财务作业指导书

财务部门职责 设置目的设置目的 根据公司发展战略要求 通过预算 核算 成本和收费管理 以及严格 执行财务制度 实现公司成本竞争优势 有效提高资金回笼速度 职责描述职责描述 1 1 财务计划 财务计划 1 组织编制和评审公司收费年度计划 指导协助管理处编制收费年度计划 并组织审核 2 组织编制和审核公司年度预算 指导协助管理处编制年度预算 并组织 审核 3 组织编制和评审公司年度资金使用计划 4 组织编制本部门相关业务年度计划以及年度经营预算 2 2 核算与成本管理 核算与成本管理 1 执行公司财务核算和财务明细分类的相关制度 2 公司 管理处会计核算以及税务办理 3 识别并确定公司 管理处主要成本项目 形成成本监视仪表盘 4 编制和分析公司各类合并会计报表 定期形成财务管理报告 可包括预 算执行 主要成本分析 收费计划执行 资金计划执行 5 监视公司 管理处预算执行情况 并定期形成预算执行报告 6 定期搜集竞争对手 标杆企业及行业平均水平的物管服务主要成本的数 据 7 组织公司物业服务主要成本 人力资源成本 公共能耗 设施设备维修 成本等 的纵向 公司历史数据 和横向 竞争对手 标杆 财务分析 定期形成成本管理报告 3 3 收费与票据管理 收费与票据管理 1 监控公司 管理处收费计划的执行情况 并定期形成收费计划执行报告 2 监控公司收费情况 并定期编制资金计划执行报告 3 建立银行关系 扩大电脑收费的管理处数量 4 定期组织对收费管理系统的功能 有效性进行评估 并完善 5 收集整理行业内外 含公司内 收费最佳实践案例 并进行推广 6 参与公司资金统筹调配 降低公司支付风险 7 执行公司银行帐号设立和销户的管理规定 8 监控并审核公司资金支付活动 9 对公司收费票据进行统一管理 申购 使用 核销 会计职位说明书 部门名称部门名称 财务部 职位名称职位名称会计 职位编码职位编码ZW Z 302职职 级级经理级 助理级 直接上司直接上司财务总监直接下属直接下属操作员 职位分类职位分类 管理类 专业类 操作类 设置目的设置目的 简单 准确总结该职位 根据公司发展战略 负责公司财务管理工作的全面运作 关键职责关键职责 请列出本职位最关键的角色和职责 1 审核部门原始凭证 2 录入原始凭证 涉及款项收支的其他相关财务单据 3 审核各分公司的财务报表 4 按照公司要求编制总部的财务报表 5 根据分公司 管理处上报的财务报表 编制合并财务报表 6 审核各分公司上报的 会计报表附表及重要项目注释 编制汇总的会计报 表附表及重要项目注释 7 对外报送的各类税务报表和报告 8 协助总监对财务资源相关文件的有效性评审 9 协助财务总监编制 修订 财务手册 中相关文件 10 负责公司各类经济合同的管理 11 负责各类会计报表 账册 财务报告的保管和存档工作 资历要求资历要求 请选择或列出本职位最低要求的教育背景 专业 经验背景和资格证书 学历大学本科专业 管理学类 会计 审计 税务专业 教育 背景 资格 证书 1 持有会计从业资格证书 2 持有 GB T19001 GB T28001 G B T24001 内审员证 3 助 理会计师以上职称 工作 经验 1 大学本科学历以上 并从 事企业管理或相关业务工作一 年以上 大学专科学历 并从 事企业管理或相关业务工作二 年以上 2 在本企业服务满一年 资历要求 专业能力 沟通要求 资历要求 专业能力 沟通要求 A A 专业能力 专业能力 1 1 专专 业业 知知 识识 1 熟悉国家会计制度 会计准则和税务法规 了解物业管理行业财务处理 的有关规定 2 掌握公司经济活动的财务核算方法 并能指导分公司财务活动的会计处 理 3 熟悉公司财务资源体系文件的规定 能够严格审核原始单据 准确进行 会计核算 4 熟悉编制合并会计报表的原理和方法 能独立完成公司各类财务报表及 相关附表 附注的编制 审核和合并 5 熟悉金蝶财务软件的业务操作和财务数据备份 维护软件正常运行 6 熟悉公司合同管理和档案管理的规定 负责公司经济合同和财务档案的 管理 2 2 工工 作作 技技 能能 1 具有一定的沟通能力 能够就财务核算方面的工作与相关部门进行有效 沟通 2 原则性强 并能够适应本职位对财务数据 资料和信息的保密要求 3 有较强的书面表达能力 能够协助部门总经理编制 修订公司财务资源 体系的相关文件 3 3 工工 作作 心心 态态 1 对企业有很强的归宿感 能关注并适应公司的发展 2 有开拓创新的意识 能积极开发各种资源 3 有良好的纪律性 能在压力下完成工作 B B 沟通要求 沟通要求 请列出任职者经常性内外部联络的对象和沟通内容 接触对象主要沟通内容 外部政府职能部门业务联系 财务负责人工作汇报和请示 操作员工作指导 工作安排 出纳工作沟通 主要沟 通对象 和内容内部 各职能部门工作沟通 出纳职位说明书 部门名称部门名称 财务部 职位名称职位名称出纳 职位编码职位编码ZW Z 303职职 级级副经理级 助理级 直接上司直接上司财务总监直接下属直接下属 职位分类职位分类 管理类 专业类 操作类 设置目的设置目的 简单 准确总结该职位 根据公司发展战略 负责公司财务管理工作的全面运作 关键职责关键职责 请列出本职位最关键的角色和职责 12办理公司总部或分公司 管理处的各项货币资金收支业务 13 