市场管理部行政管理制度

制度编号 行政管理制度行政管理制度 市场管理部 市场管理部 版本号 第 1 页 共 5 页 SZ2002 年第 1 版 拟稿 审核 审批 签发 1 0 1 0 总则总则 1 1为规范管理 建立行政管理的标准和程序 结合市场管理部实际情况 制 定本制度 1 2人力资源中心负责行政事务的规范化管理 市场管理部人力资源科负责具 体实施 1 3本制度适用于各市场管理部内勤人员 市场外勤人员参照执行 2 0 2 0 办公纪律办公纪律 2 1着装要求 2 1 1工作期间 员工应保持着装整洁 大方 男员工穿衬衣 系领带 着西装长 裤 穿正规皮鞋 女员工着装要求大方得体 正式庄重 与办公环境协调 着正 规皮鞋 夏季可穿不露趾皮凉鞋 穿丝袜 不得穿无袖 低胸服装 2 1 2周五可穿休闲装 凉鞋 但不得穿超短裙 透视装 背心 短裤 拖鞋等 不得体装束 孕妇除外 有重要会议或会见客户时 要求员工着职业装 2 2办公环境 2 2 1人力资源科负责办公区整体布局 办公区要求整洁美观 布局合理 不得 堆放有碍美观 卫生的物品 不得乱扔纸屑 随地吐痰 2 2 2员工下班或外出时 要求清理桌面物品及文件 将重要资料锁入抽屉 2 3工作纪律 2 3 1工作时间不得在办公区大声喧哗 不得串岗 闲聊 不得吃零食 嚼口香 糖 不得阅读与工作无关的书刊和处理私人事务等 2 3 2同事之间以职务或姓名相称 2 3 3礼貌热情接待来访客人 不允许与其争吵或态度冷漠 无礼等 2 3 4接听电话时应使用规范用语 如 你好 某某市管部 科 请问您找谁 请稍等 等 2 3 5严禁在办公区内吸烟 3 0 3 0 电话 传真 复印及计算机管理电话 传真 复印及计算机管理 3 1电话管理 3 1 1拨打公务电话时应稍加构思 长话短说 不得超过 15 分钟 超出部分费用 自理 3 1 2工作时间原则上不准拨打私人电话 确有需要 须经部门负责人批准 填 写 私人电话登记表 格式见 SZ 并按实缴付电话费用 接听私人电话时间不 超过 3 分钟 3 1 3严禁拨打非工作用途的声讯电话 3 1 4人力资源科每月定期打印长途话费清单备查 3 2传真管理 3 2 1传真机应专人保管 严禁业务外传真 3 2 2下班时 应将传真机设为自动传真模式 制度编号 行政管理制度行政管理制度 市场管理部 市场管理部 版本号 第 2 页 共 5 页 SZ2002 年第 1 版 拟稿 审核 审批 签发 3 3复印管理 3 3 1复印机由人力资源科指定专人保管 登记使用 其它人员未经允许不得自 行开机 3 3 2不得擅自复印机密文件和个人资料 3 4计算机管理见 资讯管理制度 市场管理部 4 0 4 0 邮寄管理邮寄管理 4 1人力资源科负责公务邮寄管理 4 2公务邮寄分平信 挂号信 包裹 特快专递及中铁快运等 4 2 1 平信 挂号信 一般合同 信件 委托书 证明等函件资料类 4 2 2 包裹 名片 产品 样品等一般物品类 4 2 3 特快专递 小型灯箱片 案件材料 车辆证件 经销协议 银行汇票及其它特 殊 紧急情况下需特快专递邮寄的物品等 4 2 4 中铁快运 大型灯箱片等 4 3邮寄原则上不保价 价值 3000 元以上的贵重物品 根据实际情况申请保价 金额 由人力资源科审核 总经理审批 4 4各市场及人力资源科必须设置邮件收发登记记录 详细记录往来函件收发 情况 以备查询 4 5严禁以公务名义寄发私人邮件 5 0 5 0 名片管理名片管理 5 1 名片由人力资源中心统一设计和印制 5 2 市场管理部名片印制申请资格 主管以上 含主管 员工 业务代表 终端督 导 超市代表 客户代表等市场外勤人员 5 3 印制名片须提前 15 个工作日申请 每人每次限印一盒 5 4 市场管理部人力资源科填写 名片印制申请表 格式见 SZ 市场管理部总 经理审核 人力资源中心审批 5 5 人力资源中心行政部将名片邮寄至市场管理部 