数字化干部人事档案管理系统简介

数字化干部人事档案数字化干部人事档案 管理系统功能介绍管理系统功能介绍 有限公司有限公司 1 目录目录 一 设计宗旨 2 二 系统功能介绍 2 2 1 系统总体规划 2 2 2 系统功能列表 3 2 3 数字化档案采集系统 6 2 3 1 档案目录整理 7 2 3 2 档案数字化采集 7 2 3 3 档案材料审核 8 2 3 4 系统维护 8 2 3 5 其他功能 9 2 4 数字化档案管理系统 9 2 4 1 档案案卷管理 9 2 4 2 档案材料管理 10 2 4 3 档案审核 11 2 4 4 信息管理 12 2 4 5 系统维护 12 2 5 数字化档案网上阅档系统 13 2 5 1 系统综述 13 2 5 2 角色说明 14 2 5 3 档案查阅 15 2 5 4 消息系统 15 2 6 系统前景 16 三 操作系统及硬件配置要求 推荐 16 附 数字化干部档案查询系统演示操作说明 16 2 一 设计宗旨一 设计宗旨 干部人事档案工作是组织人事部门工作中的重要组成部分 是做好干部管理工作的基 本前提 随着各行业计算机现代化管理水平的不断提高 传统的干部档案管理工作模式逐 渐显露出一定的弊端 工作效率不高 原件易损等 传统的管理模式已不能完全适应经济 社会发展及干部队伍发展的需要 迫切需要运用现代化的计算机手段实现安全 准确 快 捷 高效的管理模式 干部档案的数字化管理也是信息化社会发展的必然趋势 是提高管 理水平 工作效率 服务质量的必然要求 是发挥干部档案作用 深化档案管理职能的必 然选择 能够促进干部档案管理工作的科学化 推进组织部门工作的信息化 提高工作效 率 健全管理体制 加快信息化建设的步伐 二 系统功能介绍二 系统功能介绍 该系统是对传统干部档案管理工作的一次创新 能够实现对档案及材料的收集 鉴别 整理 保管 转递 统计 查阅等日常工作的数字化管理 并可通过局域网络 组织系统 专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能 按照干部档案业务工作流程 经过分管 领导批准 档案管理人员的授权 单位内部阅档人员可以在各自办公室的计算机上查阅干 部档案 外来查档单位可以在阅档室进行登记后 通过计算机查阅电子档案 也可以通过 网络实现远程阅档 系统全面运行后 可以大大提高日常工作效率 提升干部档案工作服 务的水平和质量 实现干部档案由传统管理向干部信息研究与利用的质的转变 2 1 系统总体规划系统总体规划 数字化干部档案管理系统 由四部分组成 信息采集部分 档案管理部分 信息利 用部分和安全控制部分 基础数据的来源可从 组织干部管理系统 中得到或通过纸制档 案的录入 档案材料的扫描 档案目录数据的导入等多种途径进行数据收集 并可通过单 位内部办公平台完成档案信息的批量采集 协同处理 构建网络信息采集协同处理平台 档案管理部分包括 档案案卷管理 档案材料管理 档案审核及系统维护功能 信息利用 部分可完成档案的统计 查询 网上阅档等功能 3 组组 织织 干干 部部 管管 理理 系系 统统 采集部分 采集部分 数据录入数据录入信息扫描信息扫描数据导入数据导入 纸介质档案纸介质档案档案材料档案材料 管理部分 管理部分 案卷管理案卷管理材料管理材料管理 收集整理收集整理 档案目录 系统数据档案目录 系统数据 利用部分 利用部分 档案统计档案统计 档案审核档案审核 档案查询档案查询 打印结果打印结果 网上查询网上查询 内内 网网 办办 公公 平平 台台 