做好货币资金及支票的管理 在发现长短款时应及时查明原因并报告财务部 负责人 14按照收付凭证 逐日序时登记现金日记账 15开立 核对 清理公司银行账户 对不使用的账户及时办理销户手续 16 根据银行对账单核对和清理银行日记账 编制 银行存款余额调节表 及其 说明 17编制 银行存款动态月报表 掌握 控制银行存款的余额情况 18协助统筹调配公司账号内资金 最大限度的降低支付风险 资历要求资历要求 请选择或列出本职位最低要求的教育背景 专业 经验背景和资格证书 学历大专专业 管理学类 会计 审计 税务专业 教育 背景 资格 证书 1 持有会计从业资格证书 工作 经验 1 大学专科学历 并从 事企业管理或相关业务工 作二年以上 2 在本企业服务满一年 本市户口或有本市户口人 士提供的担保 资历要求 专业能力 沟通要求 资历要求 专业能力 沟通要求 A A 专业能力 专业能力 4 4 专专 业业 知知 识识 1 熟悉国家有关货币结算管理和财经纪律有关的规定 2 熟悉公司财务资源体系文件有关资金管理和费用报销方面的相关规定 3 熟练登记现金日记账 根据银行对账单编制 银行存款余额调节表 及 其说明 5 5 工工 作作 技技 能能 1 具有一定的沟通能力 能够就出纳方面的工作与相关部门进行有效沟通 2 具准确办理各项货币资金收支业务的能力 3 协助统筹调配公司账号内资金 最大限度的降低支付风险 4 编制相关资金报表 掌握 控制银行存款的余额情况 5 熟练使用网络知识 财务软件及 office 软件 6 6 工工 作作 心心 态态 1 对企业有很强的归宿感 能关注并适应公司的发展 2 能服从分配 在公司需要时能积极贡献自己的才智 3 有良好的纪律性 能在压力下完成工作 B B 沟通要求 沟通要求 请列出任职者经常性内外部联络的对象和沟通内容 接触对象主要沟通内容 外部政府职能部门业务联系 财务负责人工作汇报和请示 会计工作沟通 主要沟 通对象 和内容内部 各职能部门工作沟通 财务监控作业指导书财务监控作业指导书 1 01 0 适用范围适用范围 适用于公司 分公司 管理处各项财务经济活动 2 02 0 货币资金的监控货币资金的监控 2 1 财务人员的职责权限必须明确 并相互分离 相互制约 2 1 1 现金的收支 保管应该由出纳员 收款员 专职负责 其他人未经授权不 得经管现金 并限制他人接近现金 2 1 2 出纳员除登记现金和银行日记账 处理现金和银行存款业务外 不得监管 会计凭证的录入工作 2 2 现金日记账应该根据审核无误 合法的收支凭证逐日逐笔序时登记 每日必 须清点现金实有数与账面数核对 保证账款相符 2 3 不得坐支现金 以收抵支 以减少经管人员挪用 截留现金的可能 收入的 现金超出库存限额的现金 应该及时送存银行 2 4 确定备用金的使用范围 额度 备用金的使用必须有合法的原始凭据证实该 笔支出 2 5 财务负责人应该逐月清理备用金 并将结欠情况通报各有关部门和个人 一 般不得让未结清欠款者再次借款 2 6 财务印鉴必须实行分管制度 严禁一人保管支付款项所需的全部印章 财务 专用章由财务负责人或其授权人保管 出纳员不得保管财务专用章 2 7 支票必须实行登记领用制度 严禁签发空头 空白支票和超限额使用限额支 票 2 8 出纳员应该定期向银行索取银行对账单 根据银行对账单核对和清理银行日 记账 查明未达账项及其原因 编制 银行存款余额调节表 及其说明 报财务负责人审核 2 9 每一笔资金的收支 特别是大额资金支出都必须审查手续是否完备 金额是 否正确 内容是否合理 合法 2 10 财务负责人对库存现金 银行账户要定期盘点 核对 发现长短款应查明 原因及时处理 3 03 0 实物资产的监控实物资产的监控 3 1 存货的监控 3 1 1 采购部门要建立职责分离制度 采购与验收人员的职责要分离 3 1 2 存货的内部盘点不能只由负责保管或记录的来进行 应由负责保管与独立 于其职能的其他人员共同进行 3 1 3 核实和分析付款金额的准确性 供货票据的真实性 核实材料价款 进项 税额 运杂费等采购成本类型的实际金额 3 1 4 核实财务部门的账务登记是否及时 应与实际数量保持一致 运杂费分摊 是否合理 审查各种采购所欠债务的真实程度 3 1 5 对采购合同和采购行为的合法性进行检查 对采购品种及商品质量进行同 行业比较等 3 1 6 每年年度终了 财务部门组织对存货进行全面清查盘点 做到帐实相符 对于盘亏 受损 全部或部分陈旧或销售价格低于市场平均成本等原因 使存货成本不可收回的部分 应当计提存货跌价准备 3 2 固定资产的监控 3 2 1 正确界定固定资产范围 分清固定资产和存货的界限 以采取不同的管理 措施 3 2 2 固定资产的购置要依据年度预算 履行公司采购审批程序 各区域分公司 办公用房 运输设备等大额固定资产购置后 直接归口于总部的帐务核算 和资产管理 3 2 3 正确核算固定资产的取得 报废 毁损等业务 3 2 4 划分对固定资产的取得 使用 登记 维护保养 定期盘点 处置的职责 和权限 对盘盈和盘亏的固定资产按规定进行申请报批处理 3 2 5 按规定采取合理的方法对固定资产提取折旧 4 04 0 预算的监控预算的监控 4 1 各级预算的审批要依据职责分配权限进行 预算经审批通过后方可执行 4 2 各级预算收入项款要按时足额收取 