招商会筹备流程最详计划方案

第 1 页 共 8 页 1 成都市嘉洲新型防水材料有限公司 招商会议筹办 会务工作计划方案 2012 年 10 月 为全面配合渠道人员对于成都市市场渠道的开拓架构工作 针对于成都市场渠道建 设开展招商会所有相关工作 特制定此工作计划 以确保招商会工作条理清晰 成功完成 此工作计划中时间安排 假定 11 月初开展针对成都市场举办的招商会议 1 前期筹备阶段 1 宣传造势 目的 为了良好配合渠道部外勤人员开展工作 让工作人员在前期与客户沟通 经销商选择与经销 条件谈判中占据有利位置 工作计划 10 10 10 13 三天时间 全面地收集目前成都市场经营防水材料商家的业内信息获得方式 对于回馈 信息作出分析 并制定出完整的造势推广方案 所采用宣传方式 媒体名字 设计宣传资料 制定具备 一定效果的阶段性宣传炒作方案 10 14 10 16 三天时间 落实宣传造势方案的实施 根据所制定宣传方案 制作宣传资料的投放 落 实其他造势炒作安排至具体人头 10 16 10 21 开始宣传工作第一周 即时收集并分析目前所做宣传方式具体效果反响信息 并作出下 一步宣传方案 若目前所采用方式效果较好 加大宣传投入 若目前所采用方式效果不佳 立即分析问 题所在 改良方式参照文档 关于宣传造势 Ps 前期宣传造势工作开展中 时刻保持与渠道人员沟通 通过渠道人员反馈信息 分析所做造势工 作安排 从制定此计划即日起 全面运用公司目前所具备宣传设施 网页 其他广告 方案具体落实操作及责任落实 1 关于信息如何收集 会务人员及渠道人员 在日常工作拜访客户时 收集所需信息 主要通过交 流 获知目前成都市场获取业内信息动态的方式 如 报刊 新闻 口传等等 2 关于宣传方案如何制定 根据所收集信息反馈 由会务人员设计并通过领导批准后联系打印厂家 创想广告喷绘写真 开始制作 目前主要分析是否需要 DM 单 市场宣传海报 业内动态报刊 3 关于宣传方案如何落实开展 在宣传资料制作完毕之后 分发与各渠道人员 由各渠道人员在客户 第 2 页 共 8 页 2 跟进过程中 发放相关资料 2 招商会会中资料制作 目的 通过宣传招商手册 会议 PPT 等直观展现于来会客户眼前的一些东西 更突出企业对于招 商之思路专业地 清晰地体现 工作计划 10 15 10 19 与观察宣传方式效果回馈同期 根据付总所提供资料 政策方面 会议内容相关 设 计制作招商手册 会议 PPT 10 22 起 与渠道人员沟通配合 将与政策相关的一些宣传资料投放于市场 并制定招商会开展具 体工作流程 此后工作计划安排 参照 招商会流程总表 及 招商会流程总表细节说明 方案具体落实操作及责任落实 1 关于招商手册 会议 PPT 制作及应用 由会务人员设计并通过领导审核过后交付广告公司打印制 作 创想广告喷绘写真 由渠道人员经过培训后在拜访客户过程中为客户详细讲解 2 关于招商会开展具体流程策划设计 由会务人员策划文案及总体流程以及所有环节细节注意事项 并落实各环节责任人员 经领导审核并批准后 严格按照策划方案执行 2 前期策划阶段 1 招商会整体流程及总体方案策划 目的 制定具有规范性 可复制性的招商会具体流程方案 以接下来的工作中严格执行且便于今后 复制与不断改良 工作计划 1 确定会议目的 名称 规模 概念 招商会议由于有其独特的个性 因而不论以何种方式进行 其目的就是为了招商引资 围绕这 个目的 招商组织根据掌握的各种信息 目标客商的投资动态 以及目前行业发展趋势 各经销代理商具 体情况等 来分析和拟定招商会的目标 再根据邀请客商的人数多少等因素确定招商会的形式及规模 2 会议当日整体流程设计 