信息管理措施

叮叮小文库 天津新世界新汇华庭发展项目施工工程标段二 信息管理制度信息管理制度 编制人 审核人 审批人 编制单位 中建三局建设工程股份有限公司 天津新世界新汇华庭发展项目部 编制日期 2012年12月12日 叮叮小文库 目目 录录 1 前言前言 1 2 项目信息沟通管理目标项目信息沟通管理目标 1 3 项目信息管理范围项目信息管理范围 1 4 信息管理办法信息管理办法 1 4 1 成立信息管理小组 1 4 2 信息机沟通需求识别表 1 4 3 编制信息管理手册 1 4 4 制定管理制度 1 4 5 定时召开信息管理例会 1 4 6 建立项目信息交流平台 2 5 信息分类 排序及要求信息分类 排序及要求 2 5 1 信息按不同分类方法 可以分很多种 建议用第二 三 四种对信息进行分类管理 2 5 2 信息排序及要求 2 5 3 信息跟踪 控制及要求 2 5 4 必需的资源和费用预算 3 5 5 各部门必备的应用软件 3 6 信息安全与保密管理信息安全与保密管理 3 7 考核及奖罚考核及奖罚 3 7 1 考核 3 7 2 奖罚 4 叮叮小文库 1 1 前言前言 根据项目发展的需要 为了保持项目与公司 局 外界做到有效的信息交流与沟通 特编制此措施 以促进信息化管理 2 2 项目信息沟通管理目标项目信息沟通管理目标 保证项目各种相关信息的有效获得 并及时 准确地处理获得的信息并反馈信息 保证信息获得 处理及反馈渠道的畅通 为工程的顺利施工提供必要条件 3 3 项目信息管理范围项目信息管理范围 项目信息管理包括在项目决策 施工和物资采购过程中 以及其他与项目建设有关 的信息 包括但不限于 1 与企业 含局 有关的信息 与建设方有关的信息 与设计方有关的信息 与监理方有关的信息 与政府部门及行业管理机构有关的信息 与分包及劳务方有关的 信息 与供应商 租赁商有关的信息 2 项目部内部的主要信息 资金管理 机构人员管理 技术管理 行政事务管 理 物资管理 机械设备管理 分包管理 合同管理 成本管理 进度管理 质量管理 安全管理 环保管理等 3 中国建筑第四工程局综合项目管理系统 4 4 信息管理办法信息管理办法 4 14 1成立信息管理小组成立信息管理小组 以项目经理为总负责人 主要以生产经理 技术和商务部门为主 综合 质量 安 全 物资 设备部门及各区域配合 制定小组工作职责 明确小组成员工作职责 制定 各部门信息管理工作职责 指定各部门信息管理员 解决信息管理机构 人员及工作职 责 确保信息管理工作的顺利进行 管理小组组织机构图如下所示 叮叮小文库 公司总部 项目经理 商务经理 商务部 项目总工质量总监项目副经理安全总监 工程部 安全文明施 工管理部 综 合 工 长 钢 筋 工 程 师 土 建 工 程 师 技术部质量部 测 量 工 程 师 资 料 员 内 业 技 术 员 钢 筋 班 组 模 板 班 组 砼 班 组 砌 筑 班 组 防 水 班 组 粗 装 修 班 组 空 调 分 包 商 机 电 分 包 商 精 装 修 分 包 商 弱 电 分 包 商 项目管理组织机构图 人 防 班 组 项目书记 顾问专家组 财务部 成 本 员 质 量 工 程 师 安 全 工 程 师 后勤组 保 卫 负 责 人 后 勤 负 责 人 试 验 工 程 师 计 划 工 程 师 劳 务 管 理 员 材 料 工 程 师 机 电 工 程 师 造 价 工 程 师 土 方 班 组 环 保 工 程 师 消 防 分 包 商 外 保 温 分 包 商 幕 墙 分 包 商 市 政 分 包 商 园 林 