业主委员会培训资料(物业管理相关知识)

业业 主主 委委 员员 会会 培训资料培训资料 物业管理相关知识 物业管理相关知识 武汉市住房保障和房屋管理局武汉市住房保障和房屋管理局 II 二 0 一五年四月 目目 录录 第一部分第一部分 如何召开业主委员会会议 补选委员如何召开业主委员会会议 补选委员 1 1 一 如何召开业主委员会会议 1 基本常识基本常识 1 1 一 业主委员会职责 1 二 业主委员会主任 副主任职责 1 三 业主委员会委员职责 2 四 业主委员会委员资格终止 3 五 业主委员会会议类型 4 实务操作实务操作 6 6 一 准备阶段 6 二 议事阶段 6 三 公示阶段 6 重点关注重点关注 7 7 一 业主委员会的性质 7 二 召开会议的法定人数要求 7 三 委员委托代理人参会的情形 8 四 指定召集会议的情形 8 五 会议议定事项的限制性规定 8 二 如何补选业主委员会委员 9 基本常识基本常识 9 9 一 需要补足委员的情形 9 二 有候补委员时直接替补 9 三 无候补委员或候补委员不足时应补选 9 实务操作实务操作 1010 一 准备阶段 10 二 补选阶段 10 重点关注重点关注 1111 一 设置候补委员的意义 11 二 委员低于法定人数时的处理 11 三 业主委员会逾期不补选委员的应对措施 12 第二部分第二部分 如何召开业主大会会议如何召开业主大会会议 1313 基本常识 13 一 业主大会会议形式 13 二 业主大会会议类型 13 三 业主大会会议的法定人数要求 14 四 业主大会会议议定事项 14 五 业主大会会议表决通过的法定条件 15 实务操作 16 一 会议筹备 17 二 发布公告 17 三 投票表决或征询意见 17 四 回收统计意见 18 五 通报大会议事决定 18 重点关注 18 一 业主大会会议召开难的应对措施 18 二 业主大会会议表决难的应对措施 20 三 业主代表的履职方式 20 第三部分第三部分 如何选聘 解聘物业服务企业如何选聘 解聘物业服务企业 2222 基本常识 22 一 物业服务合同 22 二 物业服务企业退出项目的要求 22 实务操作 23 物业服务企业选聘流程图物业服务企业选聘流程图 2323 一 启动阶段 25 二 选聘阶段 25 一 接受报名和推荐 25 二 确定备选名单 26 三 召开业主大会 26 四 发布表决结果公告 26 三 交接阶段 27 一 解聘原物业服务企业 27 二 签订 物业服务合同 27 三 完成交接手续 27 四 备案阶段 27 一 备案 27 二 归档 28 重点关注 28 一 更换前期物业服务企业的注意事项 28 二 选聘物业服务企业前的准备工作 29 四 选聘 解聘物业服务企业的决定主体 30 五 签订物业服务合同的注意事项 30 六 物业管理的移交应注意的事项 31 一 档案资料的移交 31 二 承接查验的程序 31 三 物业服务企业退出时应履行的义务 32 四 移交的法律监管 32 七 选聘 解聘物业服务企业中的争议解决途径 33 八 物业服务合同到期仍未选定新物业服务企业时的处理 33 第四部分第四部分 如何申请使用住宅专项维修资金如何申请使用住宅专项维修资金 3535 基本常识 35 一 业委会在申请维修资金中涉及的工作 35 二 维修资金使用申请前提条件 35 三 维修资金使用范围 36 四 维修资金使用分摊 37 实务操作 39 一 常态维修一 常态维修 3939 一 常态维修住宅专项维修资金申请使用资料 39 二 常态维修维修资金申请使用流程 40 三 常态维修复核需提交的资料 40 二 应急维修二 应急维修 4141 一 应急维修的情形 41 二 应急维修的程序 42 重点关注 43 一 维修资金使用申请主体要明确 43 二 维修项目事实要清楚 43 三 维修方案制定要合理 45 四 维修项目公示要到位 46 五 维修表决要真实 46 第五部分第五部分 如何开展业主委员会日常工作如何开展业主委员会日常工作 4848 一 如何管理公共收益 48 基本常识基本常识 4848 一 公共收益 48 二 共有部分 48 三 共有部分经营 49 实务操作实务操作 4949 一 公共收益的分配 49 二 公共收益的使用范围 50 三 公共收益监管 51 重点关注重点关注 5151 一 公共收益的来源 51 二 公共收益在公共维修中的使用 52 三 前期物业管理期间公共收益的处理 52 四 公共收益可以用于业主委员会工作经费 53 二 如何管理档案资料 54 基本常识基本常识 5454 工作档案的内容 54 实务操作实务操作 5454 一 档案资料的管理 54 二 档案资料的交接 55 重点关注重点关注 5656 一 工作档案管理的重要性 56 二 档案资料损毁或遗失的责任后果 56 三 档案资料不移交的责任后果 56 三 如何管理印章 57 基本常识基本常识 5757 一 印章的种类 57 二 印章的名称 57 实务操作实务操作 5858 一 印章的刻制 58 二 印章的管理 58 三 印章的移交 59 四 印章的补刻 60 重点关注重点关注 6060 一 业主大会印章的使用范围 60 二 业主委员会印章的使用范围 61 1 第一部分 如何召开业主委员会会议 补选委 员 一 如何召开业主委员会会议一 如何召开业主委员会会议 