概念 针对于招商会会前 会中 会后具体具备流程环节设计 并通过领导审核后 严格按照所设定 的流程开展工作 3 人员分工与协调 第 3 页 共 8 页 3 概念 分工和协调次序明白 首先是分工 完成自己份内的工作任务 其次是配合其他组的需要 落 实流程中各环节具体事项至具体人头上 4 主持人 讲师及课程设定 概念 主持人设定考虑中 注重一个总结能力 一个优秀的主持 会把每一个讲课人的内容总结以及 导引到下一个课题 过渡自然 讲师设定考虑业内经验丰富且语言表达能力强者 5 会前动员会及各工作组最后落实并强调职责 概念 会前总动员与职责强调要让每个参与会议工作的员工了解整个会议的重要性 并把大家的心态 调整到期最佳 方案具体操作与责任落实 1 关于如何确定此次招商会目标及规模 从渠道人员处了解目前所开发的目标商户的质量 意向等信 息 由渠道总监把关确定此次招商会性质 目标 2 关于如何设定会议当日流程 由会务 策划人员制定 参照 招商会策划书 中 会议详情一览表 作为基本流程 在实际后续工作中针对具体流程再做修改于增减 3 关于人员分工于协调的原则和计划 根据 会议当日流程 对现有人员进行分工分组工作基本组织架构可以下表配置 基本组织架构 序号职位职能说明 1 总指挥一般有公司老总或者副总担任 主要是会议前期的组织 后期服务和总协调 2 会务协调 要求心态平和 熟悉整个流程环节细节以及各个代理商的情况 负责会议接待 登 记 会议资料的发放的安排工作及会场的整理 各个成员的分配协调 突发事件的 处理和协调 用餐协调 与会场的事务性安排 参会人员的往返接送等 3 会场执行 执行落实会务协调工作 主要负责会场各设备设施等硬件相关工作 同时支持会场 秩序的调节 摄影 摄像 讲课进程的安排 会场现场的业务处理 会场气氛的营 造 4 后勤支持 主要负责会场接待签到 领导引领 茶水供给等工作 同时支持协助业务人员做好 谈判相关后勤工作 5 业务洽谈 这个组责任最重 一般有分管区域经理或者渠道人员担任 成员是熟悉市场和具有 谈判能力的人 负责参会人员的名单整理 分组 就餐安排 合同资料 与会人员 第 4 页 共 8 页 4 的事务协调 意向代理商的沟通促进 配合会务组进行业务安排等 4 关于主持 讲师 课程设定计划 a 提前 10 天定好讲课内容 并由授课人提供课件或讲课提纲 b 授课内容不冲突 而且要有递进关系 课程的顺序很关键 一般顺序是行业前景和公司的优势讲解 公司的项目介绍和政策阐述以及投资分析 公司的营销策略分析 样板市场的启动介绍和财务分析 其他 需要设置的内容 基本上按照经销商的了解事务的习惯和次序来讲解 比如说如果上述次序调整 在经销 商不了解政策的情况下 讲解营销方案和财务分析就显得很突兀 不容易被人接受 c 必须准备备用讲授主题以及备用主讲人准备 以免突发情况发生 d 必须安排主讲人 主持人 提前演练 e 主持人职责 1 主持人必须提前熟悉会场 会议主题 内容等 2 会前先宣布会议程序和会议须知 并将注意事项进行公布 3 拟定每位嘉宾的经历与职务简介 当嘉宾上台前进行介绍 4 致辞结束后用简单的总结发动来宾为嘉宾鼓掌 5 事先准备好活跃会议期间的话题 活动 6 主持人的煽动性和会议的气氛息息相关 讲师职责 1 制定讲授课程大纲予会务人员 参与会议 PPT 制作把关工作 2 流程且专业地对于讲授内容的讲解 5 关于会前动员及各组工作最后明确落实的开展 再一次地强调个工作人员的职责 引起所有参与人员的高度重视 并严格按照之前分工及安排情况执 行后续工作 2 招商会物资准备 常用物资 电脑 打印机 打印纸 微波炉 饮用水 饮水机 