系统维护系统维护 系统规划图 2 2 系统功能列表 系统功能列表 功能功能简述简述 档案转入档案转入 主要完成接收外单位转来的整卷干部人事档案 系统对 零散转递 成批移交提供不同的登记方式 并可记录每 卷档案的报送评分情况 可以按需求提供档案转入明细 清单 档案转出档案转出 主要完成干部人事档案转出移交业务 系统可以详细记 录出库档案的审批 转递 回执等业务流程 档案档案 查借阅查借阅 主要完成纸质档案的查借阅业务 通过登记查借阅表 记录纸质档案的审批 查借阅流程 系统可以提供条形 码录入 手工录入两种方式 并提供实时统计查询和借 档时限提醒功能 日日 常常 业业 务务 管管 理理 档案档案 案卷案卷 管理管理 档案查询档案查询 完成档案的日常查询工作 其中包括 档案基本信息查 询 转入档案查询 转出档案查询 应到未到档案 已 到未入库档案查询 按某种材料是否存在查询等 4 档案统计档案统计 完成档案的日常统计工作 其中包括 档案在库状态统 计 转入的档案统计 转出档案统计 按干部人员类别 统计档案数 干部人事档案数量的统计 档案利用率统 计等 材料收集材料收集主要完成档案材料的收集 转入 接收工作 材料鉴别材料鉴别 主要完成对所收集材料的分析 鉴别 按材料能否归档 进行分类 在此流程中设置 待处理 方式 暂存已收 集但尚不能立即归档的散材料 在后续工作中可以对这 部分材料进行归档 转出 销毁或长期保存等处理 材料归档材料归档主要完成新收集材料的入档 材料整理材料整理 成卷成卷 主要完成接收新归档材料后 对电子档案目录的整理调 整 系统可以自动调整目录 按时间排序 也可以人 工手动调整 按主次关系排序 对材料进行信息化处 理 通过扫描 数码设备采集 外部电子数据导入等方 式 并做好电子目录与电子材料的对应挂接 材料数字化材料数字化 处理处理 主要完成材料收集或整理过程中对数字化材料的补充和 修正 实现对电子材料和电子目录的日常维护工作 每 次维护系统都记入日志 材料转出材料转出 主要完成对转出纸质材料的审批 登记 转递等流程的 记录 同时自动调整电子档案目录有关材料项 档案档案 材料材料 管理管理 材料销毁材料销毁 主要完成对可销毁材料的审批 登记 销毁 监销等流 程 并可自动调整电子档案目录 经审批同意后 也可 彻底删除 销毁 电子材料 档案档案 审核审核 任前审核任前审核 主要完成干部任前档案审核有关流程 可以自动出具 拟任用干部 三龄一历 审核确认表 拟提拔重用 现职干部 三龄一历 审核确认表 根据需要 可实 现任前审核有关数据统计 包括审核人数 三龄一历 变更人数等 并可链接相关电子材料 提供辅助审核功 能 5 档案审核档案审核 主要实现对在库人员的 三龄一历 审核以及档案材料 完整性情况 手续完备性的审核 登记 反馈 查询方案查询方案 维护维护 系统提供两种查询模式 一是自定义查询 系统提供查 询编辑器 可以灵活设置查询条件 实现用户特定需求 二是固定模式查询 系统提供的默认方案包括 档案基 本信息查询 转入档案查询 转出档案查询 转入材料 查询 转出材料查询 查阅信息查询 借阅信息查询 应到未到档案 已到未入库档案查询 按材料种类查询 按某种材料是否存在查询等 统计方案统计方案 维护维护 通过对方案的维护和执行 实现用户对特定统计的需求 对在需求中较明确的统计系统预设默认方案 系统默认 方案包括 档案在库状态统计 转入的档案统计 转出 档案统计 转入的材料统计 按单位统计档案数 按干 部人员类别统计档案数 干部人事档案数量的统计 档 案利用率统计等 