基本常识基本常识 一 业主委员会职责 一 业主委员会职责 业主委员会履行以下职责 1 执行业主大会的决定和决议 2 召集业主大会会议 报告物业管理实施情况 3 与业主大会选聘的物业服务企业签订物业服务合同 4 及时了解业主 物业使用人的意见和建议 监督和 协助物业服务履行物业服务合同 5 监督管理规约的实施 6 督促业主交纳物业服务费及其他相关费用 7 组织和监督专项维修资金的筹集和使用 8 调解业主之间因物业使用 维护和管理产生的纠纷 2 9 业主大会赋予的其他职责 武汉市业主大会和业主委员会指导规则武汉市业主大会和业主委员会指导规则 第第 3333 条 条 二 业主委员会主任 副主任职责 二 业主委员会主任 副主任职责 业主委员会主任负责业主委员会的日常事务 履行以下 职责 1 执行业主大会 业主委员会的决议 决定 2 负责召集业主委员会会议 主持业主委员会工作 3 主持制订业主委员会工作计划和实施方案 4 主持制订业主大会 业主委员会印章使用管理 档 案资料管理和财务管理等制度 5 代表业主委员会向业主大会汇报工作 6 组织 协调 解决本物业管理区域物业管理实施工 作中的日常问题 7 完成业主委员会交办的其它工作 业主委员会副主任履行以下职责 3 1 执行业主大会 业主委员会的决议 决定 2 协助业主委员会主任工作 3 根据业主委员会主任的授权 召集业主委员会会议 主持业主委员会工作 4 业主委员会主任缺席时 代行其职责 5 完成业主委员会交办的其它工作 三 业主委员会委员职责 三 业主委员会委员职责 业主委员会委员履行以下职责 1 执行业主大会 业主委员会的决议 决定 2 参加业主委员会会议等有关活动 3 参与业主委员会有关事项的决策 4 参与制订业主委员会工作计划和实施方案 5 参与制订业主大会 业主委员会印章使用管理 档 案资料管理和财务管理等制度 6 参与组织 协调 解决本物业管理区域物业管理实 施工作中的日常问题 7 密切联系业主 业主代表 广泛了解本物业管理区 4 域内物业管理动态 情况和问题 向业主委员会或者通过 业主委员会向业主大会反映业主的意见和建议 8 承担业主委员会布置的专项工作 9 完成业主委员会交办的其它工作 四 业主委员会委员资格终止 四 业主委员会委员资格终止 根据 武汉市业主大会和业主委员会指导规则 第 52 条的规定 业主委员会委员有下列情形之一的 其委员资 格自行终止 1 不再是该物业管理区域内的业主 2 丧失民事行为能力 不能履行委员职责 3 被依法限制人身自由半年以上 4 法律 法规以及管理规约规定的其他情形 根据 武汉市业主大会和业主委员会指导规则 第 53 条的规定 业主委员会委员有下列情况之一的 由业主大 会决定是否终止其委员资格 1 拒不履行委员职责 2 利用委员资格谋取私利 5 3 业主委员会半数以上委员或者 20 以上业主提议撤 销其委员资格 4 拒不履行交纳物业服务费 交存维修资金等业主义 务的 5 在本物业管理区域内违章搭建 非法占用共用部位 共用设施设备等侵害他人合法权益的 6 以书面方式向业主大会提出辞职请求的 7 因其他原因不适合继续担任委员的 五 业主委员会会议类型 五 业主委员会会议类型 1 定期会议 业主委员会应当定期召开业主委员会会 议 按照业主大会议事规则的规定及业主大会的决定召开 会议 研究本物业管理区域内的物业管理事宜 2 临时会议 遇有特殊情况经 1 3 以上业主委员会委 员的提议或者业主委员会主任认为有必要的或者业主委员 会就业主提议形成议案的 应当及时召开业主委员会临时 会议 武汉市业主大会和业主委员会指导规则武汉市业主大会和业主委员会指导规则 第第 4747 条 条 除以上两种会议类型外还有一种特殊情形 即两个以 上物业管理区域共用附属设施设备的 应当建立业主委员 6 会联席会议制度 业主委员会联席会议由街道办事处 乡 镇 人民政府社区居民委员会和区房屋主管部门 相关 物业管理区域的业主委员会 物业服务企业组成 联席会 议由街道办事处 乡 镇 人民政府负责召集 武汉市武汉市 业主大会和业主委员会指导规则业主大会和业主委员会指导规则 第第 5151 条 条 7 实务操作实务操作 一 准备阶段 一 准备阶段 1 业主委员会应当按照业主大会议事规则的规定及业 主大会的决定召开会议 经 1 3 以上业主委员会委员的提 议 应当在 7 日内召开业主委员会会议 武汉市业主大武汉市业主大 会和业主委员会指导规则会和业主委员会指导规则 第第 4747 条 条 2 会议由主任或其委托的副主任负责召集 并决定会 议召开的时间 地点等 3 提前 7 日将会议通知及有关材料送达每位委员 讨 论 决定物业管理公共事项的 于会议召开 3 日前在物业 管理区域内以书面形式公告会议议程 听取业主的意见和 建议 二 议事阶段 二 议事阶段 1 会议有过半数委员出席 作出的业主委员会决定 包括形成的业主委员会议案 须经全体委员半数以上签 字同意通过 2 做好会议书面记录 并由主持人和记录人签字 涉 及重要事项的会议由全体出席会议的委员签字 8 三 公示阶段 三 公示阶段 1 业主委员会会议决定的议事文件由业主委员会公布 并由出席会议的业主委员会过半数委员签字并加盖业主委 员会印章后存档 2 业主委员会应当将业主委员会的决定 包括业主委 员会议案 在作出之日起 3 