文秘的工作内容要求

现代企业秘书 文员 实务现代企业秘书 文员 实务 一 秘书工作职能与素质要求 1 职业概述 专门从事办公室程序性工作 协助领导处理政务及日常事务 为领导 决策及其实施务的人员 适用范围 机关 团体 企事业 涉外机构组织中 等级 初 中 高级 职业环境 办公室 职业能力里倾向 具备较强的书面与口头语言表达能力 综合协调与 合作能力 逻辑思维与分析能力等 2 秘书特性 辅助性 对上司工作起辅助作用 不能自作决定 服务性 为上司工作和上司本人服务 3 应处理好的几个关系 工作的被动性与主动性的关系 工作的经常性与突击性的关系 工作的平凡性与重要性的关系 工作的原则性与灵活性的关系 4 秘书的职责 接待工作 日常 专门 团组 收发信息 电话 电传 传真 邮件 电子邮件 文书写作 使用电脑写各类文件及制作文件 时间管理 自己 上司 会议组织 会前 会中 会后 信息管理 存 管 取 旅行安排 吃 住 行 对外公关 联络 外事 参与活动 商务活动 营销 市场 税务 法律 指派工作 上司安排 5 职业道德 爱本职 爱岗敬业 归属服从 从点滴作起 要谦虚 刻苦学习 虚心求教 钻研业务多动脑 主动思考 机 智敏锐 有商业意识 守纪律 遵纪守法 恪守信用 严保秘密 6 工作作风 热情 真心诚意 笑脸迎送 谦和友善 扎实 做事不飘 跟进落实 检查确认 细致 准确不粗 认真不草 稳重不浮 敏捷 干练守时 讲究效率 商如战场 7 秘书的业务素质 1 秘书的知识 智力和能力是相互联系 相互制约 相得益彰的整 体知识是基础 2 智力是知识的结晶 3 能力是知识和智力的最终体现和归宿 8 通才型的知识结构 其特点 1 专与博的兼容性 既包容多学科的面 满足综合服务的需要 又 具备专业的精深度 满足当智力助手的深层次需要 2 广泛的适应性 知识结构需随领导工作的变化而不断地调整 时 时处在调整的动态过程中 3 强健的再生性 知识需不断延伸 开拓 活化 使思路开阔 思 维敏捷 思想深刻 满足高智能创造性劳动 9 智力结构 智力是赖以吸取外界知识的能力 包括 观察力 注意力 记忆力 思维力 想象力 10 能力结构 能力是知识与智力诸因素的综合表现 属改造世界范畴 1 语言文字运用能力 2 协调能力 3 管理能力 4 处理信息能力 NVQ 二级的 13 项能力考核 NVQ 三级的 10 项能力考核 21 世纪的企业秘书 全美秘书学会 1 像心理学家一样善于观察和理解他人 2 像政治家一样有灵敏的头脑 3 像外交官一样有潇洒的风度 4 有处理各种棘手问题的丰富经验 5 有良好的写作能力和文字功夫 6 熟练运用各种办公自动化设备 7 熟识商务往来的法律 金融和税务知识 8 迅速对文件 信息归类 整理和查询 二 时间管理和旅行 1 时间管理 时间管理是效率的保障 爱迪生说 世界上最重要的东西是时间 马克思说 可支配的时间 就是财富本身 2 秘书一天的工作 1 开门前后 a 取邮件报纸 b 开门 定格观看办公室 有 无 c 取传真件 翻日历 对时钟 打开电器 2 常规工作 迅速按优先顺序排列 a 查阅日志 准备 提醒 b 处理邮件 来件 拆封 分类 呈送 发出邮件 c 聆听上司指示 笔记 d 接打电话 收发传真 电子邮件 e 制备文稿 起草 修改 审批 打印 装订 f 接待访客 g 安排会议 约会 h 处理办公室事务 清洁 安全 购水 用品 订票 3 日志项目 当日必完成 a 为上司 外出 会议 会客等 准备 参与 结束 b 为自己 外出 会议 会客等 准备 参与 结束 4 新增内容 立即调整先后次序 张而有序 忙而不乱 a 新加工作 b 应急工作 c 突发事件 5 关门前后 a 查看日志 提醒上司 自己清晰 