财务部-ERP系统操作手册

专业 诚信 高效 1 39 解决方案解决方案 江门瑞怡乐甜味厂有限公司江门瑞怡乐甜味厂有限公司 ERPERP 系统操作手册系统操作手册 文档作者 古世文 创建日期 2013 11 17 确认日期 文档编码 ATTN SUNLIKE CHIC 002 当前版本 V1 0 审批签字审批签字 天心公司项目经理 瑞怡乐公司项目经理 拷贝数量 文档控制文档控制 更改记录 审阅 姓名职位签字 分发人员 编码姓名地点和位置 日期作者版本更改参考 2013 11 17古世文V1 0文档建立 专业 诚信 高效 2 39 解决方案解决方案 引言引言 前期通过对江门瑞怡乐甜味厂有限公司 以下简称瑞怡乐 的需求调研 系统配置 操作培训 流程优化等 阶段 现对这些阶段所在 ERP 系统里实现的功能进行详细描述 构成了该操作手册 其中重点描述瑞怡乐的销 售方面 财务方面 电商方面 生产方面 采购方面 仓库方面和物流方面的业务流程 组织形式在 ERP 系统 里的操作方式 同时该文档也列示一些 ERP 系统的关键性操作和功能要点 该方案中 我们将明确 系统基本功能 各业务流程的系统操作 关键性操作说明 业务报表反映 参考相关文档 财务部 ERP 操作手册 通用性通用性 快捷键使用快捷键使用 在系统里 打开任何单据时 可以提供以下的快捷键使用 F1 打开当前单据的系统说明 以便操作员可以查看该单据的栏位说明和操作方法 F2 新增 单据按钮快捷键 F3 速查 窗口快捷键 专业 诚信 高效 3 39 解决方案解决方案 F4 删除 单据快捷键 是对整张单据内容进行删除 CTRL D 组合键 对单据其中一行内容进行删除 CTRL A 组合键 对单据内容完全复制变为新的单据 CTRL I 组合键 对单据任两行之间插入一行 F8 存盘 单据快捷键 F7 打印 单据快捷键 单据临时保存单据临时保存 操作员在进行单据录入时 有时单据还没有完全录入完毕 但有其它事情要进行处理 如果此时保存了该单 据 则单据会自动进入下一流程环节 就会提供了不完整的单据信息 系统提供可以不用保存单据 只需将 此单据存入临时数据库 操作员也可以将系统退出 下次再登录时 将此临时的单据调出即可 如下的操作 在单据表头右边的空白位置点鼠标右键 如下图标示 在空白区域点鼠标右键后 会出现如下图所示的菜单 在此空白区域点 鼠标右键 专业 诚信 高效 4 39 解决方案解决方案 在出现的菜单列表里选择 当前数据存入临时表 出现如下图的窗口 系统会自动在 单号 栏位生成一张临时记录的单号 以便下次调出临时数据时使用 操作员也可以在备注 栏位内输入一些信息 以便查询 然后点 确定 即可 下次登录系统时 则同样可以在单据的表头空白处点鼠标右键调出菜单列表 选择 从临时表导入数据 在弹出的窗口里选择已经保存了的临时数据即可 单据默认值设定单据默认值设定 操作员在操作单据 对于一些每次都必须输入且是相同数值的栏位时 系统提供设定单据的默认 减轻输入 专业 诚信 高效 5 39 解决方案解决方案 量 比如请购单 表头的采购部门 请购部门 请购人员这几个栏位都是要求必输入的 则可以对其设定默 认值 同样在单据表头的空白区域内点鼠标的右键 在弹出的菜单列表里选择 表头栏位设定缺省值 如 下图所示 选择菜单后 弹出如下图的窗口 在 设定默认值 窗口里 对要设定默认值的栏位里选择上内容 然后确定即可 操作员以后每次打开此单 据时 已设定默认值的栏位都不用再重新输入 专业 诚信 高效 6 39 解决方案解决方案 货品查询货品查询 操作员在做单的时候 必须录入货品资料 而在系统里如何能快速快速查找到自己所需的资料呢 系统提供 以下三种查询方式 以请购单为例 1 默认查询 单据下方属性里的货品查询方式选为 1 默认查询 如下图所示 将鼠标放在 品号 栏位内 如下图所示 然后在 品号 栏位内直接输入该物料的编码或名称关键词或关键词的拼单首字母 助记码 系统会将根据输 入的关键词进行过滤 会将包含该关键词的内容显示出来 如下图所示 专业 诚信 高效 7 39 解决方案解决方案 此种过滤方式 因考虑到显示资源的问题 所以系统只会显示出前此种过滤方式 因考虑到显示资源的问题 所以系统只会显示出前 50 笔包含此关键词的资料 笔包含此关键词的资料 2 组合查询 