确保当期收入实现 对于当期收入不能 实现的 责任人有追缴的义务 4 3 预算支出要严格按照授权审批权限和程序执行 对于预算外资金支出一定要 按照预算外支出审批程序执行 4 4 各级财务部门要加强适时监控 严格控制资金支付 调节资金收支平衡 控制支付风险 努力促成管理处完成年度预算指标 4 5 二 三级监控部门要按规定定期制订预算执行分析报告 提交给预算执行单 位负责人 上级领导及上级监控部门 4 6 二 三级监控部门按规定定期组织召开预算执行分析沟通会 针对执行中存 在的问题制定措施 纠正预算执行偏差 确保预算执行单位可持续性发展 4 7 公司预算委员会批准下达的预算 一般情况下不予调整 预算调整要遵循 预算调整的原则和程序报批方可执行 4 8 对预算结果的评价与应用要严格按公司的相关文件执行 5 05 0 收费的监控收费的监控 5 1 电脑收费 5 1 1 财务人员数据录入 送盘划款 打印收款单及分单处理的时间要严格按照 公司规定执行 5 1 2 对于用户因存款不足等原因未能划到款时 要提醒客服负责人督促其按时 到管理处交现金 5 1 3 因电脑收费系统故障造成多收用户款项 管理处应主动及时将多收款项退 还给住户 按严格按照公司 费用清退及滞纳金减免 的审批流程逐级报 批 5 2 手工收费 5 2 1 由收费员将每月所收的资金按类别进行统计 编制 各类款项收入 费 汇总表 并将此表及各类附件按规定上交财务部门报账 5 2 2 分公司应收款项由管理处收费员直接负责 建立欠费用户档案 制定催缴 款工作计划 5 2 3 管理处负责人对应收款项提出催收目标及方式 客服人员进行催缴 5 2 4 对各类收费 逾期仍未交款者 要严格执行公司对各类收费项目的滞纳金 标准 并可按管理规约和物业委托管理合同的规定进行催缴 连续六个月 不交纳的 由管理处将此情况书面报送公司领导 公司核实研究后 制定 相应措施予以追缴 6 06 0 发票 收据的监控发票 收据的监控 6 1 发票 收据的购领 保管 填写和注销 应该严格按照税务机关和公司的相 关规定严格执行 6 2 发票 收据只准在本公司使用 严禁借出 转让 转售和为他人代开发票 6 3 只准使用本公司票据 严禁擅自外购票据 6 4 发票 收据开出的票面金额与每月上交款金额要相符 并按规定填写各类表 格 6 5 财务部门应该不定期地对票据管理人员 收费员进行票据检查 若发现未按 规定开具发票 收据的 或收款不开票者 将检查结果书面汇报公司领导 及总经理 并按国家制定的发票管理办法及公司有关规定给予处罚 6 6 发票及收据发生丢失 应该于丢失当日书面报告税务机关或公司财务部门 并查清原因 造成损失及罚款的追究当事人责任 并予以处罚 6 7 未按规定领购 开具 保管 缴销 接受税务机关及公司检查的 擅自撕毁 票据 购买票据 替他人开票的 要严格按国家发票管理办法及公司有关 规定予以处罚 7 07 0 重大经济事项的监控重大经济事项的监控 7 1 重大经济事项包括新项目开发 经营负责人离任 单位转并 关闭 清盘和 年终财务决算等 7 2 重大经济事项报公司总经理批准后方可实施 8 08 0 对分公司 管理处的监控对分公司 管理处的监控 8 1 分公司 管理处财务部门每季度末必须向公司财务管理部门传输或邮寄财务 账套备份数据 公司财务管理部门将数据安装 检查核实财务核算的准确 性 发现问题后 及时督促分公司财务部门纠正 为现场财务稽查奠定基 础 8 2 公司财务管理部门定期对分公司 管理处的财务活动进行检查监督 按照 企业会计制度 会计基础工作规范 和公司的要求进行稽查 指导 并 出具数据详实的检查报告 8 3 分公司 管理处经营负责人应当保证会计机构 会计人员依法履行职责 不 得授意 指使 强令财务人员违法办理会计事项 财务人员对违反 会计 法 和 企业会计制度 规定的会计事项 有权办理或者按照职权予以纠 正 9 09 0 会计档案的监控会计档案的监控 9 1 会计档案资料 应按档案法和会计制度有关规定立卷保管 违反规定擅自销 毁会计档案的将追究有关人员的行政或法律责任 10 010 0 支持性工具支持性工具 10 1 资金管理作业指导书 10 2 成本费用报销作业指导书 10 3 预算管理作业指导书 10 4 实物资产管理作业指导书 10 5 电脑收费作业指导书 10 6 手工收费作业指导书 10 7 停车场收费作业指导书 10 8 发票收据作业指导书 编 写 人李明华许茂平陈燕 编写时间2009 11 28版次B 0文号Z ZD 301 申请人 陈燕审核人 丁传宝批准人 丁传宝 发布日期 2010 01 01 成本费用报销作业指导书成本费用报销作业指导书 1 01 0 适用范围适用范围 适用于公司 分公司 管理处发生的一切成本费用报销管理 2 02 0 原则原则 根据钱账分管的原则 出纳员不得编制会计凭证 审核会计凭证 编制会 计报表 会计人员不得经管货币资金的收支 3 03 0 成本费用分类成本费用分类 2 1 成本费用分为生产性与非生产性费用 生产性费用是指用于生产经营的费 用 如管理处发生的各类经营性支出 如维修保养费 清洁绿化费 外委 工程费等 非生产性费用是各职能部门发生的各类费用 如办公费 差旅 费 业务费等 4 04 0 办公费用报销办公费用报销 4 1 公司及分公司 