时间管理的方法总结

时间管理的方法总结 一 克服拖拉 用 痛苦 快乐 原则消除拖延 对于大多数人来说 痛苦的推动力量远远大于快乐的力量 以减肥为例 很多人通过 节食来减肥却往往失败 那是因为得到美好身材的快乐远不如忍受眼前食物带来的痛苦 直到有一天 你发现自己已经胖得坐不进车里的座位 穿不下以前的衣服 稍稍活动就气 喘不停 周围的人都投来极其异样的眼光 于是你下定决心要减肥 这是为什么呢 这难 道不是因为你不想再忍受这样的痛苦 而想去追求美好身材带来的快乐所致吗 如果我们不能把痛苦和旧习惯相连 不能把快乐与新行为相连 那么任何改变都不会 持久 现在 我们正式开始向拖延宣战 希望你能诚恳地回答下列问题 一过去的 5 年 你在人生的各个层面因拖延付出了哪些代价 一去年 你在人生的各个层面因为拖延付出了哪些代价 一现在 你在人生的各个层面因为拖延付出了哪些代价 一明年 若你仍然有拖延的习惯 在人生的各个层面将付出了哪些代价 请详细描述你看起来会怎么样 有什么感觉 一未来的 5 年 如果你仍然有拖延的习惯 在人生的各个层面将付出哪些代价 详细描 述你看起来会怎么样 有什么感觉 一明年 若你不再拖延 在人生的各个层面上将给你带来哪些特别丰厚的回报 详细描 述你看起来会怎么样 有什么感觉 一未来的 5 年 当你采取持续行动克服了拖延 在人生的各个层面上将给你带来哪些特 别丰厚的回报 详细描述你看起来会怎么样 有什么感觉 如果你己经如实并充满感情地回答了这些问题 那么 相信此刻你己经产生了一种意 识 一种拖延的痛苦和积极行动的快乐的意识 技巧二 宰杀大象 你不可能一口吃下一头大象 所以我推介宰杀大象法 这个方法写在拿破仑 希尔的 成功定律 中 如果你的目标是今天整理十多份文件 假设你有 8 小时的工作时间 要做 12 份文件 那么可以将时间砍成四段 每两小时做三份文件 一小时做一份半 在这一小 时内 你就专注于这一份半文件 不要想后面还有多少 你会发现 这样心理负担会小很多 也许你不用一小时就可以做完那一份半 休息一下 重新冲刺 技巧三 机械启动 在家里 我不喜欢打扫房间 如果我坐在那边想啊想 一下子就十几分钟过去了 所 以 我每次总足机械地来做 什么也不想 一气呵成 这样很快就打扫完房间了 我们不可 能强求自己对什么事情都喜欢 或做什么事情都有自发的行动力 可是我们可以用这个机械 启动的方法 将自己的疑虑 抗拒或胆怯暂时锁住 让行动力自行发挥作用 起了一个头 你自然就有了一定的行动惯性了 技巧三 我只要一步就好 这个技巧与 机械启动技巧 一样 是用来突破惰性的 有时 开始做一件事 你觉 得无论如何都不想做 可是又不得不做 你可以给自己一个承诺 与其放弃 不如做 10 分 钟 10 分钟后再决定要不要继续下去 结果 当你做了 10 分钟后 往往会觉得要继续做 多一个 10 分钟并不是真的太难 二 浪费时间的原因 1 做事目标不明确 2 作风拖拉 3 缺乏优先顺序 抓不住重点 4 过于注重细节 5 做事有头无尾 6 没有条理 不简洁 简单的事情复杂化 7 事必躬亲 不懂得授权 8 不会拒绝别人的请求 9 消极思考 三 充分利用时间的技巧 做好协调 工作分工 在处理重要而耗时的事物中感到厌倦时 改而处理其它杂务 既可节省时间 又能转换心情 不浪费零碎时间 利用零碎时间处理杂务 延后用餐时间 以免拥挤等 采取比较简单的生活方式 处理好工作与生活的矛盾 尽量减少不必要的对 外应酬 必须应酬时设法节省应酬时间 充分运用上下班的搭车时间 如车上想问题等 1 每天清晨把一天要做的事都列出清单如果你不是按照办事顺序去做事情的话 那么 你的时间管理也不会是有效率的 在每一天的早上或是前一天晚上 把一天要做的事情列 一个清单出来 这个清单包括公务和私事两类内容 把它们记录在纸上 工作簿上 你的 PDA 或是其他什么上面 在一天的工作过程中 要经常地进行查阅 举个例子 在开会前 十分钟的时候 看一眼你的事情记录 如果还有一封电子邮件要发的话 你完全可以利用 这段空隙把这项任务完成 当你做完记录上面所有事的时候 最好要再检查一遍 如果你 和我有同样的感觉 那么 在完成工作后通过检查每一个项目 你体会到一种满足感 