一次性水杯 照相机 摄像机或 小型 DV 胶卷 电池 备用插座 便签纸 裁纸刀 剪刀 胶带纸 宽窄均备 双面胶 回形针 大 头针 胶水 白板笔 戒烟标志 公司放大的标识 以及各通知条 比如说有现场打电话的 直接去说可 第 5 页 共 8 页 5 能唐突一些 那么准备一个纸条 先生 女士 你好 请维持会议现场的安静 请把手机调至震动或关闭 谢谢配合 你这样递过去一个条子 比说话的效果要好多了 布置物资 会场入口处会议相关欢迎横幅 至会场路标指引及沿途宣传海报 签到台布置 签到 本 桌花 签到笔 多备 来宾签到同时发放胸花或挂牌 会场桌面装饰 墙面装饰 舞台装饰 背景 幕布 主持台桌花 投影设备 应急物资 公司目前主打主推防水材料样品 多带一些 以备来宾现场感受 简单食物 已备工 作人员因忙碌导致无法用餐 可事先找到盒饭外卖等联系方式 若需要及时可送 急救医疗箱 会场基本 应配置 邀约物资 由会务人员专门对此次招商会设计入场门票或者请柬 请柬门票让渠道人员有筛选的 对客商发放 3 招商会开展活动策划书 目的 制定具有规范性 可复制性的招商会具策划文书 交予领导审核 同时可以接下来的工作中严 格执行且便于今后复制与不断改良 工作计划 由招商会策划组制定活动策划书 将活动具体主题 时间 地点 参会人员 流程 各组织成员职责 等所有开展招商会相关工作方案落实至策划书中 逐级通过公司审批后 坚决按照策划书中流程执行工作 具体操作落实方法 策划书具体内容 参考 成都市嘉洲新型防水材料有限公司 2012 年招商会议策 划书 此策划书制定后 作为后续开展招商会策划书模板 并对之持续修改完善 4 招商会各环节深化细节 目的 针对于以上工作计划 进步一作出更深化细节明确 确保招商会从策划至成功举办到会后跟进 井然有序 万无一失 完美成功 详细内容 1 招商会策划会务组的工作细节注意 会务组是招商会的大脑和管家 事无巨细 前头万绪 会务组组长一定是一个既了解经销商又有人生阅 历的人 脾气很关键 第 6 页 共 8 页 6 1 确定会场后 会务组成员要熟悉会场环境及会场各部门主管 如 客房部 餐饮部 工程部 会议 室等 把电话常备 做成小贴条 几个组长每一个人一份 以备急时需要 2 招商会策划会务组人员确定会务组工作地点后 将会议物资全部放好并进行登记 分类并标注 做 到方便查找使用 尤其是重要物品如电脑 打印机 相机 DV 等设备的妥善保管 责任到人 否则容易 出现大家都不知道的结果 做好防盗 防潮 防水 防晒等工作 从进驻会场至撤离会务组应24小时有 人在岗 3 了解会场所能提供的服务 如 接送车辆 叫醒报务 免费早餐 市内免费电话等 并与服务部门 详细说明如何配合 如 接送车辆何时 何地 如何接送客人 叫醒服务的时间 方式 语气等 4 如来宾需要特殊的服务如 长话 播放录像 加餐 用餐时点酒点烟等要与前台说明 来宾自己结 算 会务组概不负责 如果能形成文字就更好 5 若会议地点在酒店 则会务组除安排日常接待办公房间外还应安排用于专门与客户沟通的房间 套 房要开一间到两间 费用这个时候不能省 6 招商会策划会务组房间内要做到卫生整洁 杜绝工作人员大声喧哗 扎堆聊天 吸烟 除休息和轮 休人员外会务组成员不得在床上休息 尤其是注意不能脱鞋以免异味充斥房间 7 来宾提出的合理建议或问题在第一时间解决 即使不是自己的业务范围 不能直接说 你去找那 个那个人吧 支走 OK 一定要说 你等一下我帮你联系一下 看他在那里 然后你去找他 如果客 户提出的问题超标 解决不了的向上级反映 不能隐瞒不报或越权处理 8 招商会策划掌握所有会议信息及人员联系方式 备注上通过何种方式得知的消息 