组合查询的方式可以同时根据编码 名称 规格等几个栏位信息一起过滤 前提是要在单据下方的 属性 里将 货品查询方式选为 2 组合查询 如下图所示 然后在单据里的品号栏位里 点击栏位里右边的按钮 会弹出如下 的窗口 这样可以在相应的过滤栏位里选择或输入内容 系统会根据这样的多级过滤条件进行查询 如下图所示 专业 诚信 高效 8 39 解决方案解决方案 系统会将所含有该关键词的内容全部过滤出来 只需在对所需的物料前面的 选择 栏位进行双击 可以多选 然后再点右下角的确定即可 栏位说明 大类 编码的总归类 分为制成品 半成品 原料 物料 中类 请参阅 编码原则 文档 品号 物料编码 请参考 编码原则 文档 品名 物料名称 可以输入其中某一关键词 3 默认模糊查询 单据下方属性里的货品查询方式选为 1 默认查询 如下图所示 然后在单据里的品号栏位里 点击栏位里右边的按钮 会弹出如下 的窗口 专业 诚信 高效 9 39 解决方案解决方案 第一次打开此窗口时 系统会将操作员权限内的所有货品资料过滤出来 然后在窗口上方的 条件 菜单里选择 查找 如下图所示 选择 查找 菜单后 会出现如下图所示的窗口 专业 诚信 高效 10 39 解决方案解决方案 然后操作员可以在左边的查询栏位内容输入关键内容查询过滤 如下图 此种方法是比较高效的查询方式 系统会自动将本次操作的过滤关键词保存 下次再进入此窗口时 显示速度会此种方法是比较高效的查询方式 系统会自动将本次操作的过滤关键词保存 下次再进入此窗口时 显示速度会 加快 建议在所有单据里查询货品时都采购此方式 加快 建议在所有单据里查询货品时都采购此方式 我的工作台我的工作台 用户每次登录系统时 都会自动显示 我的工作台 界面 如下图 专业 诚信 高效 11 39 解决方案解决方案 如登录系统时 没有显示 我的工作台 则可以直接在系统左上角的菜单框里输入 我的工作台 拼音首 字母 也可以直接带出菜单 如下图 对于操作用户 可以直接在左边的 我的单据 里查询有哪些单据 需审核的 已经被审核或还是在审核中 的 如下图说明 如此选项没有 勾上时 进入 系统时不会自 动显示我的工 作台 或可以直 接点击此 快捷图标 专业 诚信 高效 12 39 解决方案解决方案 在查询未审核单据 终审单据 退审核单据等信息时 如显示内容不齐全 则要注意下方的过滤设置条件查 询窗口里的日期有没有选择正确 如下图 对于部门经理 公司领导或职能部门 需要对单据进行审核时 可以在 我的工作台 上点选 我的审核 如下图 未审单据 当前操作员输入的需走审核流程且 未审核 的单据 在审单据 当前操作员输入的需走审核流程且未终审 但已进入审核过 程的单据 终审单据 当前操作员输入的需走审核流程且已终审的单据 退审单据 当前操作员输入的需走审核流程的但被退审的单据 专业 诚信 高效 13 39 解决方案解决方案 要查看有哪些单据需要审核时 则点击 待审核 按钮 会出现如下图 对于待审核单据的详细内容 可以直接双击单据号码栏位里的单据号 系统会自动跳转到该单据的详细信息 比如现在双击单据号码为 SO3B 这张单 结果显示如下图 专业 诚信 高效 14 39 解决方案解决方案 如对该单据是审核同意或是不同意时 可以点击下面的 审核 如下图 此时选择 同意 或 不同意 系统会再次弹出提供输入留言窗口 如下图 专业 诚信 高效 15 39 解决方案解决方案 如有备注信息输入后 确定即可 要查看已经审核了哪些单据 或要对某张单据进行反审核时 则可以在 我的工作台 左边选择 已审核 如下图 可以双击该单据号码进行后 再在下方点选 反审核 也可以在此页面上的 同意 不同意 上单击右键选 择 反审核 如果要反审核之前已经审核通过的单据时 前提该单据还没有流转到下一流程如果要反审核之前已经审核通过的单据时 前提该单据还没有流转到下一流程 系统提供记录操作员近期时间内操作过的单据 以便操作员可以快速打开单据进行作业 则在 我的工作台 左边选择 最近的工作 如下图 有部分操作员开通了预警提示 不同的操作员有不同的内容 这部分操作员进入 我的工作台 后 可以在 左边的菜单中选择 我的预警 如下图所示 专业 诚信 高效 16 39 解决方案解决方案 此时对于显示红色的内容 可以双击进入查看即可 可以根据这些预警的信息进行后续单据处理 