工程采购管理办法

工程采购管理办法工程采购管理办法 第一章总则 第一条 在 中华人民共和国建筑法 中华人民共和国招投标法 中华 人民共和国招投标法实施条例 房屋建筑和市政基础设施工程招投标管理办 法 评标委员会和评标方法暂行规定 以及各地方招标投标的有关规定的基 础上 我部制定本办法 对工程总承包项目的各类分包工程的分包商的确定 各类工程设备 材料的采购以及工程项目所需各类咨询服务的提供方的确定等 相关事宜作出如下规定 第二条 遵循 公平 公开 公正 和 货比三家 的原则 在保证按项目 的进度 质量 预算要求的前提下 以合理的价格获得所需的工程承包或分包 以及货物和服务的承包商 第二章适用范围 第三条 我公司所有工程总承包项目以及工程管理项目涉及的建设工程承包 或分包 货物和服务的采购均适用于本办法 第四条 所有涉及建设工程承包或分包 货物和服务的承包商 供应商的选 定均需进行议价谈判 内部招标或公开招标 第五条 采用议价谈判 内部招标 公开招标的具体条件划分如下 划分 依据 预算金额在预算金额在 100100 万元以下工程项目万元以下工程项目 1010 万元以下的货物项目 万元以下的货物项目 5 5 万元以下万元以下 的服务项目的服务项目 三方 含 以上询价比较后直接发包 简称为 直接议价 需要 注意的是 如果预算金额虽然在 100 万元以下 但工程较复杂 清单项目较多 的情形也应该进行 内部招标 而不是采取 议价谈判 预算金额在预算金额在 100100 万元 含 万元 含 200200 万元范围内的工程项目万元范围内的工程项目 1010 万元 含 万元 含 100100 万元范围内的货物项目 万元范围内的货物项目 5 5 万元 含 万元 含 5050 万元范围内的服务项目万元范围内的服务项目 在 公司内部根据本办法规定的程序进行 内部招标 从而确定分包商 预算金额在预算金额在 200200 万元 含 以上的工程项目万元 含 以上的工程项目 100100 万元 含 以上的货物万元 含 以上的货物 项目 项目 5050 万元 含 以上的服务项目万元 含 以上的服务项目 根据项目的可研批复 按照法定程序进 行 公开招标 第六条 定义的解释 6 1 工程类项目 即由本公司实施的工程总承包项目或工程管理项目涉及 的建安工程中涵盖的所有施工总包 施工分包 工程设备材料的采购以及项目 的实施过程中用于造价咨询 招标代理 勘察测量等服务 6 2 议价谈判 适合预算金额在 100 万元以下工程项目 10 万元以下的 货物项目 5 万元以下的服务项目 即在至少 3 家承包商 供应商间进行多轮 谈判 价格比较 在进行包括信誉 实施能力 管理能力 售后服务 资信等 的比较后 写出简要的议价谈判报告 经内部审批流程 直到公司主管副总审 定后确认承包商 6 3 内部招标 适合预算金额在 100 万元 含 200 万元范围内的工程 项目 10 万元 含 100 万元范围内的货物项目 5 万元 含 50 万元范 围内的服务项目 即参照法定邀请招标程序 邀请至少 3 家承包商或供应商在 公司内部进行的招标 由评标委员会写出简要的评标报告 经过内部审批 直 到公司主管副总审定后确定中标人 邀请的分包商或供应商应该首先从公司合 格供应商名录中随机抽取 如果公司的合格供应商名录不够 3 家 则可由工程 各相关方进行推荐 被推荐的承包商或供应商应至少符合该项目实施的基本要 求 例如信用良好 资质符合 生产能力和管理能力匹配 财务状况良好 三 年内无违法违纪状况等 并且最好在中船系统内部有过业绩或合作 6 4 公开招标 适合预算金额在 200 万元 含 以上的工程项目 100 万 元 含 以上的货物项目 50 万元 含 以上的服务项目 根据可研批复中的 招标方式按照法定的招标程序确定中标人 第三章组织与职责 第七条 组织 无论采取何种采购形式 均应以市场开发与管理部为采购工作的直接责任 部门 采购工作开始后成立采购领导小组和采购工作小组 其具体人员组成与 职责如下 第八条 组成与职责 8 1 采购领导小组成员组成 组长 公司主管领导 副组长 市场开发与管理部部长 成员 国内 际 