秘书学课程作业(电大)

1 秘书学课程作业秘书学课程作业 1 1 一 一 名词解释 名词解释 1 1 秘书人员 秘书人员 泛指从事秘书工作或秘书性工作的各类人员 如领导者的个人秘书 秘书机构中的 集体秘书 以及为领导工作和机关工作服务的非专职秘书人员 2 2 秘书方法 秘书方法 是秘书活动得以运行的媒体 意识秘书人员在认识 表达和处理各种事务时所采用 的途径 方式 手段和程序等的总称 3 3 秘书技术 秘书技术 就是秘书人员用于处理事务的方法 手段和技能 4 4 秘书 广义 秘书 广义 是指在领导者身边或中枢机构工作 并以办文 办会和承办领导者交办之事为主 要辅助任务的专门人员 包括秘书 秘书工作者 机要秘书和秘书首长 二二 选择题 选择题 1 秘书学的对象秘书学的对象 即秘书学的学科对象 是 B A 秘书机构 B 秘书活动 C 秘书工作 D 秘书管理 2 D D 是秘书活动的性质是秘书活动的性质 即秘书活动区别于其他职业活动的本质属性 A 事务性 B 文牍性 C 秘密性 D 辅助性 3 B B 的出现是秘书的出现是秘书活动产生的前提条件 A 政党的出现 B 社会管理组织 C 阶级的出现 D 国家的产生 4 A A 的出现是秘书的出现是秘书活动产生的必要条件 A 文字和公文 B 文件和公文 C 网络 D 电脑 5 A A 就是在国家机关就是在国家机关 国有或集体企事业单位 以及官办社团中担任秘书工作的公职人员 A 公务秘书 B 私人秘书 C 通用秘书 D 集体秘书 6 B B 就是在私营企业就是在私营企业 外资企业 民办社团 专业户和个体户 以及社会各界名流那里担任秘 书工作的雇佣人员 A 公务秘书 B 私人秘书 C 通用秘书 D 集体秘书 7 C C 就是在我国党政机关就是在我国党政机关办公厅 室 担任秘书工作的公职人员 A 公务秘书 B 私人秘书 C 通用秘书 D 集体秘书 8 D D 就是辅助领导群体的秘书就是辅助领导群体的秘书 而不是只辅助某一位领导者的秘书 A 公务秘书 B 私人秘书 C 通用秘书 D 集体秘书 三 简答题 三 简答题 1 1 秘书技术主要内容有哪些 秘书技术主要内容有哪些 p12 13 p12 13 答 秘书活动的主要内容有 1 秘书工作方法 即秘书人员处理日常工作所采用的工作方式 工作程序和工作技巧等 2 秘书工作手段 即秘书人员为达到某种办公目的而采用的办公设备 操作技术和操作规程等 3 秘书办公场所 即秘书人员按照一定的制度 并借助于一定的手段以处理事务的地方 2 2 秘书学的学科性质有哪些主要特征 秘书学的学科性质有哪些主要特征 p18 19 p18 19 答 秘书学的学科性质有以下特征 1 知识的综合性 是秘书学的首要特征 2 理论的应用性 表现在秘书学的理论知识直接来源于生动的秘书实践 以及由此而产生的秘书 活动经验 直接受到秘书实践的检验 或证实 或修正 或补充 直接指导秘书实践 并具有普遍意 义 3 学科的群体性 现代秘书学正在发展为群体学科 即以秘书学概论为主导的众多学科群 3 3 秘书活动产生的条件有哪些 秘书活动产生的条件有哪些 p23 24p23 24 答 秘书活动是人类社会发展到一定历史阶段的必然产物 是行政管理活动的重要组成部分 其 2 产生具备以下两个基本条件 第一 社会管理组织的出现是秘书活动产生的前提条件 秘书活动是适应领导活动的需要而产生 的 领导活动是社会管理活动的核心内容 秘书活动也是社会管理活动不可或缺的组成部分 第二 文字和公文的出现是秘书活动产生的必要条件 因为秘书活动是以掌管公文为主要职责的 而公文是由文字组成的管理工具 如果秘书活动离开文字记录 公文撰拟 公文处理等文牍性事务 就失去了秘书活动的本来涵义 四 论述题 四 论述题 1 1 受辅助性的规定 秘书活动还具有哪些重要特征 