分 包 商 序号姓名职务联系方式序号姓名职务联系方式 1 杨艳军项目经理 1368201094914 林爱 内业技术 员2 杨清晨 项目副经 理 1307225868715 邓素荣 后勤负责 人3 刘跃进项目书记 1303228584316 田隆强 试验工程 师4 陈业林项目总工 1367202108217 周青山 保卫负责 人5 肖春娇商务经理 1367209880718 王红伟 钢筋工程 师6 吴尧 材料工程 师 1370214591519 张美珍 劳资员兼 库管7 周洋 质量工程 师 1382178854920 8 占文明安全总监 1522258163121 9 雷桢 土建工程 师 1385129317222 10 赵舒 土建工程 师 1582264290123 11 朱晓璐 土建工程 师兼计划 员 1592204643424 12 安宏涛土建工程 1362203505225 叮叮小文库 序号姓名职务联系方式序号姓名职务联系方式 师 13 吴成友 机电工程 师 1522243825826 4 24 2编制信息管理手册编制信息管理手册 主要内容包括 管理的任务 信息管理的任务分工表和管理职能分工表 信息的分 类 信息的编码体系和编码 信息输入输出模型 各项信息管理工作的工作流程图 信 息流程图 信息处理的工作平台及其使用规定 各种报表和报告的格式 以及报告周期 项目进展的周报 月度报告 季度报告 年度报告和工程总报告的内容及其编制 4 34 3制定管理制度制定管理制度 建立信息管理责任制度 工程档案管理制度 信息管理的保密制度 收发文制度 会议交流制度 重要会议控制制度 4 44 4定时召开信息管理例会定时召开信息管理例会 可以每月召开一次信息管理例会 与生产例会冲突时可以同时进行 讨论并解决 信息管理工作问题 4 54 5建立项目信息交流平台建立项目信息交流平台 设置网络信息处理平台 设置电脑 电话机 对讲机等硬件设备 用于交流 传递 和获取相关数据 收集 借鉴 运用相应的信息管理资料 为信息管理提供相应的参考和解决办法 如购买相应的软件系统 梦龙 CAD 天正软件 PKPM 安全计算 广联达 神机妙算 预算等 网络计划控制系统 资料信息管理系统 安全 技术资料有关编制指南等 5 5 信息分类 排序及要求信息分类 排序及要求 5 15 1信息按不同分类方法 可以分很多种 建议用第二 三 四种对信息进行分类管信息按不同分类方法 可以分很多种 建议用第二 三 四种对信息进行分类管 理 理 1 按层次划分 战略性信息 管理性信息 业务性信息 2 按项目实施的工作流程划分 计划信息 执行信息 检查信息 反馈信息 3 按信息来源划分 投资控制信息 进度控制信息 质量控制信息 合同管理 信息 安全控制信息 4 按信息性质划分 组织类信息 管理类信息 经济类信息 技术类信息 5 按信息稳定性划分 固定信息 流动信息 叮叮小文库 5 25 2信息排序及要求信息排序及要求 1 不管哪一种信息 只要获得或需要传达就要及时将相关信息按规定的程序要 求进行处理 处理方法主要采用局域网 收 发文或会议形式进行 2 对不同的信息要进行合理的编码 最好采用一个编码系统 以便分类和信息 共享 5 35 3信息跟踪 控制及要求信息跟踪 控制及要求 1 信息管理小组要派专人进行跟踪 要随着工程的进度 按照项目信息管理的 要求 及时整理 录入项目管理信息 2 信息资料要真实 准确 快捷 3 信息更新或变化后 要及时更新或标识 以免混淆不清 4 所收到或发出的信息 一定要经项目经理部有关负责人审核签字或同意后 