简单的客户服务流程规范

第一章第一章 服务体系服务体系 良好的客服形象 良好的技术 良好的客户关系 良好的品牌 一 一 5S4E 5S4E 服务服务 5S4E5S4E 的宗旨是 客户永远是第一位 从客户的实际需求出 发 为客户提供真正有价值的服务 帮助客户更好地使用产品 体 现了 良好的客服形象 良好的技术 良好的客户关系 良好的品 牌 的核心服务理念 要求以最专业性的服务队伍 及时和全方位 地关注客户的每一个服务需求 并通过提供广泛 全面和快捷的服 务 使客户体验到无处不在的满意和可信赖的贴心感受 通过建立一个完善的服务体系和服务质量监督体系 从而能为 用户提供 亲切 快捷 专业 的体验 通过建立一个良好的内部激励机制 培养一支充满活力的 能 兢兢业业为客户服务的 友好 高效 专业 的客户服务队伍 二 二 5S4E 5S4E 服务体系简介服务体系简介 5S4E5S4E 服务 提出了坚持服务质量和服务满意度的 5 个标准及客 户服务将要达到的 4 个核心目的 即要以 smiling 微笑 和 sincere 诚挚 的服务态度 客户的服务需求在第一时间得到响应 得到充分的重视 要以 speciality 专业 和 speedy 快速 的服 务水准 建构我们规范和专业的服务体系 第一时间解决客户应用 中的问题 为客户提供量身定做的专业性服务 通过长期不懈 坚 持永续的服务 持续提升客户服务价值 达到客户 satisfied 满 意 的服务效果 最终为客户提供快捷而不失其细心 专业而不失 其亲切 持续而不失其稳定的高质量服务 提供品牌的认知度 也 就是我们的核心 excellent customer service visualization 良 好的客服形象 excellent technology 良好的技术 excellent customer relationship 良好的客户关系 及 excellent brand 良好的品牌 客户服务部 是 5S4E5S4E 服务体系的最高管理机构 负责制定 5S4E5S4E 整体发展规划 客户服务规范与管理程序 XXXX 各维修及 销售类产品线服务政策 对各地维修站提供支持与监督工作 同时 负责处理用户投诉及 800 免费技术咨询热线 互联网网上技术支持 的日常运作 各地维修站及技术工程部 是 XX 在全国各地的服务机构 负责 为所在区域的 XX 客户提供全方位的技术服务 并对相关产品维护人 员提供适当培训 目前 XX 已在全国各地建立 40 个维修中心 覆盖 面正逐步扩大 三 三 5S4E5S4E 特色特色 从客户的实际需求出发 努力探寻对客户真正有价值的新的服 务内容与服务方式 形成有别于业界其他厂家的服务特色 是 5S4E5S4E 的不懈追求 全方位服务 提供包括技术咨询 技术培训 远程及现场维 修服务 备件配件维修等在内的一篮子服务 1 服务内容 技术咨询与培训 安装 调试 保修 维修 配件二级维修 ATM 自助缴费机等产品的防护 监控设备的供应 耗品耗材的供应 2 服务方式 技术咨询 通过电话 传真或国际互联网提供技术咨询服务 技术培训 通过讲课和上机实习进行 ATM 的技术培训和操作 培训 现场维修服务 现场进行机械 电器维修 整机调试 板级 维修 防尘 润滑保养等 备件配件维修 提供备件配件的二级维修服务 ATM 整机专家会诊综合维护服务 通过专家小组 对 ATM 整 机进行故障诊断 提供较为综合的维修 维护服务 规范化 800 免费咨询热线 服务热线 及 XX 是中国 IT 行业提供全年 365 天无休免费技术咨询的企业 之一 这是 XX 对技术服务方式的一大创新 通过这一方式 能非常方便地帮助 XX 客户及时解决使用中碰到的技术问题 远程诊断维护 通过电话 传真或国际互联网提供远程故障 诊断维修服 务 完备的服务与培训网络 目前在全国已建立 40 多个维修中心 并不断扩大维修网点 的建 设 通过这一完备的服务网络 能就近为您提 供便捷服务 此外 XX 正逐步建立并不断完善客户培训体系 XX5S4E 培训 设立监督机构 设立每天 24 小时开通的投诉电话 及总经办专 门授理投诉的最高监督机构 以不断提高我们的服务质量 节假日无休服务 目前已在全国 40 多个城市开通 其它城市今后也将陆续开通 庞大的备件库网络系统 通过在全国各服务网点建立备件库 