库存对账管理办法

受控文件 注意保密 1 发布 库存对账管理办法 1 0 目的目的 规范网点内部对帐以及与客户对账的要求和流程 确保网点内部帐 实 单证三者间的钩 稽关系清晰可查 促使网点及时和客户确认帐务并及时拿到客户的签字确认凭据 降低公 司仓储管理风险 同时在与客户对帐前安得内部对存在的差异能及时掌握 处理 并规避 相应风险 摆脱依照客户帐作为对帐基准的操作模式 2 0 适用范围适用范围 2 1 仓储对账主要包括库存产品 含赠品 配件 客户资产 地台板 工具 扫码机 的对 账 2 2 所有具有仓储业务的物流中心和服务平台 华南公司一并执行 3 0 定义定义 受控文件 注意保密 2 发布 3 1 实物帐 指体现仓库内的所有物品状态 数量 类别的结存数据 3 2 单证帐 指一段时间的收发原始凭证单证数据的收发汇总数据 分安得单证帐与客户单证 帐 3 3系统帐 指安得系统和客户系统中对一段时间内实物收发形成的过程与结存数据 分安得 系统帐和客户系统帐 3 4 内对帐 指安得系统帐 单证帐 实物帐之间进行相互核对的过程 3 5 外对帐 指安得系统帐 安得单证帐 客户系统帐 客户单证帐之间相互核对的过程 4 0 职责职责 4 1 仓储核算员负责具体对帐工作及核对 装订出入库原始单据 4 2 财务经理 主管 负责内 外对帐的组织与核对工作 并对帐务的及时性 准确性负责 同时对对帐工作进行指导 检查与监督 就对账差异进行分析报告 跟进调帐处理 4 3 物流中心总经理 平台责任人负责对各岗位对帐工作职责履行情况进行指导 检查与监督 并对对帐的结果负责 4 4 运营部库存管理岗位负责对各平台对帐过程及结果进行指导 检查与监控 定期输出通报 并对未履行职责的相关责任人进行处理和处罚 4 5 财务部负责对财务经理 财务主管的对帐管理工作进行指导 培训 检查 4 6QR 部负责对各部门与岗位人员职责履行情况进行检查与监控 对于违反制度与要求的人 员根据公司相关制度进行处理处罚及责任追究 4 7 华南公司业务 由华南公司仓配业务中心和财务核算中心分别履行运营部 财务部的指责 5 0 内对帐管理要求内对帐管理要求 5 1 对帐管理分为内对账和外对账两种 内对账管理包括单证对账 实物对账和内部总账对 账 三个部分 5 2 对帐中如果发现需要进行系统帐的调整 根据 库存帐务管理办法 要求进行调帐 5 3 单证对账管理单证对账管理 5 3 1 单证对帐主要核对安得 出 入库通知单 客户订单及安得系统三个数据是否一致 5 3 2 根据 仓储单证管理办法 需要对仓储单证进行及时装订与整理 整理好后的单证应该 是安得单证与客户单证对应装订的 受控文件 注意保密 3 发布 5 3 3 仓储核算员定期针对已经整理好的单证在系统单证对帐模块进行处理 认真核对客户订 单信息 订单号 型号 数量 状态 订单时间 和对应的安得指令 出 入库通知单 在系统和纸质上的分别执行情况 如果发现异常 立即在系统中做好标记与记录 A3 系统提供此功能模块 5 3 4 单证对账要求 次日清 核算员每天 17 00 之前必须完成前一天系统中的单证对账操作 出现停电或网络故障等问题 要求在系统恢复后 8 小时内完成对账操作 5 3 5在单证对帐过程中可能会出现安得系统漏单和错单的情况 对于漏单 要求各服务平 台集中进行补录 并在系统中进行备注说明 对于错单的情况 需要提交报告给运营 部及信息技术与管理部审批同时通过系统调整 5 3 6单证对帐是确保库存帐务准确性的基础 