2 把接下来要完成的工作也同样记录在你的清单上在完成了开始计划的工作后 把下 来要做的事情记录在你的每日清单上面 如果你的清单上在内容已经满了 或是某项工作 可以转过天来做 那么你可以把它算作明天或后天的工作计划 你是否想知道为什么有些 人告诉你他们打算做一些事情但是没有完成的原因吗 这是因为他们没有把这些事情记录 下来 如果我是一个管理者 我不会三翻五次地告诉我的员工我们都需要做哪些事情 我 从不相信他们的记忆力 如果他们没带纸和笔 我会借给他们 让他们要完成的工作和时 间期限记录下来 3 对当天没有完成的工作进行重新安排现在你有了一个每日的工作计划 而且也加进 了当天要完成的新的工作任务 那么 对一天下来那些没完成的工作项目又将做处置呢 你可以选择将它们顺延至第二天 添加到你明天的工作安排清单中来 但是 希望你不要 成为一个办事拖拉的人 每天总会有干不完的事情 这样 每天的任务清单都会比前一天 有所膨胀 如果的确事情重要 没问题 转天做完它 如果没有那么重要 你可以和与这 件事有关的人讲清楚你没完成的原因 4 记住应赴的约会使用你的记事清单来帮你记住应赴的约会 这包括与同事和朋友的 约会 以我的经验看 工作忙碌的人们失约的次数比准时赴约的次数还多 如果你不能清 楚地记得每件事都做了没有 那么一定要把它记下来 并借助时间管理方法保证它的按时 完成 如果你的确因为有事而不能赴约 可以提前打电话通知你的约会对象 5 制一个表格 把本月和下月需要优先做的事情记录下来具我所知很多人都开始制定 每一天的工作计划 那么有多少人会把他们本月和下月需要做的事情进行一个更高水平的 筹划呢 除非你从事的是一项交易工作 它的时间表上总是近期任务 你经常是在每个月 末进行总结 而月初又开始重新安排筹划 对一个月的工作进行列表规划是时间管理中更 高水平的方法 再次强调 你所列入这个表格的一定是你必须完成不可的工作 在每个月 开始的时候 将上个月没有完成而这个月必须完成的工作添加入表 6 把未来某一时间要完成的工作记录下来你的记事清单不可能帮助提醒你去完成在未 来某一时间要完成的工作 比如 你告诉你的同事 在两个月内你将和他一起去完成某项 工作 这时你就需要有一个办法记住这件事 并在未来的某个时间提醒你 我一般是用一 个电子日历 因为很多电子日历都有提醒功能 其实为了保险起见 你可以使用多个提醒 方法 一旦一个没起作用 另一个还会提醒你 7 保持桌面整洁我从不相信一个把自已工作环境弄得乱糟糟人会是一个优秀的时间管 理者 同样的道理 一个人的卧室或是办公室一片狼藉 他也不会是一个优秀的时间管理 者 因为一个好的时间管理者是不会花很长时间在一堆乱文件中找出所需的材料的 8 把做每件事所需要的文件材料放在一个固定的地方随着时间的过去 你可能会完成 很多工作任务 这就要注意保持每件事的有序和完整 我一般会把与某一件事有关的所有 东西放在一起 这样当我需要时查找起来非常方便 当我彻底完成了一项工作时 我会把 这些东西集体转移到另一个地方 9 清理你用不着的文件材料也许你会感到吃惊 在过去的十年中 我只有一个装文件 的抽屉 那里有我这些年所有的工作文件 我总是把新用完的工作文件放在抽屉的最前端 当抽屉被装满的时候 我会清除在抽屉最后面的文件 换句话说 我总是保持有一个抽屉 的文件 总量不会超出这个范围 有的人会把所有的文件都保留着 这些没完没了的文件 材料最后会成为无人问津的废纸 很多文件可能都不会再被人用到 我在这里所提到的文 件材料并不包括你的工作手册或是必需的参考资料 而是那些用作积累的文件 当然 有 的时候 我也会去查找用过的文件 它们虽然经过了我的清理 但原稿我会一直保留在计 算机里 10 定期备份并清理计算机我对保存在计算机里的文件的处理方法也和上面所说的差不 多 我猜想 你保存在计算机里的 95 的文件打印稿可能还会在你的手里放三个月 我定 期地备份文件到光盘上 并马上删除机器中不再需要的文件 四 合理安排时间 1 立即行动原则 立即行动原则并不代表无目的行动 因为有点问题是必须立即着手解决的 但是有些 问题的解决时机并不成熟 如果贸然立即行动的话 往往会弄巧成拙 立即行动原则要求 的是不要把难事往后拖 