档案档案 查询查询 统计统计 执行方案执行方案对维护好的查询方案和统计方案执行 输出结果 档案字典档案字典 字典包括 档案目录字典 查阅原因字典 转递原因字 典 干部信息字典 编制全省统一 规范的电子档案目 录字典 字典具备标准性 兼容性和开放性 可以实现 各级管档单位间电子信息数据交换和共享 实现对电子 档案的精确查询 统计和深层次利用 表格编辑表格编辑 定义系统中表格的输出格式 通过固定输出格式和自定 义输出格式 满足用户的不同需求 用户管理用户管理 包括 创建用户 删除用户 功能模块权限分配和机构 权限分配管理 事务提醒事务提醒对用户有关操作所关联的事项进行实时提醒 系统系统 维护维护 日志管理日志管理 对用户的各项操作 包括根据用户登陆 注销 申请 审批 查阅 打印 下载等信息进行实时记录 日志信 息未经授权 任何人不能修改和删除 6 系统备份系统备份计划和手动备份档案数据和档案数字化材料 系统还原系统还原还原系统备份的数据 档案档案 目录目录 整理整理 档案目录档案目录 整理整理 通过使用档案目录字典规范电子档案目录中的各类材料 名称 实现不同单位间数据交换 共享 实现对档案信 息的精确查询和统计 同时 提供编制 档案目录编辑 器 内嵌目录字典 使档案目录编制进一步规范化 标准化 数字化数字化 采集采集 主要完成对纸质材料的数字化采集 挂接功能 在采集 过程中 可采用多人多客户端方式 对多卷档案 多份 材料同时采集 实现流水作业 档案档案 数字数字 化采化采 集集 数字化档案数字化档案 审核审核 是数字化采集流水线的审核终端 用户通过对比数字化 档案材料与纸质档案 审核发现电子材料在挂接 扫描 等方面的存在问题 并予以纠正 档档 案案 数数 字字 化化 采采 集集 系系 统统 用户用户 管理管理 主要实现在建库阶段对信息采集用户的管理 查阅申请查阅申请 查阅人通过组织系统专网 登陆查询界面 提交查阅申 请 信息提醒信息提醒提醒申请用户及时查看审批消息 网上网上 查阅查阅 申请申请 查阅查阅审批通过后 申请人根据管理员赋予的权限查阅档案 查阅审批查阅审批 查阅审批是对查阅申请的审批 系统针对不同的管理角 色提供不同的审批界面 提供快捷方便的领导审批界面 数数 字字 化化 档档 案案 查查 阅阅 系系 统统 网上网上 查阅查阅 审批审批 信息提醒信息提醒提醒管理员及时查看有关申请事项 2 3 数字化档案采集系统数字化档案采集系统 档案从档案实体库提卷后 首先拆卷 校对档案页数 区分高扫材料 平扫材料 然 后进行数据采集 扫描采集同时对图像进行纠偏 去污 去黑边等处理 校对档案目录 核对电子材料 完成初步审核 然后由专人再次对档案原件及数据进行审核 确认无误后 7 完成档案装订还原 对电子数据进行归档 为档案的利用提供准确可靠的数据信息 系统 主界面如图所示 2 3 1 档案目录整理档案目录整理 根据档案材料选择人员 并导入人员的档案目录 同时拆分档案 区别出高速扫描材 料和平板扫描材料 检查每份材料的页数与目录中的页码是否一致 如不一致则修改目录 的页码 同时标记出高扫材料 其主要功能包括 人员选择 人员查询 导入目录 目录 编辑 打印目录等 档案目录整理的主界面如图所示 2 3 2 档案数字化采集档案数字化采集 对材料分别进行高速扫描和平板扫描 将扫描图像添加到采集系统中 对图像进行简 单的处理 如纠偏 裁剪 去污 图片挂接等 采集系统主界面如图所示 8 为了方便用户及时的处理散材料 系统提供了零散材料管理模块 零散材料处理由材 