管理处日常所需的办公用品 属于统一 VI 标识系统的由 公司统一购买和配送 4 2 公司及分公司所需零星的自行控制办公用品 本着既保证需要又节约的原 则 由各自按照年度预算统筹掌握费用开支 自行购买 严格管理 节约 使用 原则上不得超出年度预算 4 3 对于购买和领用的办公用品 各部门要做到专人管理 一一登记备案 人 员有变动 做好交接手续 4 4 公司和分公司 管理处所需属集中控制办公用品 应该先填制 日常物品 申购计划表 向行政事务部门申请 再向公司 副 总经理报批 批准 后 由物料采购部门统一购买 购买后 向仓管员办理入库手续 使用时 按公司所规定的出库手续办理 5 05 0 交通费 差旅费报销交通费 差旅费报销 5 1 公司职能部门市内公务交通应该先由行政部统一安排车辆 没有车辆时 一般要求乘坐公交车 按照实报实销的原则进行报销 如果确有紧急事情 在征求部门领导同意的情况下 可以打出租车 但是在报销时 部门负责 人必须在出租车票上签字确认 5 2 管理处员工市内公务交通费报销应该按照年度预算中交通费标准执行 5 3 公司及分公司 管理处员工出差 一般乘坐火车硬卧 轮船三等舱 出差 较远或任务较急 经 副 总经理批准 方可乘坐飞机 公司中高层领导 和部门负责人出差 可乘坐飞机经济舱 费用标准按照公司预算定额执行 6 06 0 业务费报销业务费报销 6 1 公司和分公司 管理处业务应酬费的开支必须严格控制 业务应酬费 含 礼品费 应事先请示分管领导 不得先斩后奏 否则不予报销 确因工作 需要开支业务费 要先按照公司相关规定 填制 工作请示 完备审批 手续后 方可办理接待业务 6 2 经办人报销时凭合法的票据 连同批准的 工作请示 部门或管理处负 责人签字后 到财务管理部门办理报销手续 报销金额不得超出批准的额 度 6 3 纪念品的开支统一由行政部归口管理 有关部门发生此类业务时 首先提 出专项申请 报 副 总经理审批 然后由行政部门统一购买 并按规定 办理入库手续 报销时凭合法的票据 入库单 填制 费用报销单 经 部门经理签字 报分管负责人及公司 副 总经理审批后方可到财务管理 部门办理报销手续 领用时按材料部门有关出库规定办理 7 07 0 外委工程费用报销外委工程费用报销 7 1 各单位在确定进行工程项目前 先填写 工作请示 申请工程项目预算 按照公司规定的审批程序审批 7 2 零星工程根据 合同审批表 和合法票据 由工程项目所属单位到财务部 门办理结算手续 7 3 资金来源为本体维修资金的所有工程项目的结算 必须都要提供管理处业 主委员会关于同意费用支出批复原件 7 4 财务管理部门根据工程合同核对已付和待付工程款 并按合同约定扣除保 修金后 予以办理付款手续 7 5 公司及分公司 管理处应付的工程款 必须按所签订合同的单位 账号付 款 如施工单位要求改变汇款地址 账号时 必须出具合法证明及委托书 否则不予办理 8 08 0 物料采购报销物料采购报销 8 1 物料采购按照公司采购管理作业指导书的相关规定和要求执行 凭入库单 供应商同电脑打印的物品清单 合法的票据和审批单 财务部门办理报销 手续 8 2 因急需或特殊原因自行购买了本应由物料部门采购的物品 其费用报销时 需到物料采购部门办理入库手续 经公司 副 总经理审批后 财务管理 部门予以核报 9 09 0 其他成本费用报销其他成本费用报销 9 1 公司或分公司 管理处诸如电梯维护保养费 绿化费 保洁费 设备设施 维保费等合同金额相对固定 月度支出基本均衡的成本报销 按照公司各 级责任人的授权书签署意见后 由财务部门按照合同办理付款手续 9 2 公司及分公司 管理处举办各种庆典 文体 劳动竞赛大中型会议活动 应由承办部门列出开支计划 报经公司 副 总经理批准后实施 报销时 经办人持合法的原始票据和审批单 由部门或管理处负责人签字后 财务 部门方可办理报销手续 10 010 0 财务开支审批权限 审批程序及工作流程财务开支审批权限 审批程序及工作流程 10 1 经办人员根据付款 借支或费用报销的需要 分别填制现金借款单 费 用报销审批单 支票领用审批单等 附上相应的合同 协议及其他付款 依据 按照程序报批 10 1 1 借款流程 由申请人填写借款单 部门负责人审批 管理处经理 审批 分管负责人 公司财务部 总经理 副总 公司财务部 申请人 财务室付款 日常因公借款每次在人民币 3000 元以下 含 3000 元 的由分管负责人 签字即可 超过 3000 元的须由总经理签字方可借支 借款原则上当月报 销 否则扣发当事人当月工资 直至扣清全部借款 旧帐不清 新帐不 借 10 1 2 报销流程 报销人填单 部门负责人证明 管理处行政部门负责人 统一收集 管理处负责人审核 收费员核帐 分管负责人 行政部负责人 公司财务部 总经理 公司财务部 财务室 报销人 10 2 白条 收据不作报销凭证 特殊情况需注明原因 由证明人 经办人签 名 公司领导特批 10 3 根据发生的经济业务 据实填写费用报销单 将原始单据分类整齐的粘 贴好 并在背面写明报销理由 证明人等 分类计算出各种费用的金额 合计数必须大写 报销人签名 交部门经理审核 管理处经理签字 汇 总列出报销明细表于每月 26 号前上报公司行政部 分管负责人 总公司 财务部审核 报总经理审批后 每月 5 号为报销付款日 分公司 