OA系统建设要求

1 XXXXOA 系统建设要求系统建设要求 一 项目目的一 项目目的 基于电子政务建设 整合资源 提高办公效率等工作要求 以先进的计算 机和通信技术为主要手段 以实现 XXXX 关键办公应用为导向 搭建一个覆盖 整个学校各部门及各分校的协同办公平台及软件系统 实现办公自动化 协同 化 网络化和信息共享化 二 建设目标 二 建设目标 1 实现网上协同办公 实现公文收发管理 文件报送 分发等多种对内 对外服务功能和办公业务的自动化 实现无纸化办公 2 建设一套高效的信息沟通平台和信息交流与共享机制 采集和积累各类 信息资源并实现共享 使学校各部门及分校内部的通信和信息交流快捷畅通 为领导督办 辅助决策提供最大限度的支持 3 规范行政办公和审批流程 使学校各部门及分校的办公业务和管理规范 化 合理化 高效化 4 遵循先进性 实用性 安全性 开放性与标准化等原则 保证系统建设 维护 使用的低成本 可靠性 安全性 易于维护和易于使用 从而最大程度 地发挥 OA 系统的作用 为 XXXX 全员信息化建设和应用的持续发展打好基础 三 建设内容三 建设内容 以业务流程处理为主要内容的协同工作系统 以公文收发管理为主要内容的公文流转系统 以有审批流的统计表单处理为主要内容的表单应用 以资源共享为主要内容的知识管理系统 以信息交流为主要内容的即时通讯系统 以个人事务处理为主要内容的个人办公系统 一些与办公有关的辅助性功能 四 系统设计要求 四 系统设计要求 1 1 建设原则 为保证项目能达到上述建设目标 在设计过程中应遵循如下原则 2 1 11 1 安全性安全性 OA 系统不同于别的软件系统 其覆盖面广 内容涉及诸多管理流程 需要 不同层面的领导介入 因此对系统的安全要求非常高 必须建立一套包括技术 和制度在内的严格 缜密 可靠的安全管理机制 1 21 2 持续升级持续升级 OA 系统因为是全员长期使用 因此为确保学校的未来的低投入和学习成本 必须保证系统能够无须定制平滑升级 供应商应有曾数次成功升级的证明其有 此能力和保证 1 31 3 先进性先进性 信息技术的发展日新月异 为确保 OA 系统在未来几年内不落后 具有较强 的生命力 设计中应适度超前 在兼顾目前应用现状的前提下 采用先进 成 熟的技术 使系统各项功能得到可靠执行 1 41 4 实用性实用性 系统设计应充分考虑目前及今后几年的业务和办公需要 开发贴近现实需 求的功能模块 具体讲就是以行政办公业务的开发为主 把各部门之间一些公 共的 共性的 有着紧密联系的部分抽取出来 实现具体流程的计算机化 以 达到提高工作效率和工作质量的目的 1 51 5 易用性易用性 为确保全校具有不同计算机应用水平的人员均能够快速掌握和操作 OA 系统 要重视用户界面的友好性 做到人性化设计 简单易用 便于操作 对于领导 的计算机操作 尽量为其设计用鼠标点击完成必须的工作 如果需要 还可以 配备专用的手写输入工具 如平板电脑 汉王笔等 用以替代键盘完成批示意 见的输入等工作 1 61 6 功能关联性功能关联性 系统设计应充分考虑功能间高度关联 如协同工作处理过程和内容都可以 作为文档存放在知识管理系统中 知识管理系统的中的文件除了可以共享外 还能借阅转发协同等 所有统计表单应用的处理过程都可以存放在知识管理系 统中供领导查阅 OA 系统 3 1 71 7 标准化标准化 在系统设计和开发过程中 严格执行软件开发规范 1 81 8 可扩展性可扩展性 系统设计要全面 科学 合理 具有良好的可扩展性 允许扩充新的功能 模块 以适应发展的要求 避免随着应用规模 数据量 用户数等 的不断增 长 导致系统响应变慢 性能下降而无法有效扩展的问题 1 91 9 灵活性灵活性 随着办公业务的发展 组织机构 业务类型和工作人员将会发生变化 系 统设计应具有一定的灵活性 允许改变一些配置 变更或优化部分流程 以适 应新的要求 对于业务流程的调整 应该是在适应现有体制的原则下 允许去 定制一些可变的流程 用以灵活处理实际工作中出现的一些特殊情况 2 02 0 可管理性可管理性 提供可视化的管理工具 允许通过多种手段 快捷管理 配置和监控系统 运行状况 为系统正常运行提供技术保障 2 2 系统平台及体系架构要求 系统平台及体系架构要求 整个系统采用 B S 结构 