方可执行或录入计算机信息系统内 并保存审核签字等原件依据 以确保信息的有效性 和真实性 5 任何未经验证的口头信息不能作为项目管理中的有效信息 6 认真做好信息编号 编码工作 以时间或类别的形式分别进行编号 保证各 种信息条理清楚 清晰明了 其编写原则是 惟一确定性和通用性 7 认真做好信息保管工作 如发 收文本 各种记录等要妥善保管 采取各种 措施防止丢失 8 要认真负责信息处理平台 系统 软件的建立和运行维护工作 确保信息管 理工作有效运行 9 项目实施过程中信息管理手册要进行必要的修改和补充 信息管理小组定期 检查并督促其执行 5 45 4必需的资源和费用预算必需的资源和费用预算 序号资源名称数量单价 元 合价 元 备注 1 电脑 20380076000 其中部分为笔记本电脑 2 路由器 101601600 3 网线1 条专 线 1200 元 月 4 打印 复印 机 412004800 5 电话 201002000 6 对讲机 8080064000 5 55 5各部门必备的应用软件各部门必备的应用软件 部门软件负责人 质量部AutoCAD2008 天正建筑 8 Office2010杨鹏飞 商务部广联达 AutoCAD2007 天正建筑 8 Office2010吴全兵 叮叮小文库 技术部AutoCAD2007 天正建筑 8 PKPM Project2003陈业林 各部门软件由各部门负责人负责管理 只能在项目内部使用 严禁泄露和外借使用 6 6 信息安全与保密管理信息安全与保密管理 1 制定信息保密管理制度 并严格按制度执行 2 严格执行信息收发管理制度 信息收到后签收确认并及时处理 专人妥善保 管 信息发出时要采取对方签字确认 填写备忘录等手段保证确认信息的有效发出 保 证发出信息的可追溯 3 重要信息要严格执行信息备份制度 纸质文件复印 保存正件 电子文件不 同电脑备份或定期刻录光盘备份 4 各部门确定信息资料专人管理 并定期整理移交项目资料中心存查 项目资 料中心定期移交企业档案资料管理部门 5 项目资料中心为重点防火防盗管理部门 要运用各种防火防盗措施 确保安 全 6 项目局域网络需要采取电子安全措施防盗 项目利用公共网络平台收集传递 信息要注意运用正版杀毒软件 定期查杀病毒 保证资料不受篡改及销毁 7 7 考核及奖罚考核及奖罚 信息管理工作是项目管理工作中一项非常重要的工作 获取相关信息 并及时准确 地处理 反馈信息是非常重要的 重要信息的丢失及未及时处理重要信息 会对项目管 理带来无法估量的损失 所以 必须对项目信息管理工作进行定期考核 并根据考核结 果进行奖罚 7 17 1考核考核 考核周期一般定为三个月 考核依据为工作责任制 项目经理负责对项目各部门及 人员进行考核 企业相关部门负责对项目信息管理工作进行考核 7 27 2奖罚奖罚 对及时有效地收集整理 正确处理信息的部门及人员要及时进行奖励及表扬 对丢 失及延误重要信息的处理反馈的部门及人员 要进行必要的处罚 三是要确定法律法规的收集渠道 如购置 网上下载 借阅 其次 要关注地方政 府和其他管理部门的要求 建筑工程项目在实现过程中有特定的区域性 地方政府和其 他管理部门的要求是项目实现必须关注的 项目管理人员要主动与当地政府机构和有关 部门取得必要的联系 准确获得他们的相关要求 再次 要加强对设计文件的审核 照 图施工是建设工程项目最起码的要求 建筑工程项目在获取施工图纸后 要组织相关人 员对图纸进行认真的自审 对发现的问题要主动与建设方和设计单位取得联系 对相应 叮叮小文库 