公文处理管理办法)

陕西延长地产建筑安装工程公司 公文处理办法 试行 第一章 总 则 第一条 为了加强和规范陕西延长地产建筑安装工程公司 以下简称 建安公司 或 公司 公文处理工作 使其更加 科学化 制度化 规范化 根据 党政机关公文处理工作条 例 和地产公司 公文处理办法 结合公司实际 制定本办 法 第二条 本办法适用于公司及所属各部门 项目中心 第三条 公文是实施领导 履行职能 处理公务的具有特 定效力和规范体式的文书 电子公文和纸质公文具有同等效 力 第四条 公文处理工作是指公文拟制 办理 管理等一系 列相互关联 衔接有序的工作 第五条 公文处理工作应当坚持 实事求是 准确规范 精简高效 安全保密 的原则 第六条 公司行政人事部是公文处理的管理部门 主管本 公司公文处理工作 并对各部门的公文处理工作进行业务指导 和督促检查 2 第二章 公文种类 第七条 适合公司使用的公文种类主要为 党政机关公文 处理工作条例 中的决议 决定 通告 意见 通知 通报 报告 请示 函及纪要等 一 决议 适用于会议讨论通过的重大决策事项 二 决定 适用于对重要事项作出决策和部署 奖惩有 关单位和人员 变更或者撤销所属单位不适当的决定事项 三 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知 的事项 四 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 五 通知 适用于发布 传达要求有关部门周知或者执 行的事项 批转 转发公文 六 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神 和告知重要情况 七 报告 适用于向上级单位汇报工作 反映情况 回 复上级单位的询问 八 请示 适用于向上级单位请求指示 批准 九 批复 适用于答复所属单位请示事项 十 函 适用于不相隶属单位之间商洽工作 询问和答 复问题 请求批准和答复审批事项 十一 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项 3 第三章 公文格式 第八条 公文一般由份号 密级和保密期限 紧急程度 发文单位标志 发文字号 签发人 标题 主送单位 正文 附件说明 发文单位署名 成文日期 印章 附注 附件 抄 送单位 印发机关和印发日期 页码等组成 一 涉及国家秘密 公司商业秘密的公文 应当按照规 定标明密级 紧急公文应当根据紧急程度标明 特急 或 急 件 二 发文单位标志使用发文单位全称或者规范化简称 联合行文 可以并用联合发文单位名称 主办单位排列在前 也可以单独使用主办单位名称 三 发文字号包括单位代字 年份 序号 公司发文字 号为 延长地产建字 发 函 20XX X 号 公司党总支发文 字号为 延长地产建党 纪 工 字 发 函 20XX X 号 其 中发文单位代字含 字 的为上行文 含 发 的为下行文 含 函 的为平行文或下行文 四 上行文应当注明签发人姓名 请示 应当在 附 注 处注明联系人的姓名和电话 并用括号括起 五 公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明 公文种类 公文标题中除法律法规和公司规章制度名称加书名 号外 一般不用标点符号 4 六 主送单位指公文的主要受理单位 应当使用全称或 规范化简称 统称 七 公文如有附件 应当注明附件的顺序号和名称 八 公文应当在落款处署发文单位全称或者规范化简 称 九 公文除 会议纪要 外 应当加盖印章 并与署名 单位相符 联合行文时 所有联署单位均应当署名并加盖印 章 十 成文日期以负责人签发的日期为准 联合行文以最 后签发单位负责人签发的日期为准 十一 公文如有附注 需要说明的其他事项 