物流公司出差管理办法

物流公司差旅费管理办法 第 1 页 共 18 页 物流公司管理制度物流公司管理制度 差旅费管理办法差旅费管理办法 20122012 年年 1 1 月月 6 6 日发布日发布 北京福田物流有限公司北京福田物流有限公司 物流公司差旅费管理办法 第 2 页 共 18 页 目目 录录 第一章第一章 总则总则 3 第二章第二章 出差管理规定出差管理规定 4 第三章第三章 出差相关标准出差相关标准 7 第四章第四章 其他出差情况及相关标准其他出差情况及相关标准 11 物流公司差旅费管理办法 第 3 页 共 18 页 第一章第一章总则总则 第一条第一条 目的目的 通过规范出差行为 规范差旅费报销标准和支付程序 提高工作效率 合理控制差旅费用 从而实 现对出差行为的有效管理 根据国家有关差旅费开支规定 结合物流公司经营活动的实际情况 特制定 本办法 第二条第二条 适用范围适用范围 适用于北京福田物流有限公司总部及各分公司 各子公司全体员工 第三条第三条 分类及定义分类及定义 A 员工出差分为外勤 短途出差 长途出差和常驻出差四种情况 具体为 一 外勤是指因办理公司事务而前往目的地在公司所在地区的出差行为 路程在 100 公里范围内 二 短途出差是指前往的目的地不在公司所在地区 且一天内往返的境内出差行为 路程在 100 260 公里范围内 三 长途出差是指前往的目的地不在公司所在地区 且超过一天以上时间才能往返 但不需要常驻的 境内出差行为 路程超过 260 公里以上 四 常驻出差是指前往的目的地不在公司所在地区 且需要常驻工作的出差行为 包括项目调研与开 发 借调 外派 市场开发调研及长期业务运作 市场部业务人员 专指供应物流分公司各办事处业务人员及各分 子公司运作供应业务的相关人员 但不包括属地招聘人员 外派人员 外派指由公司组织调动或任命形式派驻到员工居住地以外 跨省 市 工作的人员 其 中公司招聘学生 人才的居住地以初次招聘的工作厂区为准 以下情况不视为外派 属地招聘人员且未 参与调动的 调入公司总部工作的 经个人申请由公司安置到个人居住地 含新 工作的 B 根据会计核算和公司内部管理的需要 本规定所指的差旅费主要包括以下项目 一 职工因公出差期间发生的交通工具费用及其附加费用 如飞机票 火车票 船票以及与此相关的 手续费 保险费等附加费用 二 职工因公出差需要发生的行李托运费 寄运费 住宿费等 三 职工因公出差发生的电话费 邮寄费等 四 按照规定标准补助的出差伙食补贴 交通补贴等 五 本公司职工按照规定享受探亲或调动工作时发生的往返交通费以及行李托运等相关费用 六 按照有关会计核算的相关规定 经财务部门认定 应该列入差旅费的其他费用 第四条第四条管理原则管理原则 物流公司差旅费管理办法 第 4 页 共 18 页 一 出差须因为办理公司事务且有明确的工作目的 二 出差需经事前书面申请 外勤及短途出差除外 但需征得部门负责人同意 三 出差者应本着快捷 安全 节约的原则合理安排出差路线和滞留时间 四 严格按公司制定的标准报支差旅费 五 差旅费必须在各部门预算总额内控制 超预算不得报支 第二章第二章 出差管理规定出差管理规定 第五条第五条出差审批出差审批 员工出差应遵守以下流程 纪律 一 外勤及短途出差应征得出差人的部门负责人 部长 口头同意 二 其他类型的出差需填写 出差申请单 及 出差任务报告书 附件一 附件二 出差途中需 要改变出差路线或目的地的 应获得批准人的同意才可以 三 各级审批程序如下 4 1 总部 出差审批人 出差人 科长部长副总经理总经理 员工级审核批准 科长级 科长 副科长 审核批准 部长级 部长 副部长 审核批准 副总经理级 财务总监批准 4 2 分公司 出差审批人 出差人 科长级副部长级 部长级 分 公司经理 分管副总经理 