XX连锁酒店采购成本控制优化方案

XXXX 连锁酒店采购成本控制优化方案连锁酒店采购成本控制优化方案 目 录 中文摘要 关键词 1 第一章 采购成本控制的研究背景及意义 2 第二章 采购成本概述 2 2 1 采购成本概念及构成 2 2 1 1 采购成本概念 2 2 1 2 采购成本构成 2 2 2 采购成本控制的背景及目的 3 2 2 1 采购成本控制的背景 3 2 2 2 采购成本控制的目的 3 2 2 采购成本控制的重要性 3 第三章 XX 连锁酒店采购成本控制现状 3 3 1 XX 连锁酒店简介及采购特点 3 3 1 1 酒店简介 3 3 1 2 XX 酒店采购特点 4 3 2 XX 连锁酒店采购成本控制现状 4 3 2 1 酒店采购国内现状 4 3 2 2 XX 连锁酒店经营现状 4 3 2 3 XX 连锁酒店采购现状 5 3 3 XX 连锁酒店采购成本存在的问题及分析 5 3 3 1 XX 连锁酒店采购机制存在的问题 5 3 3 2 XX 连锁酒店采购业务流程存在的问题 6 3 3 3 XX 连锁酒店部分采购人员存在问题 7 第四章 XX 连锁酒店采购成本控制优化方案 7 4 1 XX 连锁酒店采购成本控制基本原则 7 4 2 XX 连锁酒店采购成本控制的优化方案 7 4 2 1 完善采购机制 7 4 2 2 优化自行采购 8 4 2 3 采购人员实行心里监控 8 4 2 4 健全采购组织体系 9 4 2 5 使用网上采购 9 结 论 10 参考文献 11 致 谢 12 0 中文摘要 关键词中文摘要 关键词 摘要 摘要 成本控制是酒店经营管理中研究的永恒话题 酒店行业是一个高采购成本 低资本回报的传统行业 所以采购成本控制不仅应该 而且必须成为酒店企业经 营和管理中的一项核心内容 本文以 XX 连锁酒店采购成本为研究对象 分析了 其采购的体系并针对其存在的问题 提出了相应的解决思路和方法 从供应商的 选择 成本的控制 采购坏境等方面加以改善 从而实现酒店采购的现代化 信 息化 关键字 关键字 酒店行业 采购成本 采购成本控 采购坏境 1 第一章 采购成本控制的研究背景及意义 采购是酒店最难监控的难点之一 酒店物品质量要求一般较高 储存周期短 采购次数多 所用采购人员多 一部分物品需要从境外购进 这种情况决定了酒 店采购内部控制有别于其他行业采购的控制模型 随着国内经济和旅游业的飞速 发展 消费大众对经济型酒店的需求量会越大 而对如此巨大的需求 如家 XX 锦江之星 等等这样的连锁巨头开始纷纷抢占这一市场 通过规模 化 智能化 信息化 绿色化等措施和方法降低成本 提高服务质量 在激烈的 国际竞争中争得一席之地 XX 连锁酒店就是在经济全球化的背景下 而对入世 后的挑战和机遇不断创新管理思路 寻求降低成本的方法 因此如何通过控制经 营费用 降低采购成本 对提高酒店竞争力显得尤为重要 采购是酒店行业控制 成本的源头 提高竞争力的关键 因此采购特具有吸引力 可见酒店的采购管理 是具有何等的重要意义 第二章 采购成本概述 2 1 采购成本概念及构成 2 1 1 采购成本概念采购成本概念 采购成本指与采购原材料部件相关的物流费用 包括采购订单费用 采购计 划制定人员的管理费用 采购人员管理费用等 如图所示 公司战略 所需原材料部件和服务 原材料部件和服务 求购信息 原材料部件和服务 图图 1 1 采购概念的模型采购概念的模型 从图中可以看出 采购成本主要体现在物流和信息流上 具体而言 公司战 略制定机构做好公司战略然后发送到其他职能部门 职能部门根据公司的战略并 结合各部门情况将所需原材料 部件和服务告知采购部门 采购部门与供应商取 得联系 在目标供应商中最终选择合适的供应商 