日内以书面形式在物业管理区 域内公告 接受业主的查询和监督 重点关注重点关注 一 业主委员 一 业主委员会的性质的性质 武汉市物业管理条例 第 34 条将业主委员会明确界 定为业主大会的执行机构 业主委员会由全体业主通过业 主大会会议选举产生 是业主大会的常设性执行机构 对 业主大会负责 具体负责执行业主大会交办的各项物业管 理事项 作为业主大会的执行机构 业主委员会应接受全 体业主的监督 并接受街道办事处 乡 镇 人民政府 社区居民委员会和房屋主管部门的指导和监督 参考 武 汉市物业管理条例 底 36 条 9 二 召开会议的法定人数要求 二 召开会议的法定人数要求 业主委员会无论是召开定期会议还是临时会议 都需 要有过半数的委员出席 否则会议无效 所做出的决定亦 无效 三 委员委托代理人参会的情形 三 委员委托代理人参会的情形 业主委员会委员应当亲自参加业主委员会会议 确有 特殊原因不能亲自到场参加的 可以委托其他委员代为表 态 并在事后补签字确认 业主委员会委员不能委托非委 员 如本人亲属 其他业主等代为参会 否则视为未参加 四 指定召集会议的情形 四 指定召集会议的情形 业主委员会主任 副主任不召集业主委员会会议的 可由其他委员或业主请求街道办事处 乡 镇 人民政府 或社区居民委员会指定一名委员召集和主持业主委员会会 议 五 会议议定 五 会议议定事项的限制性规定项的限制性规定 业主委员会会议议定事项必须是在业主委员会法定的 职权范围内 不得超出法定职权范围 根据 物业管理条 10 例 武汉市物业管理条例 的相关规定 业主委员会只 能在物业管理区域内就物业管理相关的事项行使相应的权 利 禁止业主委员会作出与物业管理区域内物业管理事项 无关的决定或者从事与物业管理无关的活动 业主委员会履行职责必须遵守法律法规的规定 业主 委员会会议作出违反法律 法规规定的决定无效 例如 业主委员会未经业主大会表决通过而直接作出选聘 解聘 物业服务企业的决定的 物业所在地的区房屋主管部门或 街道办事处应当责令其限期改正或者撤销其决定 并通告 全体业主 二 如何补选业主委员会委员二 如何补选业主委员会委员 基本常识基本常识 一 需要补足委员的情形 一 需要补足委员的情形 当业主委员会成员出现空缺但仍未低于委员总数的 1 2 时 应当补足委员 二 有候补委员时直接替补 二 有候补委员时直接替补 候补委员在业主委员会委员职务终止出现空缺时 替 补当选为业主委员会委员 候补委员在业主委员会委员之 11 外 按不超过委员人数的 40 设置 候补委员在候补阶段 不参与业主委员会会议 不具有表决权 武汉市业主大武汉市业主大 会和业主委员会指导规则会和业主委员会指导规则 第第 3232 条 条 三 无候补委员或候补委员不足时应补选 三 无候补委员或候补委员不足时应补选 未设置候补委员或候补委员不够补足空缺的 业主委 员会应当及时召开业主大会临时会议 按空缺人数选举产 生新的业主委员会委员 武汉市业主大会和业主委员会武汉市业主大会和业主委员会 指导规则指导规则 第第 4444 条 条 实务操作实务操作 召开业主大会临时会议补选委员的 按以下程序进行 一 准备阶段 一 准备阶段 1 小区业主委员会对是否补选委员进行表决 决定补 选委员后 及时发布 XX 小区业主委员会补选委员的公告 2 张贴业主委员会补选委员的公告后 小区业主委员 会在征求业主意见的基础上推荐补选委员 并组织发放 XX 小区业主委员会补选委员推荐表 和 XX 小区业主委 12 员会补选委员表决票 二 补选阶段 二 补选阶段 1 业主委员会拟定补选候选人名单后予以公示 发布 XX 小区业主委员会补选委员候选人名单 以栋为单位设 置投票箱或由业主委员会换届筹备组工作人员挨家挨户上 门送发 回收表决票 一户一表 署名表决 2 对小区业主大会投票表决情况进行统计 并根据统 计结果发布 XX 小区业主委员会补选委员投票表决情况统 计 和 XX 小区业主委员会补选委员投票表决情况公示 3 小区业主委员会公布最终的补选人员的公告 发布 XX 小区业主委员会补选委员名单公示 公示期满后根据 实际工作需要确定业主委员会内部的具体分工 发布 业 主委员会委员具体分工公示 重点关注重点关注 一 设置候补委员的意义 一 设置候补委员的意义 现实中很多小区的业主委员会在成立之初没有设置候 补委员 当委员出现空缺时 不得不召开业主大会临时会 议补选委员 费时费力且成本较高 操作复杂 如果在 13 管理规约 中有关于设置候补委员的约定 在业主大会 选举产生业主委员会时设置相应的候补委员 一旦出现委 员空缺 可直接由候补委员补足 更加明确 简化 便于 操作 保障业主委员会工作的正常开展 节省召开业主大 会的各种成本 二 委员低于法定人数时的处理 二 委员低于法定人数时的处理 业主委员会委员人数低于法定人数最低限时 业主委 员会已无法正常开展工作 其职能自然终止 此时已无法 照常进行委员补选 应及时召开业主大会重新选举产生新 的业主委员会 以确保业主委员会的常设性 武汉市业主大会和业主委员会指导规则 第 44 条明 文规定 业主委员会委员人数不足总数的 1 2 时 业主委 员会职责自行终止 应当召开业主大会临时会议 重新选 举业主委员会 此外 业主大会还可约定 业主委员会委 员集体辞职的 业主委员会职责自行终止 由街道办事处 