工程部部长 8 2 采购领导小组的职责 审核并批准 招标征询审批表 确定采购的时间进度计划 审核并批准 招标 预审 文件审批表 确定合格潜在供应商名单 负责组建评审委员会 公开招标除外 使用于内部招标 评审委员会由至 少 5 名以上单数的评标委员组成 其中至少 1 名经济专家 技术专家不得少于 评审委员会总人数的 2 3 评标委员会名单由采购领导小组组长确定 负责邀请公司监察部至少一名成员参与采购的全过程 负责确定中标人或最终供应商 8 3 采购工作小组的组成 组长 市场开发与管理部部长担任或指定 成员 项目经理 采购工程师 预算工程师 文员以及其他需要的人员 8 4 采购工作小组的职责 采购工作小组在采购领导小组的领导下 完成各项目具体的采购工作 采 购工作从收到项目经理提交的已审批的 采购征询审批表 开始工作 直至合 同正式签订并后结束 具体分工如下 组长 组长 1 指导和监督采购工作小组的组员的各项工作 2 预审所有对外文件 3 负责将采购结果上报采购领导小组审批 4 负责组织中标单位的合同谈判及签订 项目经理 项目经理 1 在整个项目开始之初根据项目实施计划制定和工程实施相关的 各分包工程 设备材料或服务项目的需求时间节点计划 并上报采 购领导小组审批 2 负责采购项目的采购范围的划分 并协助招标工程师制定招标 方案和招标计划 3 负责采购项目的发起 填报 采购征询审批表 第一栏 4 负责提供采购所需的技术资料 包括工程范围 招标图纸 技 术要求 工程安排 施工要求等 并根据工程特性审核采购工作 相关的议价或招标文件及合约文本中与工程技术有关的内容 5 如有需要 可作为技术专家参与采购评审或谈判工作 6 负责材料样本的封样工作 7 参与合同谈判 采购工程师 采购工程师 1 根据经审批的采购节点需求编制项目招标计划 2 制定采购方案 在 采购征询审批表 上填写相应内容 3 负责采购工作相关一切对外联络以 负责采购相关的程序性工作以 及相关文件的准备 4 负责接收各类供应商的报名及汇总 负责所有报名供应商的技术条 件和资质方面的初审及考察 并将符合采购项目要求的潜在供应商 名单上报采购领导小组审批 5 负责组织编制询价文件或招标文件 并填写 招标 预算 文件审 批表 上报采购领导小组审批 6 参与合同谈判 预算工程师 预算工程师 1 负责对潜在供应商的经济方面进行初审或考察 并形成审查报告交 给招标工程师 2 负责组织工程造价咨询公司开展招标项目的清单和最高投标限价或 标底的编制工作 3 根据工程特性审核招标 预审 文件 询价文件及合约文本中与经 济有关的章节 4 投标保证金 如果有 标书购置费 如果有 图纸押金 如果有 及履约保证金 如果有 的收取及退回手续 5 负责招标阶段中对投标文件的经济标进行评审以及议价程序中经济 指标的评审 6 参与中标单位的合同谈判 文员 文员 1 配合协助招标工程师做好好开标 评标及合同谈判期间等事务性工 作 第四章采购程序 第九条 采购的发起和准备工作 9 1 采购工程师配合项目经理根据建设单位对采购工作的要求 事先将采 购方案与建设单位沟通 9 2 项目经理根据采购项目的具体内容 填写 采购 招标征询审批表 第 一栏 并由市场开发与管理部相应专业人员 联合组成招标工作小组 从经济 商务 施工技术方案 合约执行等方面为招标领导小组提供必要的资料和信息 9 3 招标工程师针对所要进行招标的工程项目进行市场调查 并将资料汇 总 第十条 潜在供应商的来源 10 1 通过公司网站和各种招标媒介发布招标信息 10 2 公司内部人员 建设单位 建设相关方等推荐潜在供应商 10 3 工程类供应商的信息汇总工作由招标工程师负责 并兼任招标工作小 组信息助理 以建立开放性的供应商资料库 其他部门均可以对该资料库供方 信息进行查询 以作技术咨询或进行实施方面的了解 同时在实施过程中的评 价也汇总在该资料库中 第十一条合格潜在供应商的确定 招标工作小组应组织组员对采购申请人提供的有关资质证明文件和业绩情 况等书面资料进行资格预审 书面资料一般包括 投标申请人的企业概况 资 质证书 营业执照 安全生产许可证 质量认证证书 税务登记证 投标申请 