受辅助性的规定 秘书活动还具有哪些重要特征 p7 8p7 8 答 受辅助性的规定 秘书活动还具有以下重要特征 1 文牍性 秘书辅助行为的首要内容 就是掌管文书 包括撰制文书 传递文书 办理文书和 保管文书 2 秘密性 秘书工作就是机要工作 秘书人员就是机要人员 秘书活动的诸多内容忌为人知 3 事务性 处理繁杂而琐碎的事务 是秘书活动的主要任务 也是秘书活动的主要特征 秘书活 动范围广 几乎涉及到领导工作和机关工作的各个方面 秘书活动的内容杂 既有常规的事务 又有 非常规性的事务 秘书活动重复多 相同或相似的事务反复出现 反复去做 永无休止 4 受动性 秘书活动必须以领导活动为中心 并受制于领导活动 即秘书行为的启动 运行和 终止 常常受到领导活动的制约 5 随机性 秘书活动作为一种社会现象 它同样具有在一定条件可能出现的必然性和不可能出 现的或然性 同其他职业活动相比 其随机性尤为显著 就是因为秘书要经常处理非常规性事务 突 发性事件和领导者临时交办的事项 6 补偿性 指秘书是领导者的参谋 助手 喉舌 耳目 补偿的效果如何 一是取决于秘书人员 的学识于人才 二是取决于领导者对秘书的信任程度 7 潜伏性 即秘书活动始终融于领导活动与组织活动之中 具有潜在的和隐蔽的特征 其决定 了秘书不能追求自己的劳动成果 成果应是领导者的 2 2 秘书的类型有哪些 秘书的类型有哪些 p51 53 p51 53 答 1 按职业性质分类 秘书可分为公务秘书和私人秘书 公务秘书是在国家机关 国有或集 体企事业单位 以及官办社团中担任秘书工作的公职人员 私人秘书是在私营企业 外资企业 民办 社团 专业户和个体户 以及社会各界名流那里担任秘书工作的雇佣人员 2 按业务范围分类 秘书可分为通用秘书和行业秘书 通用秘书就是在我国党政机关办公厅 室 担任秘书工作的公职人员 行业秘书是在不同行业中担任专业秘书工作的人员 3 按工作岗位划分 秘书可分为综合秘书和专项秘书 综合秘书是承担全局性秘书工作的人员 专项秘书是专门承担某项秘书工作的人员 4 按辅助对象划分 秘书可分为集体秘书和个人秘书 集体秘书就是辅助领导群体的秘书 而不是只辅助某一位领导者的秘书 个人秘书是辅助某位领导者 的秘书 而不是辅助领导群体的秘书 3 秘书学课程作业秘书学课程作业 2 2 第三章第三章 第八章第八章 一 一 名词解释 名词解释 1 1 机要工作 机要工作 就是经管重要秘密事项 使秘密特别是国家秘密不被泄露的工作 包括三项主要工作 一是秘密文件的保密 二是秘书会议的保密 三是办公设备的保密 2 2 辅助决策 辅助决策 就是秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采取的各项辅助行为 包括决策 前 的秘书工作 决策中的秘书工作和决策后的秘书工作 或决策过程中的各项辅助行为 3 3 协调关系 协调关系 指秘书人员在其职责范围内 或在领导者的授权下 调整和改善组织之间 工作之间 人际之间的关系 促进各项活动趋向同步化和谐化 以实现共同目标的过程 4 4 典型调查法 典型调查法 就是有意识地选择某个或某几个具有代表性的单位或个人 进行深入细致的调查 从 中得出具有普遍意义的结论和规律的调查方法 二二 选择题 选择题 1 秘书的文字工作包括两项主要内容 即文稿的 D A 登记和分送 B 拟办和批办 C 承办和催办 D 撰拟和核对 2 信息的搜集 加工 传递和存贮工作就是 A A 信息工作 B 文书工作 C 协调工作 D 督查工作 3 经管重要秘密事项 使秘密特别是国家秘密不被泄密的工作就是 C A 印信工作 B 通讯工作 C 机要工作 D 督查工作 4 通常认为 秘书机构是 A A 辅助机构 办事机构和协调机构 B 辅助机构 职能机构和统辖机构 