由人力资源科负责人签收 并在 1 个工作日内传真至人力资源中心行政部备案 5 6 每盒名片原则上使用期限不少于一个季度 5 7 员工离职 其名片必须退回 由市场管理部人力资源科负责销毁 6 0 6 0 报刊管理报刊管理 6 1为丰富员工业余文化生活 市场管理部可根据当地情况按每年三报二刊的标 准订阅报刊 6 2订阅的报刊应具有知识性 合法性 严肃性 并对市场管理部实际工作有一 定帮助 6 3人力资源科负责报刊收集 整理 保管 6 4市场管理部可定期将过期报刊进行变卖处理 变卖收入及时入账 制度编号 行政管理制度行政管理制度 市场管理部 市场管理部 版本号 第 3 页 共 5 页 SZ2002 年第 1 版 拟稿 审核 审批 签发 7 0 7 0 办公用品管理办公用品管理 7 1 办公用品分为易耗性办公用品和耐耗性办公用品 7 1 1易耗性办公用品是使用期短 一次性耗费的办公用品 具体分为易耗性个 人办公用品和易耗性公用办公用品两类 7 1 2耐耗性办公用品是长期使用的办公用品 具体分为耐耗性个人办公用品和 耐耗性公用办公用品两类 7 1 3易耗性个人办公用品实行岗位定额使用制度 其中总经理标准为 40 元 季 部门负责人 包括市场负责人 为 30 元 季 职员为 15 元 季 7 1 4耐耗性办公用品实行限量使用 以旧换新制 原领用的未核销或缴回时 不发放同类用品 员工离职 须退还所领用的耐耗性办公用品 如有损坏 由人 力资源科视具体情况要求给予赔偿 7 2公用办公用品由部门负责人或市场负责人签字领用 专人保管 7 3办公用品实行季度计划申购制度 7 3 1 人力资源科根据相关标准审核员工及部门季度申领计划 将个人申领办公 用品费用控制在标准内 将公共办公用品费用控制在合理范围内 7 3 2 人力资源科按照总经理批准的申购计划指定专人采购 保管 发放 分品 种验收登记入帐 7 4人力资源科负责每月对库存办公用品进行盘点 编制办公用品收 发 存 月报表 财务科负责监督执行并予以审核 8 0 8 0 租房管理租房管理 8 1办公租房必须签订租赁合同或协议 按公司规定的标准执行 8 2员工房租按公司规定标准执行 超标部分费用自理 9 0 9 0 公务车辆管理公务车辆管理 9 1维修保养 9 1 1车辆维修保养实行申请审批 定点维修制度 9 1 2司机应及时掌握车辆运行情况 确需修理时 填写 车辆维修保养申请单 格式见 SZ 凡单项维修保养费用在 1000 元以下的 经人力资源科审查 财务 科审核并报总经理审批后安排定点维修 单项维修保养费用在 1000 元 含 1000 元 以上的需提供 3 家以上报价及历次大修理记录 报营销中心 人力资源中心 审核 总经理助理审批 维修完毕后由司机 财务科及人力资源科负责人验收 签字确认 9 1 3出车途中需进行维修 须总经理同意 并在返程后办理相关手续 9 1 4司机行车时要实行 三检 即在出车前 行驶中及收车下班前要对车辆 进行例行检查 由于使用不当造成部件损坏 经鉴定属实 司机承担全部修理费 用 9 1 5司机应建立车辆维修保养档案 记录车辆保养 故障 维修 证件办理 审验及保险等情况 每年应对汽车费用进行统计分析 制度编号 行政管理制度行政管理制度 市场管理部 市场管理部 版本号 第 4 页 共 5 页 SZ2002 年第 1 版 拟稿 审核 审批 签发 9 1 6人力资源科每周至少检查一次车辆状况 包括机油 刹车油 方向油 轮 胎 水箱 仪表 灯光 刹车及发动机等 填写 车辆状况检查表 格式见 SZ 并记录留存 9 2保险 9 2 1市场管理部车辆应在当地投保 投保险种可为 车辆损失险 第三者责任 险 乘客座位责任险 司机座位责任 全车盗抢险 前后挡风玻璃单独爆裂险 无过错损失补偿险 中国境内险等 投保金额根据实际情况确定 9 2 2人力资源科原则上选择二家以上保险公司 对资质条件 理赔条件及保险 