“一页纸”报告速成教材

再忙不减培训 奇瑞大学 一页纸一页纸 报告速成教材报告速成教材 目目 录录 一 什么是一 什么是 一页纸一页纸 报报告 告 二 二 一页纸一页纸 报告的报告的编编写原则写原则与与步骤步骤 一 编写原则 一 编写原则 二 编写步骤 二 编写步骤 三 三 一页纸一页纸 报告的主报告的主要要类型与通用格式类型与通用格式 一 提案型 一 提案型 二 计划进展状况型 二 计划进展状况型 三 信息传达型 三 信息传达型 四 解决问题型 四 解决问题型 四 四 一页纸一页纸 报告其报告其他他编编制制注注意事项意事项 附加 附加 写报告时的注意事项 写报告时的注意事项 发言时的注意事项 发言时的注意事项 A3 是一种标准化的思维方式 而非某种书写技巧 培训教材 奇瑞大学 1 1 一 什么是一 什么是 一页纸一页纸 报告 报告 所谓一页纸报告 即指将报告的内容浓缩于一页纸内 所有报告的内容呈现与 一张 A3 纸中 A3 国际标准纸张的尺寸 又称 单页报告 或 A3 报告 过滤 提炼你的思想 使其浓缩在一页纸上 管理者阅读这页纸后 他们 就能了解问题的来龙去脉 这就是精益的本质 A3 是一种标准化的思维方式 而非某种书写技巧 一页长 迫使演示者对他 她想展示的信息进行 挑剔 或做成 精品 纸上每一空间都具有价值 按逻辑的流程把所有相关信息浓缩到单独的一张纸上 以便快速评审 一种包括所有需要信息的沟通工具 在特定的提议上做出决定 在特定的 问题做出决定 对一个明确的目标的执行情况进行沟通 对一个更大目标 的要点进行沟通 返回目录 二 二 一页纸一页纸 报告的编写原则与步骤报告的编写原则与步骤 一 编写原则 一 编写原则 报告格式简化 模板化 表格式 栏目设计科学 有逻辑 报告格式简化 模板化 表格式 栏目设计科学 有逻辑 1 为掌握整个局势而规划时间 a 在宽泛的范围内考虑信息来源 b 依据事实而不是观点来书写报告 c 考虑长期的影响 2 确定你需要那种A3报告 为你的读者着想 考虑他们的需要和对问题背景的 了解 3 将报告与公司的价值观和哲学观联系起来 4 使报告具有逻辑顺序 5 惜墨如金 尽可能使用图表和可视化的方法来书写报告 培训教材 奇瑞大学 2 2 6 具体一些 并且避免使用简写术语 7 考虑每部分的可读性 为此来帮助你书写A3报告 二 编写步骤 二 编写步骤 1 按照报告的主题 选择一个故事模版 决定你的报告的目的 你是希望得到允许来继续工作吗 提议型 你是试图解决问题吗 问题解决型 你是对新的情况进展做一个汇报吗 更新情况型 你是分享新信息吗 信息分享型 2 根据报告的内容 分类进行罗列 清晰的列出几大部分 3 简化内容 达到清晰 简明 详细查看每一部分的信息并自我提问 我能用更少的信息讲述吗 我们能用不同的方式展示信息以便更好地阐明观点吗 例如 表格 图表 4 仔细检查每一步 退回一步 浏览整个报告 有无拼写错误吗 是在讲述一个故事吗 是否简单明了 我是否得出结论 我的建议是什么 我是否达到了我的目的 返回目 返回目录录 培训教材 奇瑞大学 3 3 三 三 一页纸一页纸 报告的主要类型与通用格式报告的主要类型与通用格式 一 提案型 一 提案型 用来提出一个方案或者新的设想 它不仅是一个建议 还必须包括一个清晰的 执行计划 解决的问题及时间表 结结构 构 举举例 例 培训教材 奇瑞大学 4 4 二 计划进展状况型 二 计划进展状况型 用于说明正在进行中的项目状况 这类 A3 报告需要最近行动进展信息 项目的 目标是什么 怎样与目标联系起来 实际开展状况与计划时间的对比如何 有 些什么问题需要解决 今后的工作如何进行 结结构 构 三 信息传达型 三 信息传达型 目的在于传达信息 比如竞争对手或丰田内部的信息 信息 A3 的形式很自由 版面设计和表现方式等留给作者发挥 结结构 构 培训教材 奇瑞大学 5 5 四 解决问题型 四 解决问题型 公司没有满足计划 目标时 那么就一定存在某些问题 这种 A3 需要对计划 实施 检查 执行 PDCA 的整个过程进行沟通 这其中隐含的是丰田问题的 解决方法 即使目标明确 当前状况的数据 对根本原因的详细分析 