文书科工作职责

文书科工作职责 岗位职责 工作制度 考核办法 工作简明流程 作者 文 呼和浩特铁路局办公室发表于 2007 年 5 月 11 日 18 4 文书综合科职责范围 1 认真学习铁道部 公文处理办法 铁路电子公文处理系统 操作手册等业务知识 同时加强对 路局各专业业务知识的学习和了解 2 拟定路局公文处理办法 细则和管理制度 并做好指导局属各单位 局机关各部门公文处理工作 3 负责全局 电子公文系统 的应用 维护 组织协调和指导工作 4 负责路局文电的收发 审核 分办工作及路局各类会议材料的打印工作 5 负责路局印章 介绍信 营业执照 企业代码证的管理工作 6 办理路局机关行政部门及局属各单位行政印章的刻制 颁发 销毁工作 7 负责路局机关的文件交换工作 8 完成领导交办的其它工作任务 文书综合科科长岗位职责 1 在局办室 党办室 主任 分管主任的领导下 管理本科日常工作 制定完善有关制度 组织和带领 全科人员认真执行工作制度 严格履行岗位职责 确保完成本科职责范围内的各项工作 2 组织落实办公室制定的各项工作计划 按期完成各项工作任务 3 负责拟定路局公文处理办法 细则和管理制度 组织指导局属各单位 局机关各部门公文处理工作 4 负责全局 电子公文系统 的应用 维护 组织协调 指导工作 5 负责路局印章 介绍信 营业执照 企业代码证的管理工作 6 负责办理路局机关行政部门及局属各单位行政印章的刻制 颁发 销毁工作 7 按时完成领导交办的其它各项工作任务 文书综合科副科长岗位职责 1 在分管主任的领导下 协助科长管理本科日常工作 制定完善有关制度 组织和带领全科人员认真 执行工作制度 严格履行岗位职责 确保完成本科职责范围内的各项工作 2 协助科长履行公文收发管理职责 制订工作标准 规范各项工作制度 制订检查办法 3 负责路局和办公室文件 电报的编号 登记 拟定份数 根据缓急程度合理安排打印 排版 复核 工作 4 组织推进公文规范 公文格式 大力推进 应用 电子公文 及全局 电子公文系统 的日常维护 工作 5 检查设备运行情况 做好耗材的申报 更换 提出设备更新购置建议 6 了解掌握每日收发文工作情况 7 按时完成领导交办的其它工作任务 文书综合科协理岗位职责 1 协助管理文书科的各项工作 严格履行岗位职责 确保完成本科职责范围内的各项工作 2 负责受理发给路局的各种文电及机要文电的签收 登记 领导批示后的分发 呈送 传阅 和催办工 作 并履行签字手续 3 负责接收电子公文的签收 办理工作 并对局机关各部门做好电子公文的指导和催办工作 4 严格遵守保密规定 保证不失密 不泄密 不丢失文件 5 严格按照规定协助管理印章 介绍信 营业执照 企业代码证的办理工作 6 完成好领导交办的各项工作任务 文书综合科打字员岗位职责 1 负责完成路局文件的打字 文印 盖章 装订 电子公文的排版 发送及各种会议材料的打印工作 2 严格按照 铁道部公文格式 和 呼和浩特铁路局公文处理实施细则 的要求 保证发文质量 正 常文件不超过 2 天 紧急文件随时排版 打印 3 努力钻研业务 熟练掌握各种设备的操作技能 4 严格遵守保密规定 保证不失密 不泄密 不丢失文件 5 按时完成各类应急文件 材料的排版 打印 电子公文的分发及领导交办的其它工作任务 文书综合科收发员岗位职责 1 协助科长管理收发室工作并负责公文收发管理 2 负责公文的外勤收发 公文的登记 中转 交换及邮局平信 挂号信件的接收 分发 3 负责纸质公文的分发 装封 4 负责接收铁道部 自治区电子公文并分发 下载 5 严格遵守保密规定 保证不失密 不泄密 不丢失文件 6 完成好领导交办的其它工作任务 文书综合科通信员岗位职责 1 负责路局机关各部门报纸的发放及公文收发管理工作 2 协助收发员负责公文的外勤收发 公文的登记 中转 交换及邮局平信 挂号信件的接收 分发 3 协助收发员负责纸质公文的分发 装封 4 协助收发员负责接收铁道部 自治区电子公文并分发 下载 5 严格遵守保密规定 保证不失密 不泄密 不丢失文件 6 完成好领导交办的各项工作任务 文书综合科司机岗位职责 1 负责受理路局机关来往信件的传递和呼市地区局属单位信件的交换工作 2 及时 准确 安全地取送信件 遇有急件随到随办 迅速取送 不压件 不误事 3 受理 取送 交换信件要严格执行登记 核对 签收手续 防止误取 误送和漏取 漏送 4 严格遵守保密规定 保证不失密 不泄密 不丢失文件 5 遵守交通规则 