C 辅助机构 协调机构和办事机构 D 协调机构 办事机构和统辖机构 5 我国将国家秘密的等级分为绝密 机密 秘密三级 其中机密是 B A 最重要的国家秘密 B 重要的国家秘密 C 一般的国家秘密 D 为期一年的国家秘密 6 从全体调查对象中随机地抽取部分样本进行调查 并以结果推断总体的一般情况的调查方法被称为 C A 典型调查法 B 普遍调查发 C 抽样调查法 D 直接调查法 三 简答题 三 简答题 1 1 简述秘书工作的作用 简述秘书工作的作用 p79 80 p79 80 答 秘书机构就其自身而言 大体发挥以下三种作用 1 组合作用 即秘书机构的建立 能够把机构 职责 人员和组织关系等要素 有机地加以优化 组合 形成一种组织力量 起到一种凝聚作用 从而保证领导工作的正常运用 2 枢纽作用 秘书机构处于机构的中心环节 上传下达 内外联络和左右协调等 是秘书机构枢 纽作用的主要表现 3 过滤作用 秘书机构作为综合办事部门 可代行领导者处理琐碎和不重要的事情 以便使领导 者从繁杂的事务中解脱出来 2 2 简述秘书工作的趋势 简述秘书工作的趋势 p69 71p69 71 答 1 延展性趋势 指导思想上的发展 工作方式的发展 工作内容的发展 管理模式上的发 4 展和办公手段上的发展等 是秘书工作延展性的佐证 2 智能化趋势 四个转变 的提出和实现 是其主要标志 3 高效化趋势 办公自动化进入秘书机构 使秘书业务逐渐变得简单 便捷和节俭 办公自动 化程度越高 秘书工作的高效化趋势就愈强 四 论述题 四 论述题 1 1 秘书工作的原则有哪些 如何坚持秘书工作的各项原则 秘书工作的原则有哪些 如何坚持秘书工作的各项原则 p71 74p71 74 答 秘书工作的原则包括 1 准确原则 2 及时原则 3 严谨原则 4 同步原则 5 保密原则 准确原则是对秘书工作的质量要求 坚持该原则必须做到 要准确地理解和执行当和国家的现行 方针政策 做到有令则行 令行禁止 要准确地收集和提供领导工作需要的信息资料 做到有喜报喜 有忧报忧 要准确判断和贯彻领导意图 做到不误解 不走样 要准确地处理各种秘书事务和领导交 办的事项 做到事前有请示 事后有报告 要准确地进行文字表达和口头表达 做到语言规范 合乎 逻辑 及时性原则是对秘书工作的效率要求 坚持该原则必须做到 要确立正确的时间观念 以适时为 本 该快则快 该慢则慢 快慢适中 只要适合领导工作的需要即可 要讲究工作效率 以较少的人 力 物力和时间 去获得较大的工作效率 要分辨轻重缓急 重要的 紧急的工作要首先去做 下功 夫去做 知道取得满意的结果 要变被动为主动 对于常规性秘书工作 应积极主动 尽可能做到快 捷 迅速 及时出手 严谨原则是对秘书工作的作风要求 坚持该原则必须做到 要严密地思考 秘书人员在处理每件 事情之前 多想几种可能 几种方案 几种后果 尽量做到没有疏漏 要周祥地运作 在事务处理的 过程中 秘书人员要进行周详的安排 组织 协调 尽量做到万无一失 同步原则是对秘书工作的态势要求 坚持该原则必须做到 要同步思维 要想领导所想 急领导 所急 尽量做到与领导者同步思维 要同步行动 秘书工作要及时到位 与领导同步运行 尽量做到 召之即来挥之即去 要同步提高 秘书人员必须努力提高自己的综合素质 以便与领导者综合素质的 提高保持同步 保密原则是对秘书工作的纪律要求 坚持该原则必须做到 要强化保密意识 对于保密的意义和 泄密的危害 以及当今社会保密与窃密 间谍与反间谍的斗争情况 要有清醒的认识 深刻的了解 以便保持高度的警惕性 要具备法律知识 熟知国家颁发的一系列保密法规 明确国家保密的定义 范围和等级 以及保密工作的方针 制度和法律责任 要严守保密纪律 并敢于同一切泄密和窃密行 为做斗争 2 2 怎样才能建构和优化秘书的知识结构 