寻找对 策以及衡量执行情况 后续跟踪必须包括验证对策行动的有效性 未来将采取 的行动以及验证过程中吸取的教训等 结结构 构 举举例 例 培训教材 奇瑞大学 6 6 返回目录 四 四 一页纸一页纸 报告其他编制注意事项报告其他编制注意事项 返 返回回目目录 录 写 写报报告告时时的注意事的注意事项项 在写报告时首先应该知道的一点 就是要 站在对方的立场上 对于这一点 做以下阐述 1 读者并不具备初步知识 读报告的人对于自己职场的状况 不具备初步知识的情况很多 注 对部门内的专业术语要增加易理解的补充说明 2 论点的论述要简明扼要 什么东西是什么 如何做 像这样各部分在整体上的联系 即简明扼要地阐述论点是非常重要的 注 最好是先确定整体的骨架 然后再明确各部分着重写什么 3 写得太多会使人失去阅读的兴趣 整张纸上如果密密麻麻地写满字 则不容易读出重点 因此使人变得失去兴趣 注 在书写数量上努力控制在读者能理解基础上的最小限度 4 一看就明白 如果是写在一张 A3 纸上的报告 要求用眼看一分钟就可以明白它想说明的是什么 注 可对该部分重点文章或数字进行特写 一 关于全盘的布局 一 关于全盘的布局 1 决定大概的布局 然后给各部分分配空间 注 重要度高的部分要多给空间 2 留有适当的空白 保持适度的占有率 注 从左边边界密密麻麻地写到右边边界 这样非常不容易读 一般采用 70 的页面被认为是最 容易读的 培训教材 奇瑞大学 7 7 3 各部分用方框框起来 并加上箭头 注 这样的话 整体的流程就容易理解了 4 各部分的排列 以 从左向右 从上向下 较易读 5 纸张的右侧必须留出 2cm 位置 注 是为了装订成文件时打孔用的空间 培训教材 奇瑞大学 8 8 二 关于在易读上下功夫 二 关于在易读上下功夫 1 各部分前要标注序号 大标题 or 1 2 等 中标题 1 2 or 等 小标题 i 2 重点可用粗体字或大字书写 起到强调的作用 3 数字一般保留 3 位数字程度 Ex 3 500 021 元 约 350 万元 4 活用表格 图形 曲线 便于看懂 注 比起文章来 具有易理解 书写量少的优点 Ex 全体有 200 个 A 有 90 个 占 45 B 有 60 个 占 30 C 有 50 个 占 25 各部分所占比例 90 60 50 5 同表格相比 图形 曲线的易看懂 效果要大一些 培训教材 奇瑞大学 9 9 附件一 图形曲线的种类及用途附件一 图形曲线的种类及用途 培训教材 奇瑞大学 1010 附件二 图形 曲线 的画法附件二 图形 曲线 的画法 1 根据目的的不同选择合适的图形 2 加上易懂的标题 3 加上序列号 4 数据的出处 调查方法等特别记录事项要写上 注明 5 必须注明单位 不能忘记 0 6 刻度和划线要画清楚 7 如果有很多线同时出现的话 一定要想办法使它容易看明白 培训教材 奇瑞大学 1111 附件三 画图形和曲线时的注意事项附件三 画图形和曲线时的注意事项 三 如何写出简明易懂的文章 三 如何写出简明易懂的文章 1 要简洁 删除无用的修改性语言 培训教材 奇瑞大学 1212 2 回避长句 尽可能分条列项 3 要具体 避免抽象的表现 4 要直截了当 避免迂回繁琐 双重否定等 5 采用能动态 避免被动的表现 6 给专业用语加上简明的补充说明 培训教材 奇瑞大学 1313 7 在一句话中不要重复使用同一词语 8 文体要统一 发言时的注意事项 发言时的注意事项 1 关于事前的准备 1 确定发言的重点 a 确定哪部分为一带而过 哪部分重点地详细说明 b 明确哪张图的哪部分进行说明 2 一定进行试讲 排练 a 能否在规定时间内讲完 b 第三者 专业外人士 能否容易听懂 c 是否有讲话时的不良习惯 例如 这个 啊 嗯 等 2 关于发言的方法 1 遵守规定的时间 10 分钟的情况下 在 9 11 分钟内讲完 2 讲话要让人容易理解 a 声音要洪亮 注意把句尾的话讲清楚 b 讲话要有节奏 c 在您想强调的部分要放大声音 或放慢速度进行 d 避免使用暧昧的讲法 例 我想 可能 应该 大概 的表现方式会给人的结果尚不明确的印象 要想 清楚地表现出结果请用 是