乡 镇 人民政府会同社区居民委员会组织召开业主大会 临时会议 重新选举业主委员会 三 业主委员会逾期不补选委员的应对措施 三 业主委员会逾期不补选委员的应对措施 业主委员会应当进行委员补选却逾期不组织补选的 14 业主可请求物业所在地街道办事处 乡 镇 人民政府组 织召开业主大会会议 按照规定补选业主委员会委员 15 第二部分 如何召开业主大会会议 基本常识基本常识 一 业主大会会议形式一 业主大会会议形式 关于武汉市业主大会会议的召开形式 武汉市物业管 理条例 第 28 条规定 以采用集体讨论的形式为主 也可 以采用书面征求意见的形式召开 二 业主大会会议类型二 业主大会会议类型 业主大会会议分为定期会议和临时会议 业主大会定期会议应当按照业主大会议事规则的规定 由业主委员会组织召开 业有下列情形之一的 业主委员会组织应当及时组织 召开业主大会临时会议 一 经专有部分占建筑物总面积 20 以上且占总人数 20 以上的业主提议的 二 发生重大事故或者紧急事件需要及时处理的 三 业主大会议事规则或者管理规约规定的其他情 况 16 武汉市物业管理条例武汉市物业管理条例 第第 2727 条 条 武汉市业主大武汉市业主大 会和业主委员会指导规则会和业主委员会指导规则 第第 2323 条 条 三 业主大会会议的法定人数要求三 业主大会会议的法定人数要求 武汉市物业管理条例 第 31 条明确规定 业主大会 会议应当有物业管理区域内专有部分占建筑物总面积过半 数的业主且占总人数过半数的业主参加方可举行 四 业主大会会议议定事项四 业主大会会议议定事项 业主大会会议议定事项主要包括 一 制定和修改业主大会议事规则 管理规约 业 主委员会工作规则 二 选举业主委员会 更换业主委员会委员 决定 业主委员会任期 三 监督业主委员会工作 听取业主委员会的工作 报告 改变或者撤销业主委员会不适当的决定 四 决定选聘 解聘物业服务企业 五 依法决定专项维修资金筹集 使用 管理事项 六 根据管理规约的约定 对违反管理规约的业主 17 进行告诫 七 决定业主委员会工作经费的筹措方式 八 决定物业管理区域内涉及业主利益的其他物业 管理事项 武汉市物业管理条例武汉市物业管理条例 第第 2626 条 条 此外 武汉市业主大会和业主委员会指导规则 还规 定以下三项由业主大会会议决定 一 审议和批准业主委员会拟签订的物业服务合同 二 决定改建 重建建筑物及其附属设施 三 制订 修改本物业管理区域内物业共用部位和 共用设施设备收益分配 使用方案 武汉市业主大会和业主委员会指导规则武汉市业主大会和业主委员会指导规则 第第 9 9 条 条 五 业主大会会议表决通过的法定条件五 业主大会会议表决通过的法定条件 业主大会决定筹集 使用和划转专项维修资金以及决 定改建或者重建建筑物及其附属设施设备 应当经专有部 分占建筑物总面积 2 3 以上的业主且占总人数 2 3 以上的 18 业主同意 制定和修改业主大会议事规则 制定和修改管理规约 制定和修改业主委员会工作规则 选举业主委员会委员及 候补委员 选聘和解聘物业服务企业 决定有关共有和共 同管理权利的其他重大事项 应当经专有部分占建筑物总 面积过 1 2 的业主且占总人数过 1 2 的业主同意 武汉武汉 市业主大会和业主委员会指导规则市业主大会和业主委员会指导规则 第第 3030 条 条 19 实务操作实务操作 业主大会会议召开流程图业主大会会议召开流程图 一 会议筹备一 会议筹备 业主委员会做好开会前的准备工作 根据业主的提 议 意见 建议 经业主委员会会议审议后 草拟议案 制定征询意见表或表决票 核实业主情况 二 发布公告二 发布公告 三 投票表决或三 投票表决或 征徇意见征徇意见 四 回收统计意四 回收统计意 见见 五 通报大会议五 通报大会议 事决定事决定 会议召开前 15 日 由业主委员会将会议的时间 地 点 内容等主要事项以书面形式向物业管理区域内全体 业主公告 发生重大事故或紧急事件等 需要及时处理 的 也要及时通知和公告 并同时告知街道办事处 乡 镇 人民政府 社区居民委员会 采用集体讨论形式决定事项的 由参加会议的业主 就业主大会会议需要决议的事项逐一进行投票表决 采用书面征求意见形式决定事项的 由业主委员会发 放征询意见表或表决票 将业主大会议事内容书面征询 物业管理区域内业主意见或由业主投票表决 业主委员会参照 业主大会议事规则 的约定回收业 主意见 进行意见汇总或者票数统计 形成业主大会会议 决议 业主委员会应当在业主大会的决定作出之日起 3 日内 以书面形式在物业管理区域内公告业主大会决定 接受业 主的查询和监督 20 一 会议筹备一 会议筹备 业主委员会做好开会前的准备工作 根据业主的提议 意见 建议 经业主委员会会议审议后 草拟议案 制定 征询意见表或表决票 核实业主情况 二 发布公告二 发布公告 业主大会会议召开前 15 日 由业主委员会将会议的时 间 地点 内容等主要事项以书面形式向物业管理区域内 全体业主公告 发生重大事故或紧急事件等 需要及时处 理的 也要及时通知和公告 并同时告知街道办事处 乡 镇 人民政府 社区居民委员会 公告包括以下内容 一 会议形式 二 会议日 期 地点 三 提交会议审议的事项 四 会务常设 联系人姓名 联系电话 五 其他需公告的事项 三 投票表决或征询意见三 