公司档案管理制度汇编

第 1 页 共 9 页 公司档案管理制度汇编公司档案管理制度汇编 一 档案归档制度 一 文件材料的归档要求 1 公司在筹备 成立 经营 管理及产权变动过 程中形成的具有保存价值的文件材料均列入归档范围 2 公司各部门负责归档文件材料的收集和整理 并定期交档案室集中管理 任何人不得拒绝归档 3 归档文件材料必须齐全 完整 准确 系统 签署完备 4 归档文件材料必须准确地反映企业生产 科研 基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史面貌 5 归档文件材料必须层次分明 符合其形成规律 保持同一案卷内文件材料的有机联系 6 归档的文件材料主要包括纸质 光盘 磁带 照片及底片 胶片 实物等各种载体形式 7 归档的文件材料必须为正本 本企业编制的文 件应附发文底稿 8 归档的具有永久 长期保存价值的电子文件应 有相应的纸质文件材料一并归档保存 第 2 页 共 9 页 9 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档 10 外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档 无译文的要译出标题后归档 11 为便于保管和利用 归档的文件材料用的纸 张必须优良 纸面清洁 书写文件材料应用碳素墨水 或蓝黑墨水 禁用圆珠笔 铅笔 红墨水 纯蓝墨水 及复写纸等不牢固的书写材料 书写工整 图像 字 迹清晰 二 归档范围及保管期限 三 归档时间 1 管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年 第 1 季度连同收发簿一同移交档案室归档 2 凡专项工程 专题项目 科研课题等由发生部 门将文件材料整理后经部门领导及项目负责人审定后 向档案室移交归档 周期长的可分阶段 单项归档 3 外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验 收或接收后即时登记 安装调试后归档 4 工程项目在竣工验收后三个月内接收归档 5 每年形成的会计档案 由财务部及有关部门保 存一年 在下一年的第一季度内向档案室移交归档 6 电子文件逻辑归档实时进行 物理归档应与纸 质文件归档时间一致 第 3 页 共 9 页 7 荣誉档案由行政部收集整理后于次年统一归档 8 声像档案在每次活动结束后整理归档 9 相关会议 在会议结束后归档 10 外出 出差考察材料由当事人在回来后一个 月内整理归档 11 变更 修改 补充的文件材料随进归档 12 公司内部机构变动和职工调动 离岗时留在 部门或个人手中的文件材料随时归档 13 公司产权变动过程中形成的文件材料随时归 档 二 档案查阅制度 档案借阅是档案室的日常业务工作 是档案更好 地为生产提供利用服务的基本形式 为做好档案管理 工作 特制订如下制度 1 凡本公司有关人员 因工作需要借阅档案者 一般只允许在档案室阅档室查阅 查阅内容根据档案 密级程度 取得相关领导签字 同时做登记 2 本公司有关人员如有实际情况必须借出者 须 办理相关手续 超过两天以上归还者 须经领导批准 签字 但要如期归还 3 借阅档案者应爱护档案 确保档案的完整性 第 4 页 共 9 页 不得擅自涂改 勾画 剪裁 抽取 拆散或损毁 借 阅档案交还时 须当面查看清楚 如发现遗失或损坏 应及时反映给主管领导 4 外单位借阅档案者 须持单位介绍信 且经总 经理批准后方可借阅 只限在本室查阅 一律不外借 且抄摘内容也须经总理同意审核后方能带出 5 凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不 外借 三 档案的保密制度 1 凡属密级档案 必须正确地标明密级 并妥善 存放 2 非综合档案室人员不得随便进入档案库房 库 房门窗及箱柜应随关锁 3 全体职工对密级档案 文件 