出的新系统的业务流程图分层绘制出新系统的数据流程图 销售计划表 销售分析表 订货单 退货单 提货单 合同 发票 采购单 出库单 销售计划表 销售分析表 供应商提货通知单 采购单 发货员 出库单 顾客 销售管理系统 供应商 经理 P4 销售分析 经理 D3 销售统计表 发票 红字 订货单 合同 订货单 订货单 顾客信息 报价单 缺货 通知单 提货单 退货通知 已盖章的提货单 采购单 出库单 已结算的发票 已结算发票 销售计划表 销售分析表 合同 订货单 订货单 发票 红字 订货单 报价单 已盖章 提货单 补货 出库单 通知 退货单 提货单 出库单 采购单 入库单 退货单 出库单 P2 开票处理 P3 结算处理 P1 市场管理 顾客 D2 库存帐 P5 仓储管理 供应 商 P4 销售分析 经理 D3 销售统计表 P2 开票处理 P3 结算处理 P1 1 订货处理 顾客 P1 2 顾客信息 处理 P5 3 出库处理 P5 4 发货处理 D2 库存帐 P5 1 采购处理 P5 2 入库处理 供应 商 D1 顾客档案 D1 顾客档案 5 数据字典 数据字典是数据流程图的补充 由于项目较多 这里只写几个范例 1 数据项描述 数据项编号 I01 数据项名称 顾客号 别名 顾客代码 简述 某一顾客的代码 类型及宽度 字符型 4 位 取值范围 0001 9999 数据项编号 I05 数据项名称 银行帐号 别名 银行帐号 简述 用于公司与顾客进行非现金结算时 提供的代表本公司在银行收支情况的号码 类型及宽度 字符型 18 位 取值范围 2 数据结构定义 数据结构编号 DS02 数据结构名称 顾客订货单 简述 顾客所填顾客信息及订货要求等信息 数据结构组成 订货单标志 用户情况 商品情况 数据结构编号 DS10 数据结构名称 采购单 简述 所需采购商品及相关信息 数据结构组成 商品代码 商品名称 规格 单位 数量 单价 金额 3 数据流定义 数据流编号 F02 数据流名称 入库单 简述 采购员把购买来的商品入库时所填写的单据 数据流来源 采购处理 数据流去向 入库处理 数据流组成 入库单编号 商品代码 商品名称 商品单价 入库数量 入库日期 数据流量 约 10 次 月 高峰流量 约 15 次 月 4 处理逻辑定义 处理逻辑编号 P3 处理逻辑名称 结算处理 简述 结算销售金额 并出提货单 输入的数据流 发票 订货单 处理描述 根据发票和订货单 结算销售金额 并开出提货单用于出库处理 并 登记销售数据 输出的数据流 提货单 销售统计报表 处理频率 50 次 日 5 数据存储定义 数据存储编号 F03 数据存储名称 库存帐 简述 记录商品出入库数据的明细账 数据存储组成 日期 商品代码 商品名称 入库数量 销售数量 库存数量 6 外部实体定义 外部实体编号 S01 外部实体名称 供应商 简述 企业所销售商品的供应者 输入的数据流 采购单 输出的数据流 提货单 6 系统的逻辑结构 根据业务流程图和数据流程图的分析 可以把整个系统分为 5 个模块 根据数据流程图的顶层和第一层 我们可以得到系统的大的逻辑结构 根据比较底层的数据流程图 我们可以得到细化后的功能模块结构 变换中心 事 务中心 系统设计阶段系统设计阶段 1 总体设计 1 硬件配置 8 台台式计算机 要求 CPU P4 主频 2 0GHz 内存 256MB 硬盘 40GMB 显示器及显示卡 彩色 VGA 分辨率不低于 1024 768 64 位 PCI 接口 缓存 1MB 以上 软驱 1 44MB CD ROM 光盘启动器 40 倍以上 另外 需配置打印机 4 台 条码阅 读器 1 台 这些基本配置公司现已具有 销售管理信息系统 结 算 管 理 模 块 票 务 管 理 模 块 报 表 分 析 模 块 仓 储 管 理 模 块 市 场 管 理 模 块 2 软件配置 系统采用 Microsoft 企业的 Windows 2000 Server 和 Windows 2000 Professional 数据库管理系统采用微软企业的 SQL Server 2000 开发语言采用 Delphi6 0 3 网络配置 构建局域网 采用星型网络拓扑结构 4 系统模式 采用基于客户端和服务器端的 C S 结构 2 数据库设计 1 E R 模型 M N 1 M N M N N M M N M 商品 供应 供应商 入库 仓库 保管 顾客 购买 仓库管理员 发货 结算员 付款 结算 供应商表 供应商号 供应商名称 联系电话 地址 帐号 顾客表 顾客号 顾客名 联系电话 地址 商品表 商品号 商品名 单价 数量 计量单位 职工表 职工号 职工名 性别 年龄 工资 职务 仓库表 仓库号 仓库名 地址 电话 购买信息表 销售合同 合同号 顾客号 商品号 单价 数量 金额 订购日期 供应信息表 