行政主管——律师事务所管理的中枢

行政主管 律师事务所管理的中枢 在竞争日益激烈的今天 如何经营一家成功的律师事务所成为律师所 合伙人 合作人日常工作中的重中之重 这其中除了努力提高业务水平 打造一支业务技能过硬的律师队伍以外 事务所的行政管理水平在一定程 度上也决定了事务所的发展前景 笔者在律师行业专职从事律师事务所的 行政管理工作已有 4 个年头 如何做好一名行政主管一直是笔者探索的问 题 多年的工作经历使笔者积累了些许经验和教训 在此愿与大家共同探 讨 切磋 交流 以期共同进步 一 律师事务所行政主管应当具备的素质 律师事务所作为一个高素质人才汇聚的地方 他对每一个人的综合素 质的要求都是相当高的 我认为 作为律师事务所的行政主管应当具备以 下素质 1 对律师行业认同 具有相当高的忠诚度和奉献精神 对律师行业认 同 才能喜欢这份工作 才能忠诚于他 一心一意做好工作 甘于奉献 没有这些基本素质 就不适合在律师事务所的行政部门任职 2 具备分析问题 解决问题的能力和沟通能力 具有敏锐的观察能力 发现问题能够从多方面进行思考 分析 从而解决 能够设身处地理解人 在坚持原则的前提下富有同情心 有很强的语言表达能力 能够有效地在 主任办 管委会 合伙人及律师之间进行沟通 促进所内团结发展 这是 作为行政主管的必要能力 3 要富有创造性 创新精神 时代在进步 社会在发展 律师事务所 也在顺应着时代的潮流奋勇向前 作为律师事务所行政主管 要富有创造 性和创新精神 在律师所的发展过程中 不断为其增加新鲜元素 注入新 鲜血液 推动律师事务所更快更好的前进 走在时代的浪尖 二 律师事务所行政主管的工作职责 做好律师所行政管理工作 首先要对行政管理的首要执行者或者说领 导人 应该为律师所做哪些具体工作 发挥哪些职能作用作一个明确的定 位 搞清了这个问题 后面就可以展开工作了 总起来说 行政主管的职 责大致包括承办职责 参谋职责 管理职责 协调职责四个方面的职责 1 承办职责 对内事务 协助管理层处理好事务所日常业务 行政工作 负责处 理事务所公文收发 管理文书档案 根据律师事务所发展需要 负责事务 所人员的岗位安排 聘任管理 年度考核和劳动纪律 组织律师事务所日 常工作会议 负责外联 来访接待工作 对外事务 完成司法局及律协下达的各项任务 参加司法局及律协 组织的会议 处理律所及律师调动 变更 年检事宜 2 参谋职责 做好调查研究 在执行主任 管理委员会决策之前收集决策所需的 信息 并全面加以分析和研究 为决策提供依据 或是直接提出可供其参 考的办法和建议 在处理文件工作中 除及时准确地进行文件传递外 还应根据不同 需要进行调查研究 提出参考意见 组织会议时 对会议的组织 议程 议题及决议的贯彻实施等提出 建议和意见 3 管理职责 协助管理层负责律师事务所规章制度的修订完善 对外宣传和监督 执行 做好律师事务所行政人员的劳动纪律管理工作 做好事务所律师案件接待 受理 结案的管理 利益冲突审查等工 作 4 协调职责 行政主管有了解 掌握 报告情况的职责 将事务所内 部的情况及时反馈给管理层 使管理层能够在最快的时间里了解事务所情 况 为事务所各层面之间的有效沟通铺设桥梁 作为律师所的行政主管或办公室主任 可以根据所在律所的实际情况 对照思考一下 贵所的都有哪些行政管理职能 还有什么职能可以引入 从而促进律师所更有秩序的发展 做好行政管理工作 这是首要解决的问 题 三 做好律师所行政管理工作的关键 大管家 要称职 明确了工作职责 怎样做一名 称职 的行政主管就是我们要思考和 解决的问题了 作为律师事务所的 大管家 行政主管是否称职直接决 定了律师所行政管理工作的成败 进而会直接影响到事务所工作的正常运 转 行政主管对全面行政工作负有领导之责 对行政人员的工作状态 工 作水平 工作效能 工作作风起着极其重要的作用 行政主管所处的位置 实际上非常微妙 起着一种联系上下左右的桥梁和纽带的作用 身为行政 主管或办公室主任 可能都会有一种感觉 每天杂事较多 千头万绪 忙 忙碌碌一天下来看不出成绩 不像律师一样比较单一的可以自主运行着手 头的一件或几件案件 每每打赢一件案件都有一种成就感 但正因为选择 了这样一种工作 而且想把它做好 那么事情无论大小 就都要准确细致 地妥善办好 切忌粗枝大叶 马马虎虎 而且 由于行政工作本身是 与 人打交道 所以行政主管更应谨言 慎行 处处谦虚谨慎 戒骄戒躁 尊重他人 为了做好行政管理工作 称职的行政主管应该 1 建立健全 贯彻落实各项规章制度 俗话说 没有规矩不成方圆 作为律师事务所 结合本所实际情况 建立健全各项工作制度和工作细则 并将这些制度纳入程序化 规范化并 实际有效进行执行是切实必要的 现在仍有很多律师事务所存在 靠人管 人 的状态 长此以往 不能排除 奖惩均由人来决定 的情况 这里指 的 人 包括律师事务所主任 合伙人 合作人 这样做的弊端是不能够 完全的 公平 管理 