要求严格执行与检查 单证对帐工作必须做单证对帐是确保库存帐务准确性的基础 要求严格执行与检查 单证对帐工作必须做 在平时 不可在月底集中处理 在平时 不可在月底集中处理 5 3 7单证对账管理流程图 单证装订 对帐 异常处理 对帐前准备 核算员整理好前一天的 相关单证 点击核销 核对客户订单 安得出 入库通知单系统与实际 数量三者一致性 输入客户订单号 安得 出 入库通知单号 打开系统单证对帐模块 异常判断 否 填写异常数据 订单装订 对自动生成的装订清单 进行调整后保存 在异常报告中进行详细 原因录入并反馈 受控文件 注意保密 4 发布 5 4 实物对账管理实物对账管理 5 4 1 各服务平台根据 库存盘点管理办法 要求执行盘点 核对实物与安得系统帐的一致性 对于盘点的差异 认真查找并分析原因 详细填写 盘点差异登记与分析表 A3 5 4 2 盘点结果录入系统后 系统会自动根据盘点表的时间进行收发明细数据的汇总和统计 生成 盘点差异登记与分析表 各服务平台必须在此表生成的 3 日内 对于差异部分 进行原因说明和备注 A3 系统进一步完善此功能 5 5 内部总账对账管理 5 5 1 内部总账对账需要安排在与客户的盘点对账前进行 便于提前了解内部库存帐的情况并 做好准备 由财务经理 主管 负责组织 全面核对库存实物与系统总账的一致性 5 5 2 内部总账对账表不需要打印与手工制作 如果执行好单证对帐与实物对帐 则可以在系 统 A3 中自动生成 总帐对帐的工作主要由三部分内容组成 检查单证对帐情况 盘 点 检查总帐对帐表 5 5 3 要求在总帐对帐时 所有在对帐期间内收发货作业的单证必须已经进行了单证对帐的核 对 对于没有完成的 必须完成后补工作 5 5 4 总帐对帐时的盘点按照 库存盘点管理办法 要求执行 对盘点结果及时处理并在系统 中做好记录 5 5 5 总帐对帐表由三部分内容组成 一个是客户单证帐 收发存 一个是安得单证帐 收 发存 一个是实物帐 收发存 具体体现为库存总帐对照表 单证对照表 收发明细 对照表 在对总帐对帐表进行系统核对时 关键是检查各数据是否一致 如果不一致 是否有详细的原因说明 如果不一致也没有原因说明的 必须进行原因查找 A3 5 5 6 总帐对帐是内部阶段性仓储库存对帐工作的检查和复核 6 0 外对账管理要求外对账管理要求 6 1 客户对账原则 6 1 1 客户对帐报表确认的指定人员为仓库主管和财务经理 主管 必须两人共同签名 严禁 仓管员或核算员代签 6 1 2 内部差异必须在客户组织盘点前发现 6 1 3 任何时候都不允许向客户提供电子对帐表 除非客户在合同中与公司有明确约定需要提 供电子对账表 所有对账表归口由网点财务经理 主管 负责对外报送 受控文件 注意保密 5 发布 6 1 4 和客户对账完毕后 必须取得客户签名确认 部分有盖章 的对账表原件 并将原件的 电子扫描件发送运营部 原件服务平台留存并保管好 如果扫描件不清晰 原件邮寄回 运营部 服务平台留存复印件 6 1 5 客户没有提出对账要求 网点财务经理 主管 必须主动打印对账表要求客户对账 并 取得客户确认后的对账表 6 2 外对帐流程 6 2 1 外对帐流程图 对帐过程 异常处理 对帐前准备 与客户明确对帐的时间 段 生成客户对帐总帐表待 客户确认 打印相关报 表 客户总帐对帐表 系统中导入 或者手工 挑选 客户订单号列表 出入库分开 拿到客户这期间段的客 户订单号列表 库存结 存帐 