的设计变更要做到及时 准确 然后 要重视建设方和监理方的要求 建筑施工项目要 认真对待工程例会 监理通知等信息源 对相应信息要汇总 分类 最后 要做好内部 信息的收集工作 建筑工程项目实现是项目团队的整体行为 涉及人员 物资 设备 技术管理等多方面 产生的信息源也诸多 所以 要使项目有序 可控的进行 内部信 息的收集是十分必要的 叮叮小文库 中国建筑第四工程局有限公司 项目管理表格 表格编号 项目部信息及沟通需求识别表 CCFED PM 1701 项目名称及编码中天会展城 B 区版本号 项目基本情况建筑面积 139 万 m2 总造价 21 亿 一 与企业有关的信息一 与企业有关的信息要点时间性质联系人责任人审批人 1 项目投标资料工程开工前袁 婧周婉娇周婉娇 2 项目策划书工程开工前朱春莲陈寿忠陈寿忠 3 项目管理责任书工程开工前祝 捷龙章毅龙章毅 企业至 项目部 4 项目管理能力考核或项目检 查考核 按工程进度 分公司各 部门 各模块负 责人 陈志群 1 项目管理实施计划工程开工前龙章毅龙章毅陈志群 2 项目各模块管理按工程进度龙章毅 各模块负 责人 陈志群 3 项目结算工程竣工后陈剑智陈剑智周婉娇 项目部 至企业 4 项目资料整理 归档 移交工程竣工后赵 兵任远敏陈寿忠 二 与建设方有关的信息二 与建设方有关的信息要点时间性质联系人责任人审批人 1 施工图纸工程开工前徐华刚张红权杨燕虹 2 测量控制点 工程开工前徐华刚张红权 建设方至 项目部 1 进度报量及付款申请书按工程进度陈剑智陈剑智龙章毅 2 工程联系函 工作联系单按工程进度钟 震任远敏龙章毅 项目部至 建设方 三 与设计方有关的信息三 与设计方有关的信息要点时间性质联系人责任人审批人 1 设计变更通知按工程进度任远敏任远敏陈寿忠 设计至 项目部 1 图纸会审纪要按工程进度任远敏任远敏陈寿忠 项目部 至设计 2 技术核定单按工程进度任远敏任远敏陈寿忠 四 与监理有关的信息四 与监理有关的信息 4 时间性质联系人责任人审批人 1 监理例会纪要按工程进度韩卫娜聂明聂明 监理至 项目部 2 监理通知单按工程进度韩卫娜聂明聂明 1 施工组织设计 图纸收到后一 个月内 任远敏任远敏任远敏 项目部 至监理 2 施工方案按工程进度任远敏任远敏任远敏 五 与政府部门 行业管理机构有关的信息五 与政府部门 行业管理机构有关的信息要点时间性质联系人责任人审批人 1 建筑市场管理政策工程开工前郑建平郑建平龙章毅 政府对 项目 1 工程检查 验收资料按工程进度 任远敏 郑建平 武德起 任远敏 郑建平 武德起 龙章毅项目报 政府 六 与社区及公共服务部门有关的信息六 与社区及公共服务部门有关的信息要点时间性质联系人责任人审批人 叮叮小文库 1 市政管理规定工程开工前刘露唐学文龙章毅 社区对 项目 1项目对 社区 七 与分包及劳务有关的信息七 与分包及劳务有关的信息要点时间性质联系人责任人审批人 1 施工计划指令按工程进度张景洪张景洪龙章毅 项目部 对分包 1 进度付款申请按工程进度陈剑智陈剑智龙章毅 分包对 项目部 八 与供应商 或租赁商 有关的信息八 与供应商 或租赁商 有关的信息要点时间性质联系人责任人审批人 1 材料或设备进场通知按工程进度 宋小燕 武德起 宋小燕 武德起 龙章毅 项目对 供应商 2 材料 设备检查按工程进度 宋小燕 武德起 宋小燕 武德起 龙章毅 1 付款申请按工程进度 宋小燕 武德起 宋小燕 武德起 龙章毅 供应商 对项目 九 项目部内部主要信息九 项目部内部主要信息 序号分类主要信息内容时间性质去向责任人审批人 