b 回顾当日 是否结束 加班否 c 离前必做 清理办公桌 存放信息 关闭机器 切断电源 保 密检查 柜屉上锁 关窗关门 3 秘书 化平凡为伟大 每日记录 一周统计 周志显示 接电话 500 次 打电话 380 次 接访客 70 位 做文件 36 份 5 万字 出外访 17 家 参加会 14 个 处理事务 68 件 再加入分析 评价 送交上司 结论 自己小结获鼓舞 上司清楚受感动 加强沟通近感情 平凡工 作有伟大 4 如何管理时间 明确目标 建立计划 写成清单 设定先后顺序 分清轻重缓急 遇事马上做 现在就做 第一次就做好 次次做好 专心致志 不要有头无尾 珍惜今天 当日事当日毕 养成整洁和有条理的习惯 养成快速的节奏感 设定完成期限 善用零碎时间 ABCD 法则 先做 A 既重而急 次做 B 重而不急 再做 C 急而不重 不做 D 不重不急 5 如何制定计划 行动计划和时间表 是用于管理时间和任务的文件 包括 任务的名称和摘要 衡量进度的目标 最终期限和阶段任务 需要来完成该工作的物质资源的信息 任务的分配 已经分配特定任务的人员和部门的细节 意外情况的处理 万一有时间拖延如何处理 例如设备发 生 故障 进展信息报告 报告何人 何时和怎样报告 监督和管理 何人 如何监督工作的进展和质量 当目标实现时 有明确的标记的方法 例如在方框打勾 6 如何进行日志管理 日志管理要做到 输入会议的完整准确的信息 最终期限等 立即标上开始和结束 的时间 在每月或年的开始 输入固定的会议 约会 在一周的开始和一天的开始查看日志 及时更新 需要取消时 清楚和立即输入取消记号 安排隔开假日 7 如何安排旅游 计划 包括 日期 时间 地点 交通工具 具体工作和活动 相关信息 联络方法 交通工具 包括选择 如何订票 再确认以及国际旅行中的国际 时差换算 订宾馆 包括宾客要求 选择 确认 办理邀请函 护照 签证 黄皮书等旅行文件 三 会议安排 1 会议安排 会前筹备工作 确立议题 多由领导定 主题 内容 时间 会期 方式 组 织 范围 主办 主持人 筹备组等 选择场地 大小会场 食宿地 级别标准 活动地等 发送请柬和通知 准备资料 会议日程 各类文件 声像资料 广告 报导 证 件类 表格 材料袋等 会务工作 会场布置 设备物资准备 车辆安排 报到登记 餐 饮安排 安全保卫等 经费预算 来源 计划 审批等 2 会议安排 会中责任 提前到会 检查设备和安排 设施 座位 标签 存衣架等 需要时 实施备用方案 如人员 地点 设备等出现意外 做好迎客 签到工作 迎接佳宾和与会者 办理签到手续等 做好会议记录 录音 录象工作 摘要记录 详细记录 代表名 册等 辅助会议正常进行 提供材料 复印 协助主持人掌握会场情况 控制会议进程 观注会议动态 做好联络协调 处理电话应急等 安排好会中的后勤服务 会议休息 饮料 用餐 住宿 娱乐 车辆 照相 卫生 医疗等 集会议的信息 发新闻 写简报 会议调查 反馈等 妥善做好送客工作 购票 车辆 留宿等 3 会中责任 会议 简报 目的 反映会议情况 进程 介绍会议讨论 争论的问题 摘 录会议发言要点 规模大 会期长的常编发简报以交流信息 类别 摘要式 将有代表性 启发性的发言摘录整理 让其他组了解 概括式 根据会议记录分析综合 概括大会 小组情况 供阅 综合式 包容上两式 加上其他 如上级指示 贺信 花絮等 4 会中责任 简报写作要求 快 抢时间 不拖拉 边听 边记 边分析 边整理 满足时限 性 新 提出新情况 新问题 新经验 引人注目 满足交流性和指 导性 实 内容真实准确可靠 数字 事实核对清楚 不夸大缩小 短 行文简明扼要 开门见山 朴实无华 一语中的 5 会议简报例 格式 