维护保养好交通车辆 保证安全执行任务 6 完成好领导交办的其它工作任务 文书综合科工作制度 一 科务会议制度 1 科务会议召开时间 科务会议采取月度会议的形式 一般于每月月初 月末召开 遇有特殊情况 可随时召开 2 科务会议参加人员 科务会议参加人员为文书科全体 遇有重要事项邀请分管主任参加 3 科务会议主要内容 传达月度室务会议精神 总结上月工作完成情况 相互通报有关事项 分析存 在的问题 部署当月重点工作 二 政治业务学习制度 1 学习内容 局办室 党办室 党总支每月规定学习内容 铁路公文处理办法 路局阶段性重点 工作要求 铁路运输专业技术知识 不断提高科内人员政策理论水平和必备的业务素质与工作能力 2 学习方式 采取集中学习与个人自学相结合 每月自行完成局办公室 党办室 党总支学规定的学习 内容 至少有一篇心得体会 每月组织一次集体学习 3 检查与考核 科内每季度检查一次学习笔记 未完成学习计划的 按岗位量化考核标准进行考核 三 保密工作制度 1 科内人员严格执行国家保密工作有关要求 牢固树立保密意识 自觉学习保密知识 严守保密纪律 2 秘密文件 资料 未经保密管理部门同意 严禁擅自复制 摘抄 传递 销毁 3 受理的秘密文件 机要电报严格按照保密法的有关规定认真办理 呈送领导批示的机要文电要放入 专用的机要文件夹中传递 办理完毕后要放入保险柜保管 定期退还局办室 党办室 机要保密室 4 严禁在私人交往 通信中泄露各级秘密 严禁在公众聚集场所谈论各级秘密 严禁通过普通邮政传 递各级秘密文件 资料和物品 5 对需要传阅的秘密文电或资料 及时提醒局领导阅签 并按规定程序返回文书综合科 四 印章管理制度 1 为维护路局印章使用的权威性 严肃性和安全性 对印章严格管理 2 路局印章由科长负责管理 印章存放在保险柜中 3 建立印章登记制度 每一次用印需填写 印章审批单 由局领导 局办室领导或企法处法律室负 责人签批 经核对无误后 登记盖章 4 凡以铁路局名义发出的文电 须经局领导签发方能盖章 盖章前 应检查原稿是否经办公室审核 公文格式是否符合要求 公文组成是否完备 版面是否整洁 对不符合要求及超过规定份数的公文 不予盖章 盖章印迹要端正 清晰 印章应当上不压正文 下压成文时间年 月 日 4 7 个字 5 凡以铁路局名义与有关单位联系工作的介绍信 经局属各单位 局机关各部门领导签署意见 并经 局办公室 党办室 领导签字批准后 在专用的介绍信上盖章 6 对于局领导事先安排的急办事项 领导又未及时审签的可登记后先办理 事后报告领导并补办手续 7 严格把关 绝对不允许加盖无原则的印章 也不允许在空白的单证 纸张上加盖印章 五 介绍信 营业执照 企业代码证管理制度 1 介绍信 营业执照 企业代码证由科长负责管理 2 局机关各部门 局属各单位办理有关事项需开具铁路局介绍信时 需持有本部门 本单位介绍信 经局领导或办公室领导签批后方可开具 3 开具介绍信时 必须按规定格式进行认真填写 做到语言通顺 字迹清楚 端正 存根完整 4 机关各部门 局属各单位办理有关事项需出具路局营业执照 企业代码证时需持有本部门 本单位 证明 由企法处法律事务室审阅签字后方可办理 六 收文管理制度 1 接到发往路局的各类文电后 及时签收 认真审阅并进行登记 2 每日上下午定时接收铁道部发来的电子公文 并及时签收办理 3 做到紧急文电随到随办 正常文件当日办理 4 每日将所登记的文电送办公室分管主任批示拟办意见 根据拟办意见及时分送给路局领导和机关部 门阅处 遇有紧急文电领导出差不在时 电话通知局领导秘书告知局领导 也可同时告知承办部门 5 局领导批示后的办件及时转交承办部门承办 领导批示后的阅件及时收集整理并妥善保管 同时做 好发文去向的登记工作 6 对于保密文件 电报 要严格按照保密工作制度有关规定认真办理 7 严格执行文件传阅签字制度 随时掌握文件去向 避免漏传 误传和延误 8 每日下班前文书人员要对办理的文电认真检查整理 确认无遗漏后方可离去 七 发文管理制度 1 接到各类局发文件的文稿后要认真审核 审核内容包括有无秘书科核稿 局领导是否己签批 确认 无误后 进行登记 编号 交由打字员排版 2 接到各类文件 会议材料 汇报材料等 要合理安排 做到急件急办 特件特办 3 遇有节假日及工作时间以外需打印文件及各类应急材料时 安排科内人员迅速办理 4 对各类局发文件 材料进行终校 认真审核无误后 方可印发 上网 八 打字室管理工作制度 1 认直遵守 