投票表决或征询意见 采用集体讨论形式决定事项的 由参加会议的业主就 业主大会会议需要决议的事项逐一进行投票表决 采用书面征求意见形式决定事项的 由业主委员会发放 征询意见表或表决票 将业主大会议事内容书面征询物业 21 管理区域内业主意见或由业主投票表决 四 回收统计意见四 回收统计意见 业主委员会可参照 业主大会议事规则 的约定回收 业主意见 进行意见汇总或者票数统计 形成业主大会会 议决议 回收业主意见 并在投票结束后 业主委员会应采取 公开验票方式 由唱票 计票人员在监票人员或物业所在 地街道办事处 乡 镇 人民政府 社区居民委员会 公 证机构的监督下 认真核对 计算票数 当场公布投票统 计结果 并依据有关规定对投票结果的合法性 有效性以 及决议的执行和处理等作出说明 业主委员会根据征询意见或投票统计结果形成业主大 会会议决议 作出业主大会决定 形成决议 作出决定由唱票 计票和监票人作出记录 五 通报大会议事决定五 通报大会议事决定 业主委员会应当在业主大会的决定作出之日起 3 日内 以书面形式在物业管理区域内公告业主大会决定 接受业 主的查询和监督 22 重点关注重点关注 一 业主大会会议召开难的应对措施一 业主大会会议召开难的应对措施 业主大会会议召开的方式包括两种 即集体讨论的方 式和书面征求意见的方式 根据物业管理区域的规模 业 主人数等实际情况 各业主委员会在召开业主大会会议时 所采用的形式不尽相同 通常情况下 业主大会的召开采 取的是集体讨论方式 这种方式能够充分展示各方的意见 但是 对于一些问题 业主之间并没有争议 可以通过征 求意见的方式 节约时间和成本 业主大会会议采用集体讨论形式的 主要程序包括 会议公告 核实业主身份 现场投票 开票宣布表决结果 会议记录和决定公告 业主大会会议采用书面征求意见形 式召开的 主要程序包括 会议公告 确定会议工作人员 表决票送达 表决票回收和统计 会议记录和决定公告 无论采取何种形式 要想顺利地召开业主大会会议以 达到预期效果都并非易事 有许多细节需要着重把握 一 方面要做好前期准备工作 确保公告到位 可以书面形式 在小区宣传栏 楼道温馨提示栏 小区主要出入口 内部 报刊或电梯内进行公告 让全体业主知晓会议召开事宜 做到心中有数 在书面征求意见时 建议采用记名上门发 23 放问卷的方式 回收率高还可现场解答业主疑惑 另一方 向要清楚确认业主资格 确保投票有效 业主委员会可到 售楼处 物业公司或产权登记部门获取业主的相关身份信 息 并进行核实 开会和征求意见时确保系本人参加 非 本人的需提交书面委托证明 二 业主大会会议表决难的应对措施二 业主大会会议表决难的应对措施 业主大会会议表决难 实际上指的是业主大会的决议 需要业主书面的签字确认难 目前很多小区物业管理中 如物管解 续聘及动用专项维修资金等事务 都需要业主 签名表决 但很多业主反映平常工作忙 很难有时间去专 门开会 针对这一难题 深圳 北京等城市建立了业主决 策电子投票系统 业主可以通过网络 手机短信等现代科 技手段 对业主共有和共同管理事项投票表决 从而解决 业主大会召开难 表决难 表决结果公正公开难的问题 我市尚未建立电子投票系统 但有些小区已基本采用 了类似做法 先由业主本人在业主委员会备案留存手机号 码或电子邮箱 并书面承诺自该备案号码和邮箱发送的表 决信息等同于本人签字确认 需要投票时 业主就无须现 场参与 而是通过网络或手机短信方式简易投票 此种做 法可供借鉴 24 三 业主代表的履职方式三 业主代表的履职方式 根据 武汉市业主大会和业主委员会指导规则 第 28 29 条的规定 物业管理区域内业主人数较多的 可以 幢 单元或楼层等推选业主代表参加业主大会会议 业主 代表应当于业主大会会议召开前 3 日 就业主大会会议拟 讨论的事项书面征求其所代表业主意见 凡需投票表决的 业主的赞同 反对及弃权的具体票数经本人签字后 由业 主代表在业主大会投票时如实反映 业主可以书面委托的形式 约定由其推选的业主代表 在一定期限内代其行使共同管理权 具体委托内容 期限 权限和程序由业主大会议事规则规定 25 第三部分 如何选聘 解聘物业服务企业 基本常识基本常识 一 物业服务合同一 物业服务合同 物业服务合同由业主委员会与业主大会选聘的物业服 务企业签订 合同中的下列内容应当事先提交业主大会会 议表决通过 但业主大会已授权业主委员会决定的除外 一 物业服务事项 二 物业服务质量及服务费用 三 物业管理区域内安全保障事项 四 合同期限 五 违约责任 武汉市物业管理条例武汉市物业管理条例 第第 4949 条 条 二 物业服务企业退出项目的要求二 物业服务企业退出项目的要求 有下列情形之一的 物业服务企业应当退出物业管理 区域的物业服务 不得以物业服务中的债权债务纠纷未解 决 阶段工作未完成等为由拒绝退出 一 物业服务合同依法 依约解除 26 二 除 武汉市物业管理条例 第 55 条第 3 款规定 物业服务合同期限届满 业主大会没有作出选聘或者续 聘决定 原物业服务企业可以按照原合同约定继续提供服 务 物业服务合同自动延续至业主大会作出选聘或者续聘 决定为止 的情形外 物业服务合同期满未续约 三 法律 法规 规章规定物业服务企业不得继续 从事物业服务活动的其他情形 武汉市物业管理条例武汉市物业管理条例 第第 5656 