同时加速备件的周转 使每一网点都尽可能保存充足的备件 为快速维修提供有力 保证 严格的工程师认证制度 每位 XX 维修工程师都要经过严格的培训 培训结束后经 XX 客户服务部测试通过 才颁发上岗证 准许上岗 通过这种 方式来保证每位工程师的技术水平 使其能为客户提供优质 服务 以上红色字体代表公司客服目前尚未达到仍需努力做到的 第二章 客户服务评价体系 一 客服评价 体系简介 客服评价 体系规定了 XX 服务部门的绩效考核交由 客户来评定 是 XX 客服的一大特色 也是保证 5S4E 实 现的重要手段 二 二 核心内容 核心内容 1 11 1 内容内容 绩效评定流程 方式 1 网络评定 进入 www com 点击 客服中心 点击 绩效评定 填写 绩效评定表 见下表 点击确定 绩效评定表绩效评定表 XX 客服中心欢迎您 所在地 省 市 县 单位名称 评定人 日期 评定项目 1 售 前支持 项目名称 选择 2 工 程实施 项目名称 选择 3 售 后服务 项目名称 选择 评定绩效 1 您 认为技术水平 评定绩效分 可 选框 50 200 2 您 认为服务态度 评定绩效分 可选框 50 200 您对本月服务有何意见或建议 确定 取消 方式 2 客户现场评定 待定 1 21 2 处理原则 1 2 11 2 1 原则 认真 客观 准确 及时 1 2 21 2 2 细则 1 2 2 11 2 2 1 客户服务部每月应如实汇总客户评定的绩效结 果 作为各事业部负责人 客服部门及相关 技术工程师当月工资发放及季度考核的有利 依据 1 2 2 21 2 2 2 客户服务部应认真处理客户提出的意见和建议 对于言语中体现极度不满情绪的客户意见应 转为客户投诉 由 800 客服按客户投诉规范 进行统一处理 三 客服评价 体系特色 将客服人员的绩效与客户联系在一起 能客观的反映客 服人员及技术工程师的工作态度和工作能力 为我们提高客 服形象及服务技术提供良好依据 是巩固客户关系的积极创 新 是提高品牌知名度的有利途径 同时也响应了 5S4E 服务的核心目的 良好的客服形象 良好的技术 良好的客 户关系 良好的品牌 又是 XX 客服有别于业界其他厂家的 服务特色之一 第三章 客户服务处理规范 一 目的 一 目的 规范客服热线负责人员及相关支持工程师对客户问题的处理流 程 树立良好的服务形象 收集市场和用户信息 维系并促进公司 与客户关系 二 适用范围 二 适用范围 该规范只适用于 XX 电子工程公司客户服务部热线支持服务 三 职责三 职责 3 13 1 客户服务中心负责热线电话的接听 电话的回访 用户意见 调查 服务宣传等与客户进行信息交流 沟通工作 负责定 期收集客户对服务的意见和要求 通过电话回访的形式对客 服中心服务支持工程师服务质量的有效性进行验证 形成文 件 每周向总经理及分管副总报告 3 23 2 技术服务部负责设备的安装 维修 巡检以及对客户的培训 工作 也应建立与客户的长期联系 交流 有助于不断提高 技术水平 3 33 3 技术服务部经理负责每次技术维修完成 包括电话故障处理 及外出维修 后对故障情况的难易程度进行等级判断 每月 向总经理书面汇报 作为月工资发放 季度考核的依据 同 时策划 落实对客户的培训计划及部门内部的其他管理 四 内容 四 内容 4 14 1 电话接听流程图 4 24 2 互联网问题回复流程图 责任者电话处理流程图表单 800 热线 负责人 00 热线 负责人 技术 支持 工程师 及相关 人员 800 热线 工程师 客户回访 NO YES NO Y 800 客户 问题处 理表 800 用户问题 受理登记表 客户咨询 记录表 客户回访 记录表 800 电话 信息统计报 表 给 出 解 决 方 案 记录并确认客户信息及问题 接客户电话 倾听对方咨询 800 处理 直 接 处 理 转软 件系 统开 发 部 转服 务实 施工 程师 客户 服务 处理 转相 关业 务部 门 处理结果反馈 800 回 复 客 户 填写 客户回访记录表 结束 登记 800 电话信息统计报表 销 售 管 理 问 题 技 术 质 量 问 题 服 务 质 量 问 题 回复客户 其 他 资料准备 转产品事业部 填写 客户咨询记录表 责任者互联网处理流程图表单 800 热线 工程师 800 热线 工程师 技术 