文书科岗位职责 完成好局发文件及各类应急材料的排版 打印 电子公文上网工作 2 严格按照 铁道部公文格式 和 呼和浩特铁路局公文处理实施细则 要求 努力钻研业务 对打 印 排版技术要精益求精 不断了解和掌握计算机以及先进的文字处理软件相关知识 提高打印文件质量 正常 文件不超过 2 日 紧急文件随时排版 打印 上网 3 遇有节假日及工作时间以外需打印各类应急文件材料时 不得推诿 要克服困难 保证准时到位 圆满完成任务 4 搞好打字室 文印室内的的清洁卫生 认真做好文印设备的保养 确保经常处于良好状态 不能因 设备故障影响工作 5 严格按照保密管理制度 做好文件的保密工作 打印作废的文件材料应立即销毁 以防泄密 谢绝 非本室人员在打字室逗留和翻阅文件 6 工作中要注重仪表仪态 热情有礼 随叫随到 完成领导交办的其它工作 九 收发室工作制度 1 做好铁道部 自治区 局属单位等信件的收 取 分发 传递工作 2 每日上 下午按时接收铁道部 自治区发往路局的电子公文 会议通知等 并及时分发 下载 3 每天做到及时 准确 安全地取送信件 遇有急件随到随办 迅速取送 保证不压件 不误事 4 受理 取送 交换信件要严格执行登记 核对 签收手续 防止误取 误送和漏取 漏送 5 严格遵守保密规定 保证不失密 不泄密 不丢失文件 并做好非法投递物的控制与管理 一经发 现 立即报告局办室 党办室 6 包裹 汇款单来去手续清楚明白 力求不出差错 7 准确做好机关报刊的分发工作 并保证节假日的正常收发 8 完成领导交办的其它工作任务 9 每天上午 8 30 9 30 为呼和地区各单位通信员交换信件时间 每天上午 10 00 11 30 为局机 关各部门取送交换文件时间 十 车辆管理制度 1 司机必须遵守 国家道路交通管理条例 及有关交通安全管理的规章规则和路局其他相关的规章制 度 2 每日准时到车站 自治区政府文件交换站取送信件 3 除正常取送文件外 办理其它事项出车须经科长同意 节假日必须经分管主任批准 杜绝用公车办 私事 4 每日用车完毕 将车辆钥匙交科长保管 5 爱护车辆 搞好车辆清洁 出车前要坚持认真检查机油 汽油 刹车油 冷却水 轮胎气压 制动 转向 喇叭 灯光等 保证汽车处于良好状态 6 出车在外或出车归来停放车辆 要选取安全的停放地点和位置 不能在不准停车的路段或危险地段 停车 司机离开车辆时 要锁好保险锁 防止车辆被盗 7 司机发现车辆故障时要立即检修 自己无法检修的 立即报告科内负责人 并提出具体的维修意见 包括维修项目和大致需要的经费等 报经办公室主任审批 未经批准 不许私自将车辆送厂维修 8 司机要经常检查车辆各种证件的有效性 出车时保证证件齐全 因故违章或证件不全被罚款的 费 用不予报销 违章造成的后果由司机自行负责 9 不准开疲劳车 不准酒后驾车 10 司机必须保证通讯设备畅通 无条件服从工作安排 11 出车执行任务 遇特殊情况不能按时返回的 应及时通知科室负责人 并说明原因 12 下班后 应将车辆停放在路局院内指定地点 不准私自用车 13 司机不得将自己保管的车辆随便交给他人驾驶或练习驾驶 14 司机要爱车 节油 坚持车辆维修和保养制度 保证安全驾驶 十一 安全保卫制度 1 科内人员要牢固树立安全防范意识 坚持 安全第一 预防为主 综合治理 的指导思想 2 严格遵守办公室烟蒂 火柴杆 烟灰 三不落地 的要求 严禁存放易燃 易爆物品 及时清理废 版纸张 作废文件 防止火灾 触电等事故发生 3 公 私现金及贵重物品应妥善保管 一律不得在办公室内过夜 因盗窃等原因造成的损失由本人负 责 4 个人离开办公室要随手关门 下班时锁好门 桌 橱 窗 切断计算机等办公设施电源 杜绝各类 事故隐患 5 办公室钥匙不得转交本室以外的人员使用 个人办公桌钥匙要随身携带 调离或更换办公室时 将 办公室 办公桌钥匙和其它有关钥匙及时交还科室负责人 6 科内人员要提高警惕 加强防范 发现可疑人员要及时向保卫部门报告 文书综合科量化考核办法 根据局机关 双文明 量化考核和局办室 党办室 工作要求 结合文书综合科实际 制定岗位量化 考核办法 一 考核范围 文书科全体人员 二 考核内容 考核内容按工作重要程度分为 A 类和 B 类两种 A 类 共有 7 项 1 局 室领导直接交办任务完成情况 2 文书人员职业道德 职业纪律 职业形象树立情况 3 各类收 发文电及会议材料完成情况 4 印章 介绍信 营业执照 企业代码证管理情况 5 保密制度落实情况