总经理 员工级 审核审定批准 科长级 科长 副科长 审核批准 副部长级 审核批准 部长级 分公司经理 审核批准 物流公司差旅费管理办法 第 5 页 共 18 页 备注 1 批准人出差在外的 批准权限由上一级人员行使或通过传真件批准 2 专业总师各项差旅费 标准参照部长级员工标准执行 3 主管师 主任师各项差旅费标准均与一般员工标准一致 4 凡未经 公司下发红头任命文件人员 无论是否享受科级 部级待遇 均按一般管理人员标准执行差旅费用标准 第六条第六条 差旅费借款差旅费借款 长途出差和常驻出差可以向公司借支出差备用金 其他类型的出差原则上不能借支 特殊情况由总 经理核准 借支出差备用金员工应遵守以下流程 纪律 一 出差者凭 借款单 办理出差备用金借支 多人一起出差的应指定一人负责借支 二 出差备用金借支额 批准出差天数 最高住宿标准 生活补助标准 交通工具费用 人 数 三 出差备用金的借支按照公司相关的财务开支程序办理 同时适用 前款未清 后款不借 的原则 四 一次性借款额超过 5000 元的 应提前一个工作日通知财务部出纳人员准备 五 根据公司 备用金管理办法 持有备用金的人员 不得再次借支出差备用金 第七条第七条 差旅费报销程序差旅费报销程序 出差者应在出差回来后一周之内办理完报销的相关手续 逾期 将给予出差者 20 的负激励并由财 务部通知人力资源部在借款者的工资中扣除 同一任务多人出差的应由备用金借支者统一办理报销的相 关手续 但应按每人单独填报 差旅费报销单 外勤 短途出差之外的其他类型出差的报销须附上 出差申请单 及 出差任务报告书 出差者填写 差旅费报销单 并经其主管核实后 将单据交至财务人员审核 财务人员按照本规定审核单据是否合法 有效 费用是否符合标准之后 按下列情况处理 一 单据合法 有效 费用符合标准 在 差旅费报销单 填上大小写金额 如修改 应在修改处盖 上签章 在 会计人员复核 栏签字 然后交给出差者 二 单据不合法或无效 一律不允许报销 费用超标准 由出差者找批准人特批 经批准后 按上述 一 中程序办理 三 出差者将 差旅费报销单 交由审批者审批 出差者将经审批的 差旅费报销单 交出纳报销 第八条第八条 审批权限审批权限 差旅费报销审批按 财务支出审批权限管理办法 执行 第九条第九条 管理责任管理责任 出差者的责任 物流公司差旅费管理办法 第 6 页 共 18 页 一 出差前履行必要的批准手续 二 本着快捷 安全 节约的原则合理安排出差路线和滞留时间 三 严格执行出差开支标准 四 按实际情况提供真实 合法 有效的报销凭据 出差审核 批准者的责任 一 严格本着工作需要的原则审核 批准出差 二 负责评估出差效果 如通过要求出差者提供出差报告的方式 改善出差管理 费用报销审核 批准者的责任 一 严格按照标准审核 审批差旅费 二 严格审核差旅费报销凭证 确保其真实 合法 有效 第十条第十条 处罚处罚 出现下列情形 不能报销差旅费 同时对出差者作全公司通报批评处理 一 未经批准擅自出差或改变出差地点 时间而没有经过批准人同意的 二 出差的目的不是为办理公司事务的 探亲等公司规定事项除外 三 办理完公司的事务后逾期逗留的 四 虚报冒领差旅费的 出现下列情形 对责任人作全公司通报批评处理 一 滥用审核 批准权限 导致非因公司业务出差事项的 二 滥用审核 批准权限 导致非因实际需要提高标准的 三 越权批准出差的 四 越权批准报销的 五 不按规定借支出差备用金的 物流公司差旅费管理办法 第 7 页 共 18 页 第三章第三章 出差相关标准出差相关标准 第十一条第十一条 交通工具及交通费管理规定交通工具及交通费管理规定 一 交通费报销标准 序号出差类型级别交通工具备注 1外勤 短途出差所有职务人员私家车 本公司车辆 公共交通 详细说明 见第十三 条 八 