财务共享中心建设

第一部分 构建第一部分 构建 财务共享服务财务共享服务 的的 1818 项工具项工具 第一 会计核算系统 第一 会计核算系统 大到 ERP 小到核算软件有很多成熟产品 如 Oracle SAP 金蝶 用友 QUICKBOOK 速达 PEACHTREE 等等 第二 网络报销系统 第二 网络报销系统 员工自助报销 提供便利的电子审批流程 很多企业都在用 微软 IBM 中兴 华为 联想等等都有 提 供网络报销产品的多是定制开发的 如中兴通讯 ICT 产品线的 FOL 产品 ORACLE 的报销模块 ACSOFT 的网 络报销产品等 第三 票据影像系统 第三 票据影像系统 用于实现票据实物流管理以及票据影像处理 从而实现票据实物的跟踪以及无纸化业务处理 这些系统的 采集端一些扫描仪厂商会有产品 编辑附注 如 富士施乐 第四 银企互联系统 第四 银企互联系统 通过和银行实现后台接口方式 实现支付的电子化 能够提升支付效率和安全性 此外通过和银行系统的 对接能够实现自动对帐 大大简化对帐工作量 编辑附注 当前许多银行都向企业提供这样的电子银行 服务 第五 档案管理系统 第五 档案管理系统 实现对会计档案归档以及借阅等过程的管理 通常会采用条码 跟踪到每一个具体位置 第六 预算编制系统 第六 预算编制系统 通过系统实现预算编制的过程 包括预算申报 预算平衡 报表试算 KPI 测算等系列功能 预算编制系 统海波龙 被 ORACLE 合并 和用友等厂家均有产品 但成功案例较少 部分企业有自行开发的成功案例 第七 资金管理系统 第七 资金管理系统 通过系统实现对资金的计划分配 并结合报销系统进行控制 此外 资金系统能够实现对银行帐号的管理 以及票证业务的处理 编辑附注 Treasury Management System TMS 系统 专业系统供应商 如 九 恒星 SunGard 拜特科技 等 第八 内部控制系统 第八 内部控制系统 通过系统辅助内部控制测试过程 实现控制任务的下发 反馈和评估等过程 第九 采购合同管理系统 第九 采购合同管理系统 对采购及非采购类合同继续管理 辅助财务进行合同支付 第十 项目 销售合同 管理系统 第十 项目 销售合同 管理系统 进行收入项目的管理 从而辅助支持收入确认 第十一 营收稽核系统 第十一 营收稽核系统 通讯行业运营商通常会建设该系统 以支持其大量的营业收入的风险管理 中国移动 电信 联通等均有 类似系统 第十二 成本管理系统 第十二 成本管理系统 生产成本通常会通过 ERP 来进行管理 这里的成本管理可理解为费用管理系统 该系统通过建立成本模型 来实现成本监控 成本预警 成本分析等功能 此外 针对特定费用还可以开发特定系统进行管理 如针 对通讯费开发通讯费管理系统等 第十三 绩效管理系统 第十三 绩效管理系统 用于辅助企业的绩效管理 通过系统建立绩效考核指标模型 并从多系统中提取数据进行考核指标测算以 及考核报表的编制 第十四 决策支持系统 第十四 决策支持系统 通过 BI 工具辅助进行财务分析 第十五 合并报表系统 第十五 合并报表系统 通过系统实现各子公司报表的收集 提供调整分录的录入功能并最终完成合并 第十六 员工对账管理系统 第十六 员工对账管理系统 在某公司见到的一个系统 系统自动向员工发送对账报表 员工核对后可以确认自己的借款无误 也可以 在系统中反馈问题 对于存在问题的对账单 财务可以进行后续跟踪 直到最终关闭 系统也可以根据对 账情况出具管理报表 第十七 应收账款核销系统 第十七 应收账款核销系统 属于 AR 的前端系统 在集中资金账户收款后 信息分发至各分支单位确认合同信息 并反馈进行应收账款 核销 同时 支持发票申请和开具以及发票实物跟踪流程 第十八 会计核算质量管理系统 第十八 会计核算质量管理系统 用于定义质量控制点并进行质量检测的任务分派和跟踪 系统也针对一些质量控制点进行自动监测 对于 人工监测和自动检查的结果形成质量看板动态展示 第二部分 共享服务变革的四个关键领域第二部分 