资料均须严格执 行企业保密规定 不失密 否则应追究责任 4 凡查阅密级档案 均须办理审批和借阅手续 一般只允许在阅档室查阅 不得带出或复制 确属需 要者须办理相关手续 5 查阅人员对档案内容承担保密义务 违反规定 造成后果者必须追究责任 6 档案人员要忠于职守 认真执行各项保密制度 第 5 页 共 9 页 7 定期对保密档案保管情况进行检查 发现问题 及时处理 四 档案库房管理制度 一 档案入库检查 1 档案出入库房要清点 登记 定期对库藏档案 进行清理 核对 做到账 物相符 对破损或载体变 质的档案 及时进行修补和复制 2 入库底图应批边分类装袋 照片 磁带等声像 档案应存放入专用档案盒内 3 定期对档案保管状况进行全面检查 做好记录 发现问题要采取积极有效措施 保证档案的安全 二 档案库房管理 1 档案库房未经许可 外来人员不得擅自进入 2 档案柜 卷排列科学 合理 整齐 美观 便 于调卷 3 库房门窗须安装窗帘 库房内采用白炽灯且照 度不超过 100 勒克期 4 避免光线直射档案 更不能在烈日下曝晒档案 防止有害生物对档案的危害 5 库房内应有空气调节和温湿度计等设施 及时 做好温湿度记录 温度应控制在 14 度 24 度 相 对湿度控制在 45 60 第 6 页 共 9 页 6 库内及库外应科学地安设温湿度记录仪表 库 房应专门安装空调设备 7 库房必须配备适合档案用的消防器材并禁止吸 烟 定期检查 杜绝一切发生火灾的可能 8 档案库房要做到八防 防火 防盗 防光 防 有害气体 防潮 防湿 防虫 防尘 9 对库藏档案应经常进行检查 发现问题 及时 报告并采取措施予以处理 10 每年 9 月定期对库藏档案进行一次抽样检查 掌握档案管理情况 为科学管理积累资料 五 档案鉴定 销毁制度 1 根据 档案法 及 江苏省档案管理条例 中 的相关规定 编制本企业的档案保管期限表 其中会 计档案见会计档案保存期限表 2 保管期限分永久 长期 短期三种 介于两种 保管期限 保管期限从长 3 从档案的内容 时间 可靠程度 名称等方 面监别档案的价值 4 档案通过鉴定 要求保管期准确 案卷质量达 到规定标准 如果鉴定中发现档案不准确 不完整 应及时责成有关部门修改 补充 5 销毁档案必须严格掌握 慎重从事 销毁前要 第 7 页 共 9 页 造具清册 提出销毁报告 会同总工办核查 总经理 审批 销毁档时要严格执行保密规定 由鉴定小组指 定人员会同保密 保卫人员销毁或监销 防止失密 档案销毁时要有二人以上监销 并在清册上签字 六 档案保管统计制度 一 档案库房须与办公室 阅档室分开 并有防 火 防光 防潮 防虫防尘 防霉 防盗和防高温等 八防 设施 以确保档案的安全与完整 二 档案库房严禁堆放食品和易燃易爆物 严禁 吸烟和使用明火 三 建立健全档案的接收 移交 库藏 保管 利用和鉴定销毁等统计台帐 四 做好档案接收 移交 保管 鉴定 利用各 档案构成情况的准确 及时 科学的统计工作 七 综合档案室主任职责 一 认真学习 档案法 深刻领会上级档案部 门关于档案工作的方针 政策 不断提高自身的业务 水平和管理水平 二 努力学习业务 钻研各类档案理论基础知识 充分掌握综合档案室库存档案的各种情况 做到心中 有数 操作自如 三 检查督促专 兼职档案人员的档案管理工作 第 8 页 共 9 页 对收集管理的文件材料和立卷归档的诸多环节应严格 把关 四 组织档案网络成员进行业务学习 交流档案 管理经验与体会 开展档案工作的检查评比 不断促 进档案工作的健康发展 五 定期向分管领导汇报档案工作 争取领导支 持 做好档案工作计划的制订和落实 六 组织制定综合档案室档案管理工作目标和发 展规划 七 负责综合档案与各部门分公司的工作协调 八 档案工作人员岗位职责 一 认真学习贯彻执行 档案法 和档案工作的 方针 政策 坚持以法治档 忠于职守 全心全意为 本部门各项工作做好服务 二 负责管理本部门的档案 做好各门类 各种 载体档案的接收 收集 登