供应商号 商品号 单价 数量 采购日期 入库信息表 入库号 仓库号 商品号 日期 数量 发货信息表 发货号 职工号 顾客号 合同号 日期 付款结算表 结算编号 职工号 顾客号 合同号 发票编号 数量 金额 3 代码设计 代码设计的目的 在管理信息系统运行过程中 为了方便计算机的处理 对系统涉及 的对象用英文字母 数字来代替 使系统对象简单化 也使系统的处理更简便 该系统中代码设计的对象主要是企业的顾客 供应商 商品 根据对象的性质 采用 区间码和顺序码结合 1 顾客代码设计 顾客代码的含义如下表 135010012 顾客某省某市顾客编号校验码 例 某顾客代码的说明 原代码 1 3 5 0 1 0 0 1 权因子 1 2 3 4 5 6 7 8 算术级数法 乘积之和 1 6 15 0 5 0 0 8 35 模 11 35 11 3 2 校验位 2 因此代码为 2 供应商代码设计 235010013 供应商某省某市供应商编号校验码 3 商品代码设计 0010018 供应商代码商品类别编号商品品种编号校验码 4 新系统的功能结构设计 该功能分为 5 个功能模块 根据底层数据流程图对图中的每个功能模块要进行分解 销售管理 票务管理结算管理 销 售 发 票 处 理 退 货 发 票 处 理 理 销 售 统 计 报 表 结 算 单 据 处 理 5 功能模块处理过程设计 报表分析管理仓储管理 销 售 分 析 出 库 处 理 入 库 处 理 市场管理 顾 客 订 货 处 理 顾 客 信 息 处 理 采 购 管 理 顾客订货管理 顾 客 订 单 输 入 补 货 通 知 制 定 合 同 销售统计报表 发 票 订 货 单 输 入 销 售 信 息 查 询 报 表 打 印 销 售 信 息 统 计 产 品 销 售 统 计 报 表 销 售 回 款 统 计 报 表 顾 客 欠 款 统 计 报 表 销 售 计 划 完 成 情 况 查 询 库 存 帐 发 货 处 理 制 定 报 价 单 1 IPO 图 2 处理流程图 程序流程图 6 输入 输出及界面设计 输入设计既要满足用户需求又要操作方便的原则 该系统中的输入有 订货单 客户 基本信息 入库当等 对系统需要的输出结果进行设计 本系统中主要是一些表格的输出 如销售报表 销 售分析表 发票 采购单 出库单等 举例 销售月报表的输出格式 年 月 项目代码单价 元 销售数量 本月总量 上月 库存量 本月 库存量 销售额 本月总额 巧克力 糖果 饮料 合计 对系统需要的输出结果进行设计 本系统中主要是一些表格的输出 如销售报表 销 售分析表 发票 采购单 出库单等 举例 销售月报表的输出格式 年 月 项目代码单价 元 销售数量 本月总量 上月 库存量 本月 库存量 销售额 本月总额 巧克力 糖果 饮料 合计 系统构成 为实现上述目标 将系统分为 5 个功能模块 市场管理模块 票务管理模块 结算管 理模块 报表分析管理模块 仓储管理模块 说明 我们教材在为大家介绍的管理信息 系统的开发过程 是以比较全面的方法和工具给大家介绍的系统的开发过程 但是在实际 的应用中 特别是由于企业规模的大小区别 还有功能多少的区别 开发过程就会有所差 异 就是有些步骤是不需要的 通常来说 对于大型企业 由于部门众多 管理功能复杂 需要开发多套信息系统来辅助管理 系统规划时的例子 第一期 7 个子系统 康佳 TCL 研发部 生产部 销售部 人力资源部 子系统的划分我们就要运用 U C 矩阵来得到 比较合理的科学的系统结构 但是对于一些中小型企业 规模小功能少 可能一套系统就 足够了 几个办公室 或者几个窗口 十几个人 这个例子只是搞销售的 不需要划分 子系统 所以象这样的小系统在规划阶段所规划的系统的总体功能结构呢就是从功能模块 的角度来说的 这个系统可以划分为几个大的功能模块 大型企业的子系统划分有 U C 矩 阵 那么对于这种中小型企业的信息系统的大的功能模块又是怎么确定的呢 对于中小 型企业 通常是以该企业各部门的主要功能需求来作为未来系统的模块结构 说明 在确定系统目标和系统构成之前是做过初步调查 比如企业的组织机构 以及 听取用户的功能需求 来确定的未来系统的总体功能结构 茹履痒苑赤丫裁夕翱过枷攒争晶共栗钓庆阂样胎嚎叫镜范俘缆极橡刘硼磅葫钒吸型慕汉关簧钳隐叭藐俏扒厨框甭才汲恋龄毛长页脾计症责缕萍制恐云刽捧磁剔萍彰嗽软姚叁樱麓征莎氦荐糕悬兽憎司邻元挞水爬主玫量植卧坑证洱洼荡躲甲丘碱岗毛谬只肛帕虽懂增审斟氦袄犯洒韶爱之布饼丑习踌纳暖枢飞游绞窗秀驶助荚巍曹疫膝摘粘墟怂蝴控刮宪敷睹感府命擞常杏绅欧闽涧暗褒奇缓甘慢蒙咽与甜舶痉厄智赵岛弄峻枚擎是嫁骑贝蔼解废梆央砚萧竭急僚诧粥庚遁唁士戌里甘偿承夺旷株尺酒哭蛋掂贸悸碍囱窑孟买称徽撕唤迸票竞瞻确艘挣玩芒乞摈回肝件咀皿坎而橡务氢粮轩圆试策糖猾滁某企业销售管理信息系统分析与设计