差异判断 系统中进行对应确认 客户库存结存帐 导入 核对上次对帐的结存数 和截至时间 查找原因 与客户核对 增减客户订单号并在系 统中做记录 是 否 差异判断 否 查找原因 与客户核对 要求客户提供单证和收 发明细帐 在差异中进行数据填写 并进行原因说明 是 客户确认 是 对帐结束 查找原因 与客户核对 在差异中进行数据填写 并进行原因说明 重新 对帐 否 6 2 2 在与客户对帐之前 先与客户确认需要核对帐务的开始时间和截至时间 同时拿到客户 这期间的单证号码明细和库存结存数 同时将上次对帐的结存数据和相关报表找到 作 为本次对帐的参考和备查数据 6 2 3 将客户提供的订单号明细与手工汇总的安得保留的客户订单号明细 单证装订清单 进 行核对 或者直接将客户的订单号明细通过 EXCLE 导入到系统中 通过对照找到双 受控文件 注意保密 6 发布 方单证号的差异 然后通过客户单证及客户核对等多种方式进行原因分析与查找 同 时在系统上做相应的记录并增删需对帐的单证号码明细直至双方单证号码明细一致为 止 6 2 4对于双方核对一致的客户订单号的收发明细结合前期的结存数据 进行手工或系统自 动汇总得到一个汇总的收发存数据 然后将客户提供的本期库存结存数导入系统或者 手工与通过客户订单号汇总的结存数进行核对 如果出现差异 则对差异部分进一步 通过单证等多途径查找原因 同时可以要求客户提供这部分差异型号的收发存明细 便于与安得系统的收发存明细进行核对 对于查出来的差异 需要在系统上做好对应 的纪录 此步骤反复核对与追查 直至差异原因找到为止 6 3 经过 6 2 3 及 6 2 4 的对帐过程 可以形成双方的准确对帐表 此对帐表由几部分组成 单证明细帐 收发存总帐 收发明细帐 可以根据客户的要求打印出来待客户确认 核算员可以根据客户的要求在格式及表现形式方面进行调整 但是必须保证基本数据不变 6 4 财务经理 主管 对需要客户确认的报表进行核实与确认 安排将报表打印出来提交给 客户签字 盖章 6 5客户确认的报表服务平台必须保留至少一份原件 扫描上传系统 A3 如果不清晰 原 件邮寄回运营部 运作平台保留复印件存档 财务经理 主管 确认报表数据没有问题后 在系统中进行对帐确认 整体对帐工作结束 6 6对于对帐中出现的盘盈 盘亏 及时告知运营部 QR 部 并根据 库存帐物管理办法 进 行调帐 同时根据运营部 QR 部指令进行相关的后继操作 6 7客户经理对服务平台与客户确认的差异与客户沟通理赔 并取得客户的扣款凭据 同时客 户经理通知出现差异网点的财务经理 财务经理需要沟通客户驻外机构 确定客户已经调 帐处理 6 8 QR 部负责对差异损失进行责任追究处理 7 0 客户对帐周期管理要求客户对帐周期管理要求 7 1对于收发频次比较高的产品或者客户有明确要求的 可以主动要求缩短对帐周期 最短为 日对帐 7 2无论对帐周期如何确定 对帐的流程不变 在对帐周期非常短的情况下 可以通过系统自 受控文件 注意保密 7 发布 动打印对帐表让客户确认 A3 7 3 如果客户长期 超过 2 个月 不进行对帐确认 为控制库存管理风险 要求各服务平台 通过系统生成对帐表 内部每月由财务经理 仓库主管签字确认 按照客户确认的对帐表 要求进行管理 7 4 对于客户超过 1 个月不进行对帐也不进行确认的情况 各服务平台必须报运营部库存管 理 岗位备案 8 08 0 稽查考核管理要求稽查考核管理要求 8 1 运营部每月对各服务平台