相关规定 总经理 飞机 经济舱 火车软卧 动车 高铁 一等座 轮船一等 舱 副总经理级 财务总监 飞机 经济舱 火车硬卧 动车 高铁 二等座 轮船二等 舱 部长级飞机 经济舱 火车硬卧 动车 高铁 二等座 轮船二等舱 科长级火车硬卧 动车 高铁 二等座 轮船三等舱 员工级火车硬卧 动车 高铁 二等座 轮船三等舱 2长途出差 其他人员火车硬卧 轮船三等舱 部长级飞机 经济舱 火车硬卧 动车 高铁 二等座 轮船二等舱 科长级火车硬卧 动车 高铁 二等座 轮船三等舱 员工级火车硬卧 动车 高铁 二等座 轮船三等舱 3常驻出差 其他人员火车硬卧 轮船三等舱 详细说明 见第十一 条 二 相关规定 二 相关交通规定如下 2 1 工作人员因公出差 不分职级 均可乘空调软座可躺式客车 票价凭单据实际报销 2 2 总经理连续乘坐飞机 2 个小时以上的可以乘坐公务舱或头等舱 高铁一等座 副总经理级 财务总监 级员工连续乘坐飞机 4 个小时以上的可以乘坐公务舱或头等舱 高铁一等座 因工作需要 须陪同总经理 副总经理级 财务总监级出差的人员可以乘坐同等交通工具 上述职务级别以公司综合管理本部正式文 件规定为准 2 3 部长级员工出差距离超过 1500 公里 含 1500 公里 以上的可乘坐飞机经济舱 出差距离不足 1500 公里的原则上不得乘坐飞机 因公务紧急或特殊情况 需乘坐飞机的 应事先提出申请 附件三 乘坐 飞机审批单 经分管副总经理确认 财务总监审核 总经理签批方可乘坐 事先紧急未审批的 应进 行电话报批程序 得到批准后方可乘坐 事后应补办手续 未有审批报告的 财务将按同程的火车硬卧 票价报销 机场往返的出租车票不予报销 可报销巴士和地铁公交费用 北京至各地里程及航时见附件 四 供参考 实际里程以航空公司公布的数据为准 物流公司差旅费管理办法 第 8 页 共 18 页 2 4 科长级以下员工出差原则上不得乘坐飞机 2500 公里以内 员工因公务紧急或特殊情况 需乘坐 飞机的 应事先提出申请 附件三 乘坐飞机审批单 经分管副总经理确认 财务总监审核 总经理 签批方可乘坐 事先紧急未审批的 应进行电话报批程序 得到批准后方可乘坐 事后应补办手续 未 有审批报告的 财务将按同程的火车硬卧票价报销 机场往返的出租车票不予报销 可报销巴士和地铁 公交费用 北京至各地里程及航时见附件四 供参考 实际里程以航空公司公布的数据为准 2 5 部长级及以下员工乘坐动车组列车出差 购买二等票出行的 按票面金额据实报销 购买一等票出 行的按同程动车组列车二等票金额报销 2 6 出差人员乘火车 汽车从晚八时至次日晨七时之间 在车上连续乘车 6 小时以上 或白天连续乘车 超过 8 小时 或行车里程 500 公里 可购买同席卧铺票 夜间乘火车购买餐车茶座的费用由个人自理 不予报销 2 7 乘火车符合规定而不买卧铺票的 按本人实际乘坐的火车硬席座位票价的下列比例计发给个人补助 费 因公出差应乘坐火车硬席卧铺的工作人员而乘坐硬座的 探亲人员除外 按照硬座票价的 30 计 发补助费用 计算乘车补助时 不含购票时的手续费 保险费 空调费等附加费 动车组软座票视同 普通火车硬席卧铺 2 8 工作需要开支的长途汽车票 火车票 飞机票 轮船票 可凭单据报销 对于票据丢失的 由出差 人出具两人以上的书面证明并经总经理签字 按照直线距离报销车票 取消所有补助费用 2 9 日常订票费报销标准 京内每张不得超过 20 元 京外每张不得超过 30 元 超出部分财务有权拒绝 报销 确有特殊情况的 书面报告经分管副总经理批准后可予报销 2 10 前往的目的地火车里程超过前往的目的地火车里程超过 2500 公里以上可以乘坐飞机 公里以上可以乘坐飞机 第十二条第十二条 住宿管理规定住宿管理规定 一 员工因公出差住宿费实行按职级在规定标准定额内据实报销 