支持 工程师 及相关 人员 NO YES 800 客户 问题处 理表 800 用户 问题受理 登记表 查看咨询内容 给 出 解 决 方 案 记录咨询客户的信息及问题 打开 XX 网站客服中心后台管理 直 接 处 理 转技 术支 持处 理 转客 户服 务处 理 转产 品或 项目 经理 处理 处理结果反馈 800 回 复 客 户 结束 销 售 商 务 问 题 技 术 质 量 问 题 服 务 质 量 问 题 回复客户 其 他 资料准备 4 34 3 客户反馈问题的处理原则 客户反馈问题的处理原则 4 3 14 3 1 服务意识是全员概念 无论作为专职的 800 热线负责 人还是作为相关配合部门 均应树立强烈的客户服务意 识 应积极配合 以维护客户的合法利益和公司的形象 4 3 24 3 2 凡客户反馈问题无论大小均 100 给予回复处理 在处理 过程中应严格履行本司的服务承诺 处理结果应达到客 户满意要求 4 44 4 服务意识与规范服务意识与规范 4 4 14 4 1 全面掌握 XX 产品的特性 相应的技术资料 保修政策 及服务承诺 以便更好地为客户服务 4 4 24 4 2 服务意识 客户的满意是我们的工作第一目标 4 4 34 4 3 服务用语 具体见电话流程说明 4 4 44 4 4 服务要求 原则 认真 积极 周到 细致 耐心 4 4 54 4 5 在接电话过程中 用开放的心情 真诚地了解客户 设 身处地从客户角度看问题 并能够处理情绪 语言的干 扰 有效地从对方的谈话中接收信息并适当给予对方反 馈 从而在服务政策允许的范围内为客户提供最大的方 便 4 4 64 4 6 服务时要切实解决客户遇到的问题 使客户能够继续 无忧地使用 4 4 74 4 7 在接听电话时要求语调柔和 不能太高 也不能太低 语句清晰 不能太快 也不能太慢 语气亲和 4 4 84 4 8 回答用户问题时要专业 自信 4 4 94 4 9 任何时候不能直接拒绝客户 4 4 104 4 10 严禁表示或暗示客户不重要 4 4 114 4 11 严禁使用不文明的用语 4 4 124 4 12 严禁相互推托责任 4 54 5 电话处理操作说明电话处理操作说明 4 5 14 5 1 资料准备资料准备 在开始接电话之前必须准备好以下资料 通讯录 一 般性问题的处理方案 表单 800 电话信息统计报表 800 客户问题处理表 800 用户问题受理登记表 客户咨询记录表 客户回访记录表 4 5 24 5 2 接客户电话 倾听对方咨询接客户电话 倾听对方咨询 开头语开头语 在电话响完第二次铃声 拿起话机说 您好 XX 1 什么故障 ATM APM 或安防等 2 请您稍等 我马上为您转接 要求语调柔和 语句清晰 语气亲和 要求不能超过 3 次响铃 倾听对方反馈倾听对方反馈 认真积极倾听用户咨询 耐心与客户沟通 完全了解客户 反馈的问题 判断客户问题类型及用户咨询的目的 即为什么要咨询 用户想通过咨询解决什么问题 4 5 34 5 3 电话回访服务规范电话回访服务规范 为保证客户每一次故障都能落实到位 以确保公司的维 修质量 同时对技术工程师的维修考核做到有据可依 合理 奖惩 客户服务部对前一天的故障都要进行电话回访工作 为使回访工作品牌化 特制定电话回访服务规范如下 4 5 3 14 5 3 1 工作要点工作要点 4 5 3 1 14 5 3 1 1 当天故障 第二天回访 4 5 3 1 24 5 3 1 2 将故障解决情况及客户反映的情况按客户原意如 实记录 4 5 3 1 34 5 3 1 3 客户反馈的问题 矛盾或投诉意见及时呈报相关 负责人以便及时解决 4 5 3 1 44 5 3 1 4 在每天的电话回访过程中为避免出现语言累赘 内容空洞及重复拨打同一电话的情况 回访人每次 开始回访工作前应对回访的内容进行阅读及整理 4 5 3 1 54 5 3 1 5 解答客户的疑问实事求是 不给客户超出其期 望值以外的答复 4 5 3 24 5 3 2 回访用语规范回访用语规范 回访用语 您好 我是 XX 客户服务部 昨天您的 ATM 自助缴费 机 车载机发生故障 我们的 XX 号工程师进行了维修 今天机器运行正常了吗 运行情况不好 对不起 给你们添麻烦了 我马上 找工程师给您解决这个问题 运行情况良好 谢谢您 打扰了 如果以后有需要 