不要把不喜欢的事情往后推 也不要把喜欢做的事情做过头 2 ABC 排序系统 回想下上次所提到重要 急迫四象限 ABC 系统 列出清单之后 比如我们的日计划表 在那些你最为重视的条目左侧写上 A 在那些一般重要的条目左侧写上 B 在那些最不重要的条目左侧写上 C 在这个过程当 中 你只是在进行猜测 因为你并不确定自己现在的判断是否正确 然后将不同的条目 进行对比 通过这种方式 你可以将清单上的所有条目次序完全标记出来 A 级条目应该是那些最为重要的活动 所以你应该把大部分时间花在 A 级活动上 然 后才是 B 级和 C 级活动 考虑到你每天的时间有限 而且不同条目的紧迫性也不相同 所 以你可以对所有级别的条目做进一步细分 比如说你可以把 A 级活动分解为 A 1 A 2 A 3 A 4 ABC 只是相对的 它们完全取决于你的价值标准 记住 你是最终做出决定的人 你 可能会因为某件工作所带来的结果而把这件工作列为 A 级活动 但如果在完成工作的过程 当中 你发现自己并不喜欢这件工作 你很可能就会将其改变为 B 级活动 即便如此 你 仍然可能会对自己的判断产生怀疑 谁能为你做出更好的决定呢 正像我前面说过的那样 你是最好的决定者 如果你对事情的进展状况不满意的话 就需要做出一些改变 把精力 放在那些你觉得真正重要的事情上 你还可以根据清单上的内容来调整你的次序安排 A 级活动通常是那些明显比 B 级和 C 级活动重要的活动 优先次序还会跟着时间的推移而变化 今天的 A 级活动很可能会成 为明天的 C 级活动 而今天的 C 级活动到了明天也可能会成为 A 级活动 你需要不断调整 自己的次序安排 以便最有效地利用当前的时间 3 大石头 原则 把重要的事情放在第一位 同时合理的利用重要事情之间的间隙时间 这样会兼顾到 很多事情 以我们的周计划表为例 a 在每周的刚开始 星期天晚上或是星期一早上 写好你希望在这周完成的 大石 头 这些事必须是十分重要的 如果你回顾一周 当你提到这些事时 你会为完成它们而 感到骄傲 你要确认这些事不仅包括工作 而且其中的一些与你将来的人生目标和梦想有 关的事情 b 使列表简短 一开始 只要 4 6 件事 你不需要使着去做 10 件或是更多 特别是刚 开始的时候 以后 你可以更好地判断你一周到底能做多少 大石头 但是现在 只要一 天一件就行 c 要给随时遇到的小事留时间 如果可以 不要把时间表的空闲时间也安排满 每天早 晨 看一看你的时间表并且确认当天要做的 大石头 那是你的当天 MIT 如果有其他不 是太重要的事 你可以把它们安排在时间表里 但是不要太多 一个安排得太紧的时间表 容易自我挤压 就是说 当做前一件事花去太多时间的话 会把之后要做的事往后推延 d 尽早做 大石头 如果可以 把你的 大石头 中的第一件事安排在早上 尽量不 要把它们安排在每天的最后 因为在那个时候 会有一些突发事件 而你的 大石头 经 常会被延后 先做 石头 则你就有大量剩下的时间去进行忙碌的工作 e 为自己骄傲 当过完一周 回顾一下 如果你完成了一些或是全部 大石头 你会 感到高兴并为自己骄傲 那种感觉真的很好 4 二八定律 二八定律 巴莱多定律 19 世纪末 20 世纪初意大利的经济学家巴莱多认为 在任何 一组东西中 最重要的只占其中一小部分 约 20 其余 80 尽管是多数 却是次要的 社 会约 80 的财富集中在 20 的人手里 而 80 的人只拥有 20 的社会财富 这种统计的不平 衡性在社会 经济及生活中无处不在 这就是二八法则 二八法则告诉我们 不要平均地分析 处理和看待问题 我们在时间管理中要抓住关键 的少数 要找出那些能给自己带来 80 利润 总量却仅占 20 的关键因素 达到事半功倍的 效果 5 以终为始 做事情之前问自己一下几个问题 我必须这样做吗 如果我不这样做会有什么结果 这件事情是我想要做的吗 我需要付出怎样的成本 又会获得怎么样的利益 五 总结 1 有计划地使用时间 不会计划时间的人 等于计划失败 2 将一天从早到晚要做的事情进行罗列 目标明确 要具体 具有可实现性 每 件事都有具体的时间结束点 3 将要做的事情根据优先程度分先后顺序 80 的事