具体标准规定如下 国内出差住宿标准 序号出差类型级别 一般城市省会 特区 备注 1外勤 短途出差所有职务人员 总经理据实报销 副总经理级 财务总 监 450 元 天550 元 天 部长级350 元 天450 元 天 科长级250 元 天350 元 天 2长途出差 员工级180 元 天280 元 天 详细说明见第十 二条相关规定 部长级350 元 天450 元 天 科长级250 元 天350 元 天3常驻出差 员工180 元 天280 元 天 前五天按此标准 执行 物流公司差旅费管理办法 第 9 页 共 18 页 二 住宿费不含电讯 商务及附加客房服务费 包括 餐费 饮料 洗衣等其它个人消费 该等费 用由个人支付 三 如员工 除部长级以上人员 在出差地自行解决住宿 如借宿当地亲友家中 的 不再报销住宿 费 可给予每人每天相应津贴补助 各级补贴标准如下 3 1 员工按核定标准的 70 予以补贴 3 2 科长级别按核定标准的 60 予以补贴 四 常驻出差人员住宿标准 其首次常驻出差的前五天按照上述标准执行 之后须本着节约的原则在 当地租赁房子居住 不再报销住宿费用 租房费用须根据项目管理需要及当地的生活水平 报经综合管 理本部进行审核确定 五 如多人一起出差 因工作需要 需居住同一标准房间的 住宿标准可按出差者中级别最高者的标 准执行 六 外勤 短途出差当日无法返回 或因公需住宿的 需经分管副总经理批准后按长途出差标准执行 七 住宿标准原则上不允许实行包干 在规定标准定额内据实报销 八 各单位出差人员到总部或分公司出差 必须在协议的宾馆住宿 各单位综合管理部门有义务为各 单位出差人员提供安排定宿服务 九 部长级及以下人员出差需要住宿的且同性别为 2 人及 2 人以上的 应 2 人居住同一房间 标准按 单人标准执行 超出标准部分财务不予报销 第十三条第十三条 市内交通费补助市内交通费补助 一 出差人 除总经理 副总经理 财务总监外 到达出差目的地飞机场 火车站 汽车站后 在目 的地所发生的交通费为市内交通费 市内交通费实行包干发放 按实际出差自然天数计算 员工出差 期间的市内公交车票 客车票 出租车票 三轮车票 自行车票等不再报销 具体包干标准如下 1 1 在直辖市 省会城市市区及深圳 珠海 厦门等经济特区 包括南海 出差的 每人每天 25 元 1 2 地级城市每人每天 15 元 市场开发人员每人每天 20 元 1 3 其他地区每人每天 5 元 市场开发人员每人每天 10 元 1 4 职工出差期间 乘坐公司车辆的 不得报销市内交通补助 1 5 执行上述标准后 不再报销市内公交车票 客车票 出租车票等项开支 特殊情况需要报销的 经 领导批准 可以报销 但不能再享受交通补助 二 总经理 副总经理级 财务总监交通费据实报销 三 职工出差期间 乘坐公司车辆的 不享受市内交通补贴 物流公司差旅费管理办法 第 10 页 共 18 页 四 公司总部员工到北京市属各区县出差 应尽量搭乘公司班车或申请公务车 公务车无法派遣的 自乘车的其交通费按往返车票据实报销 出租车票除外 副部长级以上员工 不包括总经理层 100 公里以上自驾车的 超出部分 按总部至目的地里程数 1 3 元 公里测算 凭票按费用报销审批流程报 账 五 常驻出差人员除项目调研与开发及市场开发以外人员 均不给予交通补助 六 出差人有下列原因的允许坐出租车 并据实报销 6 1 携带公司重要文件 包括 客户合同 发票 支票等 6 2 与客户一起办理事情 6 3 办理临时安排的事情 时间紧急 6 4 上述情形由出差者的主管审核 分管副总经理批准或部长 分公司经理 批准 七 公司车辆外出执行公务时 违犯交通规则所交纳的罚款 一律不得报销 八 公司管理干部在工作所在地的 50 公里内出差享受市内交通费补助 使用私家车的在职管理干部 