第一章-第五节-运营业务档案管理

第一章第一章 运营基础知识运营基础知识 第五节第五节 运营业务档案管理运营业务档案管理 一 基本原则一 基本原则 1 运营业务会计档案是指在进行运营业务活动过程中形成的具 有保存价值的文字 图表 声像 电子信息等各种门类和载体形式 的历史记录 2 存放期是指当年形成的运营业务会计档案在会计年度终了后 由运营业务部门保管和使用的时间 不超过一年 网点负责在存 放期满后 编制运营业务会计档案移交清单 将运营业务会计档案 移交所在分行档案管理部门 二 档案分类与保管期限二 档案分类与保管期限 一 运营业务会计档案分类 1 会计凭证类 原始凭证 记账凭证 汇总凭证 其他会计 凭证 2 会计账簿类 总账 分户账 明细账 日记账 辅助账簿 其他会计账簿 3 运营报告类 月度 季度 年度运营报告 包括会计报表 附表 附注及文字说明 其他运营报告 4 其他类 各类余额调节表 对账单 各种开销户资料及其 他应保存的会计核算 运营业务资料 运营业务会计档案移交清册 运营业务会计档案保管清册 运营业务会计档案销毁报告和销毁清 册等 二 运营业务会计档案保管期限 运营业务会计档案的保管期限 从会计年度终了后的第一天算 起 运营业务会计档案保管期限分为永久和定期两种 其中 定期 保管期限分为3年 5年 15年三类 1 会计凭证类 不少于15年 2 会计账簿类 不少于15年 3 财务报告类 年度报表为永久 季报表 月报表为不少于5 年 4 其他类 根据重要程度 分为永久保管和定期保管 运营业务会计档案保管期限表详见附件 二 运营业务会计档案的保管二 运营业务会计档案的保管 一 运营业务会计凭证装订要求 1 运营业务会计凭证应按日清分 按序排列 装订编号 确保 完整 装订成册的凭证应加封面 封底 并注明当日凭证册数 本 册凭证号数 在封面填注日期 凭证及附件张数等有关内容 由装 订人员和营业部经理 或运行监测团队经理 在装订封签边缝处加 盖骑缝章 同时需在档案封面的指定处盖章 等待入库保管 2 如当日运营业务的凭证数量过多 可分若干册装订 每册凭 证厚度原则上不应超过50mm 当日运营业务凭证数量少的 可将两 日 含 以上的凭证合并装订 但每一工作日的凭证须以封面 封 底隔开 并加制汇总封面 封底 3 运营业务会计凭证由运营业务经办人员按照会计档案装订要 求负责整理装订 整理装订时应剔除大头针 回形针 橡皮筋等杂 物 大小不一的凭证 附件须折叠整理 以左上角为对准对齐装订 确保装订成册凭证的整齐 其中 按日装订的 有业务流水的运营 业务会计凭证 柜面 统一按照长221mm 宽150mm 即A4纸尺寸的凭 证纵向对折标准进行装订 二 运营业务会计账簿装订要求 各种账簿装订时应分币种 币种代码由小到大排列 按照人 民币在前 外币在后 按规定的外币代号顺序排列 及规定的科 目代号 账号大小顺序排列 逐户 逐页衔接 同时应填写账首 账页目录并加封面 封底 已装订成册的账页应编列账页总号 确 保账页完整 装订成册的账簿应在结绳处加封 由装订人员 会计 主管人员在结绳加封处及封面上盖章 并按规定加贴印花税后登记 手工账页一般待年终全部账页更换完毕 按年度一并整理装订 使 用计算机打印的账页 应指定专人负责保管 分户账账页应先按月 整理进行临时装订 会计年度终了时按科目 账号 序时汇总装订 年度装订时账页页数应与计算机打印的账页目录一致 总账按月装 订 三 运营业务会计报表的装订要求 各种运营业务会计报表及有关运营业务资料按日打印的按月装 订 按月打印的按年装订 年度决算报表按年单独装订 季度结息 资料按季装订 重要和特殊操作明细清单按日进行整理按月装订 报表装订时 先按报表种类分类 再按币种顺序排列 遵循先 汇 总 后 原币 原币按货币代号从小到大排列 先人民币后外 币 先表内后表外 按币种 的原则 报表装订时 要加具封面 封底 并在封面上注明报表日期 报表名称或册数等 装订完毕后 应在结绳处加封 由装订人员 会计主管人员在结绳加封处及封面 上盖章 四 运营业务会计档案中的原始凭证 票据 合同等具有法 律效力的资料必须保存纸质档案 为确保档案的长期保存 凡采用 纸质归档的运营业务会计档案 