对于 我的工作台 更详细的操作说明 请参阅文档 Sunlike ERP 系统维护操作手册 专业 诚信 高效 17 39 解决方案解决方案 整体流程图整体流程图 主流程图 质检部生产部PMC部仓库部采购部研发部财务销售部 采购单 进货检验 单 BOM清单 单客户收款 合格 生产领 退 补料单 凭证过账 单厂商付款 出库单 客户订单 生产缴库验收 单 异常通知单 请购单 合格不合格 返返工工 入入不不良良仓仓 报废单 制成品送检 进货退回单 制令单 不合格 进货单 进货送检 销货单 受订单 凭证自动结转 生产领 退 补料申请单 生产需求分析 库存调整单 成品缴库单 非生产领退 补料申请单 非生产领退 补料申请单 暂估单 半成品 粉料 片粒 缴库单 BOM清单 报报废废 请购单 专业 诚信 高效 18 39 解决方案解决方案 财务财务部部 财务财务部流程部流程 财务 销货单 仓库 出库单 物流部 出 单客户收款 出纳 帐户收支 自动产生 现金账户 银行帐号 增加 凭证自动结转 会计 一般凭证 会计 审核凭证 会计 凭证过账 会计 根据源始凭证直接手工录 财 务 报 表 单厂商付款 出纳 帐户收支 自动产生 现金账户 银行帐号 减少 客户预收款 出纳 厂商预付款 出纳 进货单 采购部 暂估单 仓库部 进 凭证 说明 财务收到客户的款项后先在单客户收款中进行预收款作业 直至仓库部门做了销货单后收到客户全部 账款后在单客户收款中进行冲账 其中存在预收款冲账 冲账后会自动产生账户收支记录 现金账户或者银行 账号中会自动增加所收账款 最后在总账中进行凭证自动结转 切制销货单凭证 并审核 过账 付款也是一样 的动作 在付给厂商的款项后在单厂商付款中进行预付款作业 直至采购部做了进货单之后在单厂商付款中进行 冲账 其中存在预付款冲账 冲账后会自动产生账户收支记录 现金账户或者银行帐号中会自动扣减所付帐款 最后在总账中进行凭证自动结转 切制进货单凭证 并审核 过账 涉及单据和用途涉及单据和用途 单据别用途 预收款在确认客户订单之前 客户会先给予我们一笔预收款 单客户收款销货给客户 处理预收款项和冲销客户收款 账户收支影响到银行 现金帐号的进出 预付款预付给供应商的款型 单厂商付款付款给供应商 凭证自动结转结转凭证 一般凭证手动录入凭证 专业 诚信 高效 19 39 解决方案解决方案 单据别用途 审核凭证审核凭证动作 凭证过账凭证过账动作 预收款 预收款 当销货之前客户预付一部分款项时做此动作 1 选择 资金管理 模块 选择收款 单客户收款 2 进入单客户收款界面后选择需要进行收款的客户 填写预收金额并选择现金或者银行账户 通过现金方式就 选择现金账户 通过银行转帐的方式就选择银行账户 勾选上是预收款这个选项 系统才会识别为该笔款项为预 收款 专业 诚信 高效 20 39 解决方案解决方案 3 点击速查弹出窗口选择保存好的收款单 双击进入查看 选择预收款客户 勾选是预收款 输入预收款金额并选择现金或者银 行账户 点击存盘 点击速查查看收款单据 根据日期选择收款单号 双击 进入查看 提示是否放弃已修 改数据 点击是 专业 诚信 高效 21 39 解决方案解决方案 单客户收款 单客户收款 当仓库做完销货单后客户付清应付账款后做此动作 1 进入资金管理模块 选择收款 单客户收款 2 进入单客户收款界面 根据销货单选择收款客户 系统会自动带出对该客户的应收账款 3 若对该客户有预收款 则在预收 付款会以红色的金额显示对该客户的预收账款 我们需要点击预收 付款通过 选择对该客户做的预收款作业冲销该笔预收款 专业 诚信 高效 22 39 解决方案解决方案 4 点击选取之后弹出对话框进行选择客户的预收款数据 5 确认之后数据会带入到预收冲账的界面 显示冲帐金额为对该客户的预收金额 再次点击确认即可 点击预收 付款会弹出 对话框选择对该客户的 预收款记录 点击选取过滤出该客户的预收 款记录 对该客户的预收款会以红 色的金额显示 在选择框内双击选中该笔预收款数据 点击确认 专业 诚信 高效 23 39 解决方案解决方案 6 当收到客户全部账款后在单客户收款界面选择销货客户后会自动带出对该客户的应收账款 若对该客户存在 预收账款 则在预收 付款会以红色金额体现 需要点击进入选择对该客户的预收款进行冲销 并在现金 银行栏 