以获得各职能部门所需的原材 料 部件和服务 并最终将各职能部门所需的原材料部件和服务交给职能部门 2 1 2 采购成本构成采购成本构成 1 购入成本 它是指为了在预定地点 如仓库 获得货物的所有权而发生的成本 即货物 本身的成本 它包括 货物的购价 运输 装卸费及装卸过程中的损耗等 2 订货成本 它是指从发出订单到收到存货整个过程中所付出的成本 如订单处理成本 包括办公成本和文书成本 运输费 保险费以及装卸费等 3 存储成本 战略制定机构 其他职能部门 采购部门 供 应 商 群 目标 供应 商群 2 它是指物资存放在仓库经过一定时期后所发生的全部成本 即为保持存货而 发生的成本 4 缺货成本 缺货成本又称亏空成本 是由于外部和内部中断供应所产生的 外部短缺 内部短缺将最终导致延期付货或失销 2 2 采购成本控制的背景及目的 2 2 1 采购成本控制的背景采购成本控制的背景 面对全球性的经济衰退 美国次贷危机 欧洲经济持续不景气 人民币升值 原材料涨价 劳动力成本不断上升 生存第一 发展第二成为众多跨国公司的 首选战略方针 成本竞争优势就显得更为至关重要 成本中的 70 是采购成本 专业高效的采购成本管理将帮助您获得战略性竞争优势 但采购成本控制绝不只 是简单的削减成本 而是个系统工程 单纯地削减采购成本同样会给公司带来很 多的风险 如质量风险 及时供货风险 技术风险等 因此 采购成本管理必须 综合考虑公司的战略及长期可持续核心竞争力的发展 2 2 2 采购成本控制的目的采购成本控制的目的 抓住成本重心 降低采购成本 2 2 采购成本控制的重要性 对于任何一家制造企业来说材料成本占成本总额的绝大部分的比例 高的占 到 70 80 低的也接近 40 50 可以说企业成本控制的重点和源头都是从 采购成本开始的 有调查表明 某些行业采购成本降低 1 利润就会上升 10 甚 至更高 据相关报道 飞利浦和德力电器的财务数据显示 1 的采购成本下降 使 两个公司的利润分别增加 7 5 和 16 5 采购成本占总成本的比率越大 降低采 购成本对利润的贡献就越大 因此在有经验的管理者看来 采购部门不仅仅是发生 成本的部门 更是企业利润来源的中心 做好采购成本控制对企业意义重大 具体 来说有以下几个方面 1 可以增加企业的利润 2 可以提高资金的周转率 三 可以有效降低采购成本 四 具有重要的战略意义 3 第三章 XX 连锁酒店采购成本控制现状 3 1 XX 连锁酒店简介及采购特点 3 1 1 酒店简介酒店简介 XX 连锁酒店集团 7Dayslnn Group 创立于 2005 年 目前已建立了覆盖全 国的经济型连锁酒店网络 分布在广州 北京 深圳 上海 南京 武汉 成都 长沙 重庆 贵阳 济南等国内超过 300 个城市和地区 拥有分店超过 2400 家 XX 连锁酒店连续三年成为业内规模增长速度最快的经济型酒店企业 创造行业 快速发展的佳话 依靠快速的发展能力势头及优异的盈利能力 XX 连锁酒店集 团获得美国华平 德意志银行 美林集团三大国际金融巨头注资逾亿美元 是迄 今为止行业积累获得融资最多的企业 XX 创新精髓贯穿在企业发展的过程中 采取 多区域核心城市第一 发展 模式 使用 鼠标 水泥 的经营模式 利用 IT 技术进行整合管理 巧用 放羊 理论 发挥人才自主性 降低企业管理成本 XX 通过一系列的创新理念 努力 实现 客户受益最大 的目标 致力向 XX 会员们提供更具人性化 便捷的优质 酒店及会员服务 使消费者真正感受到 天天睡好觉 的愉悦 3 1 2 XX 酒店采购特点酒店采购特点 采购体系标准化运营体系 供应商选择 采购部管理 需求部门选择 模式 采购制度大部分分店单人采购制度 