应当加括 号标注 十二 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的 其他单位 应当使用全称或者规范化简称 统称 第九条 公文的版式按照 GB T 9704 2012 党政机关公文 格式 执行 第十条 公文使用的汉字 数字 外文字符 计量单位和 标点符号等 按照有关国家标准和规定执行 第十一条 公文用纸采用国际标准 A4 型 210mm 297mm 左侧装订 特殊形式的公文用纸幅面根据实际需要确定 第四章 行文规则 5 第十二条 行文应当确有必要 讲求实效 注重针对性和 可操作性 并从严控制数量 第十三条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般 不得越级行文 特殊情况需要越级行文的 应当同时抄送被越 过的单位 第十四条 向上级单位行文 应当遵循以下规则 一 原则上主送一个上级单位 根据需要同时抄送相关 上级单位和同级单位 不抄送下级单位 二 公司可直接向地产公司及其工作部门行文 公司所 属各部门一般不得向地产公司及其工作部门行文 公司部门向 上级主管部门请示 报告重大事项 应当经公司主要领导同意 或者授权 三 对所属各部门的请示事项 如需以公司名义向上级 单位请示 应当提出倾向性意见后上报 不得原文转报上级单 位 四 请示 应当一文一事 不得在报告等非请示性公文 中夹带请示事项 五 除上级单位负责人直接交办事项外 不得以公司名 义向上级单位负责人报送公文 不得以公司领导名义向上级单 位报送公文 第十五条 向所属部门行文 应当遵循以下规则 6 一 公司行政人事部根据公司授权 可以向公司所属部 门行文 公司所属部门一般不得向公司以外的单位行文 确有 需要 应当经公司领导批准 二 涉及多个部门职权范围内的事务 部门之间未协商 一致 一律不予行文 第十六条 公司与公司党总支 公司与其他同级单位必要 时可以联合行文 第五章 发文办理 第十七条 发文办理指以本公司名义制发公文的过程 包 括草拟 审核 签发 复核 印制 用印 登记 分发等程 序 第十八条 草拟公文应当做到 一 符合国家的法律 法规和党的路线方针政策及有关 规定 二 情况真实 观点明确 表述准确 结构严谨 条理 清楚 直述不曲 字词规范 标点正确 篇幅力求简短 三 应当根据行文目的 发文单位的性质 职权和与主 送单位的行文关系 正确使用公文文种及格式 四 拟制紧急公文 应当体现紧急的原因 并根据实际 需要确定紧急程度 五 人名 地名 数字 引文准确 引用公文应当先引 7 标题 后引发文字号 引用外文应当注明中文含义 日期应当 写明具体的年 月 日 六 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 七 应当使用国家法定计量单位 八 文内使用非规范化简称 应当先用全称并注明简 称 使用国际组织外文名称或其缩写形式 应当在第一次出现 时注明准确的中文译名 九 公文中除部分结构层次序数和词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字使用汉字外 应 当使用阿拉伯数字 第十九条 对涉及其他单位职权范围内的事项 主办单位应 当主动与有关单位协商 取得一致意见后方可行文 如有分 歧 主办单位的主要负责人应当出面协调 仍不能取得一致 时 主办单位可以列明各方理据 提出建设性意见 并与有关 单位会签后报请上级负责人裁定 第二十条 公文应当由行政人事部进行审核 行政人事部 初审的重点是 行文理由是否充分 行文依据是否准确 内容 是否符合国家法律规定和党的路线方针政策 是否完整准确体 现发文机关意图 是否同现行公文相衔接 所提措施政策和办 法是否切实可行 行文方式是否妥当 