基于平台化的分布式处理技术进行系统架构设计 和系统开发 支持三 多层构架 表示层 业务层 数据库访问层分开 数据库 采用关系型数据库 同时支持多种数据库 支持 Windows 以及 Linux 等操作 系统 支持消息服务 考虑到 OA 系统基本功能实现后 以后会根据需要 不断 增加新的功能 要求系统采用组件或者说模块化开发的技术 提供开放的标准 接口 使后续的开发的功能很容易地集成进来 保证系统的可扩展性 整个系统要求采用标准 J2EE 结构 由 JAVA 语言开发 系统配置由 XML 技 术完成 数据库采用关系型数据库 同时支持多种数据库 系统通过 JDBC 服务 连接数据库 并使用连接池提高系统性能 通信协议采用 HTTP TCP IP 3 3 其他技术要求 其他技术要求 1 1 图形化流程定义 图形化流程定义 工作流引擎应可以灵活 自由地进行配置 同时还可以对包括主流程及各 流程环节的权限进行设置 保证流程在复杂应用中的可用性和适应性 2 2 开放式统计表单 开放式统计表单 4 统计表单从表单设计到完成审批流和统计 应该操作简单方便快速 不需 要专业开发语言也能使用 可以由学校通过授权由各部门和分校管理层根据管 理需要 任意定制和统计 3 3 工作即时提醒 工作即时提醒 系统应具备浏览器方式下的信息提醒和手机短信提醒机制 有新的信息到 来时 以文字 声音或手机短信的方式对用户进行提示 4 4 支持多种处理方式 支持多种处理方式 文件修改支持键盘输入和手写笔输入 5 5 文件修改痕迹保留 文件修改痕迹保留 在文件处理过程中 应该具有痕迹保留或版本控制的功能 6 6 人员权限集中设置 人员权限集中设置 可根据岗位职责和职务划分成不同用户群 从业务需求和使用权限上进行 分类 7 7 初始设置程序化 初始设置程序化 系统的安装 维护均采用图形化界面 可以方便地实现系统应用数据的自 动 手动备份 恢复等功能 五 功能要求 五 功能要求 5 15 1 协同工作协同工作 协同工作是学校内部员工间的协同工作平台 包括异地分校协同 支持简 捷的文字编辑 信息流转 回复 意见加载 以及附件加载 协同数据转入邮 件协同 应该能够完成自建流程 调用模板流程 自建个人模板 调用格式 上传附件 调用统计表单等 以完成学校办公中的资料传递 审批 请示 报 告 汇报 工作沟通等工作内容 图形化流程 可以图形化的方式灵活自建流程等 丰富的流程策略 可以终止 回退 撤销 加签 知会和转发等 痕迹保留 对正文修改后可以痕迹保留 可以使用统计表单 可以图形化的方式对协同流转进行全程跟踪 催办 查办协同的处理等 5 5 25 2 公文流转公文流转 公文流转作为办公室工作的重要内容 也是 OA 系统的核心部分 功能包括 收文管理 发文管理 处室发文及流转跟踪督办等 内容包括各种下发和上呈 的公文 信息的通报 会议通知 应急通知等 通过公文流转系统实现收发文 管理的自动化 由电子行文代替手工行文 解决公文传递慢 信息不及时 不 同步 不易于查阅等问题 具体要求如下 严格按照纸介质的处理方式进行电子公文的流转 如套红 盖章等处 理 保证公文的权威性 可以图形化的方式灵活设定公文流程 包括委托授权等 可以图形化的方式对公文流转进行全程跟踪 催办 查办公文的处理 等 可自动记录审批人的操作 支持手写板来输入审批意见 5 2 15 2 1 发文管理发文管理 发文管理主要用于内部发文 如向各部门及下属单位发通知 通告通报 也可发往具体的部门或个人 各项规章制度也可形成内部发文 也可用于对外 的发文 如对上级主管部门的请示 报告 对平级单位的通知 通告等 对下 级单位的指示 批复等 发文管理主要完成发文所涉及的一系列操作 处室拟稿 领导审核 核稿 领导签发 文书印发等 实现发文管理的全过程 包括从拟稿到红头文件下发 的一个完整流程的控制 也包括一般公文的传递 5 2 25 2 2 收文管理收文管理 实现收文管理的全过程 包括电子文件的处理和纸质文件的扫描处理 收 文管理主要是接收外部 上级单位 来的文件 传真 资料等 登记后可安排 领导或有关人员传阅 顺序或同时 一般情况下 不能也没有必要修改来文内 容 但可以做批示或圈阅 收文管理模块实现公文登记 拟办 转发 处室拟办 领导阅办 归档 相关单位查询公文等功能 要求 6 