店长说了算 采购模式传统采购模式 等等等等 表表 2 2 XXXX 酒店采购特点酒店采购特点 3 2 XX 连锁酒店采购成本控制现状 3 2 1 酒店采购国内现状酒店采购国内现状 国内研究现状 许多酒店还是以传统的物资采购 库存供应方式来组织酒店 物资管理 当前我国许多酒店在酒店管理上缺乏诸如科学的采购管理 成本控制 方法等相关的创新理念 从现代化企业的采购现状来看 从分散采购管理到集中 采购管理 企业在降低采购成本 提高采购效率方面向前迈进了一大步 但同时 仍存在一些问题 主要表现在物资采购管理与物资使用常常脱节 企业自身缺乏 进行公开招标的途径 购销双方缺乏有效的信息沟通渠道 对供应商的管理缺乏 科学的方法 3 2 2 XX 连锁酒店经营现状连锁酒店经营现状 目前 根据 2016 年发布的 2016 中国酒店连锁发展与投资报告 报告中 显示 2016 中国经济型连锁酒店品牌 10 强排行榜 如表 3 在品牌排行榜中 如 家 XX 汉庭 格林豪泰 锦江之星居四强之列 XX 更以 2464 家开业分店的规 模超越汉庭 在全国开业分店排名中位居第二 目前 XX 的分店遍布全国超过 300 个城市 作为经济型酒店的领先品牌 XX 连锁酒店成功缔造了业内第一电子 商务平台 建立了国内集互联网 呼叫中心 短信 手机 WAP 及店务管理为一体 4 的系统 网络预订比例超过 40 为消费者提供最便捷的网络预订服务 表表 3 3 20162016 中国经济型连锁酒店品牌中国经济型连锁酒店品牌 1010 强排行榜强排行榜 3 2 3 XX 连锁酒店采购现状连锁酒店采购现状 XX 需采购的物品有近 1500 种类 工作量不仅大而且要求十分严格 在规格 上 数量上 质量上等各方面强调品牌的一致和形象的统一 尤其是代表酒店形 象的主要物品 要求统一采购地点 采购规格 采购数量及采购质量等 XX 连 锁酒店采购分为中央采购和分店采购两部分 在 XX 酒店的采购管理制度中规定 将酒店采购的商品分为 A B C D 四种 对这四种商品的采购采取不同的采购 手段 产品管理的具体要求如下 A 类产品为关键产品 供货商开发管理由采购部执行 财务总监审核 B 类产品为一般标准产品 供货商开发由分店执行 采购部审核 C 类产品为普通产品 系统中设定产品采购标准和价格标准 分店不需要开 发供货商 D 类产品由分店根据实际需要自行购买 3 3 XX 连锁酒店采购成本存在的问题及分析 3 3 1 XX 连锁酒店采购机制存在的问题连锁酒店采购机制存在的问题 1 采购缺乏市场调查 缺乏价格走势的预见性 造成的损失不容忽视 缺乏客观同行间比较 不对 物品品质差异 盲目评判 XX 酒店为全国连锁酒店 所辖区域覆盖全国 对于同一产品来讲 南北价 格差异较大 在公司对每一产品进行定价 没有充分考虑价格差异 经常出现以 某一地区价格为全国参考价格 造成其他地区分店在采购此产品时因限价问题而 影响采购 比如华为 3com 网管交换机在南方的采购价格为 980 元 台 而在北方 5 因运费问题 最低为 1050 元 台 造成在北方分店采购过程中因价格问题而延迟 采购 并通过多次与公司协商才得以解决 可见 XX 酒店在采购过程中缺乏对 全国市场的全面调查 没能根据地域不同而提供相应的采购参考价格 2 不能坚持多人采购制 尤其是在 XX 的特许店中 店长说了算 不能坚持多人知情 多人参与 多 人采购制度 对采购造成客观的局限性 缺乏对商品原料的质量价格比较 人情 采购甚至白花钱的事时有发生 稽核 审计部门很少对采购部门进行专门监管 只要店长提供正规票据 符合手续 照单付款 这在 XX 是一种普遍现象 这种 采购制度造成采购成本高 