CDMS系统使用集锦

CDMS 系统使用集锦 目录目录 CDMS 系统结构规划 1 CDMS 管理员基本工作及要点 2 CDMS 系统管理员建立系统步骤 3 CDMS 系统建立正确性检查 4 CDMS 系统中容器权限 6 一定要重视 CDMS 系统中的群组 7 CDMS 系统管理员变更交接要求 7 CDMS 系统问题集 7 CDMS 系统结构规划系统结构规划 千万不要小看了 CDMS 系统的规划 可能有很多人不以为然 不就是个存放文档 的系统嘛 还有什么规划不规划的 放上去就可以了 其实不然 凡事预则 立 不预则废 这是个放之四海皆准的道理 CDMS 系统将来要存放大量的项目文档数据 对于这些数据以及对于系统的管理 都是要花心思去构架的 其中有一些好的用法与大家分享 建立 已关闭项目 容器 建立这个容器的好处是 可以将已经关闭的项目与 在实施项目分离开来 使在实施项目清晰 明了 不影响日常工作 实施关闭 的项目可以移动到此容器中作查询用 尽量少建第一层容器 大家知道容器的权限非常独立的 必须对其进行再次授 权管理 但其下层容器在建立时可以选择 继承父容器成员 选项继承上级容 器的权限 这样 只要在第一层容器中规划好权限 用群组方式授权 那么在 第一级容器中作好群组授权 其下的子容器一律使用 继承父容器成员 选项 就不需要对子容器进行授权管理 规划好 建立尽量少的层次 比如 有人建立的层次是 06 年 06 年上半年 实施一部 机械行业 在实施 项目 1 这样的结构在提交一次文档时就要进 入 6 次才能找到自己的项目提交文档 非常不便 完全可以简化掉 06 年 06 年上半年 机械行业 在实施 只要两层即可 希望大家多动脑筋 站在使用者的角度去规划好自己的系统 这样才能用的好 CDMS 管理员基本工作及要点管理员基本工作及要点 一 用户管理 a 系统管理员按权限需要将分公司的实施顾问加入到系统中 b 将加入系统的人员维护到对应的群组中 c 不得删除 管理层 CDMS 总部其他 CDMS 总部实施 等 系统预设用户 d 必须存在 管理员 群组 并将 CDMS 管理员 维护进去 e 必须将 CDMS 区域 CDMS 总部其他 CDMS 总部实施 等预设用户维护进具有读者权限的群组中 二 容器管理 a 新建容器时必须选中 继承上级容器权限 b 在新建第一层容器后需要对容器进行授权 要求必须按群组进行授权 如 管理权限必须授予 管理员 群组 不得直接授予个人 c 在第一层容器做好群组授权后 建立下层容器时就只需选中 继承上级 容器权限 即可轻松实现容器授权 d 在新建项目容器后 必须在 定制 表单 中选中项目文档后 点 拷 贝表单 将表单复制到你新建的项目容器中 三 目录管理 a 由于系统性能的限制 一个容器内的目录总数不宜超过 80 个 b 建立目录必须按四步法的要求 分别建立 4 个目录 c 必须修改每一文件夹属性 将 项目文档 表单指定为默认表单 并取 消 新建 按钮 四 页面管理 a 项目文档 表单编辑 这是系统中予设的标准文档提交格式 可根据 本机构的管理要求做适当变更 b 在实施项目 页面编辑 在 在实施项目进度 页面是用于对实施项 目进程进行跟踪和控制的工具 系统管理员必须每周进行维护 维护方法 打开 在实施项目进度 页面 点 编辑 将其中 EXCEL 文档拖到本地 进行编辑 编辑完毕后 点 替换 然后 发布 即可 CDMS 系统管理员建立系统步骤系统管理员建立系统步骤 一 用户维护 a 成员 添加 删除成员 中增加本公司的顾问 b 成员 群组 中将刚才加入的顾问添加到 实施顾问 群组 二 建立容器 a 新建 容器 中建立第一层容器 上半年 b 进入刚建立的容器 点 容器安全 c 将 读者 群组加入到 读者 中 d 将 实施顾问 群组加入到 作者 中 e 将 实施经理 群组加入到 编辑者 中 f 将 管理员 群组加入到 管理者 中 三 建立子容器 a 在第一层容器中 新建 容器 中建立第二层容器 XX 项目 b 在新建子容器时一定要选中 从父容器继承成员 c 以此类推建立所有项目 四 建立文件夹 a 进入到最后一层容器 项目 中 b 新建 文件夹 中按阶段建立文件夹 c 至少按四个步骤建立四个文件夹 五 复制表单 a 用 转至 回到系统的最顶层 b 定制 表单 中选中 项目文档 c 点上面的菜单 拷贝表单 将其复制到新建的 XX 项目 容器中 六 设置默认表单 a 进入最未层的 XX 项目 容器 b 点击目录 找到 文件夹选项 c 将 默认表单链接 指定为 项目文档 d 勾上 隐藏此文件夹中的 新建 链接 选项 七 维护 在实施项目进度 a 点击 在实施项目进度 b 编辑 修改附件并替换 c 点击 发布 知识中心 实施服务 实施知识库 产品实施应用指南知识中心 实施服务 实施知识库 产品实施应用指南 中有中有 CDMS 操作手册 具操作手册 具 体操作请参照手册说明 体操作请参照手册说明 CDMS 系统建立正确性检查系统建立正确性检查 检查非常简单 只需三个步骤即可 如果不符 请认真核对 CDMS 系统管理员建立系统步骤 中描述的六个步骤 一 检查群组 检查您加入系统的用户有没有加入到群组中 以实施顾问群组为例 其 他群组设定以此类推 成员 群组 实施顾问 