实现秘书知识体系的最佳整体效应 怎样才能建构和优化秘书的知识结构 实现秘书知识体系的最佳整体效应 P138P138 答 第一 秘书的知识结构要有中心性 知识结构的营建应该从实际出发 具有明确的中心性 围绕中心恰当地选择知识和组织知识 使知识体系各组成部分泵发挥出最佳功能 秘书人员应根据自 己职业特征和工作需要 合理确立知识结构的中心点 第二 秘书的知识结构要有宽阔性 秘书要有广博知识 这是秘书的通才特征决定的 秘书的知 识面应力求涵盖领导者的知识面 才能真正发挥补偿和辅助作用 宽阔性随知识的发展而发展 秘书 要紧紧盯住时代对自己的知识需求 不断拓展知识面 第三 秘书的知识结构要求层次性 一个合理的知识结构 必须呈现出一定的层次性 由低到高 互相促进 反映知识结构内部的纵向关系 秘书的知识结构层次包括基础层次 中间层次和最高层次 三个层次组成宝塔型结构 一层比一层范围更窄 要求更高 在秘书知识结构中 任何一个层次都不 能忽视 否则其他层次都要受到影响 第四 秘书的知识结构要有动态性 必须具有自我调节的动态功能 基础较宽 活性较强 反馈 及时 调节有力 使个体的知识结构不断趋于完善 如果不能紧随社会前进步伐 及时调整知识结构 就会使自己的知识系统处于陈旧 僵硬状态 5 秘书学课程作业秘书学课程作业 3 3 第九章第九章 第十三章第十三章 一 一 名词解释 名词解释 1 1 文书 文书 是指能表达某种意思 用于处理各种事务 并具有一定体式的书面材料 2 2 公文 公文 是指能表达某种意思 用于处理公共事务 其体式由国家统一规定的文书 3 3 文件 文件 是指具有法规性 指导性和知照性 并印有固定版头的那部分公文 4 4 信访 信访 是指公民 法人和其他组织采用书信 电话 走访等形式 向行政机关或其他社会组 织反映情况 提出意见 建议和要求 依法应当由有关行政机关或组织处理的活动 二二 选择题 选择题 1 能表达某种意思 用于处理公共事务 其体式由国家统一规定的文书被称为 B A 文书 B 公文 C 文件 D 档案 2 在文书的制发阶段 C 是中心环节 A 拟稿 B 签发 C 审核 D 用印 3 商务谈判的主体是 A A 参与谈判的当事人 B 参与谈判的经理 C 参与谈判的秘书 D 谈判的内容和议题 4 信访工作由 A 几个要素构成 A 信访人 受理者 信访方式 信访意愿 信访结果 B 信访人 行政机关 信访方式 信访意愿 信访结果 C 信访人 受理者 信访方式 信访意愿 D 信访人 信访组织者 信访方式 信访意愿 信访结果 5 办理信访的工作人员与信访事项或者信访人有直接利害关系的 D A 共同办理 B 相互协商 C 越级上访 D 应当回避 6 在接待活动中 教授先生 是 B A 人称称谓 B 一般称谓 C 职业称谓 D 职务称谓 三 简答题 三 简答题 1 1 简述文书管理的基本原则 简述文书管理的基本原则 p174 175p174 175 答 基本原则 一 准确无误 是对文书管理的质量要求 要求文书运转的各个阶段和每个环节 无差错 无 疏漏 万无一失 二 及时迅速 是对文书管理的效率要求 要求文书在整个运转过程中 不误时 不误事 不影响文书的有效运转 三 安全保密 是对文书管理的可靠性要求 要求文书从形成到 终止 要不失密 不泄密 不发生窃密事件 四 集中统一 是对文书管理的组织要求 要不分散 不分权 不 政出多门 五 党政分开 是对文书管理的政治要求 要求文书管理特别是行文 要 不越权 不越级 不违背行文规则 2 2 简述接待工作的一般要求 简述接待工作的一般要求 p228 229 p228 229 答 接待工作的要求 一 热情大方 对于来访客人 秘书人员要热情 诚恳 以礼相待 做 到礼仪周到而不繁琐 接待热情而不铺张 二 细致周到 处处为来宾着想 