行政部门岗位职责

行政部门岗位职责行政部门岗位职责 本文件是针对本公司行政部门各个岗位制定 明确各个岗位的详细权责划 分 高效率完成行政部门各项工作 一 一 行政经理行政经理 岗位名称 行政部经理 直接上级 总经理 岗位性质 负责全面主持本部的管理工作 管理权限 受总经理的委托 行使对公司行政后勤 总务 公司财产保卫维护 工作的指挥 指导 协调 监督 管理的权力 并承担执行公司各项规程 工 作指令的义务管理责任 对所分管的工作全面负责 职责一 全面负责办公室日常工作 1 组织制定办公室年度 月度工作目标及工作计划 并组织实施 负责参加总 经理办公会 重大业务会议 并负责记录 2 负责督办 检查总经理办公会及部门经理例会决议的执行情况 3 组织起草公司重要文件 定期提交公司工作简报 4 组织起草公司各项管理规章制度并监督实施 5 公司大事记的记录和编写 6 参与公司重大决策的研讨和制定 7 负责组织策划公司的重大公关和庆典活动 8 负责组织外事接待活动 妥善处理各种对外事务 9 审核 控制公司办公费用及接待费用 职责二 组织危机管理工作及外部投诉处理 1 组织公司危机管理工作 包括危机预防 危机发生时的及时处理及危机发生 后的企业形象恢复 2 组织公司外部投诉处理工作 并协调相关部门解决 职责三 协调公司各部门之间的关系 1 负责组织各部门的信息传递工作 保证各部门信息沟通顺畅 2 协调各部门的工作行为 使工作流程顺畅 实现共同的战略目标 3 负责公司的年终总结工作 包括会议安排及跟催各部门编写总结报告 职责四 负责公司对外形象宣传 公共关系和公司企业文化建设 1 代表公司与相关部门 上下级单位往来 保持与政府部门及相关企业的良好 合作关系 2 负责公司的对外工作 协调公司与政府部门及企业的关系 3 负责组织公司企业文化建设 提炼和宣传企业理念 举办各种活动 促进员 工凝聚力 职责五 内部组织管理 1 负责将部门工作计划分解到个人 并监督计划完成情况 2 评价考核下属员工工作完成状况 3 控制部门预算使用情况 职责六 执行公司领导交待的其它临时性的突发事情 1 优先完成公司领导交办的各类紧急事务 2 规定时限内完成不了的 应向领导说明其原因 并尽力尽快完成 最终汇报 完成结果 3 有任何工作困惑 可通过邮件或面谈的方式提出 保证透明沟通 工作畅通 二 二 行政主管行政主管 岗位名称 行政部主管 直接上级 行政经理 岗位性质 协助行政经理完成本部的管理工作 管理权限 坚决执行贯彻行政经理的指令 按照标准要求细化分配各类行政工 作 协助行政经理监督各项制度的执行 并定期收集各部门信息 汇报工作进 度 职责一 协助行政经理完成各项工作 1 在公司行政经理的领导下全面负责公司的总务后勤工作 保障公司在任何情 况下能够顺利地开展各项工作 确保公司的安全稳定 正常运作 2 协助行政经理完成行政部门与其他部门间的协调工作 配合各部门做好各项 服务工作 3 协助行政经理对公司和各部门的重大事务处理工作 并做好事情的起因 结 果的调查工作 4 协助行政经理完成对公司的资产管理工作 包括水电管制 办公用品与劳保 用品的管理 以及行政部门日常经费的管理工作 避免公司资产流失和浪费 努力为公司做好勤检节约的实务工作 5 负责建立和完善行政后勤管理的各项规章制度 并负责监督 执行与追踪 并定期上报行政经理 6 协助行政经理处理应急救援机制的组织工作 处理好公司的各类突发性事件 7 协助行政经理定期完成各部门职员的绩效考核工作 完成相关考核结果文件 的制作和统计 职责二 日常工作的细致管理 1 全面负责行政部门全体成员的日常管理工作 合理分工和配置人员 做到人 尽其才 各尽其能 负责督导和分配所属人员的各项工作 2 全面负责公司的前台 办公用品 环卫 安全 车辆的日常管理工作 确保 后勤保障得力 3 执行公司的各项规章制度 有权对违章违纪人员的提报处理工作 维护好公 司各项规章制度的权威 4 全面负责公司员工的保险 福利办理工作 5 定期对公司办公用品进行检查和盘点 制作相关统计记录文件 6 合理安排人员完成会议工作的布置准备工作 会议记录工作 会后记录整理 工作 职责三 执行公司领导交待的其它临时性的突发事情 