吃回扣 索贿等问题 严重影响酒店采购物资的质量 3 监督部门失察 因缺乏责任心或工作力度不强 采购监督部门没能对采购的各项环节做到监 督 指导的作用 对采购工作起到消极的影响 如 对于特许加盟店 虽然所有 采购物品均由加盟方承担 但应按 XX 统一标准进行物品的采购 XX 就应起到监 督 指导的作用 为加盟方负责 但在一家加盟店的建店过程中 没有给与及时 的指导 使得加盟店在装修的色彩上 用料上不能符合 XX 的统一标准 在装修 完成后的验收过程中没有通过 最终不得不重新拆毁 这给加盟店造成巨大的损 失 也体现出监督部门在工作中对采购工作的不重视 4 缺乏采购激励机制 XX 酒店部分酒店采购人员的采购意识比较薄弱 采购人员认为只要完成了 上级布置的采购任务就算尽职了 而对采购过程中的许多细节与可能降低采购成 本的契机都视而不见 这主要是因为我们的采购制度没有建立较好的激励机制 忽视了采购人员的功利性 不能充分发挥采购人员的积极性和主观能动性 3 3 2 XX 连锁酒店采购业务流程存在的问题连锁酒店采购业务流程存在的问题 XX 连锁酒店采购基本框架如图 4 所示 6 图图 4 4 XXXX 连锁酒店采购基本框架图连锁酒店采购基本框架图 由 XX 采购基本框架图可知酒店自行采购存在问题 中央采购与自行采购相 结合是一种灵活互补的采购形式 对于一些小件和零散物品采取自行采购即方便 又快捷 但在实际操作过程中存在店长采购随性大 缺少严密的采购计划 这使 酒店在成本控制上出现很大的漏洞 3 3 3 XX 连锁酒店部分采购人员存在问题连锁酒店部分采购人员存在问题 1 酒店部分采购人员选择不当 个别采购人员以权谋私 尤其是分店采购的过程中 因为分店的采购由店长 负责 很难避免在上报采购价格时提高报价 或以次充好 吃市场提成 直接损 害了酒店利益 这是一个基本存在的问题 其次在酒店统一采购商品的过程中部 分酒店管理人员充当劣迹采购人员的保护伞 由于采购人员是某些领导的知心人 问题在较长的一段时间内解决不好 给采购部门以后的工作开展带来负面影响 2 部分酒店采购人员专业性不强 酒店采购人员要求综合素质比较高 责任心比较强 能够鉴别商品优劣 懂 得商品相关知识 只有一流的采购人才 才能把住控制酒店成本的第一关 合格 的采购员要能够做到采购数量 采购质量 采购价格的心中有数 采购前不能货 比三家 季节差价 时段差价掌握不准 加大了酒店经营成本 7 第四章 XX 连锁酒店采购成本控制优化方案 4 1 XX 连锁酒店采购成本控制基本原则 如下表 5 所示 成本控制原则含义 经济原则 指因推行成本控制而发生的成本 不应超过因缺少控制而丧 失的收益 因地制宜原则 指成本控制系统必须个别设计 适合特定企业 部门 岗位 和成本项目的实际情况 不可照搬别人的做法 全员参加原则 企业的任何活动 都会发生成本 都应在成本控制的范围之 内 所以 每个职工都应负有成本责任 领导推动原则 由于成本控制涉及全体员工 并且不是一件令人欢迎的事情 因此必须由最高当局来推动 表表 5 5 XXXX 连锁酒店采购成本控制基本原则连锁酒店采购成本控制基本原则 4 2 XX 连锁酒店采购成本控制的优化方案 4 2 1 完善采购机制完善采购机制 若不制定严格的采购机制 不仅无章可依还会给采购员提供暗箱操作的温床 完善制度从以下做起 1 建立严格 完善的采购制度 规范酒店采购活动 提高效率 预防不良 的采购行为 如可在采购制度中规定采购的物品要向供应商询价 列表比较 然 后选择供应商及报价填在申请订购单上 可规定超限额采购须附三个以上的书面 报价等供财务部分审核 2 建立供应商档案和准入制度 对供应商要建立档案 明确供应商基本信 息 有编号 