位填入该客户的剩余未付金额并选择现金或银行账户 输入完毕后点击冲账即可 点击冲账后未冲金额一栏变为 空 并将冲帐金额带入带本次冲销栏位 最后点击存盘即完成了对该客户的冲销了 1 输入客户剩余应付金 额 并选择现金或者银行 账户 2 客户预付款冲应付 款 3 点击冲账4 最后存盘即 可 专业 诚信 高效 24 39 解决方案解决方案 账户收支 账户收支 各个模块中产生的账户收付 应收付票据兑现 贴现所产生的账户收支情况均会在此进行体现 1 进入资金管理模块 选择 D 银行业务 B 账户收支调拨 A 账户收支 2 点击速查查看根据单客户收款自动产生的收支单号 专业 诚信 高效 25 39 解决方案解决方案 点击速查 根据日期选择收支单号 双击 进入查看 提示是否放弃已修 改数据 点击是 专业 诚信 高效 26 39 解决方案解决方案 预付款 预付款 采购货品之前预付一部分账款给供应商时做此动作 1 选择 资金管理 模块 选择收款 单厂商付款 2 进入单厂商付款界面后选择需要进行付款的供应商 填写预付金额并选择现金或者银行账户 通过现金方式 就选择现金账户 通过银行转帐的方式就选择银行账户 勾选上是预付款这个选项 系统才会识别为该笔款项为 预付款 3 点击速查弹出窗口选择保存好的收款单 双击进入查看 选择预付款厂商 勾选是预付款 填写预付金额并选择现金或者银行账户 专业 诚信 高效 27 39 解决方案解决方案 单厂商付款 单厂商付款 当采购做完进货单后付给供应商账款时做此动作 1 进入资金管理模块 选择付款 单厂商付款 2 进入单厂商付款界面 根据进货单选择付款厂商 系统会自动带出对该厂商的应付账款 点击速查查看预付款单 据 根据日期选择付款单据 双击进入 查看 提示是否放弃已修改数据 点击是 专业 诚信 高效 28 39 解决方案解决方案 3 若对该厂商有预付款 则在预收 付款会以红色的金额显示对该厂商的预付账款 我们需要点击预收 付款通过 选择对该厂商做的预付款作业冲销该笔预付款 4 点击选取之后弹出对话框进行选择客户的预收款数据 点击预付 收款弹出对 话框过滤出该厂商的 预付款记录 以红色金额显示对该厂商的 预付账款 点击选取过滤出对该 厂商的预付款数据 专业 诚信 高效 29 39 解决方案解决方案 5 确认之后数据会带入到预付冲账的界面 显示冲帐金额为对该厂商的预付金额 再次点击确认即可 6 当付清厂商全部账款后在单厂商付款界面选择进货厂商后会自动带出对该厂商的应付账款 若对该厂商存在 预付账款 则在预收 付款会以红色金额体现 需要点击进入选择对该厂商的预付款进行冲销 并在现金 银行 栏位填入该厂商的剩余未付金额并选择现金或银行账户 输入完毕后点击冲账即可 点击冲账后未冲金额一 栏变为空 并将冲帐金额带入带本次冲销栏位 最后点击存盘即完成了对该厂商的冲销了 在选择框内双击鼠标进行选中对该厂 商的预付款记录 再点击确认即可 专业 诚信 高效 30 39 解决方案解决方案 凭证自动结转 凭证自动结转 将单据切制成凭证 1 打开总账系统 选择 D 凭证合并 C 凭证自动结转 输入对该厂商的剩余应 付金额 并选择现金或 者银行账户 厂商预付款冲应付款 确认金额无误后点 击冲账 存盘即可 专业 诚信 高效 31 39 解决方案解决方案 2 选择需要进行切制凭证的单据 不能同时选择多种单据进行凭证切制 再点击单据前面的放大镜按钮 系统 会将所有的该单据过滤出来选择进行选择结转哪笔记录 勾选上需要进行切制凭证的单据 点击前 面的放大镜按钮 不能同时对多种单据进行 凭证切制 专业 诚信 高效 32 39 解决方案解决方案 3 选择需要进行切制凭证的单据点击存盘即是对所选单据进行凭证切制 4 点击速查查看切制好的凭证 选中并点击存盘即是对单据进行凭证切制 点击速查 根据日期双击选择切制 好的凭证 提示是否放 弃已修改的数据 点击 是 专业 诚信 高效 33 39 解决方案解决方案 5 双击制单号码栏位 点击进入查看凭证 双击制单号码栏位进入凭证查看 明细 专业 诚信 高效 34 39 解决方案解决方案 或者也可以在总账系统 凭证输入中点击速查根据切制凭证日期进行查看 专业 诚信 高效 35 39 解决方案解决方案 一般凭证 一般凭证 日常凭证作业 1 进入总账系统 凭证输入 专业 诚信 高