人近两年承接过的类似工程业绩及项目负责人的个人简历及近三年的工作业绩 提供合同 近三年的财务状况 财务审计报告 等 同时投标申请人书面资 料递交的时的代表人员须持投标申请人的法人委托书 并出具本人身份证以备 核查 要求从经济商务 技术条件 管理能力 项目执行能力等方面对投标申请 人进行资格审查 11 1 招标项目小组中的预算工程师负责对报名供应商的经济商务方面的审 查 并将报告交由招标工程师汇总 11 2 招标工作小组中的招标工程师负责报名供应商技术条件和执行能力的 审查 并形成报告 11 3 招标工作小组中的招标工程师负责汇总各组员的资格预审报告 并向 招标领导小组及相关部门提供审查报告 11 4 招标领导小组根据汇总的资格预审意见 最终确定通过合格的潜在投 标人名单 并上报公司主管领导审批 对于比较重要的项目 对于未合作过的采购申请人 还应由招标工作小组 组织对该潜在供应商进行有针对性的考察 到潜在供应商公司所在地 在建项 目现场和已完工程项目的建设单位 考察潜在供应商的公司和项目负责人的业 绩及技术水平 并填写 潜在供应商实地考察表 一并汇总上报 第十二条编制及发放招标 询价文件 12 1 编制招标 询价文件 招标工作小组负责组织招标项目的招标 询价文件的编制 并组织招标领导 小组以及项目经理讨论并确认招标 询价文件 招标 询价文件应由招标工程师 发出 招标 询价文件在最终审批完成前不得发出 12 2 发放招标 询价文件 按经审批的合格的潜在供应商名单 由招标工程师向各被邀请的潜在供应 商发出招标 询价邀请 待被邀请的潜在供应商回复后 由各潜在供应商自行在 规定时间内到指定地点来购买招标 询价文件和有关资料 第十三条开标 评标及议标 13 1 开标 开标由投标工作领导小组指派人员主持 招标工作小组配合 并邀请公司 监察部人员参与开 评标全程监督 招标工作小组做好开标记录 13 2 评标 评标的基本原则如下 招标文件有具体要求的响应招标文件要求 A 标书符合要求 B 施工组织先进 施工进度安排与质量保证措施落实 C 报价合理经济 13 3 询价谈判 询价谈判会议由投标工作领导小组指派人员主持 招标工作小组配合 并 邀请公司监察部人员参与开 评标全程监督 招标工作小组做好开标记录 A 商务 经济方面由招标工程师和预算工程师负责 B 技术 执行方面方案由招标工程师和项目经理负责 C 询价文件由招标工程师和预算员共同管理 发出文件必须经招标工作小 组组长审核 并报招标领导小组批准后统一发出 涉及关键事项的文件 须报公司主管领导审查同意后才可以发出 第十四条定标 8 7 1 评标委员会意见 写出评标报告 由招标工程师报招标领导小组 8 7 2 由招标领导小组根据评标报告 确定最终中标单位 第十五条发中标通知书 并签订合同文件 8 8 1 招标工程师负责编制发放中标通知书 8 8 2 将招标结果报告投资方并备案 8 9 合同谈判及签订 8 9 1 由招标工作小组组长组织由招标领导小组指定人员 招标工程师 预算工程师 项目经理及其他相关人员参与中标单位的合同谈判 8 9 2 由招标工程师完善合同并最终形成签订稿 8 9 3 由文员填写 合同评审单 完成合同审批流程 并盖章生效 8 10 招标成果移交 8 10 1 由文员汇总招标 询价过程文件及其他相关资料 其中招标清单及 中标方报价单由预算工程师确认并提供 招标文件 中标方投标文件及招标过 程文件由招标工程师确认 招标图纸由项目经理确认 留存一套作为部门档案 移交一套 可以是复印件 至项目经理处并做签收 附表一 采购 招标征询审批表 招标项目内容 拟采购 招标项目名称 施工范围 工期 标包分割等 项目经理 国内 际 工程部意见 是否同意采购 部长签字 市场开发与管理部意见 是否同意采购 部长签字 本栏由采购工程师填写 拟采用采购方式 公开招标 内部招标 谈判询价 拟定职能分工 经济商务 责任人签字 技 术 责任人签字 执 行 责任人签字 采购工程师签字 采购工作组组长签字 公司主管副总意见 签 字 附表 2 1 招标 询价 文件内部审批表 中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司 