管理 处 10 号为报销日 出纳可以付款并盖 现金 或 银行存款 印章 领款人签名 3 4 公司所有对外合同须经总经理或副总经理签字方可生效 4 04 0 支持性工具支持性工具 4 1 借款申请单 4 2 费用报销单 4 3 工作请示 4 4 有关合同和协议书 电脑收费系统应用作业指导书 1 01 0 适用范围适用范围 适用于公司和分公司 管理处所有电脑收费系统应用 2 02 0 系统应用准备系统应用准备 2 1 入户与销户 2 1 1 分公司辖区内的所有住户 管理处应在入伙收费前将住户入户的有关资 料报送公司系统工程师 有关资料应当包括 业主姓名 交房时间 水电 底数 购房面积 业主银行账号 收费类别 联系电话等 2 1 2 系统工程师收到住户入户的有关资料后 应当准确无误录入电脑物业管 理收费系统 进行初始化工作 并妥善保管好所有原始资料 住户资料一 旦入户 除特殊情况 未经分公司领导审批外 不得销户 但可申请变更 住户电脑资料 如业主姓名 账号等 2 2 住户统一编码规则 住户房号用 8 位数字代号编写 以购房房号为依据 2 2 1 每一房号一组编号 各数字代号如下 区号 栋号 座号 房号 3 03 0 数据录入数据录入 3 1 客户编号 客户编号是系统内区分客户的唯一标识 在客户管理下可对客 户编号进行操作 包括增加 删除 修改等 注意 为方便查询 对于已 经退伙的客户 其客户编号也应保留 不应删除 3 2 物业入伙 客户编号建立后 通过物业入伙可以建立该客户的所属物业 同一客户编号下可以拥有多套物业 多块水电表 3 3 增加电表 在 电费 选项下可对客户电表进行操作 应注意的是 每一 块电表都必须增加到对应的客户编号下 对于需分摊的电表 在每一个分 摊的客户下 加入该电表 并录入分摊系数 3 4 增加水表 在 水费 选项下可对客户水表进行操作 应注意的是 每一 块电表都必须增加到对应的客户编号下 通过 水类 标识 可以定义不 同的水费价格 3 5 管理费及维修资金 在物业入住流程中可定义每一物业的管理费单价 系 统将自动计算出每一物业的管理费和维修资金 3 6 空调费 空调费是由系统根据物业的面积自动产生的 通过 类别 标识 可以定义不同的空调费价格 3 7 维修费和其它费 在处理维修费和其它费要将各笔费用录入到相应的客户 编号下 3 8 数据汇总 在客户所有的费用都录入完毕后 进入 数据汇总 项下 先 点击 生成汇总表 系统将对所有客户的各种费用进行计算 然后就可 以打印客户通知单和汇总报表了 3 9 欠费数据生成 在数据汇总下有一 欠费数据生成 选项 当本月的数据 全部处理完后 报表及客户通知单全部无误后 选此将数据转入 收费管 理 中进行冲账处理 3 10 月初始化 在系统设定下有 月初始化 选项 在每月的业务开始时 选 此生成当月数据 3 11 抄表单打印 在抄表期间 在水费 电费管理下将相应的抄表单打印出来 交抄表人员 3 12 常规的操作流程 每月 25 日财务部数据录入员打印空白抄表单给工程部 规定每月抄表日期为 26 日 每月 30 日提供抄表数据给财务部数据录入员 每 月 31 日至次月 3 为数据处理时间 每月 4 日将汇总表交相关管理处核对 每月 5 日开始生成并打印汇总表 同时生成欠款数据 4 04 0 收费管理收费管理 4 1 冲账 双击客户相应的欠费项目 即可进行正常的冲账处理 4 2 预收款处理 4 2 1 预收 选 预收款 在交款金额处输入预收金额 点右健选 预收款 即可 4 2 2 预收款冲账 客户相应的欠费项目下点 特殊账务 预收款冲账 如客户具有足够的预收款 即可进行预收款冲账 4 3 报表 4 3 1 催款通知单 4 3 2 月应收款报表 4 3 3 收费统计表 4 3 4 客户欠费统计表 4 3 5 预收款报表 4 4 客户管理 可对签收日期进行调整 主要是用于法定假日滞纳金计算时 间的顺延 电脑收费作业指导书电脑收费作业指导书 1 01 0 适用范围适用范围 适用于分公司管理处所有电脑收费 2 02 0 房号输入房号输入 2 1 住户房号用 8 位数字代号编写 以购房房号为依据 2 2 每一房号一组编号 各数字代号如下 区号 栋号 座号 房号 3 03 0 入户与销户入户与销户 3 1 分公司 管理处辖区内的所有住户 均应在入户时到所属管理处办理电脑 入户手续 管理处客服部应在每月月底将业主 租户 有关资料送交财务 人员 有关资料应当包括 业主姓名 交房时间 水电底数 购房面积 业主银行账号 收费类别 联系电话等 3 2 财务人员收到业主 租户 的有关资料后 应当准确无误录入电脑收费库 内 并妥善保管好所有原始资料 住户资料一旦入户 不得销户 特殊情 况除外 但可申请变更住户电脑资料 如业主姓名 账号等 4 04 0 收费资料更改收费资料更改 4 1 当业主 租户 提出电脑资料变更时 应填写电脑资料变更申请 必须由 管理处经理确认后 财务人员应按要求更改有关资料 并妥善保管好变更 申请单 4 2 电脑收费房号按编写原则确认并存入电脑收费库后 无特殊情况 不得更 改或取消 4 3 因抄表员抄表或财务人员录入时造成数据有误 如费用已收 应办理退款 手续 如费用未收 数据盘已交银行 应由当事人写明原因 报管理处 经理审签后 方可冲减有误数据并更改有关数据 5 05 0 