查看有没有成员 二 查检项目文件夹及默认 项目文档 点进每一个项目中 查检项目中是否有四个阶段的目录 顶行的菜单是否为 新建项目文档 清除 文件夹选项 三个菜单 三 检查项目权限 点进每一个项目中 点 容器安全 容器安全中应与下图一致 即只有群组 没人个人 CDMS 系统中容器权限系统中容器权限 CDMS 系统中的容器是相对非常独立的空间 完全有其自身的界面 权限 表单 等 不受其他容器 包括父容器 的影响 其他容器的任何改变也影响不到本 容器 因此 在使用系统时一定要充分理解容器的这种特性 以免引起使用问 题 一定要重视一定要重视 CDMS 系统中的群组系统中的群组 有很多顾问不理解为什么要设立用户群组 甚至认为是多余 其实用好了 群组对系统管理员进行系统权限管理是一个非常好的工具 他可以最大限度地 减轻权限日常维护的工作量 甚至还可以避免产生一些隐患 系统中我们予设了 读者 实施顾问 实施经理 管理员 四个群组 在建立容器后只需要在 容器安全 中将这四个群组分别对应到 读者 作者 编辑者 管理员 中即可 这样做的好处是非常明显的 比如你的系统中已经建立了 200 个项目 如 果你不使用群组授权 那么一旦发生人员变动 你将会非常痛苦 新来了一个 顾问 你就要分别进入到这 200 个项目中 依次为他授权 而实施经理发生了 变动 同样也要在 200 个项目中依次进行授权 而一旦系统管理员离职又没有 及时将权限授予他人 那你们分公司的系统将面临灾难性后果 已经建立 的项目无人可以进行维护 包括系统的超级管理员 CDMS 系统管理员变更交接要求系统管理员变更交接要求 为确保系统的正常运作 系统中所有的权限变更均由分公司管理员进行处 理 CDMS 系统管理员在发生变更后 必须按管理员变更的流程进行 变更流程 是 任命新的管理员 原管理员对新管理员授权 原管理员进行工作移交 及培训 新管理员调整权限 填制权限变更表 邮件通知我和余波 特别需要提醒 机构内权限的设置一定要按群组方式进行 CDMS 系统问题集系统问题集 请大家将问题在此跟贴 我会将问题答案回复在这里 我是想添加三个新同事 他们昨天才拿到动态密码锁 我在通讯录里面可以找 到他们 他们也可以进 mykingdee 但是在 CDMS 添加成员时 在那个目录查找时 就是找不到 老说没有该用户 请问是什么原因 答复 经信息部检查 是因为系统通讯录没有及时同步 信息部正在处理 相 信处理后就不会出现此问题了 谢谢及时反馈 请问复制表单时 其中拷贝表单 复制到新建的 XX 项目 这个步骤是否要重复 的进行 是否要对每个项目进行 答复 是的 因为表单只能存在于一个容器中 在新建的项目中自然就没有 项目文档 表单 所以必需复制过去 我新建了一个容器为 上半年实施项目 然后在这个容器下面新建了每个项 目的文件夹 在每个项目的文件夹下面按照实施过程建立子文件夹 但是按照 文档上说的定制文档格式 在 文件夹选项 中修改缺省表单链接可以指定此 文件夹中页面的提交格式 如本系统中指定为 项目文档 表单 现在在文件 夹选项中找不到项目文档的项目 请问产生这个问题的原因是什么 如何解决 在 上半年的容器中进入项目一 在那里面就有项目文档的项目 答复 是因为你没有使用 表单复制 仔细看一下前面的贴子 CDMS 系统管理 员建立系统步骤 吧 怎么样删除一级容器 怎么样清空所有的设置 回到原来初始界面 答复 进入容器中 容器选项 基本 删除容器 至于清空所有的设置 那就要看你想清空什么了 用户 表单 目录等都是可以删除的 请问我点击 XX 项目后显示的不是四个步骤的四个文件夹 这是为什么 缺少了哪 个步骤吗 我们怎么检查自己操作的正确性 答复 四个步骤的文件夹是需要自己去创建的 系统不会自动生成 对于如何检查操作正确性 我会另开一个贴子说明 建立容器 2006 年下半年 是指 2006 年下半年启动的新项目 还是 2006 年下半 年的在实施项目 答复 按项目启动的时间算 只要你们分公司能达成共识 以便于顾问定位为 准 我把实施步骤的四个文件夹与子容器建立在同一层了 怎么把文件夹删除 答复 点文件夹 文件夹选项 删除文件夹 为什么有时打开页面 里面会有一些乱码 特别是指导页面中乱码出现的可能 比较会多一些 有时拷贝项目文档时 一些提示语中有会出现乱码 这要怎么 样更正 答复 可能是由于网络传输不完全造成的 重新刷新一下页面应该就可以了 06 年上半年进入后 里面有 4 个项目 命名为项目 1 项目 A B C 我想把这 4 个 项目名称改名为客户名该如何操作 答复 进入项目 容器 中 容器选项 基本 更改基本 修改容器名 称即可 想问一下 是不是只有管理员的权限才可能新建容器以及文件夹 答复 对 这个系统只有管理员才具备新建容器以及文件夹的权限 其他人员 只能提交 页面 这个系统对 IE 的要求是何 有无特殊的设置 现不在公司对其进行网页访问就会 抱错或者根本不显示 通常的问题是进入网页在页面的左边根本显示不出来 答复 经与 IBM 技术工程师联系 应该是客户端 IE 版本的问题 请将 IE 版本 升级为 6 0 ServicePack1 请试试看 子容器个数有上限吗 子容器内的文件夹个数有上限吗 答复 子容器具体的上限不是太清楚 但我们曾经测试过近