工程建设项目工程建设项目 招标招标 询价文件内部审批表询价文件内部审批表 项目名称项目编号 建设单位 采购人 招标人 管理方 我公司管理角色 工程总承包管理 工程项目管理 受审文件 招标预审文件 招标文件 是否有附件 有 无 询价文件 是否有附件 有 无 其他 采购工程师签字 年 月 日 项目经理意见 签字 年 月 日 预算人员意见 签字 年 月 日 法务人员意见 签字 年 月 日 招标工作小组 组长意见 组长签字 年 月 日 招标领导小组 组长意见 组长签字 年 月 日 附件 2 2 招标 询价 文件外部审批表 中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司 工程建设项目工程建设项目 招标招标 询价文件外部审批表询价文件外部审批表 项目名称项目编号 建设单位 采购人 招标人 管理方 我院管理角色 工程总承包管理 工程项目管理 受审文件 招标预审文件 招标文件 是否有附件 有 无 询价文件 是否有附件 有 无 其他 是否有附件 有 无 采购工程师签字 年 月 日 我项目部意见 项目经理签字并盖章 年 月 日 招标人意见 签字或盖章 年 月 日 建设单位意见 签字或盖章 年 月 日 代理公司意见 签字或盖章 年 月 日 附表 3 供应商候选人实地考察表 注 每次考察至少三人参加 按照不同考察地使用以下三个表 对于每个考察对象每位考 察人员三种表格各需要填写一份 交给招标工程师汇总 表 3 1 供应商候选人所在地考察表 供应商候选人名称 公司地址 联系人及联系方式 资质情况 是否有原件 是否符合项目建设要求 企业经营情况及财务情 况 是否有原件 公司管理水平 是否有 HSE 管理体系 技术能力 是否有总工 和合适数量的技术人员 执行能力 是否有符合 要求的项目经理 有资 格证的原件 采购候选人 公司所在地 其他 考察人意见 要填写是否符合项目建设基本要求 并阐述对投标候选人的 总体评价 签字 日期 年 月 日 表 3 2 供应商候选人在建工程项目考察表 供应商候选人在建工程项目考察表供应商候选人在建工程项目考察表 供应商候选人名称 考察项目名称及地址 考察联系人及联系方式 现场安全管 理状况 现场施工进 度 现场施工质 量情况 项目成本控 制情况 现场施工机 械情况 现场综合管 理水平 在建项目现场 名称 地址 其他 考察人意见 要阐述对投标候选人该考察项目的总体评价 签字 日期 年 月 日 表 3 3 供应商候选人已完项目考察表 供应商候选人已完项目考察表供应商候选人已完项目考察表 供应商候选人名称 考察项目名称及地址 联系人及联系方式 施工验收备 案情况 施工质量 结算情况 主要考察 洽商 已完工程项 目 业主反馈意 见 考察人意见 要阐述对投标候选人该考察项目的总体评价 签字 日期 年 月 日 表 3 4 供应商候选人实地考察汇总表 序号 考察人 考察对象 考察人姓名 项目投标候选 人所在地 已完项目 1 供应商候选 人名称 在建项目 项目投标候选 人所在地 已完项目 2 在建项目 项目投标候选 人所在地 已完项目 3 在建项目 汇总人 附件 4 1 潜在供应商名单内部审批表 中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司 工程建设项目工程建设项目 合格潜在供应商名单内部审批表合格潜在供应商名单内部审批表 项目名称项目编号 建设单位 采购人 招标人 管理方 我公司管理角色 工程总承包管理 工程项目管理 1 2 潜在供应商 3 所有考察 人员意见 是否同意推荐并签字 项目经理意见 是否同意推荐并签字 签字 年 月 日 采购 招标工作 小组组长意见 是否同意推荐并签字 组长签字 年 月 日 采购 招标领导 小组组长意见 是否同意推荐并签字 组长签字 年 月 日 注 应附上对所有实地考察表及汇总表 附表 4 2 招标 预审 文件外部审批表 中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司 工程建设项目工程建设项目 