和公司哪个人员 沟通过 这个很重要 如果知道那个方式 以及和公司的具体人沟通过 那么会后的谈判就是知己知彼 在言语上也不冲突 因为即使是一个事情 两个人就有两个说法 一点语气的不同都会给客户产生不正规 的感觉 同时也容易被客户利用互不通气的弊病 那个谁 谁说了 你们是这样的等等 来制造事件为自 己利益打算 9 若接站车辆途中遇到塞车 及时向来宾解释 请其等候或自己打车赶往会场 10 做好有突发事件的心理准备以及应对策略和第一 第二责任人 如 来宾之间产生纠纷 有人在会 议现场无理取闹 竞争对手参与等 2 关于后勤支持成员工作注意细节 根据会场环境 制定统一的工作流程 1 登记签到处环境整洁 便于来宾登记 禁止摆放无关物品 2 若涉及酒店住宿则与酒店前台及客房部保持紧密联系 及时了解入住信息 确保客人的入住安排 同时提前向前台领取客房钥匙 为来宾省去复杂的登记过程 另外一定要收取房屋钥匙押金 由我们转向 服务台 不是不相信 而是防患以未然 同时也使客户爱惜客房物品 因为抽烟烫洞或者拿人家毛巾擦皮 第 7 页 共 8 页 7 鞋的事情常有发生 没有押金最终公司要承担 3 来宾到达时热情接待 详细询问并新自填写登记表 字迹填写工整 便于确认 4 来宾填写完登记表后发放整套会议相关资料 并说明里面装的内容 尤其是嘱咐会议相关秩序由专 人在会场入口处迎接来宾 并向其说明手机关闭或调到无声 或向其提示警示牌 上面写有 禁止吸烟 请将手机关闭或调至无声 会场内请勿喧哗和走动 等警示语 不明处查询会务组 并告知会务组所在 由专人负责将来宾引领至就坐 主动帮助来宾提行李 若 座位旁边已有来宾要主动做介绍 5 提醒来宾将贵重物品妥善保管 6 引导来宾从前向后坐 如来宾中有熟人 可将其穿插安排在每排中间 帮助我方调节会议气氛 如 带头鼓掌 向授课人点头示意等 座位安排尽量一次到位 避免对来宾进行更换 如有特殊情况必须安排 的 应向调动双方做好解释工作 7 对来宾任何问题要对其进行指引 告知会务组 会场 卫生间的具体位置 8 若需要休息用餐 则轮流用餐 确保岗位始终有人 在登记工作较少的情况下可以考虑轮流休息 确保旺盛的工作精力 若会议开展 则尽量支持会场内其他工作调配 3 关于会场执行成员工作注意细节 1 与会场服务员充分沟通 做到期双方紧密合作 2 在会议开始前进入会场 检测会场设备 麦克风 投影仪 电脑 幕布 白板 白板笔 灯光 音 响 空调等 3 选择并预留摄像机位 尽量减少人员走动对摄像效果的影响 4 来宾入席后通知由会场服务员提供茶水 但是仅仅限于会前和中间休息的时候 中间倒水一是影响 授课人的情绪 同时客户喝水多了难免要小解 很麻烦 会扰乱会场秩序 5 在授课期间 如有来宾交头接耳或接打电话 可递上纸条 请其注意会场秩序 如有来宾打盹 可 为其提供风油精或清凉油提神 6 为保证授课人的思路不受干扰 授课期间会场内除摄像人员可以来回走动外 尽量控制其他人员减 少走动 7 注意各个来宾的神态和听课的认真程度 这个对后期谈判都起到很好的作用 注意来宾听课热认真 度 更能看出来宾的成交意向是否强烈 是否真心希望了解加盟政策等关键细节信息 4 关于业务洽谈成员工作注意细节 1 自己邀约到的来宾前往会场的跟踪接待 以及就坐后会议过程中坚持保持住自己的专业形象 2 对于熟悉或关系较好的来宾可安排至一起就坐 对于不熟知的来宾可分插就坐于身边便于深层次地 交流挖掘 3 会议开始前随时与签到台保持联系 若自己邀约到的来宾未能到会场 及时通知会务成员 以便会 第 8 页 共 8 页 8 务人员对于会议就坐 用餐等方面的人数变化风险发生时 作出及时地应急措施 4