您可以再次拨打 800 电话 我们随时为您服务 再见 4 5 3 34 5 3 3 客户回访记录表 见参考文件 4 5 44 5 4 已有解决方案的客户问题处理已有解决方案的客户问题处理 通过调用已有资料 通讯录 产品报价 及一般性问题的 处理方案 判断是否能通过电话解决 如果能通过电话解决 就提出建议 一步一步引导客户 最终解决客户问题 让客户满意 处理过程中 因查找资料 需 要暂中断交谈时 必须说 请稍等 我帮您查找资料 如果是客户的问题有多种可能并需要客户测试才能确定原 因所在 需委婉告知客户在 24 小时内回复测试结果 如未回复 则认为问题已正确解决 4 5 54 5 5 没有解决方案的客户问题处理没有解决方案的客户问题处理 须咨询客户联系信息包括客户的联系电话 联系人 所在网点 记录客户详细完整的反馈信息 包括问题的类 型等 在结束电话前要确认客户信息 以保证信息的正确 性 同时告知客户 XX 先生 小姐您好 我把您的问题 记录下来 转给 XX 部门行吗 如果客户同意 则感谢 对方来电 谢谢您的来电 如果以后有需要 您可以再 次拨打 800 电话 我们随时为您服务 然后等对方先挂机 后才能结束此次通话 800 客户问题处理表 应在 2 小时 工作日 内转 给相关问题 处理者 相关处理人员须在 2 个工作日内将 处理结果返回 800 如在规定时间内未将处理结果返回 800 提交相关 800 客户问题处理表 的 800 人员应与处 理人员联系询问进展并同时与客户联系 告知客户此问题 目前正在处理之中 并表示歉意 填写 800 客户问题处理表 时 字迹要求清晰 800 客户问 题处理表 编号方式如下 年 月 日 热线负责人编号 流水号 4 5 64 5 6 服务支持服务支持 800 热线负责人对客户所反馈的问题进行初步分析 判 断责任归属 以采取相应对策 A A 产品技术问题的处理产品技术问题的处理 先判断是否能通过内部交流或简单的实验解决 如果能解 决 就拔 通用户电话 说 您好 请问 XX 先生 小姐 在吗 我是 XX 电子工程公司 800 然后按已有的解决方 案 提出建议 耐心 认真 一步一步地引导用户解决问 题 并检验客户是否理解您提供的信息并征求客户意见是 否感到满意 最后感谢客户的支持 如果当天客户的问题 未最终解决 须注意在 客户咨询记录表 上标明 如有 必要 可附纸说明 并移交给第二天上班的工程师 第二 天上班的工程师有义务检查前天上班人员的 客户咨询记 录表 中未完成的问题并最终解决 如果不能通过内部解决 须填写 800 客户问题处理表 并转技术支 持工程师处理 技术支持工程师须填写 800 用户问题受理登记表 并与客户及时联系商定维修 时间和地点 争取在客户要求的时间内解决问题 B B 产品销售问题的处理产品销售问题的处理 如果是销售问题 商务及营运 广告内容与实际不符 产品销售过程中销售代理商言行造成客户强烈不满 促销内 容与实际不符 客户投诉产品价格大大高于媒体报价及客户 在产品销售过程中的一些特殊要求等 则应 A 产品事业部主管处理 把 800 客户问题处理表 转该产品的部门主管处 理 B 处理结果反馈 800 部门主管必须把处理后的 800 客户问题处理表 返 回 800 800 保存记录 C C 服务质量问题的处理服务质量问题的处理 如果是服务质量问题 因产品质量 销售引起的用户情 绪不满 态度较强硬客户投诉或因服务质量如备件未到 导致服务延迟 服务人员态度恶劣等引起的 用户对服 务人员的投诉 即为客户投诉 如果是客户投诉 800 能处理的 则尽可能处理 如果 是一些在 800 职责和电话中无法处理的客诉 则必须认 真作好客户反馈信息的记录 填写 800 客户问题处理 表 转客户服务部服务实施工程师处理 客户服务部必须把处理后的 800 客户问题处理表 返 回 800 800 保存记录 在处理客诉时 必须坚持以下几点 首先 要处理好客户不满的情绪 如 表达自己愿 意为他服 务 体谅客户情感 愿意承担解决 问题的责任 分析客户为什么会不满 分析客户此时想得到什么 即打电话的目的 认真 谨慎 正确地处理客户不满 需注意先平定 客户的情绪 然后才是解决问题 避免处理客户不满的常见错误行为 如争辩 争吵 打断 批评 讽刺对方 直接拒绝客户 强调自己 正确的方面 