文控中心管理方案(草案)

目目 录录 一 目的一 目的 1 二 资料范围二 资料范围 1 三 部门配合三 部门配合 1 四 管理职责四 管理职责 1 五 管理体制五 管理体制 2 六 文件材料的管理工作六 文件材料的管理工作 2 一 文件资料材料的收 一 文件资料材料的收 集集 2 二 文件资料的归档 立卷与管理 二 文件资料的归档 立卷与管理 2 三 文件资料的保管 三 文件资料的保管 3 四 文件资料借阅 利用工作 四 文件资料借阅 利用工作 3 七 文件资料的鉴定和销毁七 文件资料的鉴定和销毁 3 八 附八 附 则则 3 1 添鑫文控中心管理方案 草案 添鑫文控中心管理方案 草案 一 目的一 目的 为规范公司资料管理 加强资料的收集和管理工作 有效地保护和利用资料 为公司各项工作服务 增强公司资料的 实用性和有效性 结合公司的实际 制定本办法 二 资料范围二 资料范围 公司建档范围确定为 1 公司设立 变更的申请 审批 登记等方面的文件材料 2 公司总经办形成的文件材料 3 财务 会计及其管理方面的文件材料 4 劳动工资 人事 法律事务管理方面的文件材料 5 经营管理方面的文件材料 6 生产技术管理方面的文件材料 7 产品生产 能量消耗 安全生产方面的文件材料 8 仪器 设备方面的文件材料 9 科研 技术引进 转让方面的材料 10 其他具有利用和保存价值的文件材料 以上文件材料包括决议 决定 条例 规章制度等法规性文件 各类会议文件 重要记录 工作计划 工作规划 工作总结 劳动工资 经营情况 人事文件资料 决定 委托书 协议 合同 项目方案 通知 技术图纸 方案 厂商资料等具有参考价值的文件资料 以及公司主要职能活动和员工在从事研发和管理等各项工作活动中形成的 对 公司具有保存价值的文件材料 公司资料还包括声像资料 照片文件资料 含新闻 科技 艺术照片 由原版 翻版底片 照片 文字说明构成 影片文件资料 含原版底片 拷贝及文字说明 录音文件资料 含唱片 录音带 录像文件资料 含政治 经济 科技 文娱 广告活动 三 部门配合三 部门配合 公司内部各部门和个人应当遵守本方案 并应承担收集 整理 立卷 归档和保护文件 资料的义务 四 管理职责四 管理职责 文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整 安全保密和使用方便 文控中心的职责主要体现在以下几点 2 1 负责规划 协调全公司文件 资料工作 对各中心 部门文件 资料工作进行监督 指导和检查 2 制订和组织实施公司关于文件 资料工作的规章制度 3 负责公司文件和有关资料的收集 整理 分类 鉴定 保管 保护 统计等工作 4 严格执行保密制度 做好文件资料密级划分和守密 解密工作 5 开展文件 资料宣传 咨询活动 做好文件 资料开放和利用工作 6 做好防火 防盗 防虫等工作 确保文件资料安全 五 管理体制五 管理体制 一 实行集中与分散管理相结合的体制 由公司总经办负责主体文件资料的管理 并对其他部门的文件资料管理工 作进行督促和指导 总经办设立文控中心 配备文控中心管理员分管公司主体文件资料工作 由系统管理部直接领导 文控中心管理员的职责是保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整 安全保密和使用方便 二 文控中心既是公司文件 文件资料工作的行政职能管理部门 又是永久保存和保护文件资料的机构 同时又是 开发利用文件资料资源的信息交流中心 六 文件材料的管理工作六 文件材料的管理工作 一 文件资料材料的收集 1 建立 健全立卷归档制度 确立归档范围 归档时间 2 及时催办理完毕的文件上交回收 在检查齐全后整理立卷归档 二 文件资料的归档 立卷与管理 1 区分全宗 确定立档单位 2 分类 依据文件资料来源 时间 题目 内容 字母顺序分成若干层次和类别 分类除按大类外 