不得使用热敏纸或压感凭证 五 采用非纸介质存储的运营业务会计档案 应能满足阅读 及打印要求 使用质量较高的磁带 光盘等介质 按照介质特性进 行保存和定期检查 维护 确保档案的安全和完整性 六 对于通过excel txt通用格式保存及读取的报表类运营 业务会计档案 可以仅采用电子档案形式保存 保存及归档要求应 参照 上海浦东发展银行电子文件归档暂行办法 浦银办发 2005 第9号 的规定执行 七 入库运营业务会计档案的脊背编号要求 1 会计凭证档案的编号要求为 单种凭证 不论每日一册或多 册 其脊背编号均为6位 XX年XX月XX日 如2010年1月5日的凭证 其脊背编应为 凭证每日多册的应在每册封面上标明顺序号 1 2 3即可 并在档案封底的左上角加盖保管期限的印戳 2 账册脊背的编号要求为 账册数量一册的 脊背编号从左至 右依次为年份 品种 账册名称 所属时间 账册数量为多册的 其每册脊背从左至右依次为年份 品种 账册名称 顺序号 并在 档案封底的左上角加盖保管期限的印戳 八 对不符合装订要求的档案 档案管理部门有权退回要求 重新装订 三 运营业务会计档案的入库移交三 运营业务会计档案的入库移交 一 入库移交手续 1 运营管理部门在档案存放期满后 须编制提交 运营业务会 计档案入库清单 由档案库房管理人员在清点核对无误后签章确 认 并留存第一联 第二联返回移交部门人员 第三联由移交部门 档案交接人员在移交后留存 档案移交过程中交接双方所在单位负 责人须进行监交 2 办理运营业务会计档案入库手续 必须事先编制入库清单 并按其约定的年份 种类进行移交 不得混有其他年度的运营业务 会计档案 同一年份的运营业务会计档案必须一次全部移交 3 运营业务会计档案入库后 档案管理人员应及时对入库档案 进行登记 填制 运营业务会计档案保管登记簿 按照不同的档 案种类和保管期限进行登录 并对所保管的运营业务会计档案逐卷 编制 运营业务会计档案案卷目录 做到账实一一对应 4 档案管理人员应按照管理工作要求及时将接收入库的档案整 理后按要求放入规定装具 并在经核对后的 入库清单 上进行签 章确认 二 运营业务会计档案的排列编号 1 按照 会计年度 4位数 机构号 4位数 类别 1凭证2账簿3报表9其它 保管期限 2位数 03 05 15 99 顺序号 4位数 分类法 即一个会计年度 内的档案先按运营业务报告 账簿 凭证 其他类分开 再按保管 期限排列 保管期限长的在前 保管期限短的在后 2 运营业务会计档案排列之后 统一编案卷流水号 并形成一 本案卷目录 四 运营业务会计档案的调阅 一 入库后的运营业务会计档案不得借出银行 防止档案被 替换 更改 毁损 散失和泄密 二 运营管理部门如需调阅已入库档案 调阅人应填制 运 营业务会计档案调阅申请单 经所在部门负责人签字同意后提交 本行运营业务会计档案管理部门 办理借阅登记手续后方可调阅 三 其他部门如需调阅已归档入库的运营业务会计档案 调 阅人应填制 运营业务会计档案调阅申请单 由调阅部门负责人 签字同意 运营管理部门负责人签审同意 并办理借阅登记手续后 方可调阅 四 系统内单位如需跨行调阅运营业务会计档案 调阅人需 出示所在单位介绍信及本人身份证复印件 经所需调阅档案的归档 部门审核相关资料无误后 由归档部门填制 运营业务会计档案调 阅申请单 介绍信原件及身份证复印件作为申请单附件 经归 档单位运营管理部门负责人签审同意 办理借阅登记手续后才可调 阅 五 公安 司法 检察机关等法律 法规授权的部门如需查 阅运营业务会计档案 查询人员必须出示本人工作及执行公务证和 县级 含 以上主管部门出具的正式公文 经所需调阅档案的归档 部门审核相关资料无误后 由归档部门填写 运营业务会计档案调 阅申请单 经归档单位运营管理部门负责人签审同意后 由分行 派专人负责陪同调阅 并将查阅人员身份证明的复印件和正式公文 复印件一并作为申请单附件留存 六 调阅人员在查阅运营业务会计档案时可以抄录 照相 复印或复制 但不得将运营业务会计档案调离银行 凡提供的运营 业务会计档案复印件 均需加盖归档部门业务公章 七 查阅或复制运营业务会计档案的人员严禁在档案原件上 涂划