不承认错误 暗示客户不重要 认为 投诉 抱怨是针对个人 语言含糊 怀疑客户的诚 实 在事实澄清之前便承担责任 拖延或隐瞒等 在处理客户具体问题时 要把握好技巧 如 把握 好与客户 的沟通 了解客户可能的接收程度及 建议并在客户意见的基础上加入自己的建议 当客 户的建议难以接收时 要肯定客户的意见中积极的 部分 并巧妙的讲出自己的看法 确定客户的接受 程度 D D 其他问题的处理其他问题的处理 凡是属于其他不可预见的客户问题 均可填写 800 客户 问题处理表 并转技术支持工程师处理 4 5 74 5 7 填写填写 客户咨询记录表客户咨询记录表 在电话接听过程中 须将客户所描述的信息及在问题处理 过程中给出的一些解决方案简明扼要地填写在 客户咨询记 录表 中 以备日后查询及整理 4 5 84 5 8 登记登记 800 800 电话信息统计报表电话信息统计报表 每处理完一个电话后 必须在 800 电话信息统计报表 中以 正 字登记 结束结束 保存记录 表单表单 800 客户问题处理表 客户回访记录表 附则 附则 本文件经呈公司分管副总及总经理核准后 自生效日期起实施 修订时亦同 参考文件 参考文件 3 13 1 服务过程控制程序 800800 客户问题处理表客户问题处理表 用户问题类别 口技术质量 口服务 口销售 口其它 表单号 客户姓 名 联系电 话 MP O 客户所在网 点 通迅地 址 用 户 事 件 描 述询工程师或其它人员 年 月 日 处 理 方 案拟案人 年 月 日受 理 记 录 处 理 结 果处理人 年 月 日 审 核 栏 审核人 年 月 日 XX 电子工程有限公司 客户回访记录表客户回访记录表 对应号网点名 称 受理人 电话及 姓名 回访结果及 对工程的评 价 维 修 人 故障 等级 备注 回访人 回访日期 技术经理 XX 电子工程有限公司 以上涉及产品报价及产品销售有关方面的条款为针对产品事业部销 售的产品而制定 第四章 关于监督投诉处理规范 一 目的 1 维护企业形象 提高企业信誉 2 督促服务部门为客户提供更优质的服务 3 规范投诉行为 二 适用范围 该规范只适用于 XX 电子工程公司客户服务监督部门 三 具体程序 3 1 电话投诉流程图 相关表单见附件 3 2 互联网投诉流程图 电话投诉流程图 投诉 投诉 反馈 NO YES Y 递交 递交 客户 人力公关部投诉热线 总裁办其他人员电话 人力公关部投诉记录 处理 月末汇总 季度汇总 客户回访 投诉记录表 表 1 1 评价业绩 相关服务分公司或 事业部主管 决策管理中心 人力公关部 决策管理中心 月 季度客户投诉率统 计表 表 1 3 投诉处理报告单 表 1 2 XX 电子工程有限公司 责任者互联网投诉处理流程图表单 客服 投诉 监督 负责 人 客服投 诉监督 负责人 及相关 部门 客服投 诉监督 负责人 NO YES 回复 800 回访 NO YES 投诉 记录表 投诉处理 报告单 月 季度 汇总表 查看投诉内容 给 出 合 理 解 释 记录投诉客户的信息及投诉问题 打开 winstar 客服中心客户投诉专栏后台管理中心 电 话 处 理 转技 术支 持处 理 转客 户服 务处 理 转相 关销 售分 公 司 处理结果反馈 800 回 复 客 户 结束 销 售 商 务 问 题 技 术 质 量 问 题 服 务 质 量 问 题 客户 其 他 资料准备 制作 月 季度汇总表 决策管理中心 附件附件 表表 1 11 1 投诉记录表投诉记录表 投诉记录表 NO 投诉 单位 投诉 事项 投诉 时间 联系方 式及联 系人 受理 人 转 述 时 间 转述人 姓名 投诉处理报 告单编号 表表 1 21 2 投诉处理报告单投诉处理报告单 投诉处理报告单 NO 客户名 称 客户地 址 联系电联系人处理时间 话 投诉内 容 描述 记录人 日 期 处理 方法 1 事故发生的原因 处理 结果2 对相关人员处罚意见 处理人 处理时间 年 月 日 部门主管 回访 结果 备注 投诉处理报告单 分二联 分别由人力公关部 事业部留 存 表表 1 31 3 月月 季度客户投诉率统计表 由人力公关部填写 季度客户投诉率统计表 由人力公关部填写 月 季度客户投诉率统计表 部门名 称 投诉次数维修次数投诉率 3 3 处理规则 原则 认真 客观 及时 准确 3 3 1 处理细则 3