同时按部门 是否保密 保密程度来分 2 1 大类分为 制度 规定 S 文件 W 资料 Z 档案 D 合同 H 2 2 部门拼音缩写 总经办 ZB 人力资源部 RL 采购部 CG 开发部 KF 工程技术部 GJ 品管部 PG 计 划部 JH 设备部 SB 生产部 SC 销售部 XS 市场部 SCB 财务部 CW 2 3 保密用 Y 表示 非密级则用 N 表示 2 4 密级 绝密 AS 机密 CS 无 OP 编码原则 编码共为十三位数 T X 为添鑫代码 文件资料大类 部门前两位拼音缩写 是否保密 密级程度 年份 流水号 如总经办 2008 年某份总经办出文件编码为 TX WZB N0P08001 3 归档前将资料分类 分组放置在待办卷宗内 3 4 案卷排列 立卷按永久 长期 短期分别组卷 卷内文件把正文 底稿 附件请示和批复放在一起 编制案卷目 录和案内目录 5 整理案卷 材料应折叠整齐 字迹难辨认的应附抄件 以每一案卷端正书写标题 6 对所有公司文件 资料系统排列 确定保管期限 编制文件资料目录 卡片 按一定次序排列和存放 7 每年对文件资料进行一次清理 清除不必要保存的材料 对破损和褪色的材料进行修补和复制 8 对文件资料的收进和移出 案卷数量 利用等情况进行统计 并要求各部门定期 每月三号 报送相关资料至文 控专员 9 公司文件资料保管期限分永久 长期 短期三种 介于两种保管期限的 保管期限从长 对保管期限已满的文件 资料依据有关规定进行鉴定销毁 10 公司应采取严密管理措施 防止文件资料失密和泄密 三 文件资料的保管 1 防止文件资料的损坏 延长资料的寿命 维护资料的安全 2 公司设立专门地点或专用文件库保存文件资料 四 文件资料借阅 利用工作 1 主管级 含 以上人员借阅非密级文件资料可直接通过文控中心管理员办理借阅手续 因工作需要 公司的其他 人员需借阅非密级文件资料时 须填写 借阅文件申请表 附件 1 部门经理签批后方能调阅 2 案卷一般仅供在文控中心阅看 立卷的文件 资料可外借 外借的须办理登记手续 3 借阅期限不得超过一星期 到期归还 如需再借 应办理续借手续 4 借阅文件资料者应爱护资料 确保资料的完整性 不得擅自涂改 勾画 剪裁 抽取 拆散或损毁 注意安全保 密 严禁擅自翻印 抄录 转借 遗失 借阅文件资料交还时 须当面查看清楚 如发现遗失或损坏 应及时报告主 管领导 七 文件资料的鉴定和销毁七 文件资料的鉴定和销毁 1 公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司文件资料 当某些文件资料到了销毁期时 由文控中心填写 公司文 件资料销毁审批表 附件 2 交总经理审核 经总经理批准后执行 2 销毁时 必须由总经理或总经理指定专人监督销毁 并在销毁清单上签字 3 对已失效的 经批准销毁的公司文件资料 文控中心须认真核对 编制 文件销毁清单 附件 3 将批准的 公 司文件资料销毁审批表 和销毁的文件清单一起归档 并永久保存 4 八 附八 附 则则 1 文控中心积极采用电脑信息系统对文件资料进行管理 提高管理效率 2 本办法由总经办解释 补充 自颁布之日起生效 查 借 阅文件申请表查 借 阅文件申请表 序 号 查 借 阅 时间 记录 编号 记录名称 查 借 阅单 位 查 借 阅人 经办人 归还 时间 5 公司文件资料销毁审批表公司文件资料销毁审批表 序号文件编号销毁文件名称份数 销毁原因 申请人 日期 文件提供部门意见 签名 日期 6 审批部门意见 签名 日期 文件销毁清单文件销毁清单 序号文件编号销毁文件名称 申请销毁原 因 审查意见批准人 7 填表人 批准人 销毁人 日期 收文登记表收文登记表 序号文件名称文件编号文件份数来文部门来文日期签收备注 8 文件更改审批表文件更改审批表 更改文件名称 文件编号申请更改部门 更改页码申请人申请日期 申请更改原因 更改前内容 更改