联系方式和地址 质量控制能力 客房服务能力等 每个档案应严 格审核才能归档 档案应不定期更新 有专人管理 同时建立供应商准入制度 重点物品供应商须经质检 财务等部门联合考核才能进入 如可能要实地到生产 地考察 3 建立价格档案和价格评价体系 采购部门对所有物资建立价格档案 对 采购报价先于归档采购价进行比较 采购价不能超过档案价 4 建立标准采购价格以进行比价采购 如表 6 财务部对重点监控采购根 据市场变化定期定出标准采购价 促使采购员货比三家 不断地降低采购价格 物品名称规格单价询价 1询价 2询价 3平均价 节能灯 15w10 0010 509 809 9010 07 水龙头6 分口 8 007 807 507 507 60 稀木工单 1 2m68 0069 0069 0070 0069 00 表表 6 6 XXXX 连锁酒店标准采购定价单连锁酒店标准采购定价单 8 4 2 2 优化自行采购优化自行采购 比如 在酒店确定的 A B C D 四类商品 共 1500 余商品 比例关系如图 7 所示 其中 A 类是公司制定供应商 B C D 类为分店自行采购商品 其中 B 类商品中为当地指定供应商 分店在此类采购时必须在指定处采购 价格固定不 变 但随着市场的变化 其他供应商价格要低于此家 但对于分店来说还必须采 用此家高的供应商 因此这部分自行采购是一种浪费 公司应将 B 类商品进行调整 调制 C 类中 适应市场变化需求 只将原有供 应商的价格作为上限自行选择价格低的供应商 在经公司采购部审批执行 这样 灵活应变大大降低公司采购成本 图图 7 7 A A B B C C D D 商品分类比例商品分类比例 4 2 3 采购人员实行心里监控采购人员实行心里监控 健全有效的监控措施对绝大多数采购人员能起到约束作用 对个别侥幸心理 监控就有必要 由保卫部门组织政治学习 宣讲典型案件 尤其是本酒店的反面 教材 增强其法制意识 组织参观贪贿犯罪案例展览 使其明白不义之财拿不到 否则追回莫及 这些教育方式看起来似乎过分 其实是有效进行心里监控 对采 购人员有益无害 4 2 4 健全采购组织体系健全采购组织体系 集团采购体系组织结构图如下图 图图 8 8 XXXX 连锁酒店集团采购体系组织结构图连锁酒店集团采购体系组织结构图 采购部经理拟定采购部门工作方针与目标 然后将目标下达到采购主管和采 购助理 同时也可直接下达目标到各分店长身上 采购主管和助理根据市场调查 制定采购方案 之后将任务分派到采购员 采购主管也可将方案下达到分店长 然后由分店长将任务或日常工作分派到采购员 最终由采购员经办采购等一系列 9 程序 健全采购组织体系可以更好的实现企业利润 4 2 5 使用网上采购使用网上采购 网上采购是将因特网作为平台的一种新型采购活动 首先网上采购不存在差 旅费等费用 如此能够有效的降低订货成本 其次 网上采购可以随时随地的进 行 可以再较短的时间内进入主题 当然网上采购也不是没有成本的 譬如 酒 店企业必须建立适合网上采购的一套系统 有网上采购的内部控制制度 整体而 言网上采购利大于弊 结 论 以上就是我对 XX 连锁酒店采购成本控制现状与优化方案的一些探讨 通过 查找资料的深入 我不仅学会了灵活运用会计知识 更是对于采购成本这一区域 有了更深的了解 通过对 XX 连锁酒店的分析 得出要控制好酒店业的采购成本主要做好采购 机制和采购业务流程的完善 与酒店所有部门 员工也都密切相关 还有采购环 境 比如加强网上采购可以节省一笔成本支出 最终实现酒店经济效益最大化 总之 采购是企业经济活动的重要组成部分 也是企业有效降低经营成本的一个 关键途径 我们要追求采购过程的经济效益最大化 就要不断