条 条 实务操作实务操作 物业服务企业选聘流程图物业服务企业选聘流程图 27 四 备案阶段四 备案阶段三 交接阶段三 交接阶段二 选聘阶段二 选聘阶段一 启动阶段一 启动阶段 符合以下条件之一的 可以启动物 业服务企业的解聘 选聘工作 1 专有部分占建筑物总面积 20 且总人数 20 以上业主提议提前解 除物业服务合同 2 物业服务企 业要求提前解除物业服务合同 3 物业服务合同期限届满 业主 大会或者物业服务企业不再续约 4 管理规约 业主大会议事规则 或者物业服务合同有约定的从其约 定 由业主委员会发布 XX 小区关于解 聘 选聘物业服务企业的通知 公 示七日 1 1 接受报名和推荐 接受报名和推荐 业主委员会接受 业主的推荐和物业服务企业的报名 在街道办事处和社区居民委员会的指 导下 拟定物业服务企业初选名单 业主委员会发布 XX 小区选聘新物业 服务企业初选名单 公示七日 2 2 确确定定备备选选名名单单 业主委员会和街道 办事处 社区居民委员会广泛征求意 见 对初选名单进行考察 共同确定3 家以上物业服务企业作为备选 业主 委员会发布 XX 小区选聘新物业服务 企业备选名单 公示七日 3 召开业主大会 召开业主大会 1 业主委员会发布 XX 小区召开 业主大会解聘 选聘物业服务企业的 通知 公示七日 2 业主委员会在街道办事处 社 区居民委员会的监督下 召开业主大 会进行表决 1 1 解聘原物业服务企业 解聘原物业服务企业 表决结果 公示结束后 业主委员会以书函的形 式将 解聘通知 送达原物业服务企 业 原物业服务企业反馈回执 解 聘通知 报街道办事处留存 2 2 签订 签订 物业服务合同物业服务合同 业主委员 会在街道办事处 社区居民委员会的 监督指导下 与新物业服务企业签订 物业服务合同 公示七日 3 3 完完成成交交接接手手续续 业主委员会应当按 照相关规定和物业服务合同约定 在 街道办事处 社区居民委员会的监督 指导下与新 旧物业服务企业完成 交接手续 并签订 交接证明 1 1 备案 备案 业主委员会应监督新聘物 业服务企业在办理移交手续之日起 30 日内 持 物业服务合同备案申请表 中所需的资料向区房屋主管部门备案 2 2 归档 归档 业主委员会对解聘 选聘工 作进行整理归档 4 发布表决结果公告 发布表决结果公告 业主委员会发 布 XX 小区解聘 选聘物业服务企 业的表决结果公告 公示七日 28 一 启动阶段一 启动阶段 符合以下条件之一的 可以启动物业服务企业的选聘 解聘工作 一 专有部分占建筑物总面积 20 且总人数 20 以 上业主提议提前解除物业服务合同 符合此条件的 还应 在召开的业主大会上投票表决是否同意解聘原物业服务企 业 选聘新物业服务企业 二 物业服务企业要求提前解除物业服务合同 三 物业服务合同期限届满 业主大会或者物业服 务企业不再续约 四 管理规约 业主大会议事规则或者物业服务合 同有约定的从其约定 由业主委员会发布 XX 小区关于选聘 解聘物业服务 企业的通知 公示七日 二 选聘阶段二 选聘阶段 一 接受报名和推荐 一 接受报名和推荐 业主委员会接受业主的推荐和物业服务企业的报名 原 物业服务企业也可参与选聘 在街道办事处和社区居民委 29 员会的指导下 拟定物业服务企业初选名单 业主委员会 发布 XX 小区选聘新物业服务企业初选名单 公示七日 二 确定备选名单 二 确定备选名单 业主委员会和街道办事处 社区居民委员会广泛征求 意见 对初选名单进行考察 共同确定 3 家以上物业服务 企业作为备选 业主委员会发布 XX 小区选聘新物业服务 企业备选名单 公示七日 三 召开业主大会 三 召开业主大会 业主委员会发布 XX 小区召开业主大会选聘 解聘物 业服务企业的通知 公示七日 业主委员会召集业主大会 表决 会议表决的 现场发放 XX 小区选聘 解聘物业服 务企业表决票 现场回收并计票 征求意见表决的 由社 区居委会 业主委员会和业主代表组成若干小组 逐户发 放表决票 并填好 XX 小区业主大会表决票签收登记表 业主委员会可选择指定地点投票或逐户回收表决票 在街 道办事处 社区居民委员会的监督下 择日计票 四 发布表决结果公告 四 发布表决结果公告 同意解聘物业服务企业的总票数达到 双过半 的 原物业服务企业的解聘决定即生效 备选物业服务企业获 30 得总票数达到 双过半 且得票最高的 即为新聘物业服 务企业 由业主委员会发布 XX 小区选聘 解聘物业服务 企业的表决结果公告 公示七日 三 交接阶段三 交接阶段 一 解聘原物业服务企业 一 解聘原物业服务企业 表决结果公示结束后 业主委员会以书函的形式将 解聘通知 送达原物业服务企业 原物业服务企业反馈 回执 解聘通知 报街道办事处留存 二 签订 二 签订 物业服务合同物业服务合同 业主委员会在街道办事处 社区居民委员会的监督指 导下 与新物业服务企业签订 物业服务合同 公示七日 三 完成交接手续 三 完成交接手续 业主委员会应当按照相关规定和物业服务合同约定 在街道办事处 社区居民委员会的监督指导下与新 旧物 业服务企业完成交接手续 并签订 交接证明 31 四 备案阶段四 备案阶段 一 备案 一 备案 业主委员会应监督新聘物业服务企业自办理移交手续 之日起 30 日内 持 物业服务合同备案申请表 中所需的 资料向区房屋主管部门备案 