料收集和材料整理两部分组成 材料收集是根据纸质材料在系统中登记材料名称 然后通 过扫描仪等图像处理设备材料电子化 对电子材料进行必要的处理后 完成挂接操作 然 后再通过材料整理将材料进行归档 2 3 3 档案材料审核档案材料审核 档案审核主要是审核材料的准确性 对材料进行调整和编辑 确保扫描的档案材料的 正确性 清晰度 档案材料审核如图所示 在数据采集过程中 各环节相互配合 协同操作 流水线方式完成信息的采集 审核 过程 2 3 4 系统维护系统维护 主要是增加 删除用户 修改用户口令 修改用户角色 系统的日志管理 数据备份 数据恢复等功能 系统维护模块的主界面如下图所示 9 2 3 5 其他功能其他功能 1 密钥设置 用户设置文件加密密钥 由用户录入 8 位长度的密码 这个密码可以是数字 字母 字符 也可以是三者的混合 加密密钥只能够设置一次 系统根据加密密钥 利用 加密算法对电子材料进行加密处理 保证了材料的安全性 2 文件比对检测 用户检测服务器数据文件的完整性 3 数据整理 用户完成材料次序整理 2 4 数字化档案管理系统数字化档案管理系统 数字化档案管理系统 可以实现对档案和档案材料收集 鉴别 整理 保管 转递 统计 查阅等日常工作的数字化管理 系统由四大模块组成 档案业务管理 信息管理 系统维护 管理工具 其中档案业务管理是数字化档案管理系统的核心 其功能模块包括 案卷管理 材料管理 档案审核和任前审核 系统根据中央组织部 国家档案局颁发的 干部档案工作条例 中共中央组织部编 全国组织干部人事管理信息系统信息体系结构 中共山西省委组织部编 干部人事档案 工作问答 并结合档案工作的实际制定了干部人事档案日常管理及数字化管理有关规范 标准 编写了 干部人事档案目录字典 干部人事档案查阅理由字典 干部档案转出 原因字典 干部档案材料处理情况字典 进一步规范完善了干部人事档案工作常用的 20 余个业务表格 2 4 1 档案案卷管理档案案卷管理 案卷管理 是档案系统业务处理模块 主要用于完成对整本档案的管理工作 包括 10 档案的转入 转出 分箱 查阅 借阅等功能 案卷管理界面如图 档案转入是接收外来单位转来的干部人事档案 首先由送档人将 档案 及 转递登 记表 送交接收单位 接收单位管档人员收到档案 对照 转递登记表 核对干部人事档 案 审核通过后 在 转递登记表 回执上签字盖章 返回 回执单 将档案按程序入库 存放 档案转出业务主要完成干部人事档案转出移交业务 系统对档案转出情况进行详细登 记 档案分箱是指根据设定好的分箱方案 将干部档案根据档案编号进行分箱 档案的利用 对于档案的查阅 借阅 利用人填写 查阅档案审批表 内容 经审批 后 方可进行档案的查借阅 借阅人员 需在借阅的 15 日之内归还档案 到期未归还系统 自动提醒 档案的查询 统计是对档案利用的两种方式 档案查询 主要包括 1 对干部人 事档案状态的查询 包含对在库状态查询 接收未入库状态查询 档案分箱位置查询 2 按单位进行分类查询 3 对每个人档案材料情况查询 4 其它情况查询 档案 统计 主要包括 1 干部人事档案量的统计 2 干部人事档案工作情况的统计 包括 干部人事档案材料收集 鉴别 归档 转出等情况的统计 整理工作情况统计 干部人事 档案提供利用情况的统计 3 干部人事档案管理队伍状况的统计 4 其它情况统计 根据日常业务的需要 灵活建立统计方案 完成统计工作 2 4 2 档案材料管理档案材料管理 档案材料管理主要完成对档案目录的编辑 材料的转入 转出 销毁以及纸质材料数 字化等操作 