5 2 35 2 3 公文查阅公文查阅 可以在办公自动化系统中实现公文的直接查找和浏览 5 35 3 统计表单统计表单 该功能主要完成学校的申请类 统计采集类 资源类 静态表单从填写到审批到统计 的全过程 方便校领导和部门领导快速统计数据了解情况 5 3 15 3 1 设计简单设计简单 通过 word 就可以设计表单图表 提供设计平台不需要专业开发语言就可以 完成设计 可以快速完成与审批流程帮定 5 3 25 3 2 开放式开放式 可以将设计和管理表单的权限下放到中层管理人员 5 3 35 3 3 统计方便统计方便 可以根据表单的内容进行任意的统计设置 5 3 45 3 4 可以穿透查询可以穿透查询 领导对异常的数据可以直接进行查询数据的来源和处理内容 5 45 4 通知管理通知管理 提供便条通知 邮件通知 手机短信通知等功能 保证信息的可靠传递 5 4 15 4 1 便条通知便条通知 提供一个消息通知平台 可以对消息进行编辑 发送 查询等操作 5 4 25 4 2 邮件通知邮件通知 利用邮件功能进行信息交流 5 4 35 4 3 手机短信通知手机短信通知 提供一个短信通知平台 可以对短信进行编辑 发送等操作 5 55 5 即时通讯即时通讯 提供一个实时交流的通信平台 可在上面进行文本交流 语音 视频交流 文件传输等操作 随时查看他人意见等 5 65 6 知识管理知识管理 知识管理建立文档管理中心 提供文档目录管理 文档查询等功能 通过 7 文档目录管理 可方便地对所有文档目录进行设定 维护 使文档体系能够严 格遵循单位的知识管理体系 用户可经文档管理中心授权后对相应的文档目录 进行维护 自主添加和删除文档 其他用户可对文档中心有访问权限的文档进 行查阅 文档管理中心应该可以将协同工作 表单应用和会议等处理过程进行 归档 并通过授权可以向全校员工进行共享 借阅 转发和链接 5 75 7个人办公个人办公 可浏览和查询个人工作状况 处理个人日常的工作事务 包括日程安排 工作计划 工作日志 个人文档 个人通讯录 电子邮件 以及事务提醒等项 目 5 5 15 5 1 个人日程个人日程 该功能主要是为了记录个人或部门每天的工作内容 以起到日志和提醒的 作用 要求具有信息汇总功能 以便于浏览 5 5 25 5 2 待办事宜待办事宜 主要用于记录并提醒用户需要处理的办公事务 包括等待批复的公文 事 务安排等内容 要区分已办事务和未办事务 5 5 35 5 3 个人通讯录个人通讯录 用于记录个人的联系电话 包括办公电话 家庭电话 移动电话等 及电子 邮箱等通讯信息 个人可以自己维护自己常用的联系信息 5 5 45 5 4 名片夹名片夹 提供名片管理功能 允许分类创建名片类别 对输入名片进行分类 查询 指定名片等 5 5 55 5 5 工作日志工作日志 记录用户操作 即工作内容 并允许用户查阅近期工作情况 5 65 6 会务管理会务管理 实现会议申报 审批 安排 通知 记录 查询 等的综合管理功能 会 务管理主要包括会议管理和会议室管理两部分 用户可以通过会议室管理查看 所有会议室的占用情况 预定会议拟召开期间可用的会议室 确保会议室资源 的合理 充分使用 要求 8 5 75 7 资料报送资料报送 建立与下属各单位 各乡镇位之间的信息传递通道 替代目前人工传送纸 介质或磁介质的方式 规范管理 实现资料的网上报送功能 5 85 8 公共信息公共信息 5 8 15 8 1 公告公告 包括发布公告 浏览公告 维护公告信息 查询公告 打印公告等功能 5 8 25 8 2 论坛论坛 为内部工作人员提供一个交流和讨论的环境 论坛建有不同版块 可以对 不同版块中的文章进行管理和维护 还应提供精华区的功能以方便用户浏览其 中的精华文章 要求 5 8 35 8 3 公共通讯录公共通讯录 用于单位内部及对外联系的各种公共电话和邮件等信息的录入 导入 修 改和查询 由有关部门负责收集和更新 集中在一起为所有用户共享使用 5 95 9 办公助手办公助手 主要是为工作人员提供日常工作时要用到的一些小工具 如邮政编码查询 长途电话区号查询 万年历查询 度量衡转换等工具 5 105 10 系统管理系统管理 对使用单位 部门 人员 岗位以及流程 栏目等内容灵活定义 通过一 定的配置就可以实现系统的适应性 保证系统维护的简