报头 XXX 会议简报 第 X 期 XXX 会议秘书处编 XXXX 年 X 月 X 日 正文 XXXXXX 标题 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 报尾 送 XXXXXXX 上级 发 与会代表 共印 XX 份 6 会议纪要 定义 按会议宗旨 精练准确记述其要点 以上报和下达贯彻执 行 写作 1 忠实会议实际 准确反映会议情况和意见 2 突出会议中心 内容概括 有取有舍 有主有次 言语精练 3 逻辑条理清楚 观点鲜明 不堆砌拼凑 必要时加理论说明 4 及时印发 作为依据 起到指示 指导 协调 约束作用 格式 列为法定公文 版面编排由版头 本体 版尾三部分 可 不盖公章 本体 标题 公文式或简式 会议名称 纪要 时间 标题下写 纪要印发时间 署名下写成文时间正文 概况 会期 会址 主持 参会 议题 结果六要素 主体 具体反映会议的主要情况 内容与成果 结尾 可用简短 明确 有力的语句提出要求 希望 号召 签署 正文右下方署明主办单位或会议名称 主体 具体反映会议的主要情况 内容与成果 表达方式有 概述式 综合原始材料 围绕议题概述多用小型会议 条块式 规模大 议题多的会根据不同内容分块表达独立意思 或分条列项归纳会议内容 或先块后条混合使用 层次明确 记录式 有重要讲话时用记录方式构成记要主体 7 会议安排 会后工作 1 收回所有单位 部门 物品 文件材料 设备文具物品等 2 清洁 检查会议地点 场所 借用还回 移动恢复等 3 向有关提供帮助者告辞致谢 4 结请帐目 场地 住宿 设备 餐饮 服务 文具复印费等与预 算比较 并检查订金最后结算 现金 支票 信用卡 索要发 票凭证 5 会议分析和评估 统计 分析调查 问卷等 包含对会议内容 展示 管理 地点 设施 材料 服务等评估 6 整理会议文件材料 如记录的整理 会议材料的存档 7 编制会议报告 纪要 通讯 8 进行会议催办和备忘 执行催办会议交办决定 整理待做工作表 等 8 会后工作 会议纪要 定义 按会议宗旨 精练准确记述其要点 以上报和下达贯彻执行 写作 1 忠实会议实际 准确反映会议情况和意见 2 突出会议中心 内容概括 有取有舍 有主有次言语精练 3 逻辑条理清楚 观点鲜明 不堆砌拼凑 必要时加理论说明 4 及时印发 作为依据 起到指示 指导 协调 约束作用 9 会后工作 会议纪要格式 列为法定公文 版面编排由版头 本体 版尾三部分 可不盖公章 本体 标题 公文式或简式 会议名称 纪要 时间 标题下写纪要印发时间 署名下写成文时间 正文 概况 会期 会址 主持 参会 议题 结果六要素 主体 具体反映会议的主要情况 内容与成果 表达方式有 概述式 综合原始材料 围绕议题概述多用小型会议 条块式 规模大 议题多的会根据不同内容分块表达 独立意思 或分条列项归纳会议内容 或先块后条混合使用 层 次明确 记录式 有重要讲话时用记录方式构成记要主体 结尾 可用简短 明确 有力的语句提出要求 希望 号召 签署 正文右下方署明主办单位或会议名称 四 信息管理 国家机构 社会组织 个人从事政 军 经 科 技 文 宗等 活动中直接形成的对国家 社会有保存价值的各种文字 图表 声像 记录 行政管理类 经营管理类 科研类 工艺技术类 法律类 财 会金融类 基建设备类 人事类等 档案特点 1 社会实践中的原始记录 2 是有条件转化来的文件 3 来源广泛 内容丰富 形式多样 档案作用 1 凭证作用 2 参考及情报作用 1 信息管理 档案业务 6 个环节 1 收集工作 获取积累档案的手段 统一管理的措施 力求丰富完 整高质 2 整理工作 按一定原则分类 组合 排列 编号 编目的有序化 