对于部分暂时不能确定如何处理的材料 可暂存于待处理材料库中 材料管 11 理的系统界面如图 档案材料的收集 鉴别 归档和材料整理是档案管理工作中的重要内容 管档人员收 到转来的材料后 首先填写 材料接收登记表 然后进行接收 材料接收后鉴别档案材料 检查核对后 区分可以入档材料和不可入档材料 可以入档材料进行归档操作后 将材料 归入档案 系统自动调整档案目录 对一类 二类 三类 四类 七类 九类 十类材料 按照形成时间排序 对五类 六类 八类按照主次关系排序的材料通过材料整理手动调整 不可以入档材料 转入 待处理 材料 材料收集包括有档人员材料收集和无档人员材料收集两种情况 有档人员材料可经过 鉴别后归入档案或归入 待处理 材料 无档人员材料只能归入 待处理 材料 对三龄 一历相关材料进行标记 方便查询 2 4 3 档案审核档案审核 档案审核业务模块主要完成三项功能 1 任前审核 2 档案审核 3 统计功能 12 1 任前审核 是对拟任用人员三龄一历情况的审核 可生成 拟任用干部 三龄一历 审核确认表 拟提拔重用现职省 市 管干部 三龄一历 审核确认表 干部 三龄 一历 审核确认登记表 如果审核干部已被任用 系统将会在 干部信息 数据库中增添 此人员 2 档案审核 是对当前所管档案材料完整性 手续完备性情况的审核 可生成 干部 档案审核情况登记表 干部档案审核情况反馈表 3 统计功能 完成审核中各项情况的统计 包括 档案审核数量情况统计 档案变化 数量情况统计 档案材料变化情况统计 缺少材料 三龄一历变化情况统计 干部提拔情 况统计 未提拔干部情况统计等 2 4 4 信息管理信息管理 信息管理是对单位的管理和对干部的基础信息的管理 以及对干部信息的查询 统计 和干部花名册的形成 界面如图所示 2 4 5 系统维护系统维护 档案字典 标准代码是信息结构体系的重要组成部分 是实现信息交换与信息共享的信息标准规 范 是实现档案查询统计准确的关键 本系统采用了 全国组织干部人事管理信息系统信 息体系结构 定义的标准代码有 人的性别代码 干部职务名称代码 语种名称代码 等 26 项 并兼容根据 干部人事档案工作问答 定义的档案目录字典 查阅原因字典 转 出原因字典 档案材料处理情况字典 13 表格编辑 表格编辑是对系统内各类打印表格输出格式的定义工具 用来应对用户在实际应用时 对表格需求的变化 表格编辑功能提供类似 Excel 的操作功能 方便用户修改表格 用户管理 为了提高系统的安全性和保密性 防止档案信息泄露 系统将采用 用户管理 功能 来设置 用户管理的主要功能有 对用户的建立与删除 功能权限的设置 机构访问权限 的设置 日志管理 日志管理是操作人员操作过程的记录 日志记录的内容有操作员 工作描述 登录时 间 退出时间 业务模块 计算机名称 事务提醒 对用户有关操作所关联的事项进行实时提醒 系统备份 为保证系统数据安全 提供计划备份和手动备份功能 备份的内容包括档案管理数据 和数字化材料数据 系统备份由管档人员执行 可以定义一个星期备份一次或随时手动备 份 备份数据可采用磁带 光盘等存储保存 系统还原 系统还原与系统备份相对应 当出现硬件损坏 感染病毒 误操作等损坏数据情况时 可还原最近的备份文件来恢复档案管理数据和数字化材料数据 2 4 6 管理工具 管理工具主要完成对数据的发送 接收操作 还可以修改系统的登陆口令和更换登陆 用户 2 5 数字化档案网上阅档系统数字化档案网上阅档系统 2 5 1 系统综述系统综述 通过网上审批授权档案查阅申请 