1 优先完成公司领导交办的各类紧急事务 2 规定时限内完成不了的 应向领导说明其原因 并尽力尽快完成 最终汇报 完成结果 3 有任何工作困惑 可通过邮件或面谈的方式提出 保证透明沟通 工作畅通 三 三 行政文员行政文员 岗位名称 行政部文员 直接上级 行政主管 岗位性质 细致认真完成各类行政工作 职责一 执行办公用品的采购 发放 管理 1 新员工入职时 由部门经理根据办公用品实际需要 提出申请 向行政文员 签字领取 其余时间 员工急需领取办公用品 必须签字 并写清楚领用时间 项目 数量等 2 员工离职时 部门经理应认真清点其办公用品 并到行政部填写移交清单并 签字 3 协助行政主管每月对办公用品进行一次盘点 办公用品采购原则上由各部门 向行政部提出申请后统一采购 特殊物品采购由部门主管 副总同意后另行购 买 职责二 会议管理协助 1 按照会议要求通知所有与会人员会议时间 地点 2 按照会议要求准备会议需用的所有文件 文档 如有需要会前发放的文件应 在会前规定时间内发放到所有与会人员手中 3 布置会场 根据会议需要 提前准备相关会议需要使用的设备 如投影仪 手提电脑 移动存储器 功放 话筒 音响之类 在会前调试设备 保证会 议中的正常使用 4 根据会议规模和性质 拟定会议所需采购的饮品 小吃 文具等物品清单 上报行政主管 5 会议中 做好详细会议记录 并在会后整理会议记录完成会议总结报告 在 规定时间内上缴行政主管 6 会后会场的清扫整理工作 职责三 执行印制名片的联系 校稿与管理 1 公司名片格式统一化 由公司行政文员依据企业形象规划并联系印刷业务 2 需做名片的员工 先填写名片印制申请单 经部门经理签字后交由行政文员 负责办理 3 名片印制前需校稿 确认名片职务 部门是否相符 姓名 联系办法等需确 认无误 自确认名片内容起 一周内 行政文员将做好的名片发放给名片印制 申请者 职责四 执行固定资产及低值易耗品的管理 1 负责对公司的固定资产进行盘点 登记 做到编好号 贴标码 注明使用状 况 统计数量 并责任到具体员工 使用者离开本公司时 公司资产收归行政 部管理 对需要报废的资产进行报废登记处理 2 行政文员根据盘点状况 制作 公司固定资产使用情况登记表 发给公司 相关负责人 3 行政文员负责对打印机 传真机等其它办公设备 设施的保养维护和联系维 修工作 职责五 执行书籍 文件 资料的规范管理 1 公司所有书籍应编码贴号 做好编目 分类存放 按顺序排列整齐 及时更 新登记表 2 公司员工借书 领取文件资料时 必须签字登记 应注明 日期 姓名 编 号 项目名称 数量 归还日期 备注 等 3 员工借书的限期不超过一个月 行政文员应提醒催还 员工离开公司时 应 归还所领文件 资料给行政文员 书籍 资料被归还时 行政文员应备注说明 归还日期 4 严格按照公司 文件文档管理制度 做好公司各类文件文档的分类 保存 调阅管理 定期检查 保密 销毁等相关工作 职责六 执行公司领导交待的其它临时性的突发事情 1 优先完成公司领导交办的各类紧急事务 2 规定时限内完成不了的 应向领导说明其原因 并尽力尽快完成 最终汇报 完成结果 3 有任何工作困惑 可通过邮件或面谈的方式提出 保证透明沟通 工作畅通 四 四 前台接待前台接待 岗位名称 前台接待员 直接上级 行政主管 岗位性质 完成部分行政基础工作 展示公司良好形象 职责一 来访者接待 员工考勤统计管理 1 负责公司来访客户的礼貌接待与服务 按照公司接待标准流程完成询问 引 座 倒茶 通知相关被访人等工作 2 每日负责全公司所有人员的考勤监督 杜绝考勤包庇现象 每月制作考勤签 到表 协助行政主管完成员工每月病假 事假 加班 迟到等考勤的管理与统 计 3 拒绝闹事人员或推销人员入内 事件如不能自行解决 应立即通知行政主管 或行政经理 职责二 饮用水管理 订餐 订会议厅 订房 订票等 1 根据饮用水的饮用情况 及时负责公司饮用水的订送 确认送水桶数 空桶 回收数量 2 公司负责人或其它部门根据实际需要 提出订餐 订会议厅 订票 订房申 请时 行政前台予以代办 结款方式根据实际情况而定 3 订餐 订会议厅 订票 订房工作需一定的提前量 订票一般提前 2 3 