是否符合行文规则和拟 8 制公文的有关要求 公文格式是否符合本办法规定等 经审核 不宜发文的公文文稿应当退回拟稿部门并说明理 由 符合发文条件但内容需要进一步研究和修改的公文文稿由 拟稿部门修改后重新报送 符合发文条件且内容确定的公文文 稿由行政人事部经理审核 第二十一条 通过初审的公文文稿应当由拟稿部门呈请公 司领导审签 一 上行文 按常规或主送单位要求使用文件类别 重 要事项用公司请示 报告类红头文件 由总经理签发 普通业 务视情况可用公司函件 重要性一般且属专业层面的由分管相 应业务的公司领导签发 二 平行文等其它文件原则上使用函件 由分管相应业 务的公司领导签发 重要事项由主要领导签发 公司会议通 知 印发领导讲话等一般使用办公室文件 属重要的 长期 性 全局性工作安排的 由主要领导签发 专业层面工作安排 的公司文件一般由分管相应业务的公司领导签发 会议纪要中 已明确的事项不再另外行文 会议纪要由主持人签发 三 联合发文由所有联合发文部门的负责人会签 会签 一般不得使用复印件 四 以公司名义发文 审签一般流程为 起草部门负责 人核稿 行政人事部负责人审核 文秘初审 分管相应业务的 公司领导审核 总经理审签 总经理授权签发的公文审签一般 9 流程为 起草部门负责人核稿 行政人事部审核 被授权的公 司领导审签 公司党总支文件 由党总支书记签发 五 以行政人事部名义发文 属于行政人事部职权范围 内的 由行政人事部经理签发 涉及全面工作的 由分管相应 业务的公司领导核审 如有需要 报总经理批准 以行政人事部名义发文 属于公司工作层面的 审签一般 流程为 起草部门负责人核稿 行政人事部审核 分管相应业 务的公司领导核审 需要报主要领导批准的重要公文 由分管 相应业务的公司领导核审决定 报请主要领导批准后行文 六 领导在审签公文时 应当签署明确意见 姓名和完 整日期 签名或圈阅视为同意 七 签发文件应当使用规范的公文首页纸 签批文字不 得越过左侧装订线 八 公文应当 先核后签 需核稿的公文应当审核完毕 后再签发而不得先签发再核稿 以确保公文有效 九 公文文稿在签发后即生效 任何人不得随意更改 如遇特殊情况需作一般修改时 应当征得行政人事部同意 重 要修改应当请示签发人批准 第二十二条 公文文稿在印制前 由行政人事部文印人员 负责排版 拟稿部门负责校对 行政人事部文秘进行复核 重 点是审批 签发手续是否完备 文种是否正确 内容是否符合 10 相关规定 格式是否规范等 未经签发人和核稿人的同意 不 能进行内容增删和观点提法的改动 经复核需要对文稿进行实 质性修改的 应当按程序重新签发 第二十三条 行政人事部复核无误后 确定发文字号 分送 范围和印制份数 公文应当确保质量和时效 涉密公文应当在 符合保密要求的场所印制 公文印成后 在用印之前应当进行再次复核 一般公文由 文秘核对 重要公文由行政人事部负责人核对 经复核 需对 文稿进行实质性修改的 应按程序重新签发 公文用印应当端正 清晰 不得漏盖 错盖 装订应当整 齐规范 第二十四条 分发 公文的发出应当严格履行登记或签收 手续 传送带有密级的公文 应当采取相应的保密措施 第二十五条 公司发文以 OA 系统电子公文运行为主 如确 需印制 按上述要求印制 第六章 收文办理 第二十六条 收文办理指对收到公文的办理过程 第二十七条 收文办理的一般程序为签收 登记 初审 拟办 签批 批办 承办 传阅 督办 答复等 一 签收 登记 行政人事部的公文 统一由行政人事 部文秘接收并按照签收 登记 分办的程序做好办文前期处理 工作 其他部门一般不得直接接收 特殊情况或值班时接收的 11 来文均应当及时转交行政人事部按程序办理 二 初审 对收到的公文由文秘进行初审 初审的重点 为是否应当由本公司办理 是否符合行文规则 文种 格式是 否符合要求 