时刻关注来宾的需要 6 为来宾做出周密的安排 使其感到方便和满意 三 确保安全 秘书人员要有强烈的安全和保密意 识 以确保接待工作顺利进行 四 俭省节约 秘书人员在接待中要精打细算 厉行节约 抵制铺张 浪费等 还要树立时间观念 提高办事效率 主动为领导者约见 约谈框算时限 安排次序 五 内 外有别 是指在接待中要注意本系统内和本系统外 党内和党外 国内来宾和国外来宾的区别 四 论述题 四 论述题 1 1 信访工作的基本方针是什么 信访工作的原则有哪些 信访工作的基本方针是什么 信访工作的原则有哪些 p216 218p216 218 答 基本方针 联系群众 广开言路 满足群众的正当要求 这一方针包括三个基本思想 一是 信访工作的出发点 即联系群众 二是信访工作的基本要求 即广开言路 三是信访工作的根本目的 即满足群众的正当要求 信访工作的原则 一 调查研究 实事求是的原则 秘书人员对信访者提出的问题 反映的情况要进行深入细致 的调查 分析 弄清事实真相 抓住问题症结进行处理 要严肃对待 谨慎从事 切忌偏听偏信 轻 率处理 二 按政策 法规办事 秘书人员要熟悉掌握党和政府的基本政策 国家宪法和其他常用法规 以及那些与群众切身利益密切相关的准则法规等 坚持政策与法律面前人人平等的原则 排除干扰 秉公办事 三 思想疏导的原则 秘书人员面对信访者的急躁 气愤 忧虑 痛苦等不同情形 应端正态 度 区别对待 认真做好思想疏导工作 把解决实际问题和解决思想工作结合起来 四 分级负责 归口办理的原则 实行分级负责 归口办理 有利于增强各级领导机关和工作 人员的责任心 有利于改进工作作风 克服互相扯皮 盯着不办等不良现象 有利于提高机关工作效 率 五 及时 就地依法解决问题的原则 力求在最短的时间内 依照法规政策 把大量的信访问 题解决在县团以下的基层单位 既可方便群众 避免群众往返奔波之苦 又可减少越级信访和重信重 访 减轻领导机关的工作负担 2 2 谈谈你对改进会风的思考 谈谈你对改进会风的思考 p196 p196 参考答案 参考答案 答 由于受传统观念和管理体制影响 会风不正已经成为当下亟待纠正的问题 目前会议过多过 滥的现象十分严重 会议的思想和工作作风令人担忧 会期过长 规模过大 规格过高 借开会之名 吃喝玩乐 铺张浪费 滥发钱财 纪律松散 内容空洞 议而不决 决而不行 搞形式主义 做表面 文章的现象已不容小视 必须予以重视和加以改进 我认为 应通过以下途径改进会风 第一 树立正确的会议观念 倡导务实精神和负责精神 不开无效或成效不大的会议 减少浪费 第二 建立健全会议的法规制度 破除形式主义 力戒官场习气 注重会议成效 实现会议工作 的科学化 规范化和制度化 第三 边个会议的方式和手段 从形式上课采用现场办公 对话会 午餐会 以及限时发言开会 站着开会等方式 从手段上 可借助广播 电视 电话 计算机等现代化通讯手段开会 7 秘书学作业秘书学作业 4 4 一 一 名词解释 名词解释 1 1 政务政务 指行政管理中涉及全局性 长远性的高层次公务活动 如行政决策 行政指挥 行政 监督 行政立法等 2 2 事务 事务 指行政管理中除政务以外的 具体的 一般的日常公务活动 如办文 办会 值班 接待 印信管理等 3 3 值班工作制度 值班工作制度 是值班人员共同遵守的行为准则 是保证值班工作顺利进行和圆满完成值班 任务的措施和保障 4 4 党政秘书工作 广义 党政秘书工作 广义 党的机关 政府机关 人大机关 司法机关和政协机构的秘书工作 统称为党政秘书工作 5 5 私人秘书私人秘书 指为私营企业 民办机构 个人或家庭所雇佣 提供秘书性服务的社会职业人员 二二 选择题 选择题 1 一级组织的印章须经过 C 批准后方可启用 A 本单位党委 B 本单位行政 C 上级主管机关 