合格潜在供应商名单外部审批表合格潜在供应商名单外部审批表 项目名称项目编号 建设单位 采购人 招标人 管理方 我公司管理角色 工程总承包管理 工程项目管理 1 2 潜在供应商 3 我项目部意见 项目经理签字并盖章 年 月 日 采购人 招标人 意见 签字或盖章 年 月 日 建设单位意见 签字或盖章 年 月 日 附件 5 询价谈判记录 附表 5 1 询价谈判记录表 中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司 工程建设项目工程建设项目 询价谈判记录表询价谈判记录表 项目名称项目编号 建设单位 采购人 招标人 管理方 我公司管理角色 工程总承包管理 工程项目管理 潜在供应商 名称 潜在供应商联 系人及联系方 式 联系人 电话号码 手机号 传真号码 询价谈判 情况记录 谈判过程 有几次谈判 都要如实记录 报价情况 工期情况 质量情况 后期维护 其他 询价谈判小组 签字 附表 5 2 询价谈判汇总表 中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司中船重工建筑工程设计研究院有限责任公司 工程建设项目工程建设项目 询价谈判汇总表询价谈判汇总表 项目名称询价人日期 承包商 供应商名称 比较内容 备注 联 系 人 联系电话 价 格 服务质量 后期维护 结 论 此处填写排序 第 n 名 询价谈判小组签字 每位成员均需签字 附件 6 开标 评标一系列表格 附表 6 1 开开 标标 记记 录录 表表 项目名称 开标地点 招标编号 开标时间 年 月 日 序号投标人 投标价 万元人民币 工程质量等级 投标保证金 万元人民币 工期 日历天 备注 投标人代 表签名 1 2 3 4 需要时增加 合格 主持人 记录人 唱标人 监标人 表 6 2 符合性检查表符合性检查表 项目名称 招标编号 评标时间 年 月 日 序号 投标人 内容 1 投标书的完整性 2 投标保证金有效性 3 投标文件内容和签章的合格性 4 投标法人授权书 5 营业执照的合格性 6 安全生产许可证的合格性 7 资质证书是否符合招标要求 8 项目经理及项目其他人员资格的合 格性 9 投标报价的完整性 10 投标有效期的符合性 11 总工期是否达到招标要求 结结 论论 1 投标文件由法人代表签署时 可不提供法人授权书 2 表中只需填写 合格 或 不合格 3 表中各项有一项不合格者 即可导致废标 4 在结论栏中填写 合格 或 不合格 评标专家签字 表表 6 36 3 技术标评分表技术标评分表 项目名称 招标编号 序 号 投标单位 评分内容及满分 1 满分 分 2 满分 分 3 满分 分 4 满分 分 合计满分 分 评委签字 评委签字 表表 6 46 4 技术标评分汇总表 分数代码技术标评分汇总表 分数代码 A A 项目名称 招标编号 序号 投标人 专家评委 1 2 3 4 5 平均得分平均得分 注 平均得分为所有专家评分的算数平均值 专家签字 专家签字 表 6 5 投标函部分评分汇总表 分数代码投标函部分评分汇总表 分数代码 B B 项目名称 招标编号 序号 投标人 专家评委 1 2 3 4 5 平均得分平均得分 注 平均得分为所有专家评分的算数平均值 专家签字 专家签字 表 6 6 商务标评分表 商务标得分代码为商务标评分表 商务标得分代码为 C C 项目名称 招标编号 投标人 序号 评分内容 投标报价 万元 算术修正及核准后投标价 万元 基准价 万元 投标报价 偏差率 商务标得分 商务标得分 0 400 40 分 分 注 商务标评分方法见招标文件 专家签字 专家签字 表 6 7 综合评分汇总表综合评分汇总表 项目名称 招标编号 投标人 序号 评分内容 1 技术标得分 分数代码 A 2 投标函部分得分 分数代码 B 3 商务标得分 分数代码 C 4 综合得分 A B C 综合得分排名综合得分排名 注 综合得分最高的为第一中标候选人 依次按照综合得分由高到低的顺序推荐为第二 第三中标候选人 专家签字 专家签字 表 6 8 授标建议授标建议 项目名称 招标编号 候选中标单位候选中标单位 名称司 地址