在月度标准内凭票据实报销 公司不再派遣公务车辆 不再报销出租车票据 不再享受公司班车待遇 由综合管理部门和党群部门按职能职责负责监督执行 不使用私家车的在职管理干部享受出租车补助 标准内凭出租车票据实报销 具体月度标准如下 私家车标准 元 月 单位级别 京内京外 无私家车出租车 标准 元 月 排量 2 3L 及以上 排量 2 0L 含 2 3L 副总经理级 财 务总监 排量 2 0L 以下 3200 1200 部长级2400 600 总部 副部长级1800 500 部长级 分公司经理 24002000600 分公司 副部长 分公司副经理 20001500300 注 使用私家车的干部必须为本人车辆 第十四条第十四条 伙食补助伙食补助 一 出差员工享受出差伙食补助 实行包干制 补助标准如下 伙食补助标准 出差类型级别 一般城市 省会 特区 包括南 海 备注 外勤 短途出差所有员工 物流公司差旅费管理办法 第 11 页 共 18 页 所有员工 非实习 20 元 天30 元 天 长途出差 常驻出差 只包括项目调研与 开发及市场开发 所有员工 实习 15 元 天25 元 天 其他常驻出差行为伙食补助发 放见第二十一条其他规定 例外情况按以下规定执行 二 到市属其他远郊县出差当天不能返回或因公需要不能返回的 每人每天补助 10 元 三 出差期间 若因工作需要招待客户 按 招待次数 每天伙食补助标准 2 扣除计算方法 计 算伙食补助费用 四 有以下情况之一的不再计发伙食补助 4 1 参加公司会议或培训期间 主办单位 部门 包办伙食的 4 2 出差期间 当地分 子公司负责餐饮招待的 4 3 员工到市区出差当天即返回的 4 4 参加外部培训或会议收取相关费用的 五 公司各单位职工因公到外地实习 参加不承认学历的培训和进修 时间在一个月以上的 每人每 天按 5 元补助 六 机动车辆司机参照此标准执行后 不再享受出车补贴 七 对补助天数的计算 出发日与返还日折合一天计算 如 6 月 1 日出发 6 月 5 日返回 则补助 天数按 4 天计算 第十五条第十五条 通讯补助通讯补助 一 出差员工按照实际出差天数给予每天 6 元的补助 享受公司给予月度通讯费报销的不享受此补助 二 常驻人员有固定电话的按公司定额标准执行 第十六条第十六条 招待费招待费 出差期间招待费按公司下发的月度计划执行 超出计划的需提出申请 经领导批准后追加预算 第十七条第十七条 行李托运费行李托运费 常驻出差人员行李等托运 可在不超过 100 公斤的范围内 办理托运 铁路 据实报销 超过规定重 量部分的由个人自理 书籍 仪器运费 可以在上限之外凭单据报销 包装费用自理 其他出差形式人 员不享受此待遇 第四章第四章 其他出差情况相关标准其他出差情况相关标准 第十八条第十八条 体检 医疗规定体检 医疗规定 一 员工因出差原因无法参加原单位组织的体检的可参加公司属地单位组织的体检 物流公司差旅费管理办法 第 12 页 共 18 页 二 员工出差期间患日常疾病的可按公司医药费定额标准及规定予以报销 三 员工出差期间因工伤 急病须在属地住院进行治疗 因国家社会保障制度不健全导致无法回社保 属地报销的 由公司参照员工社保地报销标准报销 住院期间按照当地因公出差伙食补助费的三分之二 标准发给住院伙食补助费 需要陪同前往或住院陪床的 其陪同或陪床人员按工作人员差旅费标准报销 有关费用 员工出差期间患其他疾病需住院治疗的凭属地二级甲等医院诊断珍明 转院 转诊证明 经 公司批准转外地治疗的 原则上回员工社保定点医院治疗 视同出差 四 凡未经公司自行外出就医的一切费用自理 第十九条第十九条 员工探亲员工探亲 员工符合 员工考勤休假管理办法 探亲假相关条件的 其开支按照下列规定办理 一 可以报销探视父母 以较远一方为主 