D 无需批准 2 对于值班期间所发生的重要情况和所获得的重要信息 秘书人员要 B A 及时登记 B 及时报告 C 事后报告 D 自行处置 3 以下哪个不属于党政秘书工作 D A 人大机关 B 司法机关 C 政协机关 D 国有大型企业机关 4 企业秘书按主要职能可以分为五种类型 主要协助企业领导者处理日常事务的工作人员是 C A 参谋型秘书 B 秀才型秘书 C 办事型秘书 D 公关型秘书 5 涉外秘书需要了解中外思维方式 价值观的差异 外国企业首脑看待下属 因民族不同而各异 如 B 要求下属绝对服从 A 美国人 B 德国人 C 日本人 D 英国人 6 以下哪种提法不准确 D A 私人秘书是指为私营企业所雇佣 提供秘书性服务的社会职业人员 B 私人秘书是指为民办企业所雇佣 提供秘书性服务的社会职业人员 C 私人秘书是指为个人或家庭所雇佣 提供秘书性服务的社会职业人员 D 私人秘书是指为个别高级别党政官员提供秘书性服务的社会职业人员 三 简答题 三 简答题 1 1 简述事务处理的基本特点 简述事务处理的基本特点 p241 242p241 242 答 事务处理的特点有 8 一 广泛性 秘书工作是服务性工作 而事务处理是一种更为广泛 更为直接的服务 其服务 对象主要有机关的领导工作 机关工作 相关单位的员工和来访群众 事务多 杂 细 二 重复 性 秘书事务有这明显的反复出现 反复办理的单调重复性特点 体现为一是内容的类似性 二是出 现的反复性 三是办理的例行性 三 智能性 秘书事务要求秘书人员要具有强烈的辅助意识 密 切关注并紧紧围绕领导活动 始终把领导活动当做事务工作的出发点和落脚的 具备较高智能素质 才能真正做好事务管理工作 成为领导活动顺利进行的有力助手 2 2 简述涉外秘书工作的特点 简述涉外秘书工作的特点 答 一 跨国性 是涉外秘书的根本特点 指秘书工作的内容与涉外事务直接联系 或者是协 助经理处理涉外事务 或是在我国境内协助外方经理处理涉外事务 二 商务性 是指涉外秘书的 主要服务对象是在我国经商的海外商人 其主要任务是协助老板经商 三 单一性 涉外秘书的服务 对象一般指向领导者个人 强调对领导者 上司 个人负责 四 双语言 涉外秘书工作离不开与外 境人员打交道 必须具备熟练运用本国语言与外国语言两种以上的语言工具 才能胜任涉外秘书工作 五 女性化因为涉外秘书工作的模式基本是从国外引进的 又因涉外秘书工作的事务性 技能性较 为突出 女性恰好在这方面具有先天优势 因此女性化成为涉外秘书工作又一显著特点 四 论述题 四 论述题 1 1 领导者事务活动安排的原则是什么 领导者事务活动安排的原则是什么 p260 262 答 一 统筹兼顾 有急有缓 统筹兼顾就是安排领导事务活动 要从全局出发 统一筹划 兼顾领导者的活动 做到公平合理 一般应注意 一是以分管领导者为主 其他领导者适当分担 二 是布局合理 兼顾领导者的特点 从工作实际出发 让主要领导者参加重要活动 次要领导者参加次 要活动 各得其所 有急有缓就是根据领导者事务活动的情况 确定安排的先后顺序 以保障领导者 活动的高效率 避免误时误事 应把握一下几点 外事活动优先安排 内事活动暂缓安排 内事活动 中 影响大的优先安排 一般性活动暂缓安排 紧急活动优先安排 日常性活动暂缓安排 能密切领 导和群众关系的优先安排 应酬性和礼节性的活动暂缓安排 对全局工作起示范作用的活动优先安排 对全局工作指导意义不大的活动暂缓安排 二 围绕中心 突出重点 对下级机关 单位要求领导者参加的活动 秘书机构要严格把关 坚持少而精的原则 同时要围绕中心 突出重点 对完成中心工作有直接联系或关系重大的事务性活 动 要优先安排 加大力度 与中心工作关系不大或毫无关系的活动 可以推后安排或不予安排 以 利于领导者集中精力抓大事 三 理解