技术资料归档管理制度

技术资料归档管理制度 拟归档的技术资料指由公司完成或协助完成的工程项目 在承 接 实施 成果完成整个过程中所形成的具有可追溯性 证明性的和 有保存价值的文字 图形 声像等各种形式的历史记录 1 技术档案管理依据及总体要求 为加强工程文件收集整理及档案移交工作 明确职责 规范工 程文件收集整理及档案管理行为 充分发挥工程文件及档案在工程 建设与管理中的作用 根据 中华人民共和国档案法 建设工程文 件归档整理规范 的有关要求 特制定本制度 1 1 归档文件总体质量要求 1 1 1 工程文件的内容必须符合管理方面的标准和要求 1 1 2 工程文件的内容必须真实 准确 与工程实际相符合 1 1 3 归档的工程文件原件应为手写或打印件 签名必须本 人手签 不得打印 工程文件的书写一律采用黑色碳素墨水书写 要求字迹端正 无缺 漏现象 不得使用红色墨水 复写纸 圆珠笔 铅笔等 需要改错的 将错误用单斜线划掉 再在其右上方填写正 确的文字 或数字 禁止使用改正液 贴纸重写 橡皮擦 刀片刮除 或用墨水涂黑等方法 1 1 4 工程文件应字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字盖章 手续完备 1 1 5 施工监理文件按单位工程组卷 招标代理文件 设计监 理与咨询 项目评估文件 施工图审查文件 工程管理及其它项目 按工程项目组卷 1 1 6 根据工程文件的多少 立卷时可分册或不分册组卷 1 1 7 工程档案整装方式 封面和装盒以及填写 按有关部门 的归档要求进行 2 文件的分类立卷归档要求 2 1 各类型项目完成后 应将实施过程中形成的各种有关工程资 料收集 整理成最终的项目文档及时立卷 由公司相关部门指定专 项责任人进行资料的分类 收集 整理并保证其完整性 统一向工 程管理科技术资料室进行归档 2 2 工程档案的归档与移交必须编制档案目录 档案目录应为案 卷级 须填写工程档案交接单 2 3 工程档案的归档时间要求 2 3 1 施工监理项目按独立的单位工程验收之日算起 个月 内完成相应单位工程的资料归档 2 3 2 招标代理项目按独立的标段投标有效期到期之日算起 个月内完成资料归档 2 3 3 公司投标的成果资料在项目中标公告发布之日算起 个月内完成资料归档 未中标项目的成果资料本部门自行保存 2 3 4 设计评估或受委托审查 设计监理与咨询 施工图审查 项目在标段审查完成 或较小项目整体完成 并提交建设单位之日算 起 个月内完成资料归档 2 3 5 其它技术咨询类项目应在成果提交建设方后 个月内 完成资料归档 2 4 工程档案的归档主要内容要求 2 4 1 设计监理与咨询 项目评估 审查 文件 1 基础文件 包括项目建议书 可行性研究报告 初步设计报告 发改 规划等相关 行政主管部门的审批文件 专家评审文件 2 咨询过程技术文件及最 终报告 包括与参建单位的来往文件 考察调研资料 产品技术样本 等过程及结论性文件 3 校审记录原件 2 4 2 施工图审查文件 1 基础文件 包括主管部门初步设计 批复文件 报发改部门的初步设计报告 专家评审意见 工程地质勘 察报告 环境影响报告书 项目选址意见书 规划许可证书等 2 过 程技术文件及最终报告 包括咨询或设计人员复核计算书 调查资料 及有关的会议纪要 最终审查报告及其它审查中形成的有效材料 3 校审记录原件 2 4 3 招标代理文件 凡是在规定招标范围内的建设工程项目 包括直接发包项目 的招标投标文件材料及有保存价值的材料均应 归档主要为 1 基础文件 包括招标方案 标段划分文件 与招标人或 其它相关单位会议纪要 工程量计算或来源的依据 标底计算书 2 过程文件及最终文件 包括招标公告 备案 报名资料 资格预审资料 招标文件 标底原件 