过程 3 鉴定工作 对库存进行鉴别 挑选 去 粗取精 最佳优化 发挥 价值 4 保管工作 采取保护措施 妥善管理延长寿命 加强保密 确保 安全 5 统计工作 进行收进 移出 利用数量登记 统计和分析 掌握 情况 6 提供利用 开发和直接提供档案 为事业服务 达到建档根本目 的 2 信息管理 分类 按字母排列 以英文姓氏顺序排 同姓再按名的首字 中文按拼 音如客户名单李 L 在前 张 Z 在后 按主题内容 同类内容的文件归在一起 建立一个易区分的主题 如建立供应类文件和销售类文件不同主题 按形成时间 文件形成时间年 月 日的先后 看发展变化如将 财务发票本按年 月分类 按地区范围 业务活动以地区更显重要和方便时 确定地区名如 西北分公司 东北分公司 按数字规律 按规律用数字给文件编号归档 便于增添和查找如 人事档案的编号 病历 微机管理 按档案来源 保持文件形成的来源地的清晰 不随意拆散 搬家 如市办公厅文件 市经贸委文件 按载体形式 根据档案载体的不同而分类如纸质类 音像类 电 子类 缩微胶卷 综合应用各类 如先时间 后主题 再地区 五 人际交往 人际关系 气质类型 约哈里窗户 与同事相处 与上司相处 1 人际关系是指在社会活动中 人们相互间所结成的各种关系 也可 以说是反映人与人之间心理上的距离 人际关系图 我我我 主主主 管管管 朋朋朋 友友友 同同同 事事事 家家家 人人人 客客客 户户户 供供供 应应应 商商商 2 促进人际吸引的形式 接近性吸引 空间距离近 见面机会多 相似性吸引 处事态度相似 感情融合 互补性吸引 满足需要 我无换他有 报答性吸引 他对你好 报之以琼瑶 仪表性吸引 仪表诱人 第一印象好 3 气质类型图 过敏过敏过敏 内向内向内向外向外向外向 稳定稳定稳定 抑郁质抑郁质抑郁质 弱型 弱型 弱型 胆汁质胆汁质胆汁质 不可抑制型 不可抑制型 不可抑制型 粘液质粘液质粘液质 安静型 安静型 安静型 多血质多血质多血质 活泼型 活泼型 活泼型 4 约哈里窗户图 5 与人相处之道 尊重他人 感谢他人的帮助 关心他人 提供帮助 配合与支持 表现温情与爱心 自自知知 自自不不知知 人人 知知 开放区域 自知人亦知 行为 兴趣 嗜好 思想 观点 情趣 外貌 职业 家庭以及某些背 景材料 应沟通人际交往的效率 努力扩大该 区 盲目区域 人知自不知 看不到自己的缺点和优点 做自己不 能意识到的事 当事者迷 应从他人处获取自己的信息 努力缩 小该区 人人 不不 知知 秘密区域 自知人不知 个人隐私秘密 其范围因人 事 条 件而异 应尽力向开放区转化 扩大知心朋 友 未知区域 自不知人亦不知 人的潜意识 可以转化成其它三区 应努力挖掘潜在意识 认知自我 缩 小未知区 不强加于人 体谅他人 谦虚谨慎 戒骄戒躁 准确扮演自己的角色 保持沟通与交流 正确对待他人的成绩 6 与同事关系的自我评价 每天上班见了同事 你主动问好 表示致意吗 你能细心察觉同事的情感变化 主动询问表示关切吗 在与同事共同工作时 你采取 齐心协力 漫不精心 推委 拆 台 同事遇到困难 你是 热心帮助 表面应付 不闻不问 遇到难以分清的工作 你是主动去做 还是推给别人 7 与同事关系的自我评价 当你需要同事的帮助 你能礼貌的提出请求吗 你认为同事帮助你是应该的 而不需要感谢吗 同事外出 有访客找他 你能代同事热情接待和处理事由吗 同事外出 有电话找他 你是怎样接应电话的 当你了解工作中的信息 你在同事面前是神秘兮兮 还是共同分 享 你怎样给同事留言和写备忘条 当你取得一些成绩时 你会在同事面前流露 炫耀 甚至吹嘘吗 对待同事的缺点或毛病 你是看笑话 夸大 喧扬 还是真诚帮 助 看到同事取得成绩或上司表扬 你