多收款项处理多收款项处理 5 1 管理处必须主动及时 至多一个工作日内至多一个工作日内 将多收款项退还给住户 如因 住户电脑原始资料错误而多收款项 则还应办理住户电脑资料变更申请手 续 5 2 住户因欠款或其他原因 需减免滞纳金和费用的审批流程如上 6 06 0 收费时间收费时间 6 1 每月 30 日之前 各管理处抄表员应将住户上月水电读数送交财务人员 6 2 每月 1 至 5 日为财务人员数据录入时间 每月 6 日到 10 日为送盘划款时 间 6 3 每月 6 日至 10 日为打印收款单及分单处理时间 每月 25 日至 30 日为处 理电脑收费其他事项时间 每月 6 日为办理补单时间 7 07 0 补办收费单补办收费单 7 1 住户在当月 30 日仍未收到单者 应于下月 1 至 5 日向所属管理处登记补 办收费单手续 需补单者由各管理处于每月 6 日统一办理 并在收费单上 备注栏中注 补单 字样 7 2 管理处只提供三个月以内的补单申请 8 08 0 收费欠付处理收费欠付处理 8 1 用户应于每月 10 日前存足金额以便托收 银行于每月 10 25 日的任意一 日作一次划款 如果用户因存款不足等原因未能划到款时 于次月 10 日 前到各管理处交现金 8 2 逾期仍未交款者 公司将按日加收应交纳费用相应比例的滞纳金 并可按 管理规约和物业委托管理合同的规定进行催交 连续六个月六个月不交纳的 管 理处必须将此情况书面报送分公司领导 分公司核实研究后 制定相应措 施予以追缴 8 3 电脑收费单由客户助理按银行 居民 单位及已付 拒付逐区 逐栋分单 单位收费单交银行代送住户 居民收费单交管理处分给住户 拒付单要必 须加盖 欠款原因 存款不足 章 所有收费单应当及时送递住户 拒付 单也应当及时送达住户家中 9 09 0 手工补收手工补收 9 1 财务人员每月 20 日将电脑收费欠付部分打单出来 根据收费单上的金额 进行手工收取 并在电脑中作相应费用冲减处理 9 2 已收欠付单上应注明收费日期 发票号码 如有收费金额与欠付单金额不 一致 必须注明实收金额 10 010 0 收费查询收费查询 10 1 住户查询收费问题时 财务人员应当按公司行为语言规范的相关规定执 行并及时回复 11 011 0 收费资料档案收费资料档案 11 1 管理处所有变更单 退款审批单 入户资料 领导特批文件 抄表报表 各种电脑收费报表 手工收费单 费用调整通知等均应办理交接登记手 续 并将所有原始资料登记归档 妥善保管 手工收费作业指导书手工收费作业指导书 1 01 0 适用范围适用范围 适用于公司及分公司管理处所有手工收费 2 02 0 收费的项目收费的项目 2 1 主要收入 管理费 停车费 租金及其他收入 2 2 代收代付 包括水电费 维修资金 各类押金等 3 03 0 票据使用票据使用 项 目收费类别使用票据 管理费 空调服务 费 发票 地税其他服务 停车费地税 车辆停放收入定额发票 房屋租金发票 地税其他服务或租赁业专用发票 非代收代付类 其他收入收据 发票 地税其他服务 水电费发票 国税水电销售专用发票 维修资金收款收据代收代付类 其他各项收款收据 4 04 0 收费作业收费作业 4 1 手工收费业务处理坚持先核对缴费金额 再收款 开票 填表的流程办理 4 2 对于银行托收款项未收的 收费责任人根据每月发出的电脑收费拒付单向 业主收取款项 4 3 每月 30 日前 收费责任人将每月所收的收入按类别进行统计 编制 各 类款项收入汇总表 并将此表及各类附件每月 25 30 日前上交财务管理 部门核销 4 4 收费责任人应当制定管理处应收款项的催缴工作计划 4 5 管理处全体管理员工应当协助收费责任人收取应收款项 5 05 0 表格填列表格填列 5 1 发票 收据 使用明细表 的填写 5 1 1 收费责任人要对已实现收入的票据进行逐笔登记 严格按 发票 收 据 使用明细表 的内容填写 即开票日期 票据类型 号码 金额 作废 补单的除外 5 1 2 填报完毕后 要将本表金额进行合计 本表必须与报表中 收支报表 中收入类 代收代付类合计金额相一致 5 2 作废 换票发票 收据 明细表 的填写 收费责任人要对作废 换票的票据进行逐笔登记 认真填写 作废 换票 发票 收据 明细表 填写时要求写明 作废 或 换票 的票据类型 票据号码 票据张数 不必填写金额 5 3 各类押金收款明细表 的填写 收费责任人要对收取的各项押金进行逐 笔逐项登记 认真填写 各类押金收款明细表 填写时写明房号 业主 姓名 押金种类 金额 票据号码及张数 本表填完要进行逐项汇总合 计 5 4 各类押金退款明细表 的填写 5 4 1 收费责任人要对各类押金的退款进行逐笔登记 认真填写 各类押金退 款明细表 填写时写明房号 业主姓名 押金种类 金额及收据号码 5 4 2 退款时管理处负责人及领款人必须必须在原收据 顾客联红色 单据上签字 后 收款员方可办理 5 4 3 各类押金退款明细表 领款人由收款员代办填列 如在原收押金中扣出 违约金罚金等 须视为收入项 另开收据处理 5 5 月收支报表 的填写 5 5 1 月收支报表 为主要报表 反映公司及分公司管理处的各种收入 代收 代付 支出类款项 此表要严格按照表中的类别进行填列 5 5 2 本表主要填列管理处各类款项的收支 包括 1 收入类 