修改 答疑资料 投标 开标 评标 定标资料等 与招标相关的其它资料 3 招标文件 标底校审记录原件 2 4 4 施工监理文件 监理工程师在项目完成后 应将监理过 程中形成的各种和工程项目有关的工程文件整理成最终的工程监理 文档 及时立卷 并向公司技术资料室进行归档 最终的工程监理文 档包括 1 工程建设前提文件 包括工程建设的政府批准文件等 合 同文件 包括监理委托合同 监理部组成名单 施工合同 设备材料供 货合同 2 工程勘察设计文件 包括勘察报告 设计技术说明 设计变 更或通知 图纸会审记录等 3 施工组织设计和施工方案 4 监理工程师与有关方面之间的往来函件 通知 备忘录 协 议 申请 批复 联系单 工程会议纪要 监理工作日记与工程气象记 录 监理规划和实施细则 文件收发登记与记录等 5 工程质量评定 验收 包括隐蔽工程验收记录 中间验收记 录 现场检查 放线或观测记录 设备检验 调试验收记录 工程缺陷 事故处理文件 6 工程支付证明 付款记录 索赔或变更处理文件 包括现场 工程量的计量 价格确认等 7 其它需归档的文件 2 4 5 其它监测过程产生有效的材料 2 4 6 工程管理文件 管理考核咨询项目 合同 管理考核过 程资料 2 4 7 其它技术咨询 参照同类项目执行 3 档案的管理和借阅 3 1 借阅人有对所借档案内容对外保密的责任 借阅公司一般性 的技术档案须经部门主管以上人员批准 借阅公司投标文件 标底文 件 重要咨询成果类文件须经公司分管及以上领导批准 案卷一般只 能在技术资料室查阅 如因特殊情况 经公司分管及以上领导同意 办理借阅手续后方可借出 3 2 外单位借阅档案时 必须持单位介绍信 经公司主管领导批 准后方予借阅 3 3 查阅时必须爱护案卷 不准折叠 不准拆卷 不准在文件上 涂写或修改 不得抽走卷内任何材料 3 4 借阅技术档案应按时归还 预计到期不能归还者 应提前办 理续借手续 4 档案的鉴定和销毁 4 1 档案的保管期限应遵照国家及深圳相关法规的规定 原则上 工程档案保管年限与工程设计使用年限相同 如认为确无保存价值的 文件 相关人员提出销毁的建议 经主管领导审批销毁 4 2 凡是决定销毁的档案 必须认真登记造册 并必须履行签字 手续 销毁时应有专人监销 销毁后监销人应签字确认 5 技术资料归档的督促 检查与通报 5 1 工程技术资料的收集 保护与归档作为项目负责人和相关技 术人员岗位责任制的一项重要内容 工程资料必须与工程进展同步 5 2 各部门应督促项目部及时进行资料归档 相关人员调离时部 门应指定专项责任人负责项目资料的归档工作 总工办组织相关人员 对项目归档情况进行检查 向全公司公开通报相关情况 5 3 对项目完成后在本制度规定时限内未归档的项目负责人及 有关责任人予以通报并限期归档 被通报的人员当期考核不得评为优 良 5 4 对通报后在限期内仍未按要求提交归档资料或归档资料不 合格的有关责任人 给予通报批评 被通报批评的人员 年度考核不 得评为优良并按照每一个项目扣罚 人民币的办法进行处理 6 相关记录 6 1 卷内目录参考形式 6 2 工程档案交接单 6 3 技术档案借阅卡 卷内目卷内目录录 项目负责人 总监 案卷号 序序 号号 文文 件件 编编 号号 责责任者任者文件材料文件材料题题名名日日 期期页页 号号备备 注注 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 第 1 页 共 页 移交人 日期 接收人 日期 工程类型 XXXXXX 工程 工程 档档 案案 交交 接接 单单 本单附有目录 张 包含工程档案资料 卷 电子盘 片 电子盘内容 归档或移交部门 项目负责人 总监理工程师 签字 部门管理员 签字 年 月 日 技术资料室经办人 签字 年 月