二 归档 二 归档 业主委员会对解聘 选聘工作进行整理归档 重点关注重点关注 一 更换前期物业服务企业的注意事项一 更换前期物业服务企业的注意事项 开发建设单位在业主大会成立之前 已按照国家及本 市有关规定 通过招投标方式选聘了具有相应资质的物业 服务企业 并与之签订了前期物业服务合同 前期物业服 务合同对物业服务内容 服务标准 收费方式及收费起始 时间 合同终止情形等内容进行约定 开发建设单位与物 业买受人签订的房屋买卖合同中 即包括了前期物业服务 合同约定的内容 前期物业服务合同是开发建设单位与前期物业服务企 业签订的 为小区业主设定权利义务的合同 业主虽非合 32 同当事人 但仍须依商品房买卖合同约定接受前期物业服 务并支付物业服务费 前期物业服务合同可以约定期限 但是 期限未满 业主委员会与物业服务企业签订的物业 服务合同生效的 前期物业服务合同终止 也就是说 业 主对前期物业服务企业不满时 可通过召开业主大会自行 选聘新的物业服务企业 与新聘物业服务企业签订的物业 服务合同生效时 前期物业服务合同自行终止 二 选聘物业服务企业前的准备工作二 选聘物业服务企业前的准备工作 召开业主大会会议之前 业主委员会应通过征询意见 表等方式听取业主对物业服务和物业服务企业选聘的意见 和要求 并结合本物业管理区域规模 实施物业服务的客 观需要等制定具体选聘方案和草拟物业服务合同 选聘方 案和物业服务合同中涉及的物业服务事项 物业服务质量 及费用标准 合同期限 违约责任等主要内容应当在召开 业主大会会议 15 日前以书面形式在物业管理区域内公告 三 提倡采取招投标方式选聘物业服务企业三 提倡采取招投标方式选聘物业服务企业 武汉市物业管理条例 第 10 条规定开发建设单位选 聘前期物业服务企业应通过招投标方式进行 根据 武汉 市前期物业管理招标投标暂行规定 物业总建筑面积在 20 万平方米以上的物业管理区域 招标人应采取公开招投标 33 方式选票具有相应资质的物业服务企业 物业管理招投标是运用价值规律和公正 公平 公开 的市场竞争机制 通过规范有序的招投标行为来确定物业 管理权的活动 是一种通过市场化方式实现的双向选择 一方面 业主在 性价比 的基础上选择了最合适的物业 服务企业 另一方面 物业服务企业在竞争中不断拓宽自 身的业务 并有效规避了后期管理存在的风险 从而使业 主与物业服务企业双方的合法权益得到有效的保障 业主 大会在选聘物业服务企业时 提倡其采取招投标的方式 四 选聘 解聘物业服务企业的决定主体四 选聘 解聘物业服务企业的决定主体 决定选聘 解聘物业服务企业 应当召开业主大会 经专有部分占建筑物总面积过半数的业主且占总人数过半 数的业主同意 由此可知 是否同意与物业服务企业解除 合同以及解除合同后续事宜的处理 属于业主大会的职权 范围 业主委员会在无业主大会授权的情况下 不能决定 选聘 解聘物业服务企业 如果业主委员会在无业主大会 授权时 作出选聘 解聘物业服务企业的决定 则该决定 无效 34 五 签订物业服务合同的注意事项五 签订物业服务合同的注意事项 一 资格条件 选聘的物业服务企业应当具有法人 资格 并按照国家规定取得物业服务企业资质 业主委员 会在与物业服务企业签订物业服务合同时应注意查看企业 的营业执照 资质证书等资料 一旦发现未取得资质证书 就从事物业管理的物业服务企业 或者超越资质等级承接 物业管理业务的物业服务企业 业主委员会应拒绝与其签 订合同 并向区房屋主管部门反映 由其进行相应处罚 二 签订合同时限 建议业主委员会在业主大会依 法 依约选聘物业服务企业之日起 30 日内 与业主大会选 聘的物业服务企业签订物业服务合同 签订合同时 应当 有业主委员会 1 2 以上委员在场签名并盖业主委员会印章 三 公示公告 物业服务合同签订后 业主委员会 应当将物业服务合同主要内容 物业服务事项 物业服务 质量及费用标准 合同期限 违约责任等 在本物业管理 区域内公告 接受业主的监督 查询 四 法律效力 业主委员会与业主大会依法选聘的 物业服务企业签订的物业服务合同 对业主具有约束力 业主以其并非合同当事人为由提出抗辩的 人民法院不予 35 支持 六 物业管理的移交应注意的事项六 物业管理的移交应注意的事项 一 档案资料的移交 一 档案资料的移交 根据国务院 物业管理条例 第 29 条和第 39 条的规 定 物业服务合同终止时 原物业服务企业应当将物业管 理用房和下列资料交还给业主委员会 1 竣工总平面图 单体建筑 结构 设备竣工图 配 套设施 地下管网工程竣工图等竣工验收资料 2 设施设备的安装 使用和维护保养等技术资料 3 物业质量保修文件和物业使用说明文件 4 物业管理所必需的其他资料 二 承接查验的程序 二 承接查验的程序 参考住建部 物业承接查验办法 的有关要求 承接 查验可以按照下列程序进行 1 确定物业承接查验方案 2 移交有关图纸资料 3 查验共用部位 共用设施设备 36 4 解决查验发现的问题 5 确认现场查验结果 6 签订物业承接查验协议 7 办理物业交接手续 三 物业服务企业退出时应履行的义务 三 物业服务企业退出时应履行的义务 根据 武汉市物业管理条例 第 57 条的规定 物业服 务企业退出物业管理区域的物业服务 应当在办理退出手 续的同时 履行下列义务 1 移交保管的物业档案 