共享服务变革的四个关键领域 共享服务运营模的转型 通常会涉及到四个方面的变革 即组织 Organization 人 People 流程 Process 和技术 Technology 1 1 组织变革 组织变革 组织变革的目标通过共享服务转型 实现组织的扁平化和透明化 主要内容包括 运营模型 服务交付模型 共享服务中心组织架构 选址 服务水平协议 管控模型 治理和合规 2 2 人员变革 人员变革 人员变革的目标是利用规模经济和规模技能 优化服务交付 提高运营效率 降低成本 主要内 容包括 变革管理 沟通管理 知识的创新和转移 角色和技能 业务仿真和培训 个体适应性 3 3 流程变革 流程变革 流程变革的目标是标准化业务流程 合并重复的流程和应用系统 主要内容包括 制定流程目标 识别影响因素 建立流程范围和接口 调研流程现状 设计未来流程 简化 标准化流程 设计蓝图和解决方案 建立流程手册 识别当前成本 服务质量作为基线 服务定价 建立比较基准体系 4 4 技术变革 技术变革 流程变革的目标是最大化利用现有的 IT 应用系统 为共享服务中心交付高质量的服务提供技术保 障 主要工作内容包括 规划 IT 环境 技术架构和应用系统 建立员工 会计交互中心 利用扫描和字符识别技术 利用工作流技术实现自动化 建立知识库 提供员工和业务伙伴自助服务 建立专业技能中心 Center of Expertise 图示 延伸阅读 延伸阅读 财务共享服务的价值和解决方案财务共享服务的价值和解决方案 部分一 财务共享服务中心的价值陈述 实现集团企业财务集中管控 提高财务信息的质量和及时性 通过专业化分工 提升财务运营的效率 运用流程自动化技术 实现流程简化 标准化和透明 有力地支持集团在业务领域和区域上的快速扩张 运用扫描 识别等自动化技术 突破地域的限制 实现 统一的财务运营 高质量的财务共享服务可以提高业务合作伙伴和员工的满意度 通过服务流程的 KPI 实现财务运营成本的可视化及有针对性的流程优化 统一的共享服务支撑平台 可扩展到其他管理职能 如人力资源 IT 采购等 部分二 财务共享服务中心的优势 财务共享服务中心的优势在于提高和企业核心竞争力上升 提高财务管理水平及效率 降低运营成本 具 体表现为 第一 企业整合能力与核心竞争力提高 集团企业在国外建立子公司或收购其它公司 共享服务中心 能马上为这些新建的子公司提供服务 同时 公司管理人员更集中精力在公司的核心业务 而将其它的辅 助功能通过 共享服务中心 提供的服务完成 第二 财务管理水平与效率提高 比如 对所有子公司采用相同的标准作业流程 废除冗余的步骤和流程 财务共享服务中心 拥有相关子公司的所有财务数据 数据汇总 分析不再费时费力 更容易做到跨地 域 跨部门整合数据 某一方面的专业人员相对集中 公司较易提供相关培训 培训费用也大为节省 招 聘资深专业人员也变得可以承受 共享服务中心 人员的总体专业技能较高 提供的服务更专业 此外 共享服务中心 的模式也使得 IT 系统 硬件和软件 的标准化和更新变得更迅速 更易用 第三 运作成本降低 这可进行量化计算与比较 如分析一个 共享服务中心 人员每月平均处理凭证数 单位凭证的处理费用等 这方面的效益主要通过减少人员数目和减少中间管理层级来实现 如果 共享服 务中心 建立在一个新的地点 通常成本的降低效果更显著 原因是 通常选择的新地点 当地的薪资水 平会较低 通过在 共享服务中心 建立新型的组织结构和制定合理的激励制度 能显著地提高员工的工 作效率 并形成不断进取的文化 作为一种新型的管理模式 财务共享服务的本质是由信息网络技术推动的运营管理模式的变革与创新 在 财务领域 它是基于统一的系统平台 ERP 系统 统一的 会计核算方法 操作流程等来实现的 基于 SAP 财务 共享服务的平台可以为带来收益 1 强化财务管理的集中控制功能 建立财务信息共享服务模式将是大型集团性企业现代化的重要标志 财务 集中运营和监管作为重新设计财务运营模式的一种手段 