现金流测算按工程进度财务部潘丽芬龙章毅 1 项目资金管理 人员定编按工程进度综合部龙娇龙章毅 2 项目机构及人员管理 技术标准 规范工程开工前 技术部 质量部 任远敏 郭春均 龙章毅 3 项目技术管理 项目资产按工程进度综合部刘露龙章毅 4 项目行政事务管理 采购计划按工程进度材料部宋小燕龙章毅 5 项目物资管理 采购计划按工程进度设备部武德起龙章毅 6 项目机械管理 分包执行情况检查按工程进度商务部陈剑智龙章毅 7 项目分包管理 合同及时性 执行情况 检查 按工程进度商务部陈剑智龙章毅 8 项目合同管理 成本测算 控制 成本 分析 按工程进度商务部陈剑智龙章毅 9 项目成本管理 进度计划的监督 调整按工程进度各区域张景洪龙章毅 10 项目进度管理 质量制度 检查按工程进度质量部郭春均龙章毅 11 项目质量管理 12 项目安全管理安全制度 检查按工程进度安全部郑建平龙章毅 叮叮小文库 环境制度 检查按工程进度安全部郑建平龙章毅 13 项目环保管理 编制审核批准 时间时间时间 叮叮小文库 中国建筑第四工程局有限公司 项目管理表格 表格编号 项目部信息管理计划编制表 CCFED PM 1702 项目名称及编码中天会展城 B 区 项目基本情况建筑面积 139 万 m2 合同造价 21 亿 项目部信息管理计划编制依据 序号项目前期工作事项完成程度生成时间联系人联系方式 1 项目部信息沟通需求识别工程开工前龙章毅2 项目部组织机构及职责工程开工前龙章毅3 企业有关信息管理制度 工程开工前 龙章毅4 项目所在地信息基础设施水平 工程开工前 龙章毅5 项目与有关各方沟通需要规定 工程开工前 龙章毅6 建设 安全 电力 燃气 通信 水 卫生 公路 消防 公安 税 务等部门联系人及方式 工程开工前 龙章毅项目部信息管理计划编制安排 序号策划项目有关要点 责任部门 或人员 完成期限实际完成 1 对企业的信息管理 综合部 技 术部 随工程进度随工程进度 2 对主业的信息管理技术部 随工程进度随工程进度 3 对设计的信息管理技术部 随工程进度随工程进度 4 对监理的信息管理技术部 随工程进度随工程进度 5 对分包的信息管理商务部 随工程进度随工程进度 6 供应商 租赁商的信息管理 商务部 材 料部 设备 部 随工程进度随工程进度 7 对社区及公共服务单位的信 息管理 综合部 随工程进度随工程进度 8 项目部内部信息管理综合部 随工程进度随工程进度 9 项目信息管理设备 器械 装备配备及管理 综合部 随工程进度随工程进度 10 项目信息管理机构及职责技术部 随工程进度随工程进度 11 项目会议管理综合部 随工程进度随工程进度 12 项目文件资料 照片管理 综合部 技 术部 随工程进度随工程进度 13 项目数据库建设中建四局 随工程进度随工程进度 14 项目内外宣传报到管理综合部 随工程进度随工程进度 15 项目保密管理制度技术部 随工程进度随工程进度 16 项目信息管理考核制度技术部 随工程进度随工程进度 17 项目内外通讯联络方式综合部 随工程进度随工程进度 叮叮小文库 编制审核批准 时间时间时间 叮叮小文库 中国建筑第四工程局有限公司 项目管理表格 表格编号 综合项目管理系统数据录入责任表 CCFED PM 1703 项目名称及编号中天会展城 B 区 序号分类主要职责责任部门或人员完成期限实际完成 1 项目经理督促系统应用龙章毅按工程进度按工程进度 2 项目信息员 培训 指导系统数据录入 人 员添加 项目立项及权限分配 任远敏 按工程进度按工程进度 工程信息管理分公司