费率进行比较后 报营销中心 人力资源中心及总经理助理审批 9 3用车管理 9 3 1用车资格 9 3 1 1 部门经理以上人员业务需要 9 3 1 2 接送公司客户及深圳总部来人 9 3 1 3 部门经理以上人员出差 可派车到车站码头 或机场 接送 9 3 1 4 总经理上下班可派车接送 总经理访问经销商及到所辖区域内考察指导 工作 9 3 1 5 员工家庭出现突发意外事件 可派车予以帮助 9 3 1 6 其它情况 如携带重要物品 现金 不易携带物品或时间紧迫 交通不 便等特殊情况 须由部门负责人和总经理签批 9 3 2公务车辆由人力资源科统一管理和调度 实行定人定车制度 严禁任何人 包括总经理 私自驾车 9 3 3司机或其他人员未经批准擅自动用车辆 否则每次处以 500 元的罚款 情 节严重者予以开除 因司机违章或其他人员私自动用车辆造成车辆 财产损失或 交通事故 由当事人全额赔偿 9 3 4未经市场管理部总经理同意 司机不得私自将车辆交他人驾驶 一经发现 立即开除 由此造成事故 损失 由当事人全额赔偿 9 3 5公务用车由人力资源科负责人统一调度登记备查 用车人须在 行车登记 表 格式见 SZ 上签名 私事用车须由申请人填写 派车申请单 格式见 SZ 由人力资源科负责人审核 总经理审批后方可派车 9 3 6无出差任务时 包括下班后 司机应将车辆停放在指定的停车点 并检查 车辆安全后方可离开 特殊情况下需停放在其它地方时 应由人力资源科负责人 批准 否则 一经发现 立即开除 并承担由此而造成的一切后果 工作时间内 因公出差除外 原则上司机应在指定地点待命 保证随叫随到 9 3 7公务车辆实行定点加油制度 原则上在市场管理部所在市区内行驶的车辆 不使用现金加油 长途行驶在市外需加油的可按实际需要适量加油 但必须有同 车人在发票背面签字证明 9 4事故处理 9 4 1发生交通事故 司机应立即向当地交通管理部门和保险公司报案 在协助 做好事故现场处理工作同时 将事故情况 时间 地点 车辆 相关人员 伤亡 损失情况等 报告人力资源科负责人及总经理 严禁私自同肇事方私下交易 否 制度编号 行政管理制度行政管理制度 市场管理部 市场管理部 版本号 第 5 页 共 5 页 SZ2002 年第 1 版 拟稿 审核 审批 签发 则由此产生的一切后果由其本人承担 9 4 2人力资源科应尽快向保险公司办理保险索赔工作 9 4 3因公出差发生交通事故 根据交通管理部门鉴定的事故双方责任比例 由 司机承担除保险公司赔款外的相应损失及罚金 9 4 4司机因违章行驶或证件不全被罚款的 费用不予报销 违章造成的后果由 司机负责 10 0 10 0 安全管理安全管理 10 1 市场管理部应树立 强化全员防范意识 做好安全保卫工作 发现异常情 况应及时查问 上报 10 2 员工下班时应进行办公设备 设施的检查 锁好文件柜 保险柜和办公室 门窗 10 3 员工必须妥善保管市场管理部的专用钥匙 不得擅自配制或转交他人 妥 善保管使用市场管理部的贵重物品 如有损坏或遗失 须照价赔偿 10 4 注意防火 防盗 严禁携带危险物品到公司 严格遵守各项消防安全管理 规定 10 5 员工必须熟记火警电话 119 熟悉走火通道及出口位置 熟悉灭火器具 的使用方法 如发生火警 无论程度大小 必须采取以下措施 10 5 1 保持镇静 不可惊慌失措 10 5 2 呼唤附近的同事援助并报告市场管理部总经理 10 5 3 直拨火警电话 119 清楚地说出火警地点 燃烧物质 火势情况及单 位名称 本人姓名 10 5 4 在不影响人员安全疏散的情况下 把火警现场的所有门窗关闭 切勿使 用电梯 要从楼梯上下 10 6 市场管理部应根据实际情况制定相关的应急方案 11 0 11 0 礼品管理礼品管理 11 1 市场管理部因工作关系所收取的礼品 应上交人力资源科登记保管 11 2 贵重礼品处理须上报人力资源中心批准 人力资