物业服务档案等资料和物业 服务用房 实行酬金制的 还应当移交服务期间的财务档 案 2 撤出物业管理区域内的物业服务人员 3 清退预收 代收的有关费用 4 法律 法规 规章规定的其他义务 业主委员会应当监督和督促物业服务企业及时履行以 上义务 37 四 移交的法律监管 四 移交的法律监管 根据 最高人民法院关于审理物业服务纠纷案件具体 应用法律若干问题的解释 第 10 条的规定 物业服务合同 的权利义务终止后 业主委员会请求物业服务企业退出物 业服务区域 移交物业服务用房和相关设施 以及物业服 务所必需的相关资料和由其代管的专项维修资金的 人民 法院应予支持 物业服务企业拒绝退出 移交 并以存在 事实上的物业服务关系为由 请求业主支付物业服务合同 权利义务终止后的物业费的 人民法院不予支持 如果物业服务企业不移交有关资料的 可以向区或市 房屋主管部门反映 由其根据国务院 物业管理条例 第 59 的规定作出相应处罚 七 选聘 解聘物业服务企业中的争议解决途径七 选聘 解聘物业服务企业中的争议解决途径 根据 武汉市物业管理条例 第 75 条的规定 对终止 解除物业服务合同行为有争议的 业主委员会应根据物业 服务合同的约定与物业服务企业协商和解 不能协商和解 的 可以要求区房屋主管部门 行业协会 区 街道 乡 镇 以及社区人民调解组织调解或者依法申请仲裁 提 起民事诉讼 38 八 物业服务合同到期仍未选定新物业服务企业时的八 物业服务合同到期仍未选定新物业服务企业时的 处理处理 物业服务合同到期 业主大会仍未选聘到新物业服务 企业 如果原物业服务企业同意按照原合同约定继续提供 服务 物业服务合同自动延续到业主大会作出选聘或者续 聘决定为止 在此期间 物业服务企业应继续按原合同约 定履行相应的物业公共服务事项 业主也应继续按时交纳 物业服务费用 如果物业服务合同到期 物业服务企业退出物业项目 时 业主 业主大会仍未选聘新的物业服务企业的 应由 全体业主共同承担管理责任 并及时向街道办事处 社区 居民委员会反映情况 由其会同相关单位 部门 依法履 行社会服务与管理职能 发生的费用由全体业主承担 业 主委员会应当在街道办事处 社区居民委员会的指导下 及时选聘新的物业服务企业 39 第四部分 如何申请使用住宅专项维修资金 基本常识基本常识 一 业委会在申请维修资金中涉及的工作一 业委会在申请维修资金中涉及的工作 业委会在申请使用住宅专项维修资金的过程中 主要 涉及到维修资金的申报 维修资金使用方案的提出与公示 双三分之二投票的组织和投票结果的公示 使用申请的提 出 组织实施维修和更新 改造工程 选择施工单位 工 程造价咨询机构和工程监理单位等 二 维修资金使用申请前提条件二 维修资金使用申请前提条件 一 申请使用维修资金的基本条件 1 维修 更新 改造项目 以下简称维修项目 属于 武汉市住宅专项维修资金管理办法 第 21 条 第 22 条 且超过保修期 2 该物业区域已开立维修资金账户 且账户内有余额 余额不足或列支范围内有业主未交存维修资金的 申请人 已明确不足部分的承担主体或补足方案并承诺实施到位 3 使用方案按程序公示并经列支范围内占建筑物总面 积三分之二以上的业主且占总人数三分之二以上的业主签 40 字同意 武汉市住宅专项维修资金使用操作规程武汉市住宅专项维修资金使用操作规程 第第 2 2 条 条 二 业主未交存维修资金或余额不足 发生维修事项 列支范围内有业主未交存维修资金或 余额不足 管理规约或议事规则对此有明确的处理方式的 从其约定 没有的 申请人可组织列支范围内全体业主参 考下列方案进行表决 1 已交存业主全额分摊维修费用 其超过依法分摊的 费用由未交存业主或余额不足业主补齐 或由后者按标准 依法交存到维修资金专户 2 列支范围内全体业主分摊维修费用 维修资金代管 机构按比例拨付已交存业主分摊费用 不足部分垫资维修 后 垫资人依法追究未交存业主或余额不足业主民事责任 3 业主认定的其他方式 武汉市住宅专项维修资金使用操作规程武汉市住宅专项维修资金使用操作规程 第第 3 3 条 条 41 三 维修资金使用范围三 维修资金使用范围 一 住宅共用部位的维修和更新 改造范围包括 1 屋面防水层破损 顶层房间渗漏的 2 楼房外墙出现雨水渗漏 引起外墙内表面浸湿 3 楼房外墙外装饰层出现裂缝 脱落或者空鼓率超过 国家相应标准 规范的规定值 4 建筑保温层出现破损或者脱落 或者建筑保温不良 引起外墙内表面出现潮湿 结露 结霜或者霉变 5 外墙及楼梯间 公共走廊涂饰层出现开裂 锈渍 起泡 翘皮 脱落 污染 6 公共区域窗台 门廊挑檐 楼梯踏步及扶手 维护 墙 院门等出现破损的 7 公共区域门窗或者窗纱破损的 8 住宅共用部位需要维修和更新 改造的其他情形 二 住宅共用设施设备的维修和更新 改造范围包 括 1 电梯及主要部件的维修或者更换 42 2 避雷设施不能满足安全要求的 3 监控设施 消防系统出现功能障碍或者部分设备 部件损坏严重的 4 楼内排水 排污 设备出现故障 排水管道漏水 锈蚀严重 排污泵锈蚀或者其他设备损坏的 5 水箱 泵房等二次供水设施损坏需要维修和更新 改造的 但依法或者依合同约定应当由供水企业承担的除 外 6 住宅共用设施设备需要维修和更新 改造的其他情 形 武汉市住宅专项维修资金管理办法武汉市住宅专项维修资金管理办法 第第