从而导致律师人员的不服从 不认可 进而损害律 师事务所的团结 影响其凝聚力 自然不能形成 团队 何谈发展 本 人所在的律师事务所 一直强调并依靠 制度管理 效果甚好 用我所 主任的一句话来说就是 法治胜于人治 作为行政主管 可以根据自 己的职责范围与目前所内现行行政各项规章制度相比较 看看有无需要调 整 修订 增加的规章制度 拿出切实可行的建议方案报所有关领导审核 我所目前现行有效的行政类规章制度 41 件 财务类规章制度 15 件 这些 制度每年都会根据实际情况适时进行研究 必要时再调整 修订 当然建 立健全的规章制度也不是摆在那儿好看的 执规比制规更重要 有了 基础就要抓贯彻落实 否则再好的制度也会是一纸空文 以后再出新规定 也就没有人理会了 2 要注意收集和掌握信息 加强调查研究工作 充分发挥参谋助手的 作用 要努力做到领导没想到的 要事先想到 领导想到的 要做的周到些 这一点首先要求行政主管将自己的位置和心态摆正 在反馈信息时不要把 个人利益掺杂在一起 提建议 反映问题 都应站在客观 公正的角度上 围绕为维护律师事务所的利益方面来考虑 这样所领导或合伙人会议据此 定出的规定也就更能够体现民意 容易被律师接受 理解 贯彻起来也就 容易多了 3 做好沟通协调工作 保证上下渠道畅通 身为行政主管 每天都必须和员工 领导以及相关单位相处 不能认 为自己接触领导的机会多 知道的情况多一些 经历的场面大一点 得到 的消息快些 别人也尊重自己 就产生了盲目的优越感 对下面指手划脚 动辄训斥 要注意以身作则 以行为赢得信任 从而起到承上启下 沟通 各方的桥梁作用 具体来讲 对领导 要坚持以大局为重 积极维护领导 的威信 为上级分忧解难 认清自己的角色 不越 位 对同级 要与 人为善 以诚相待 互相补台 积极配合 对待同级间的善意批评一定要 闻过则喜 因为这也会有助于个人工作能力的提高 对下属一定要以理 以德 以实际行动服人 凡是要求下属做到的 自己一定要先做到 4 加强学习 提高自身素质 作为行政主管 行政工作的主要负责人 其管理水平的高低直接会影 响行政管理水平的高低 因而作为行政主管要不断加强学习 提高自身素 质 在学习方面 因为是在律师事务所工作 方方面面都会直接或间接的 和律师打交道 所以行政主管包括行政员工都要懂一点法律知识 这样就 不会说外行话 交往当中更容易理解律师的意图 工作自然就顺利一些 在这方面要求行政主管不是要懂一点 而是要系统的学习学习法律知识和 律师实务 因为行政主管要参与管理 制订一些规章制度 而这些规章制 度有时在一定程度上都会和律师业务也产生一些联系 能够运用自己所学 的知识善意的提醒律师 领导 只会赢得同事的尊重 除了法律知识以外 还应该懂得财务知识 劳动人事管理方面的知识等等 这样才能有效地领 导各行政部门和员工 能够及时看出问题 解决问题 从而促进行政管理 工作良好运转 促进律师所不断向前发展 5 注意自身形象 赢得各方面的尊重 正因为行政主管在工作当中起着沟通上下左右 联系四面八方的作用 又起着 门面 和 窗口 的作用 代表着整个律师事务所的形象 所以 身为行政主管更要注意自身形象的树立 以赢得各方面的尊重 在仪表穿 戴方面 要职业化而不能浓装艳抹 在谈吐举止方面 要温文而雅 大方 有度 在待人接物方面 要一碗水端平 不能厚此薄彼 不能随便参加一 些律师 用心良苦 的宴请 更不要说接受礼物 没有不透风的墙 传出 去后别的同事会误认为这是在拉关系 走后门 从而对行政主管的人品产 生怀疑 对今后的整体管理起到负面作用 在对外关联单位交流方面 要 含蓄谨慎 交往有度 努力在客户面前树立律师所的良好社会形象 不能 贪图利益 更不能做假公济私 做有损律师所利益的事情 6 提高行政员工的服务意识 充分发挥团队合作精神 在本人工作的律师事务所 每位行政员工一进门就会被灌输这样一种 思想 那就是努力为律师提供优质 高效的人文化服务 因为我们要正确 的认清这样一个事实 这就好比在战场上 如果没有律师在前方运用自己 的知识才干进行拼杀 拿回每一笔律师费用 而作为后方的行政员工则没 有立足或者说存在的必要 所幸我荣 所败我衰 所以说努力为律师 提供优质服务 为他们解决后顾之忧 促动他们更好地拓展业务就成为我 所每一名行政员工在工作当中的首要指导思想 作为行政主管 只有让每 一名行政员工都能在这种指导思想下充分发挥自己的潜能 齐心合力 才 能做好律师所的行政管理工作 每一名行政员工 每一个行政部门 都是 贯穿整个行政管理工作的主要连结点 相互之间存在着必然的联系 绝不 能割裂开来 认为这个部门比那个部门更重要 这些人比那些人更重要 我想只有岗位本身职能的重要性和特殊性 不应该有哪一个人因为在此重 要岗位工作而就变得要特殊一些了 要让他们互动起来 认识到本人和其 它同事所从事的工作的重要性 在明确分工责任的基础上 相互帮助 相 互补位 形成一个团结向上的整体 铁打的营盘 流水的兵