强调财务集中控制的职能 集团型企业总部通过 会计业务运作 财务控制和服务 资金结算管理各个中心 能全方位地控制分公司 子公司的财务行为 获得准确的财务信息 容易调动内部财务资源 便于实现资源合理配置和财务信息共享 提供及时的财务 报告 保障资金利用效率 推动企业取得规模效益 建立和推行财务信息共享服务模式是提高企业管理水 平 实现全面的真正的财会电算化的重要手段 是信息社会和网络社会的要求 2 规范和简化财务核算流程 在 SAP 财务共享服务平台统一支撑下 可以优化财务运营流程 将财务信息集 中处理 能够促进财务管理基础性工作的标准化 规范和简化财务核算流程 3 提升财务服务水平 改善企业营运效率 在 SAP 共享服务平台下 财务数据的集中处理 集团范围财务报 表即时形成变为可能 促使财务管理可以更加聚集于提供信息服务 更加专注于核心分析 更有利于展开 预算控制 更及时地监控基层业务单位的财务状况和经营成果 SAP 财务财务共享中心平台的核心功能 1 信用管理信用管理 集团企业通常有数量繁多的应用系统支撑各个业务单元运营 由于客户 订单和财务数据分散存储在不同 的应用系统 各个业务单元又相对独立 实施集团范围 跨多个后台系统的客户信用管理是困难重重 SAP 财务共享服务平台的信用管理系统 可以实现全集团统一的信用政策 集中管理信用 监控客户风险敞口 统一风险评估程序和信息额度控制 真正实现全集团 跨多个后台系统的信用管控 2 应收账款的争议管理应收账款的争议管理 由于产品质量 延迟交付 数量差异或发票差错等原因 客户可能会拖欠甚至拒付货款 传统组织模式下 隶属于业务单元的会计人员忙于处理日常会计事务 很少关注争议管理流程 结果造成客户满意度低 收 款周期长 坏账比率高 SAP 争议管理系统为财务共享中心提供了一套标准的客户争议管理流程和统一的 争议事件处理平台 它帮助财务共享中心会计人员记录 派发 追踪和处理应收账款相关的客户争议 直 至争议被解决 SAP 争议管理系统与应收账款系统紧密集成 例如会计人员可以直接对未清账的应收款项 创建争议事件 而一旦收款成功 争议事件中的争议金额将被自动更新 并被置为 完成 状态 3 应收账款催收管理应收账款催收管理 SAP 财务共享服务平台 催款管理子系统为提供了一套应收账款催收的最佳实践 依据收款主管制定的催收 策略 规则和催收组 系统对所有应收账款未清项进行匹配 自动生成任务列表并分派给相应的催收专员 催收专员接到每日任务列表 可以查看客户的历史付款记录和历史联系情况 联系上客户后 催款专员可 以记录 延长客户承诺付款金额和日期 创建争议事件或记录本次联系情况 4 供应商发票管理供应商发票管理 SAP 发票管理加强财务共享服务中心员工的协作以解决问题 获取发票状态 检查采购订单编号 提交发 票等 发票的处理工作能够更加迅速高效地完成 同时问题发票也将自动传送给相关人员 以便得到解决 审批和支付 SAP 发票管理的主要流程如下 1 发票扫描 通过发票扫描 将发票影像文件保存至 SAP 文档服务器 由财务共享服务中心统一处理 为避免重复扫描 可以使用比如制作条码的方式 为发票制定唯一识别码 存储到文档数据库内 在线扫描存储时即可以对 照检查 2 发票识别 原始发票或者扫描件汇总到财务共享服务中心 集中进行处理 SAP 发票管理支持通用发票格式 同时提 供工具可以自定义发票格式模板 根据配置 自主选择抓取发票上的哪些字段 然后内容自动传递到 SAP 发票处理界面上 3 发票自动校验 自动发票检查 SAP 发票管理按照预定义规则对发票进行校验 例如 核对采购订单编号 供应商编号 数量 单价等 如果出现异常情况 工作流将自动通知相关人员做进一步检查 4 发票审批 发票校验完毕后 工作流会自动将发票自动发送到主管邮箱以供批准 也可以与通过网上审批或 E MAIL 的 方式审批 5 SAP 财务共享服务自助服务平台为客户 供应商 员工提供各种自助服务 如各种财务主数据的创建 变 更申请 员工网上费