或配偶的直线往返火车硬卧票 船费以及中转的住宿费 不 得超过限额 其他费用自理 二 探亲旅费只报销船费以及中转的住宿费 三 职工探亲 一律不得报销飞机票 如若乘坐飞机 可按火车直线特快硬卧票计算报销全程路费 超 过部分自理 四 工作人员趁出差或调动工作之便 事先经单位领导批准就近回家探亲办事的 其绕道车船费超过 出差直线单程车船费部分自理 直线车费按标准执行 如绕道车船费少于直线单程车船费 可凭单据据 实报销 不发放绕道和在家期间的出差伙食补助费 住宿费 市内交通费 第二十条第二十条 实习 含学生 实习 含学生 实习人员 含学生 异地实习补助标准 在异地实习 住宿由公司统一安排 不报销住宿费 在此 期间只享受伙食补贴相关标准 报销往返交通费及行李托运费 第二十一条第二十一条 其他规定其他规定 一 公司内部相互借调到异地工作及外派人员 1 1 统一安排食宿的 一律不享受各种补助 也不得报销住宿费 1 2 统一安排住宿 未安排就餐的 每天给予 10 元的伙食补助 但不得报销住宿费 二 根据公司需要被委派到异地市场部业务人员 只要异地厂区有住宿和就餐条件的 一律不享受各 种补助 也不得报销住宿费 未安排就餐的 一般城市每人每天给予 20 元的伙食补助 省会每人每天给 予 25 元的伙食补助 没有住宿和就餐条件的 本着节约的原则在当地租赁房子居住 不再报销住宿费用 租房费用须根据项目管理需要及当地的生活水平 报经综合管理本部进行审核确定方可予以报销 到深 圳 珠海 厦门等经济特工作的市场部业务人员伙食补助在最高标准上上浮 20 三 附则 物流公司差旅费管理办法 第 13 页 共 18 页 1 本管理办法由财务部制订 培训 解释并监督执行 2 本管理办法从 2012 年 1 月 1 日起执行 原 物流公司出差管理办法 FTM 18 512 0 2010 同 时作废 附件一 出差申请单 附件二 出差任务报告 附件三 乘坐飞机审批单 附件四 北京至各地里程及航时 本办法归口部门 财务部 本办法起草部门 财务部 本办法审核人 本办法会签人 本办法审定人 本办法批准人 物流公司差旅费管理办法 第 14 页 共 18 页 附件一 出差申请单 表号 表号 生效日期 生效日期 出差申请单出差申请单 编号 编号 单位单位 出差人出差人 出差地点出差地点 出差时间出差时间 年年 月月 日日 至至 年年 月月 日日 项目项目内容内容目标目标 项目项目 1 项目项目 2 出差任务计划出差任务计划 物流公司差旅费管理办法 第 15 页 共 18 页 费用预算费用预算交通费交通费 住宿费住宿费 招待费招待费 借款金额 大写 借款金额 大写 小写小写 批准人批准人部门意见部门意见申请人申请人 年年 月月 日日 年年 月月 日日 年年 月月 日日 附件二 表号 表号 生效日期 生效日期 出差任务报告书出差任务报告书 编号 编号 单位单位 技术中心出差人出差人王刚王刚 职别职别 出差地点出差地点 诸城分公司 出差时间出差时间 20112011 年年 12 月月 28 日日 至至 2011 年年 1 月月 1 日日 出差任务出差任务诸城分公司年度盘点工作 物流公司差旅费管理办法 第 16 页 共 18 页 任务完成情况报告任务完成情况报告 协同财务部共同完成诸城分公司年度盘点工作 注 任务完成情况报告分项评述 具体包括项目内容 目标 实际完成情况 其他事宜注 任务完成情况报告分项评述 具体包括项目内容 目标 实际完成情况 其他事宜 地方不够地方不够 写附页写附页 批准人批准人部门意见部门意见出差人出差人 年 月 日 年 月 日 年 月 日 附件三 乘坐飞机审批单 表号 生效日期 乘坐飞机审批单乘坐飞机审批单 编号 姓名职 务 出差任务出差天数 乘机路线是否返程 分管副总意见 物流公司差旅费管理办法 第 17 页 共