实现在网上对档案的查阅功能 并记录档案被查阅 的信息 便于日后查询 14 管档人员审批不符合规定取消用户请求 同意 管理员进行授权 用户浏览信息系统记录日志 自动回收权限 是否已到阅档时间 是 用户退出系统 不同意 建议修改申请 提出审请领导审批结束 阅档单位内部 同 意 组织系统专网 领导审批 同意 不同意取消用户请求 登录 在阅档时 限内 系统记录日志 管档单位内部 不同意 否 查询系统流程图 2 5 2 角色说明角色说明 A1 级角色 管档人员分管领导 A2 级角色 其他领导 B 级角色 管档人员 C 级角色 单位内部人员 D 级角色 外单位人员 A1 级角色 日常业务工作中 管理管档人员及亲属的档案 设置 B 级角色的受限人员 审批阅档申请 A1 级角色档案查阅由管档人员按照 A1 级角色要求提供 A2 级角色 可直接提出查阅档案需求 由管档人员按照 A2 级角色要求提供查阅 B 级角色 即实际工作中管理档案的人员 可完成对档案的所有管理工作 可以随时 15 查阅除自己及亲属以外的所有人员档案信息 在网上查阅过程中 对已审批的阅档申请进 行浏览权限设置 C 级角色 即管档人员分配权限后 可浏览档案的本单位人员 D 级角色 此角色包括外单位在阅档室阅档和异地通过组织系统专网阅档的 两类人员 2 5 3 档案查阅档案查阅 2 5 3 1 领导查阅档案 管档人员领导 包括分管领导 提出阅档需求 提交阅档申请 管档人员为其开通阅档 权限 开始查档 对于管档人员及其亲属档案 分管领导可直接进行查阅 2 5 3 2 管理员查阅档案 档案管理员可以在任何时间对除自己及其亲属以外的档案进行查阅 2 5 3 3 单位内部人员查阅档案 单位内部人员提交阅档申请 通过领导审批 由管理员为其开通阅档权限 开始查阅 档案 达到阅档时限 系统自动收回阅档权限 2 5 3 4 单位外部人员查阅档案 单位外部人员提交查阅档案申请 管档人员接到申请 经领导审批同意后 开通阅档 权限 外单位人员开始查档 达到阅档时限 系统自动收回阅档权限 2 5 3 5 异地查询 跨区域查询 本地站点和异地站点完成关联以后 可以进行异地查询 档案查阅人员提交异地阅档 申请 本地领导审批通过 申请提交到异地 异地领导审批通过 由异地管理员为其开通 阅档权限 本地档案查阅人员根据系统提示的站点信息和登录信息 登录异地站点进行档 案查阅 达到阅档时限 系统自动收回阅档权限 2 5 4 消息系统消息系统 每次新增申请 审批和授权申请后 系统都会自动发送类似下图的消息给相关用户 点击 查看详情 将进入相关的申请处理界面 点击 关闭 按钮关闭消息窗口 16 2 6 系统前景系统前景 数字化干部人事档案管理系统 的开发应用是对档案管理的新的有益尝试 它结合 先进的开发技术及设计思想 根据工作的实际需求采用 B S 与 C S 相接合方式 构建安全 灵活的数字化档案管理平台 并可通过 WEB 方式完成对档案的网上查阅及异地阅档过程 是档案管理的新思路 是创新之处 近年来 干部选拔任用工作推行了一系列重大改革举 措 干部考察的方式方法有了很大改进 但要全面地 历史地考察和了解干部 查阅干部 档案始终是一条重要途径 通过数字化档案的应用 在选拔任用干部工作中也将发挥重要 的积极作用 随着软件的全面应用 将会使各级管档单位的信息化水平得到进一步提高 三 操作系统及硬件配置要求 推荐 三 操作系统及硬件配置要求 推荐 客户端 CPU I3 以上处理器 500G 以上硬盘 1G 以上内存 Windows xp win2003 w