a 管理费 反映所收取的管理服务费金额 如有退费的在本表支出类中 单独反映 b 空调服务费 反映所收取的空调服务费金额 包括加时费 c 停车费 反映所收取的临时车位费收入 预收的车位费还须在备注中 注明预收期限及金额 d 其他 反映除以上两项以外的其他收入 包括 场地租金 有偿服务 广告收费 工本费 赔偿费 罚金 金额超过 500 元的要在备注中说明 等 2 代收代付类 包括水费 水费增值税 电费 维修资金 装修押金 其 他押金 a 水费 排污费合并填入本表水费栏 b 维修资金要按 栋 或 座 的明细金额在备注栏中说明 c 其他各项单列 d 核票时多交的款也在此表中单独反映 3 支出类 反映成本费用和实退的装修押金 其他押金 保证金及退还主 表一中的其他款项 5 5 3 各类款项收支汇总表填写要求 分类准确 数字清楚 勾稽关系准确无 误 票据的张数要填写准确 重要事项或必须说明的事项在备注栏中简要 反映 本次报账的票据总数 包括各种票据 表格 写在本表右下角的标 明的位置 6 06 0 支持性工具支持性工具 6 1 月收支报表 6 2 发票 收据 使用明细表 6 3 作废 换票发票 收据 明细表 6 4 各类押金收款明细表 6 5 各类押金退款明细表 发票收据作业指导书发票收据作业指导书 1 01 0 适用范围适用范围 适用于公司及分公司 管理处所有发票及收据的管理 2 02 0 发票 收据购领 注销和保管发票 收据购领 注销和保管 2 1 票据管理人员应当根据本公司发票 收据使用的情况 按期向税务机关办 理购领及印制手续 2 2 票据管理人员必须严格建立发票 收据使用登记制度 将购领及印制的发 票 收据设置登记本 做好购进 领用及库存登记工作 并定期清点及核 销各类票据 定期向主管税务机关汇报发票 收据的使用情况 2 3 发票由出纳员根据实际经营范围和业务需要到当地税务局购领 建立发票 登记簿 定期向总公司报送使用情况 并及时到当地税务机关核销 2 4 各管理处一律使用公司统一印制的印有 中铁物业 标识的收款收据 已结算开具发票的除外 由各管理处提出申请 总公司财务部根据具体 情况向各管理处分发一定数量的收据 2 4 票据管理人员 收款员在领用发票 收据拆封前 应先清点发票 收据的 套数及起止号码 如发现有套数不符或号码重复错乱的现象 应整本退回 否则责任自负 2 6 收款员在填领发票 收据时 必须将已用完的发票 收据交票据管理人员 核销 若发现未经财务人员核销一律不予换领 并予查明原因 追究其责 任 2 7 本公司如发生歇业 停业或变更经营范围 地址时 应将未使用的发票 收据交回主管税务机关缴销并办理有关手续 2 8 开具完的发票和收据存根应当按照税务机关及公司规定期限存放和保管 不得擅自损毁 已开具的发票及收据的存根联和发票 收据登记本 应当 保存五年 保存期满 报税务机关及公司核批查验后销毁 3 03 0 发票 收据的使用发票 收据的使用 3 1 所有的票据 出入证 停车卡 智能卡等归公司财务部统一管理 建立领 购登记 使用 销缴 保管等制度 加强内部控制 任何管理处和个人不 得私自买卖 代开 转借和销毁票证 票据用完后 发票和收据记帐联交 由会计做帐外 收款收据以验旧换新的方法向公司财务部申领 发票 收 据根据存根联由收款员整理完好并登记电脑流水账和台帐 每月报一次 以便公司财务部对票据使用情况进行核对 监督和管理 3 2 填开发票 收据 应按发票收据号码顺序 逐栏 全部联一次性如实开具 必须真实 准确 完整 不得涂改 挖补或撕毁 严禁填开无收款的发票 收据 必须采用双面复写纸复写 不得用墨水笔填写 如有写错 应整套 保存 以备查验 3 3 填票的内容必须和发票及收据的使用范围一致 不得超越范围使用 必须 写明顾客名称及地址和填票日期 发票填写应加盖发票专用章和填票人签 名 盖章 否则一律无效 3 4 字迹清楚 不得涂改 如填写有误 应另行开具发票或收据 并在误填票 据上注明 误填作废 四字 如票据开出后 对方不索取而成为废票的 也应填写 误填作废 3 5 发票 收据开出的票面金额与每月上交款金额要相符 并按规定填写 发 票 收据 使用明细表 上交款时将领用的发票 收款收据一同送财务 管理部门 开出的发票 收据要与 发票 收据 使用明细表 及同上交 分公司财务管理部门各项收入款一致 3 6 地税 其他收入发票 只能开其他收入 国税 水电销售专用发票 只能 开具水电及排水费 3 7 收据开具范围 押金 维修基金 煤气开户费 有线电视费 灭火器及各 类代收代付费用 3 8 填票员 收款员 所填写的各类票据 大小金额必须一致 小写前面要 加币种符号例 人民币 大写按规定填写 3 9 业主需换领发票时 应当将电脑收费室发放的电脑划款单收回 与开具发 票的第三联装订在一起 每月核报帐目时一同核销 并在 发票 收据使 用明细表 中注明 此单换票 3 10 国税发票即 水电销售专用发票 未填用的大写单位前应划上 符号 封顶 尾数是整数大写应为零 3 11 收款员将使用完的发票 收据上交时 请将每本开具的实际数额写在每本 封面上 否则不予核领 4 04 0 发票 收据的检查与罚则发票 收据的检查与罚则 4 1 公司财务管理部门将不定期地对票据管理人员 收款员进行票据检查 若 发现未按规定开具发票 收据的 或收款不开票者 