涉及其他单位或者部门职权范围内的事项是否已 经协商 会签 是否符合公文起草的其他要求 经初审不符合 规定的公文 应当及时退回来并说明理由 三 拟办 根据来文内容 要求 行政人事部负责人在 公司文件处理单上拟定办理意见 一般性专业层面事务的请分 管相应业务的公司领导阅示 重要的全局性事务的呈总经理阅 示 属部门职权范围内事项的文件 直接批转有关部门办理 主送公司党总支的公文 由党总支书记阅示 对重要的需要公司办理或答复的公文 行政人事部应协商 有关部门提出办理意见 报公司领导阅批 四 签批 公司领导阅批来文 应当提出明确具体的意 见 指示 对不需提出具体意见的公文 应当表示 已阅 知 同意 拟同意 对一般报告性公文 圈阅 签名表示 已阅知 对于有具体请示事项的公文 圈阅则表示 同意 请示的事项 五 批办 公司领导阅批后的文件返回行政人事部 由 秘书按照公司领导批示 将文件转至相关部门处理 六 承办 承办部门按照文件办理要求 在规定期限内 完成交办工作 急件视紧急程度具体对待 并将办理结果按要 12 求及时反馈行政人事部和公司阅批领导 需向上级单位行文反 馈结果的 应当在规定时限内按行文程序报出 涉及多个部门联合办理的公文 主办部门应当主动与协办 部门协商 取得一致意见 如有分歧 经主办部门主要负责的 协调仍不能取得一致意见时 应当及时报请分管相应业务的公 司领导协调或裁定 七 传阅 对于传阅性文件 在公司领导和各部门的阅 办留存时间一般最多不超过 2 天 急件不超过 1 天 特急件应 当即送即办 属于部门办理的文件 待公司领导批示后 由承 办部门按照要求办理 部门需要留阅文件时 部门文件管理员 在本部门负责人签署后 复印存留并将原件交回行政人事部 文件在传阅和阅办过程中应当及时 准确 涉及几个分管 领导或部门传阅 阅办的文件 分管领导和部门在阅后或提出 拟办意见后 提交文件管理员处理部门传递 文件传递要确定 范围 不得任意扩大范围 注意传阅顺序及保密 八 督办 行政人事部根据来文和领导批示 及时对承 办部门进行督办 紧急公文或者重要公文应当由专人负责督 办 第二十八条 公文答复和查询 对公司受理的请示 报 告 应当及时答复办理结果 凡已办结的公文 除正式行文批 复或者转发外 由有关部门根据领导意见或者办文情况通过面 谈 电话 便函等方式给予答复 任何人不得在公文上随便批 13 注领导的批示 意见 不得随便向外透露公司领导批示的原文 和公文的详细办理情况 对公司领导的批示 未经批准不得复 印外传 查询办理情况 一律由行政人事部接待 任何来文单位不 得直接找领导同志催办公文 查询办理情况 个人查询 一律 不予接待 第七章 公文管理 第二十九条 公司及公司党总支公文由行政人事部统一收 发 审核 用印 归档和销毁 公司所属各部门公文由各部门 负责收发 审核 用印 归档和销毁 第三十条 公文办理完毕后 应当根据公司档案工作有关 规定及时整理 立卷 归档 个人不得将应当归档的公文据为 己有或者拒绝归档 第三十一条 应当按照分工负责的原则 根据公文间相互 联系 特征和保存价值等进行分类收集 整理 归档 保证归 档公文的齐全 完整 并能正确反映本公司的主要工作情况 一 各种公文定稿 正本由公司行政人事部收集整理 二 各种例会的会议记录 纪要等 包括原始记录及有 关资料 由承办机构或承办人收集 整理 纪要定稿应当交行 政人事部归档 三 公司负责人外出参加会议收到的应当归档的公文 使用后交公司行政人事部整理归档 14 四 联合办理的公文 原件由主办部门整理 立卷 归档 其他部门保存复制件或其它形式的公文副本 第三十二条 归档范围内的公文应当确定保管期限 按照 有关规定定期向档案室移交 拟制 修改和签批公文 所用字 迹材料应当耐久 应当使用碳素笔进行书写 纸张应当符合存 档要求 第三十三条 涉密文件