天 知会行政前台 订餐 订房一般提前 1 2 天 订会议厅一般提前 10 20 天 职责三 公司日常办公设备及电器管理 1 每日到公司后打开所有电灯 饮水机 打印复印扫描设备 根据季节打开空 调 检查所有电气设备是否正常运作 如发现故障情况 应立即通知相关维 修人员 2 每日下班前 关闭所有电器电源 并对照标准检查 做到没有遗漏 3 有其他部门人员加班的情况下 将电源关闭工作移交到某加班人员手中 并 将移交人员名单记录在案 确保详细的责任追认 职责四 信件的收发 文件资料打 复印 传真管理 1 公司所有打印 复印文档工作及信件 报刊收发管理工作由行政前台统一负 责 收到信件资料由行政文员及时通知或递送给收件人 对投递错误的信件 退回或转移 发件时 由发件人填写好资料 再由行政文员执行发送 2 行政文员妥善保管外部提供的文件资料打印 复印或快递的结账单据 并负 责核对单据 数量 金额 便于财务结算 3 做好公司常用工作表格的分类 整理 保存 定期对公司常用工作表格进行 统计和盘点 及时补充数量不多的工作表格 4 员工不得利用公司机器打印或传真与工作无关的文件 前台人员有权监管设 备的使用 职责五 电话的接听和记录 1 电话响起后 响三声之内必须接听 2 接听后使用标准规范用语和对方礼貌通话 不得和对方发生任何争执 3 详细记录通话内容 整理后立即处理或传达到相关负责人处 4 等到对方挂电话后才能挂电话 如需先挂电话 应向对方礼貌说明原因 5 接收到传真 如是非工作性质内容传真 如广告 可自行处理 如是公司相 关工作内容传真 应立即递交到相关负责人处处理 职责六 执行公司领导交待的其它临时性的突发事情 1 优先完成公司领导交办的各类紧急事务 2 规定时限内完成不了的 应向领导说明其原因 并尽力尽快完成 最终汇报 完成结果 3 有任何工作困惑 可通过邮件或面谈的方式提出 保证透明沟通 工作畅通 五 五 司机司机 岗位名称 司机 直接上级 行政主管 岗位性质 完成公司派车任务 职责一 遵守交通制度及公司制度 1 公司司机必须遵守 中华人民共和国道路交通管理条例 及有关交通安全管 理的规章规则 2 司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查 出车时一定保证证件 齐全 3 遵守公司员工管理手册 安全驾车 同时遵守本公司其他相关的规章制度 4 不准私自用车 职责二 定期检查保养车辆 1 司机应爱惜公司车辆 平时要注意车辆的保养 经常检查车辆的主要机件 每月至少用半天时间对自己所开车辆进行检修 确保车辆正常行驶 2 司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆 以保持车辆的清洁 包括车内 车外和引擎的清洁 3 出车前 要例行检查车辆的水 电 油及其他性能是否正常 发现不正常时 要立即加补或调整 出车回来 要检查存油量 发现存油不足一格时 应立 即加油 不得出车时才临时去加油 4 司机发现所驾车辆有故障时要立即检修 不会检修的 应立即报告行政主管 并提出具体的维修意见 包括维修项目和大致需要的经费等 未经批准 不 许私自将车辆送厂维修 违者费用不予报销 职责三 车辆安全停放 1 出车在外或出车归来停放车辆 一定要注意选取停放地点和位置 不能在不 准停车的路段或危险地段停车 2 司机离开车辆时 要锁好保险锁 防止车辆被盗 钥匙及行驶证交给管理人 员 职责四 认真完成派车任务 1 公司用车时 要准时出车 不得误点 2 出车后 按要求作好行车记录 详细记录行车时间 里程 起始地 乘坐人 姓名 事由等 并由乘坐人签字确认 如仅有公司外客人乘坐 由安排人员 签字确认 次日将行车记录交管理人员审核签章 3 每月末按乘坐人或部门统计当月行车里程总数 各部门合计数应与当月总行 驶里程一致 不一致则由驾驶员承担多余里程 4 司机对管理人员的工作安排 应无条件服从 不准借故拖延或拒不出车 对 工作安排有意见的 事后可向上级领导反映 5 司机对乘车人要热情 礼貌 说话应文明 车内客人谈话时 除非客人主动 搭话 不准随便插嘴 6 出车外出回来 应立即到行政主管处报到 7 司机出车执行任务 遇