机关服务中心会议总结

第 1 页 共 6 页 机关服务中心会议总结机关服务中心会议总结 近年来由我委主办 承办的全国性会议不少 机 关服务中心作为会议后勤接待的主要力量参与办会也 比较多 与以往相比 这次会议接待工作有许多不同 之处 一是接待的来宾人数多 层次高 参会人员约 250 人 其中省部级领导 2 人 司局级领导 55 人 二是会议时间短 活动多 会议 8 日报到 9 日上午 开会 下午分赴百色 北海 柳州三路考察 有领导 层会见 会议 考察等多项活动 路线分散 增大了 组织联络和车辆调度的难度 三是接待过程中的变化 多 变数大 国家部委领导行程的变动 会议代表考 察分组的调整 带来了有关会务接待 会场 调研等 时间 地点的变动 加大了组织协调的工作量和难度 四是多部门联合办会 各部门工作配合方面稍显不畅 虽然任务明确但仍有执行不到位的现象 需要进行大 量的补救工作 面对这些矛盾和问题 我机关服务中心从容应对 团结协作 周密组织 及时补台 使整个接待服务工 作紧张有序 协调运转 概括起来讲 有以下几个特 点 第 2 页 共 6 页 前期工作准备充分 谋划到位 为做好会务接待 服务工作 我中心领导十分重视 在会议召开前半个 月 就抽调有经验的同志参与会务准备工作 中心组 建了报到组 会场组 用餐组 交通组等四个小组 制定详细的工作方案 明确各小组责任 落实工作任 务 会议 8 日报到 4 日 6 日是端午节放假 为了 节后全国城镇污水处理设施建设及运营经验交流会议 顺利召开 节前中心领导又召集各小组工作人员就工 作细案 准备情况逐一进行指导 询问 要求大家节 日期间放弃休息时间 进一步和有关部门 环资处对 接 全力以赴做好会务保障工作 节前 基本完成会 议的食宿 会场 宴请 会议用品 礼品等安排和制 作 由于谋划超前 各项工作紧张有序 十分到位 为会议期间接待服务工作奠定了良好的基础 各项活动组织周密 井然有序 根据本次会议的 特点 我们总结以往联合办会的接待经验 坚持从大 处着眼 小处着手 对会务工作从整体上周全考虑 系统安排 在报到 住宿 宴请 就餐 会议 交通 以及考察活动等各个环节 各个岗位都确定专人负责 确保了各项工作顺利开展 报到小组安排礼仪人员着 民族服装配合交通组到机场迎宾 及时收集代表返程 信息 安排工作人员到代表入住各楼内服务 提前制 第 3 页 共 6 页 作分组考察名单 乘车安排 配合环资处安排随车联 络员全程跟踪服务 在接待宴会组织上 配合接待办 提前编排席次 印发宴请名单 通知出席会见 宴会 的有关领导 安排好国家部委领导住宿楼内的用餐 在会场布置上 会场组按照 一切为了会议 一切为 了会议代表 的要求 会场组各位同志 在所负责的 各项工作 各个环节中 任劳任怨 精益求精 为提 高会议的效果发挥了积极作用 在代表接送上 有专 人全程引领 专车来回接送 在会议驻地荔园山庄安 排机动车辆 24 小时值班服务 司乘人员坚守岗位 人不离车 随叫随到 保证了接待和会议的临时用车 需要 会务安排细致周到 代表满意 会议报名截止至 6 月 4 日 但 6 月 7 日仍有十几个省市未报名 有些 代表携带家属 某些参会的省市代表超出 10 多位 负责安保的警卫局突然增加住房 10 间 这些远远超 出了接待预计的范围 给住宿 就餐 考察 会议礼 品等工作带来了很大的难度 针对这些情况 我中心 及时调整有关方案 统筹协调 都妥善地作了安排 会议代表及警卫局都没有出现任何不满情绪 突发事件积极应对 勇于承担 一是会议日程调 整 变动 我们一边和荔园山庄协调 一边积极和周 第 4 页 共 6 页 边酒店 会议接待单位联系 并将情况及时反馈领导 7 日下午约 18 00 在政府领导的亲自部署 指示下 区党校调整了其他会议安排 才明确提供会场给我们 使用 当晚连夜重新赶制大会背景板 pop 采购茶 歇茶点 二是会议代表考察变动 会议安排代表分赴 百色 北海 柳州三路考察 根据安排我们提前打制 分组考察名单 乘车安排 但相当部分代表在报到时 和临时上车前提出变换考察点 有些不参加的也不报 会务组 甚至还出现考察组所乘车辆只有 1 小时就到 考察点了 但该考察点接待部门还没接到考察名单 人数等信息 出现衔接沟通不到位的现象 针对这种 情况 我们采取有效的补救措施 一方面及时将知道 的信息反馈接待办 环资处 另一方面逐一通知随车 联络员清点每车代表人数 重新登记汇总报总联络员 并提醒总联络员及时和考察点联系 三是政府领导会 见时需要的礼品 事前没有布置 要求 有关部门 8 日 23 00 左右才通知准备并要求第二天早上 7 30 前送到 在这时间紧 任务重的情况下 我中心接待 科根据有关要求想方设法联系订购并按时送达 圆满 完成任务 工作人员尽职尽责 服务到位 在本次接待工作 中 我中心各组工作人员做了大量工作 报到组 交 第 5 页 共 6 页 通组坚持服务 迎接最晚一个代表到凌晨 1 点多 会 议座位表及合影排位表 8 日晚上 10 时才排出 会场 组加班打制 摆放桌签 布置会场 搬运 准备茶歇 设备 物品等直至凌晨 4 点 用餐组根据用餐人数 及时调整订餐数 所有工作人员都能以较高的思想觉 悟和较强的政治责任感 顾全大局 任劳任怨 勇挑 重担 热情服务 优质高效地完成接待工作任务 给 参会领导和代表们留下了极其深刻的印象 会后 山 东省等部分省市代表还专门打来电话表示感谢 由于这次会议涉及多部门联合办会 存在大量的 沟通 衔接工作 会议接待服务工作中还存在一些不 足 如考察情况发生变动后 某考察线路负责人没有 及时将变动后的考察名单传给考察点接待单位 给接 待工作造成了不便 少数环节上还存在短暂的忙乱现 象 多次协调会议都没有提出机场公司派员参会 给 接送工作带来被动 与相关部门 单位的对接还需进 一步加强等等 这些都有待于我们在今后的工作中进 一步改进和落实 通过这次联合办会的接待工作 使我们服务中心 受到了一次全面的检验和检阅 也使我们的队伍得到 了充分的锻炼和提高 增加了大家的信心 体现了机 关服务中心整体作战和应急作战的综合实力 整个接 第 6 页 共 6 页 待过程也充分证明了我们是一支能冲锋 能