将检查结果书面汇报 公司主管领导及总经理 并按 国家制定的发票管理办法 及公司有关规 定给予处罚 4 2 票据管理员 收款员要妥善保管好发票及收据 如发生丢失 应于丢失当 日书面报告税务机关或公司财务管理部门 并查清原因 造成损失及罚款 的追究当事人责任 并予以处罚 4 3 票据管理人员 收款员未按规定领购发票 未按规定开具发票 未按规定 保管发票 未按规定缴销发票 未按规定接受税务机关及公司检查的 擅 自撕毁发票 擅自替他人开票的 将按 中华人民共和国发票管理办法 及公司有关规定予以处罚 4 4 票据管理人员 收款员应配合税务 工商 财政 审计及公司有关部门在 对其使用的发票 收据进行监督检查 稽核审计 4 5 加强对发票 收据有关规定的学习 自觉遵守发票管理法规 自觉接受税 务机关及本公司对发票 收据管理情况的指导 监督和检查 如有违规 违法行为的 将依照有关规定进行处罚 5 05 0 支持性工具支持性工具 5 1 发票 收据 领用 核销登记表 会计工作作业指导书会计工作作业指导书 1 01 0 适用范围适用范围 适用于公司 分公司 管理处各项会计基础工作 2 02 0 会计机构和会计人员会计机构和会计人员 2 1 公司根据会计业务的需要在有关机构中配备专职或兼职会计人员 2 2 会计人员应当具备和遵守的基本条件 2 2 1 坚持原则 廉洁奉公 2 2 2 设置会计人员工作岗位 明确各个岗位的职责 2 2 3 会计人员必须持有会计上岗证 2 2 4 会计人员应遵守职业道德 熟悉财经法律 法规 规章和国家统一会计制 度 保守本公司的商业机密 1 2 5 会计人员调动工作或离职必须办理交接手续 3 03 0 会计核算的一般要求会计核算的一般要求 3 1 本公司会计年度自公历一月一日起至十二月三十一日止 3 2 本公司会计核算以人民币为记账本位币 3 3 会计业务核算按权责发生制原则进行账务处理 3 4 按财政部新的 企业会计准则 的要求设置和使用会计科目 建立总账 明 细账 日记账及其他辅助性账薄 认真进行会计核算 应用电算化的项目 有关电子数据 核算软件资料等应当作为会计档案进行管理 3 5 核算标准和报告规定 3 5 1 会计核算应按行业标准正确使用会计科目 按月结算 编制月度财务会计报 告 报告包括 资产负债表 损益表及相关附表 会计报表附注 报表于 月度终了后 15 日内填报 总经理一份 公司财务部一份 3 5 2 会计凭证 会计账簿 财务会计报告和其他资料必须符合国家统一的会计 制度规定 3 5 3 对外报送的所有会计资料必须经总经理签名同意 3 5 4 公司的会计凭证 会计账簿 财务会计报告和其他会计资料要建立档案 并妥善保管 4 04 0 填制会计凭证填制会计凭证 4 1 公司所有部门发生的下列事项 必须取得或者填制原始凭证 并及时送交会 计机构 4 1 1 款项和有价证 卡的收付 4 1 2 财物的收发 增减和使用 4 1 3 债权债务的发生和结算 4 1 4 资本 基金的增减 4 1 5 收入 支出 费用 成本的计算 4 1 6 财务成果的计算和处理 4 1 7 其他需要办理会计手续 进行会计核算的事项 4 2 原始凭证的要求 4 2 1 原始凭证的内容必须具备 凭证名称 填制日期 填制单位或填制人姓名 接受凭证单位名称 经济业务内容 数量 单价和金额 经办人员签字或 盖章认可 如有差错 经手人负有不可推卸的责任 4 2 2 从外单位取得的原始凭证 必须盖有填制单位的公章 从个人取得的原始 凭证 必须有填制人员的签名或者盖章 自制原始凭证必须有经办单位单 位领导人或其他指定人员签名或者盖章 对外开出的原始凭证 必须加盖 本单位公章 4 2 3 凡填有大写和小写金额的原始凭证 大写与小写金额必须相符 购买实物 的原始凭证 必须有验收证明 支付款项的原始凭证 必须有收款单位和 收款人的收款证明 4 2 4 凡涉及业务数据的费用和开支 必须经相关业务人员或其直管业务负责人 审核确认 4 2 5 一式几联的发票和收据 作废时应当加盖 作废 戳记 连同存根一起保 存 不得撕毁 4 2 6 经上级有关部门批准的经济业务 应当将批准文件作为原始凭证附件 如 果批准文件需要单独归档的 应当在凭证上注明 4 3 记账凭证的要求 会计人员根据审核无误的原始凭证填制记账凭证 记账凭 证的填制方法 内容等符合国家统一会计制度的规定 记账凭证必须经过 复核方可据以登记账簿 4 4 记账凭证在填制时如发生错误 应重新填写 已经登记入账的记账凭证 按 规定以蓝字或红字更正方法进行更正 4 5 会计凭证应按核算程序及时传递 不得积压 会计凭证登记完毕后 应按期 装订成册 妥善保管 不得遗失 各种经济合同 存出保证金收据及涉外 文件等重要原始凭证 应当另编目录 单独登记保管 5 05 0 登记会计账簿的要求登记会计账簿的要求 5 1 现金日记账和银行日记账必须采用订本式账簿 现金和银行日记账必须按日逐步顺序登记 结出余款 并与会计总账 银 行存款对账单进行核对 编制银行存款调节表 每月的现金 银行存款结 算日为月末最后的一天 下月十号前必须完成上月所有明细账与总账的核 对工作 定期或不定期对现金进行盘点 所有账目做到账账 账表 账实 相符 5 2 会计人员应当根据审核无误的会计凭证登记会计账簿 登记完毕后 应在记 账凭证上签名或盖章 并注上